Как заполнить авансовый отчет в 1С

Авансовый отчет в 1С:Бухгалтерии 8.3 закрывает подотчетные суммы: деньги, которые сотрудник получил наличными из кассы или на карту и потратил на нужды организации — командировку, покупку материалов, представительские расходы. Документ одновременно списывает задолженность сотрудника со счета 71 и относит затраты на нужные счета учета, поэтому ошибка в заполнении влияет и на расчеты с персоналом, и на себестоимость, и на налог на прибыль.

Документ находится в разделе «Покупки» или «Банк и касса» (в зависимости от настройки интерфейса) → «Авансовые отчеты». Перед заполнением проверьте три вещи: аванс сотруднику действительно выдан и отражен в учете, первичные документы (чеки, БСО, акты) собраны и подшиты, а у сотрудника нет непогашенной задолженности по прошлым авансам — иначе по правилам большинства организаций новый аванс выдавать нельзя.

Ниже разобран порядок работы от выдачи аванса до проверки проводок, включая оплату корпоративной картой, командировочные расходы и ситуацию с перерасходом.

Проверьте выдачу аванса перед созданием отчета

Авансовый отчет не выдает деньги — он только закрывает ранее выданные суммы. Основание выдачи оформляется отдельными документами: «Расходный кассовый ордер» при выдаче наличных из кассы или «Списание с расчетного счета» (вид операции «Перечисление подотчетному лицу») при переводе на карту сотрудника. Если этих документов нет, на закладке «Авансы» подобрать будет нечего.

Быстро проверить состояние расчетов помогает оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 в разрезе сотрудников. Дебетовое сальдо по сотруднику означает, что у него есть незакрытый аванс, кредитовое — что организация должна ему возместить перерасход. Если по прошлому авансу висит дебетовое сальдо, сначала разберитесь с ним: либо сотрудник сдает отчет, либо возвращает деньги в кассу.

Контрольные точки

Как проверить готовность к отчету

ОСВ по счету 71 по сотруднику

Норма

Дебетовое сальдо равно сумме выданного аванса

Тревожный признак

Сальдо нет — аванс не отражен, или есть старая задолженность

Документы выдачи

Норма

Есть РКО или списание с расчетного счета на сотрудника

Тревожный признак

Деньги выдали, но документ в базе не завели

Первичка по расходам

Норма

Чеки и акты собраны, суммы читаемы, есть реквизиты

Тревожный признак

Чеки выцвели, отсутствуют, суммы не сходятся

Создайте документ и заполните шапку

Откройте раздел «Покупки» → «Авансовые отчеты» и нажмите «Создать». В шапке укажите организацию (если в базе их несколько), дату отчета и сотрудника в поле «Физическое лицо». Дата документа должна быть не раньше даты выдачи аванса и, как правило, соответствовать дате фактического утверждения отчета руководителем — от нее зависит период отражения расходов в учете.

Поле «Комментарий» заполните кратко: назначение аванса («командировка в Казань», «закупка материалов для офиса»). Это упрощает поиск документа в журнале и работу ревизора. Если в организации принята печатная форма АО-1 или собственная форма, проверьте, что в настройках учетной политики выбран нужный вариант печати.

Подберите авансы на закладке «Авансы»

Перейдите на закладку «Авансы» и нажмите «Добавить» или кнопку подбора. Программа покажет незакрытые документы выдачи по выбранному сотруднику — РКО и списания с расчетного счета. Выберите нужные строки: сумма аванса подтянется автоматически вместе с документом-основанием.

Если список пуст, хотя деньги точно выдавали, причины обычно две: документ выдачи оформлен на другое физическое лицо (дубль в справочнике) или не проведен. Проверьте справочник «Физические лица» на дубли и перепроведите документ выдачи. Не вводите аванс «вручную» без документа-основания — это разрывает связь в учете и усложняет сверку.

Внесите расходы: оплата, товары, командировка

Расходы распределяются по закладкам в зависимости от их характера. Неправильный выбор закладки — самая частая причина неверных проводок, поэтому разберите каждую.

Закладка «Оплата» — расходы по чекам на услуги и работы

Сюда вносят оплату услуг: гостиница, транспортные услуги, связь, представительские расходы. Для каждой строки укажите контрагента (если он есть в базе — иначе создайте), документ расхода (номер и дату чека или БСО), сумму и счет затрат. Если в чеке выделен НДС и есть счет-фактура или БСО с выделенным НДС, отразите его — иначе НДС к вычету принять не получится.

Закладка «Товары» — покупка материалов и товаров

Используется, когда сотрудник купил материальные ценности: канцелярию, материалы, инвентарь, товары для перепродажи. Здесь обязательно указывается номенклатура, количество и склад поступления. После проведения купленные ценности приходуются на склад, и их дальнейшее списание идет стандартными документами. Не проводите покупку материалов через закладку «Прочее» — тогда складской учет «не увидит» поступление.

Закладка «Прочее» и суточные

На закладке «Прочее» отражают расходы, не требующие контрагента и номенклатуры: суточные, госпошлины, некоторые налоги. Суточные вносятся одной строкой: укажите статью затрат и сумму по нормам, принятым в организации. Для командировок удобнее использовать документ «Командировка» (если он включен в функциональности), который рассчитает суточные автоматически и сам создаст связанные записи.

1. 1
   Откройте закладку, соответствующую типу расхода: «Оплата», «Товары», «Оплата поставщикам» или «Прочее»
2. 2
   Добавьте строку и укажите контрагента, номенклатуру или статью затрат
3. 3
   Введите номер и дату первичного документа (чека, БСО, акта)
4. 4
   Внесите сумму и при необходимости выделите НДС
5. 5
   Проверьте счет затрат в каждой строке — он определяет, куда попадет расход
6. 6
   Сверьте итог по всем закладкам с суммой приложенных чеков

Проведите документ и проверьте проводки

После заполнения нажмите «Провести», затем кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки»). Типовая картина: кредит счета 71 в корреспонденции со счетами затрат (10, 26, 44, 60, 76 и другими). Если в отчете есть перерасход, после утверждения оформляется выплата сотруднику: Дт 71 Кт 50 (51) на сумму перерасхода.

Обязательно сверьте: итоговая сумма документа равна сумме чеков, дебетовые обороты по счетам затрат соответствуют плану, остаток по счету 71 по сотруднику после проведения стал нулевым (если аванс израсходован полностью) или равен сумме возврата. Неизрасходованный остаток сотрудник возвращает в кассу приходным кассовым ордером.

Особые сценарии: карта, перерасход, валюта

Если сотрудник расплачивался корпоративной картой, схема зависит от настройки учета. Часто применяют вариант: списание с карты отражается как выдача подотчет (или через счет 57 при переводе на карту сотрудника), а закрытие идет обычным авансовым отчетом. Уточните принятую в вашей организации схему в учетной политике и не смешивайте в одном отчете разные схемы без необходимости.

При перерасходе (чеков больше, чем выдано) отчет заполняется на полную сумму расходов, а разница после утверждения выплачивается сотруднику. При загранкомандировке расходы в валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения отчета (для суточных и расходов, не покрытых выданным валютным авансом, — правила зависят от порядка выдачи аванса). Программа выполняет пересчет автоматически, если валюта и курсы в базе актуальны — проверьте загрузку курсов перед проведением.

Частые вопросы

Что делать, если сотрудник потерял чек?

Расход без подтверждающего документа в учете не отражается. Сотрудник может попытаться восстановить документ: запросить дубликат у продавца, выписку по карте, акт. Если подтвердить расход невозможно, сумма либо удерживается с сотрудника, либо списывается за счет прибыли организации без уменьшения налоговой базы — решение принимает руководство.

Можно ли закрыть один авансовый отчет несколькими выдачами?

Да. На закладке «Авансы» подбираются все незакрытые документы выдачи по сотруднику, их может быть несколько — например, выдача наличными и дополнительный перевод на карту. Главное, чтобы каждая строка ссылалась на реальный документ выдачи.

Как отразить суточные сверх нормы?

Суточные в пределах норм, установленных локальным актом организации, отражаются в расходах полностью. Для НДФЛ и взносов действуют отдельные необлагаемые лимиты — превышение облагается. В 1С это обрабатывается настройками учета НДФЛ; проверьте, что вид расхода для суточных настроен корректно.

Почему аванс не подбирается в отчет, хотя РКО проведен?

Чаще всего РКО оформлен на другое физическое лицо (дубль в справочнике) или в документе выдачи указана другая организация. Проверьте ОСВ по счету 71 в разрезе физических лиц — по ней видно, на кого «повисла» сумма, и устраните дубль переносом данных.

Нужно ли распечатывать авансовый отчет?

Если в организации ведется бумажный документооборот — да: форма АО-1 или утвержденная собственная форма печатается из документа, подписывается сотрудником и руководителем, к ней подшиваются чеки. При полностью электронном документообороте порядок определяется учетной политикой организации.

Как исправить ошибку в уже проведенном отчете?

Если период не закрыт — распроведите документ, исправьте и проведите заново. Если период закрыт (сдана отчетность), исправление оформляется корректировочным документом текущей датой, а не изменением «задним числом», чтобы не нарушить данные сданной отчетности.