Как заполняется акт сверки в 1С

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с контрагентом на определённую дату. В 1С он формируется автоматически на основании проведённых документов: поступлений, реализаций, счетов-фактур и платёжных поручений. Задача бухгалтера — правильно задать параметры отбора, проверить попавшие в акт данные и устранить расхождения до подписания.

Процедура во всех современных конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8.3, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP) построена схоже: создаётся документ «Акт сверки», в шапке указываются организация, контрагент и период, затем табличная часть заполняется кнопкой «Заполнить». Различия касаются только расположения команд в меню и состава печатных форм.

Ниже разобран полный цикл работы: от подготовки учёта до выявления расхождений и исправления типичных ошибок. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 как наиболее распространённую конфигурацию, но логика применима и к другим решениям.

Где находится акт сверки и что нужно подготовить

В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ расположен в разделе «Покупки» или «Продажи» — подраздел «Расчёты с контрагентами», пункт «Акты сверки расчётов». В 1С:Управление торговлей путь аналогичен: раздел «Продажи» или «Закупки» — «Акты сверки». Если пункт не виден, проверьте настройки видимости команд раздела через меню «Ещё» — «Изменить форму навигации».

Перед созданием акта убедитесь, что учёт в порядке: все первичные документы по контрагенту проведены, платежи разнесены по договорам, нет нераспределённых авансов. Акт сверки берёт данные из бухгалтерских регистров, поэтому непроведённый документ в него не попадёт — это самая частая причина «пропавших» сумм.

Также проверьте корректность аналитики: у каждого документа должен быть указан тот же договор, что вы планируете сверять. Если часть операций оформлена без договора или по другому договору, акт по одному договору покажет неполную картину.

Как создать и заполнить акт сверки пошагово

Откройте список актов сверки и нажмите «Создать». В шапке документа последовательно заполните поля: организация (от чьего имени сверка), контрагент, договор (если сверка ведётся по конкретному договору) и период сверки — даты начала и окончания. Поле «Валюта» обычно подставляется из договора; для рублёвых расчётов оставьте рубли.

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» — «Заполнить по данным бухгалтерского учёта». Программа соберёт все операции по счетам расчётов (60, 62, 76 и другим, задействованным с этим контрагентом) за указанный период и сформирует табличную часть: слева — данные вашей организации, справа — колонки для данных контрагента.

1. 1
   Откройте раздел «Покупки» (или «Продажи») — «Акты сверки расчётов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента, договор и период сверки
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — «По данным бухгалтерского учёта»
4. 4
   Проверьте табличную часть: состав документов, суммы по дебету и кредиту, итоговое сальдо
5. 5
   Сверьте сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60/62/76
6. 6
   Распечатайте акт (кнопка «Печать» — «Акт сверки») и направьте контрагенту
7. 7
   После получения подписанного акта установите в документе отметку «Сверка согласована»

Итоговое сальдо программа выводит автоматически внизу табличной части и в печатной форме: «Задолженность контрагента» (дебетовое) или «Задолженность организации» (кредитовое). Эта сумма должна совпасть с конечным сальдо по соответствующему счёту в ОСВ на ту же дату.

Настройки отбора: по договору, по контрагенту, по счетам

Способ отбора определяет, какие операции попадут в акт. Сверка по одному договору подходит, когда с контрагентом несколько договоров и расчёты нужно подтвердить по конкретному из них. Сверка по контрагенту в целом удобна для годовой инвентаризации расчётов, когда важна общая задолженность.

В ряде конфигураций доступна настройка счетов учёта, по которым строится сверка: например, можно включить только счёт 62, исключив авансы на счёте 60.02, или наоборот сверить только расчёты по авансам. Ищите эту настройку на вкладке «Дополнительно» или по кнопке «Ещё» — «Настройка счетов учёта расчётов» (состав зависит от версии конфигурации).

Сравнение вариантов сверки

По конкретному договору

Подходит для точечной сверки по одной сделке. Ограничение: операции, ошибочно заведённые без договора или по другому договору, в акт не попадут.

По контрагенту в целом

Подходит для годовой инвентаризации расчётов. Ограничение: акт получается объёмным, расхождения сложнее локализовать.

По отдельным счетам учёта

Подходит для сверки только авансов или только отгрузок. Ограничение: требует корректной настройки, иначе часть расчётов выпадет из акта.

Как проверить акт перед отправкой контрагенту

Первый контроль — сопоставление сальдо акта с оборотно-сальдовой ведомостью. Сформируйте ОСВ по счету 62 (или 60, 76) с отбором по контрагенту за тот же период: конечное сальдо должно совпасть с итогом акта до копейки. Если суммы различаются, ищите документы с другой аналитикой — другим договором или другой организацией.

Второй контроль — состав документов. Разверните табличную часть и проверьте, что крупные реализации и оплаты присутствуют. Удобный приём — сформировать «Анализ субконто» или карточку счёта по контрагенту и сличить количество документов и обороты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговое сальдо акта против ОСВ по счёту расчётов

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Разница — есть документы с другой аналитикой или непроведённые документы

Состав документов в табличной части

Норма

Все крупные отгрузки и оплаты присутствуют, даты корректны

Тревожный признак

Документ отсутствует — проверьте его проведение, дату и договор

Начальное сальдо периода сверки

Норма

Совпадает с конечным сальдо предыдущего подписанного акта

Тревожный признак

Разрыв — за прошлый период были проведены или перепроведены документы задним числом

Третий контроль — начальное сальдо. Если сверка с этим контрагентом проводится регулярно, начальное сальдо нового акта должно равняться конечному сальдо предыдущего согласованного акта. Расхождение означает, что кто-то провёл или изменил документы прошлого периода после подписания предыдущего акта.

Что делать при расхождениях с данными контрагента

Контрагент возвращает акт с отметками о расхождениях — это нормальная рабочая ситуация. Типичные причины: документ отражён в разных периодах (вы провели отгрузку в марте, покупатель — в апреле), неотражённый платёж, разница в сумме из-за округления или возврата, который одна из сторон не учла.

В 1С расхождения можно зафиксировать прямо в документе: колонки «По данным контрагента» заполняются вручную или корректируются после получения ответа. В печатной форме тогда выводятся обе позиции и строка «Расхождение». После урегулирования разногласий акт перезаполняется и выводится на повторное подписание.

Принципиальное правило: расхождение устраняется исправлением учётных данных (проведением пропущенного документа, корректировкой), а не ручной правкой акта. Акт — это зеркало учёта; подгонять зеркало под желаемую картинку бессмысленно.

Печать, подписание и хранение актов

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» — «Акт сверки взаиморасчётов». В форму выводятся реквизиты обеих сторон, таблица операций, итоговое сальдо и текстовая расшифровка задолженности. При необходимости в документе можно указать представителей организации и контрагента — их ФИО попадут в подписи.

Акт подписывается обеими сторонами: на бумаге с печатями или в электронном виде через оператора ЭДО, если с контрагентом настроен обмен. В 1С акт можно отправить по ЭДО напрямую из документа при подключённом сервисе 1С-ЭДО. После получения подписанного экземпляра отметьте в документе факт согласования — это поможет при следующей сверке и при инвентаризации расчётов.

Особенности в разных конфигурациях 1С

В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP акт сверки строится по данным регистров расчётов с партнёрами, а не бухгалтерских счетов, поэтому состав документов может отличаться от бухгалтерского акта. Там доступна детализация до заказов и накладных, что удобно для менеджеров по продажам.

В 1С:Бухгалтерии акт строится строго по проводкам, что делает его пригодным для инвентаризации расчётов перед годовой отчётностью. Если в компании управленческий и бухгалтерский учёт ведутся в разных базах, сверяйте акт из бухгалтерской базы — именно эти данные попадут в отчётность.

Удобный ритм — ежеквартальная сверка с крупными контрагентами и обязательная сверка по состоянию на 31 декабря со всеми, у кого есть ненулевое сальдо. Регулярные короткие сверки выявляют расхождения быстрее, чем одна большая годовая, и не превращают инвентаризацию в многодневный разбор.

Частые вопросы

Почему в акт сверки не попал документ?

Чаще всего документ не проведён, проведён другой датой (вне периода сверки) или оформлен по другому договору либо другой организации. Откройте карточку счёта по контрагенту за период — там видны все операции, и легко найти, какая аналитика у «пропавшего» документа.

Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?

Штатного группового создания актов в типовых конфигурациях обычно нет — акт создаётся по каждому контрагенту отдельно. Для массовой сверки используют обработки инвентаризации расчётов или внешние отчёты, а сальдо по всем контрагентам удобно контролировать через ОСВ по счетам 60, 62, 76.

Акт сверки формирует проводки или влияет на учёт?

Нет. Это справочный документ: он только отражает данные учёта на момент заполнения. Создание, перезаполнение и удаление акта никак не меняют остатки по счетам.

Что делать, если контрагент не возвращает подписанный акт?

Направьте акт повторно письмом с подтверждением доставки или через ЭДО — это фиксирует факт направления. Для учёта отсутствие подписанного акта не критично: задолженность подтверждается первичными документами. Но при инвентаризации и спорах подписанный акт существенно упрощает подтверждение расчётов.

Как сверить расчёты в валюте?

Укажите в шапке акта валюту договора — акт построится в валютных суммах. Учтите, что из-за переоценки валютных обязательств рублёвое сальдо может отличаться, поэтому сверку с контрагентом корректно вести именно в валюте расчётов.

Можно ли исправить акт после подписания?

Сам подписанный акт исправлять нельзя — это юридически значимый документ. Если после подписания обнаружилась ошибка, устраните её в учёте, сформируйте новый акт за тот же период и проведите повторную сверку с контрагентом.