Учет и Финансы · 11 мин
Как заполнить счет учета затрат в 1С
Как правильно заполнить счета учета затрат в 1С: настройка счетов 20, 25, 26, 44, статьи затрат, подразделения, проверка закрытия месяца и типичные ошибки.
Счет учета затрат в 1С определяет, на каком счете бухгалтерского учета соберутся расходы организации и как они распределятся при закрытии месяца. Ошибка в этом поле приводит к тому, что затраты попадают не в ту аналитику: себестоимость продукции искажается, косвенные расходы не распределяются, а декларация по налогу на прибыль заполняется с расхождениями.
В конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» счета затрат указываются в нескольких местах: в документах поступления и списания, в справочнике номенклатуры, в настройках учетной политики и в регистре методов распределения косвенных расходов. Ниже разобраны все сценарии — от простого отражения услуг сторонних организаций до распределения общепроизводственных расходов.
Инструкция ориентирована на типовую «1С:Бухгалтерию 8.3», но общая логика справедлива и для других решений на платформе 1С:Предприятие 8: сначала настраиваются аналитические разрезы, затем счета указываются в документах, а корректность проверяется оборотно-сальдовой ведомостью и регламентной операцией закрытия месяца.
Какие счета затрат используются и когда
В плане счетов для учета затрат применяются счета 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу». Выбор счета зависит от характера расхода: прямые затраты на выпуск продукции относятся на 20-й счет, расходы цехов — на 25-й, административные — на 26-й, торговые издержки — на 44-й.
Ключевое решение принимается в учетной политике: счет 26 может либо распределяться на себестоимость продукции, либо списываться напрямую на счет 90.08 «Управленческие расходы» (метод «директ-костинг»). От этого зависит, будет ли счет 26 иметь остаток на конец месяца и как заполнится отчет о финансовых результатах.
Подготовка: настройка учетной политики и справочников
До того как заполнять счета в документах, откройте раздел «Главное → Учетная политика» и проверьте блок, посвященный затратам. Укажите, какие виды деятельности ведет организация (производство, услуги, торговля), как распределяются общепроизводственные и общехозяйственные расходы и применяется ли директ-костинг. Эти настройки определяют поведение регламентной операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26».
Затем проверьте справочник «Статьи затрат» (раздел «Справочники» или «Главное» в зависимости от релиза). Для каждой статьи заполните вид расхода для налогового учета — от него зависит попадание суммы в декларацию по прибыли — и способ распределения, если статья будет использоваться на счетах 25 или 26. Для статей, относящихся к конкретным видам продукции, способ распределения оставьте «По номенклатурным группам» или аналогичный прямой вариант.
Также убедитесь, что в справочнике «Номенклатурные группы» заведены группы выпускаемой продукции или оказываемых услуг: именно по ним собираются прямые затраты на счете 20 и рассчитывается себестоимость.
Заполнение счета затрат в документе поступления
Самый частый сценарий — отражение услуг и работ сторонних организаций документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». В табличной части или на закладке «Услуги» для каждой строки заполняется колонка «Счета учета»: счет затрат, подразделение затрат, статья затрат и, если счет требует, номенклатурная группа.
Порядок действий для типовой услуги, например аренды офиса:
Признак правильного заполнения: в проводках документа по дебету стоит выбранный счет затрат с полной аналитикой, а в оборотно-сальдовой ведомости по этому счету сумма видна в разрезе нужной статьи. Если аналитика в проводках пустая — документ проведен с незаполненными полями, и закрытие месяца либо не выполнится, либо распределит сумму некорректно.
Заполнение счетов затрат в списании материалов и зарплате
Материалы списываются в производство документом «Требование-накладная». На закладке «Счет затрат» указывается счет (обычно 20.01), подразделение, номенклатурная группа и статья затрат с видом «Материальные расходы». Если материалы идут на нужды конкретного заказа или продукции, номенклатурная группа обязательна — без нее прямые материальные затраты не попадут в себестоимость выпуска.
Затраты на оплату труда производственного персонала формируются документом «Начисление зарплаты» и отражением зарплаты в учете. Способ отражения (счет затрат и аналитика) задается в справочнике «Способы учета зарплаты»: для рабочих основного производства — счет 20 с номенклатурной группой, для цехового персонала — 25, для администрации — 26. Страховые взносы наследуют способ отражения начислений, поэтому отдельно их настраивать не нужно.
Услуги собственного производства и вспомогательные цеха
Если организация имеет вспомогательные производства (котельная, ремонтный цех), их затраты собираются на счете 23 и распределяются на потребителей услуг. В документах вспомогательного цеха счет затрат заполняется значением 23 с указанием подразделения и номенклатурной группы, а метод распределения настраивается в учетной политике.
Настройка распределения косвенных расходов
Косвенные расходы на счетах 25 и 26 распределяются при закрытии месяца по методам, заданным в регистре «Методы распределения косвенных расходов» (доступен из формы учетной политики). Для каждого подразделения или статьи затрат указывается база распределения: прямые затраты, выручка, объем выпуска, материальные расходы и другие варианты.
Практический пример: общепроизводственные расходы механического цеха распределяются пропорционально прямым материальным затратам по номенклатурным группам. Для этого в регистре создается запись: счет 25, подразделение «Механический цех», статья затрат (или все статьи), база распределения — «Материальные затраты». После закрытия месяца суммы со счета 25 перейдут на счет 20 в разрезе номенклатурных групп.
Сравнение вариантов
Подходит для услуг и небольших производств: общехозяйственные расходы сразу списываются на продажи, себестоимость продукции не включает управленческие затраты. Ограничение: расчет себестоимости менее детален.
Подходит для производств, где требуется полная себестоимость продукции. Ограничение: нужна настройка базы распределения, выше трудоемкость закрытия месяца.
Стандартный вариант для цеховых расходов: амортизация оборудования, аренда цеха, зарплата цехового персонала. Требует корректной базы распределения по номенклатурным группам.
Проверка результата: закрытие месяца и отчеты
После того как все документы месяца проведены, выполните обработку «Закрытие месяца» (раздел «Операции»). Регламентная операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» должна завершиться без ошибок. Типовые ошибки на этом шаге прямо указывают на проблемы с заполнением счетов затрат: «Не указана номенклатурная группа», «Не задан способ распределения для статьи затрат», «Нет базы распределения».
Для визуальной проверки сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 20, 25, 26 с группировкой по подразделениям и статьям. После закрытия месяца остатков на счетах 25 и 26 быть не должно (исключение — счет 20 с незавершенным производством, если оно предусмотрено учетной политикой).
Как проверить результат
Конечное сальдо равно нулю, суммы распределены на счет 20
Остаток на счете 25 — не настроен метод распределения или нет базы
Дебет — нужный счет затрат с подразделением, статьей и (при необходимости) номенклатурной группой
Пустая аналитика или счет 91 вместо счета затрат
Прямые и косвенные затраты видны в разрезе номенклатурных групп
Вся сумма висит на одной группе или без группы — ошибка в аналитике документов
Операция выполнена, замечаний нет
Сообщения о незаполненной аналитике — нужно исправить документы и перезакрыть месяц
Типичные ошибки и как их исправить
Наиболее распространенная проблема — затраты отражены на счете 20 без номенклатурной группы. Закрытие месяца в этом случае либо не распределяет сумму, либо относит её на условную группу, искажая себестоимость. Исправление: откройте документ, заполните номенклатурную группу, перепроведите документ и повторите закрытие месяца.
Вторая частая ситуация — неверный вид расхода в статье затрат. Например, штрафы и пени отражены статьей с видом, принимаемым в налоговом учете, хотя такие расходы не уменьшают базу по прибыли. Результат — расхождение бухгалтерского и налогового учета и ошибки в декларации. Проверяйте вид расхода при создании каждой новой статьи.
Частые вопросы
Какой счет выбрать, если расход относится сразу к нескольким видам продукции?
Такой расход является косвенным: отражайте его на счете 25 или 26 с соответствующей статьей затрат, а распределение по номенклатурным группам выполнит регламентная операция закрытия месяца по заданной базе. Делить сумму вручную на несколько строк документа не требуется.
Можно ли задать счет затрат по умолчанию, чтобы не выбирать его в каждом документе?
Да. Для номенклатуры типа «услуга» счета учета можно задать в карточке номенклатуры или через регистр «Счета учета номенклатуры» — тогда документы будут подставлять их автоматически. Для зарплаты способ отражения настраивается в справочнике «Способы учета зарплаты» и привязывается к сотруднику или подразделению.
Что делать, если закрытие месяца выдает ошибку «Не указана номенклатурная группа»?
Ошибка означает, что в документе со счетом 20 или 23 не заполнена номенклатурная группа. Откройте текст ошибки — в нем обычно указан проблемный документ. Заполните аналитику, перепроведите документ и повторите регламентную операцию закрытия месяца.
Нужно ли заполнять счет затрат при поступлении товаров для перепродажи?
Нет. Товары для перепродажи приходуются на счет 41 «Товары», а не на счета затрат. Счета затрат в торговле используются для издержек обращения — транспортных расходов, аренды склада, зарплаты продавцов — и отражаются на счете 44.
Как исправить счет затрат в уже проведенном документе текущего месяца?
Откройте документ, измените счет и аналитику, перепроведите его. Если закрытие месяца уже выполнялось, отмените регламентную операцию закрытия затратных счетов и выполните её заново — суммы перераспределятся автоматически.
Что важно запомнить
Счет учета затрат заполняется в документах вместе с обязательной аналитикой: подразделением, статьей затрат и номенклатурной группой. Корректность зависит от предварительной настройки учетной политики, справочника статей затрат и методов распределения косвенных расходов. Итоговая проверка — успешное закрытие месяца и нулевые остатки на счетах 25 и 26.