Как закрыть 71 счет в 1С: пошаговая инструкция

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» закрывается, когда на конец периода по каждому сотруднику нет ни дебиторской, ни кредиторской задолженности: выданные авансы отработаны авансовыми отчетами, перерасход возмещен, а неизрасходованные суммы возвращены в кассу или удержаны из зарплаты. На практике «не закрывается» 71 счет обычно по трем причинам: не проведен авансовый отчет, документы введены разными датами и сальдо «повисло» между периодами, либо аналитика по сотруднику введена с ошибкой.

Порядок действий одинаков по логике во всех конфигурациях — 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), КА, ERP — отличаются только названия пунктов меню. Сначала нужно получить картину задолженности по оборотно-сальдовой ведомости, затем по каждому сотруднику провести недостающие документы: авансовый отчет, возврат в кассу, удержание из зарплаты или выдачу перерасхода.

Ниже разобран полный цикл закрытия счета: от анализа остатков до проверки результата, а также типовые ошибки, из-за которых сальдо по 71 счету появляется снова.

Шаг 1. Сформируйте ОСВ по 71 счету и найдите зависшие суммы

Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты»), укажите счет 71 и нужный период. В настройках отчета включите группировку по субконто «Работники организации» — только так вы увидите задолженность в разрезе каждого подотчетного лица, а не свернутое сальдо по счету в целом.

Дебетовое сальдо означает, что организация выдала сотруднику деньги, а он их не отчитал или не вернул. Кредитовое сальдо — обратная ситуация: сотрудник потратил свои деньги (перерасход по авансовому отчету), и организация должна ему возместить затраты. Обе ситуации требуют закрывающего документа.

Для детальной расшифровки двойным щелчком по сумме откройте «Анализ счета» или «Карточку счета» 71 по конкретному сотруднику. Там видно, каким документом образовалась задолженность: выдачей через расходный кассовый ордер, списанием с расчетного счета на карту сотрудника или передачей денежных документов.

Шаг 2. Закройте задолженность авансовым отчетом

Основной документ, закрывающий 71 счет, — «Авансовый отчет». В 1С:Бухгалтерии 8.3 он находится в разделе «Покупки» (или «Банк и касса» → «Авансовые отчеты»). Создайте документ, выберите сотрудника — программа автоматически покажет сумму выданного аванса и остаток по предыдущим операциям.

Заполните табличные части по фактическим затратам: «Оплата» — расчеты с поставщиками через подотчетное лицо, «Приобретение» — купленные товары и материалы, «Прочее» — командировочные и представительские расходы, суточные. К каждой строке укажите подтверждающий документ (чек, БСО, акт) с номером и датой.

После проведения программа сформирует проводки в дебет счетов затрат (10, 26, 44, 60 и др.) с кредита 71. Если сумма отчета равна выданному авансу, сальдо по сотруднику обнуляется. Если меньше — останется дебетовый остаток на разницу, который нужно закрыть возвратом. Если больше — кредитовый перерасход, который нужно выдать сотруднику.

1. 1
   Откройте «Покупки» → «Авансовые отчеты» и создайте новый документ
2. 2
   Выберите сотрудника и проверьте автоматически подставленную сумму аванса
3. 3
   Заполните вкладки по видам расходов, указывая реквизиты чеков и БСО
4. 4
   Проверьте итог: израсходовано, остаток или перерасход
5. 5
   Проведите документ и откройте движения по кнопке «Показать проводки»
6. 6
   Убедитесь, что проводки идут с кредита 71 в дебет счетов затрат

Шаг 3. Верните неизрасходованный остаток или удержите его

Если после авансового отчета остался неизрасходованный аванс, сотрудник обязан вернуть его в кассу. Оформите документ «Приходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса») с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Проводка Дт 50 Кт 71 закроет дебетовое сальдо.

Альтернатива — удержание из заработной платы по заявлению сотрудника или распоряжению руководителя. В 1С:Бухгалтерии это делается документом «Операция, введенная вручную» с проводкой Дт 70 Кт 71, либо через документ «Начисление зарплаты» с ручной корректировкой удержаний. В ЗУП и комплексных конфигурациях используйте специализированный документ удержания.

Обратите внимание на ограничение: удержание из зарплаты без согласия сотрудника возможно только в пределах, установленных трудовым законодательством, и при соблюдении срока — решение об удержании принимается не позднее одного месяца после окончания срока отчета. Если срок пропущен, потребуется письменное согласие работника.

Шаг 4. Выдайте перерасход по кредитовому сальдо

Кредитовый остаток по 71 счету означает, что сотрудник оплатил расходы организации из собственных средств, и перерасход по авансовому отчету ему не возмещен. Такая задолженность тоже должна быть закрыта до конца отчетного периода.

Для возмещения оформите «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» или «Возврат подотчетному лицу» (название зависит от релиза) на сумму перерасхода. Если деньги перечисляются на карту — используйте «Списание с расчетного счета» с соответствующим видом операции. Проводка Дт 71 Кт 50 (51) закроет кредитовое сальдо.

Проверьте, что перерасход подтвержден утвержденным авансовым отчетом. Выплата без утвержденного отчета создаст уже дебетовую задолженность — и счет снова не закроется.

Шаг 5. Исправьте ошибки аналитики и периодов

Частая ситуация: сальдо «висит», хотя все отчеты сданы. Причина почти всегда в аналитике или датах. Например, аванс выдан одному сотруднику (Иванов И. И. из справочника «Физические лица»), а авансовый отчет проведен на однофамильца или на дублирующий элемент справочника «Работники организации». Сальдо по счету в целом будет нулевым, а в разрезе сотрудников — два развернутых остатка: дебет по одному элементу и кредит по другому.

Откройте ОСВ по 71 с группировкой по работникам и найдите пары «дебет + кредит» на одинаковые суммы. Затем найдите ошибочный документ через карточку счета и исправьте в нем субконто «Работник организации» на правильное значение. После перепроведения развернутое сальдо схлопнется.

Вторая причина — документы разных периодов: аванс выдан 30-го числа, а авансовый отчет проведен 2-го числа следующего месяца. На конец месяца сальдо будет дебетовым — и это нормально, задолженность закроется в следующем периоде. Но если отчет реально был сдан в том же месяце, исправьте дату документа и перепроведите его.

Шаг 6. Проверьте результат и перезакройте период

После ввода всех документов перепроведите их и выполните «Закрытие месяца» заново, если оно уже было выполнено: некоторые регламентные операции зависят от оборотов по 71 счету, а отложенное проведение могло оставить документы вне расчета.

Сформируйте ОСВ по 71 счету повторно. Признак корректного закрытия — нулевое сальдо на конец периода как в целом по счету, так и по каждому сотруднику отдельно. Допустимое исключение — авансы, выданные в последних числах месяца, по которым срок отчета еще не наступил: такая дебиторка является нормальной и закроется в следующем периоде.

Для контроля сверьте данные с реальными документами: подписанные бумажные авансовые отчеты должны соответствовать проведенным в программе, а кассовые ордера — записям в кассовой книге.

Контрольные точки

Как проверить результат

Конечное сальдо по 71 в целом

Норма

Равно нулю или содержит только свежие выданные авансы

Тревожный признак

Ненулевое сальдо без документального объяснения

Сальдо по каждому сотруднику

Норма

Ноль по всем работникам

Тревожный признак

Одновременно дебет одного и кредит другого элемента с одинаковым ФИО — дубль аналитики

Движения авансового отчета

Норма

Проводки Дт затратных счетов Кт 71, документ проведен

Тревожный признак

Документ в списке есть, но пометки проведения нет

Соответствие бумажным документам

Норма

Суммы и даты совпадают с подписанными отчетами и ПКО/РКО

Тревожный признак

Расхождения сумм или отсутствие бумажного оригинала

Часто задаваемые вопросы

Можно ли закрыть 71 счет без авансового отчета?

Только если сотрудник вернул всю выданную сумму: тогда достаточно приходного кассового ордера или удержания из зарплаты. Если деньги израсходованы, авансовый отчет обязателен — без него расходы не принимаются ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете.

Почему ОСВ по 71 показывает сальдо, хотя все отчеты сданы?

Чаще всего дело в дублях сотрудника в справочнике, в непроведенном документе (сохранен без проведения) или в разных датах выдачи и отчета. Сформируйте ОСВ с группировкой по работникам и карточку счета по проблемному сотруднику — там виден конкретный документ, создавший остаток.

Что делать, если сотрудник уволился и не вернул подотчетные суммы?

Задолженность удерживается при окончательном расчете с уволенным в пределах, допустимых трудовым законодательством. Если суммы не хватило или сроки удержания пропущены, долг взыскивается через суд, а безнадежная задолженность списывается на прочие расходы по решению руководителя с отражением на забалансовом счете.

Обязательно ли закрывать 71 счет до нуля на конец месяца?

Нет, жесткого требования о нулевом сальдо нет. Дебиторская задолженность по выданным авансам на конец периода — нормальное явление, если срок отчета не истек. Требование «закрыть 71 счет» обычно означает, что по каждой сумме есть корректный документ и нет просроченной или ошибочной задолженности.

Как закрыть 71 счет, если выдача была на банковскую карту сотрудника?

Точно так же, как при выдаче из кассы: авансовым отчетом на израсходованную часть и возвратом остатка. Разница только в документе выдачи — вместо РКО используется «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу», проводка та же: Дт 71 Кт 51.

Нужно ли перепроводить закрытие месяца после исправления документов по 71 счету?

Да, если закрытие месяца уже выполнялось. Исправленные документы меняют обороты, и регламентные операции (расчет себестоимости, налог на прибыль и другие) должны быть рассчитаны заново на актуальных данных.