Как забить корректировочный счет-фактуру от поставщика в 1С

Корректировочный счет-фактура (КСФ) от поставщика появляется, когда после первоначальной отгрузки изменилась цена или количество товаров, работ, услуг. Типичные причины — ретро-скидка, пересортица, частичный возврат, исправление ошибки в количестве. В 1С:Бухгалтерии 8.3 такой документ нельзя вводить «вручную с нуля»: он должен быть привязан к документу корректировки поступления, иначе нарушится цепочка вычета НДС и отчетность по книге покупок.

Логика отражения всегда двухэтапная: сначала создается документ «Корректировка поступления» на основании исходного поступления, затем к нему регистрируется корректировочный счет-фактура с номером и датой из бумажного документа поставщика. Только в такой связке программа корректно сформирует проводки, записи регистров НДС и строки в книге покупок или доплисте.

Ниже разобран порядок действий для типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 редакции 3.0, отличия уменьшения и увеличения стоимости, проверка результата и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям с декларацией по НДС.

Подготовка: что проверить до ввода документа

Прежде чем вводить КСФ, убедитесь, что исходное поступление отражено в базе и проведено. Корректировка всегда «цепляется» к конкретному документу поступления: если поставщик прислал КСФ на накладную, которой еще нет в программе, сначала введите само поступление и первичный счет-фактуру.

Сверьте реквизиты корректировочного счета-фактуры с бумажным или электронным оригиналом: номер, дату, номер и дату исходного счета-фактуры, направление изменения (уменьшение или увеличение), суммы до и после изменения. Ошибка в номере или дате приведет к расхождению с данными поставщика при сверке деклараций по НДС.

Также определите период, к которому относится корректировка. Если исходное поступление было в закрытом периоде, по которому уже сдана декларация, корректировка может потребовать уточненной декларации — это влияет на то, в каком месяце вы будете отражать документ и какие записи попадут в доплист книги покупок.

Создание документа «Корректировка поступления»

Откройте исходный документ «Поступление (акты, накладные, УПД)», к которому относится КСФ. Нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Корректировка поступления». Программа создаст новый документ с уже заполненным контрагентом, договором и табличной частью из исходной накладной.

В шапке документа выберите вид операции. Для типового случая — изменение стоимости по соглашению сторон — используется операция «Корректировка по согласованию сторон». Если поставщик исправляет собственную ошибку в первичном документе (неправильная цена или количество), выбирается «Исправление в первичных документах». От вида операции зависит, какой тип счета-фактуры будет зарегистрирован: корректировочный или исправленный.

В табличной части скорректируйте количество или цену: введите новые значения в колонки «после изменения». Программа автоматически посчитает разницу по сумме и НДС. Не редактируйте при этом исходное поступление — оно должно остаться неизменным, вся дельта отражается только в корректировке.

1. 1
   Откройте исходное поступление и нажмите «Создать на основании» → «Корректировка поступления»
2. 2
   Выберите вид операции: «Корректировка по согласованию сторон» или «Исправление в первичных документах»
3. 3
   Измените в табличной части цену или количество на фактические значения
4. 4
   Проверьте итоговые суммы изменения и НДС
5. 5
   Нажмите «Зарегистрировать» в поле счета-фактуры и введите номер и дату КСФ поставщика
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки и записи по НДС

Регистрация корректировочного счета-фактуры

В документе корректировки поступления внизу формы есть блок «Счет-фактура». Нажмите «Зарегистрировать» и в открывшейся форме укажите входящий номер и дату корректировочного счета-фактуры точно так, как они указаны в документе поставщика. Программа создаст документ «Счет-фактура полученный» с видом «Корректировочный» и автоматической ссылкой на корректировку поступления.

Если поставщик работает по ЭДО и КСФ пришел электронно, используйте загрузку документа из сервиса обмена: программа сама подтянет реквизиты и привяжет счет-фактуру к корректировке. После загрузки обязательно сверьте суммы — электронный формат не защищает от ошибок в данных самого поставщика.

Проверить, что счет-фактура зарегистрирован правильно, можно через журнал «Покупки → Счета-фактуры»: у корректировочного документа в колонке «Вид» должно стоять «Корректировочный», а в основании — ваша корректировка поступления.

Особенности при уменьшении и увеличении стоимости

При уменьшении стоимости (ретро-скидка, возврат части товара) покупатель восстанавливает НДС с разницы — программа отразит это в книге продаж, а не в книге покупок. Это нормальное поведение: вычет по излишне принятому НДС уменьшается через запись книги продаж. Проверьте, что документ «Формирование записей книги продаж» за период корректировки заполнен и проведен.

При увеличении стоимости покупатель получает право на дополнительный вычет НДС. Разница попадает в книгу покупок того квартала, в котором получен КСФ, но не позднее трех лет с момента корректировки. Запись формируется документом «Формирование записей книги покупок».

Если корректировка относится к прошлому кварталу, по которому декларация уже сдана, при уменьшении стоимости потребуется уточненная декларация за период исходного поступления с доплистом книги покупок. При увеличении уточненка, как правило, не нужна — вычет заявляется в текущем периоде.

Сравнение вариантов

Уменьшение стоимости

НДС с разницы восстанавливается через книгу продаж; при закрытом периоде — уточненная декларация за квартал поступления

Увеличение стоимости

Дополнительный вычет через книгу покупок текущего периода; уточненка обычно не требуется

Исправление ошибки поставщика

Операция «Исправление в первичных документах», регистрируется исправленный (не корректировочный) счет-фактура

Проверка результата после проведения

После проведения документов откройте движения корректировки поступления (кнопка «Дт/Кт»): должны быть проводки по счетам учета товаров или расходов и по счету 19 на сумму изменения. Сторнирующие проводки при уменьшении отражаются с минусом — это нормально.

Сформируйте книгу покупок и книгу продаж за период корректировки и убедитесь, что запись по КСФ присутствует в нужном разделе с корректными суммами. Дополнительно сверьтесь с поставщиком: суммы изменения в вашей базе и в его отражении реализации должны совпадать до копейки.

Полезно также проверить отчет «Анализ НДС» или оборотно-сальдовую ведомость по счету 19: после всех операций по корректировке не должно оставаться «висящих» сумм по этому поставщику без основания.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид счета-фактуры в журнале

Норма

Стоит «Корректировочный», есть ссылка на корректировку поступления

Тревожный признак

Вид «На поступление» или пустое основание

Запись в книге покупок или продаж

Норма

Сумма изменения и НДС совпадают с КСФ поставщика

Тревожный признак

Записи нет или сумма отличается

Проводки по счету 19

Норма

НДС с разницы отражен и закрыт вычетом/восстановлением

Тревожный признак

Сумма «зависла» на счете 19 без движения

Реквизиты КСФ

Норма

Номер и дата совпадают с бумажным оригиналом

Тревожный признак

Расхождения хотя бы в одном символе

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — регистрация КСФ напрямую через журнал счетов-фактур без документа корректировки. В результате нет проводок по стоимости, а НДС отражается некорректно. Вторая распространенная проблема — неверный выбор вида операции: исправление ошибки поставщика оформляют как корректировку по соглашению, из-за чего в отчетности формируется не тот тип документа.

Еще одна типичная ситуация — корректировку вводят датой закрытого периода, меняя уже сданную отчетность без уточненной декларации. Всегда согласовывайте дату документа с бухгалтером по налогам: иногда безопаснее отразить корректировку текущей датой с корректным периодом отражения в регистрах НДС.

Частые вопросы

Чем корректировочный счет-фактура отличается от исправленного?

Корректировочный оформляется при изменении цены или количества по соглашению сторон (скидка, возврат). Исправленный — когда поставщик исправляет техническую ошибку в исходном документе. В 1С это разные виды операций корректировки поступления, и выбор влияет на отражение в отчетности по НДС.

Можно ли ввести КСФ, если исходное поступление было в прошлом году?

Да, документ корректировки создается на основании поступления любого периода. Но если декларация за тот квартал уже сдана, при уменьшении стоимости потребуется уточненная декларация с доплистом книги покупок. Проконсультируйтесь с бухгалтером по налогам до проведения документа.

Почему запись по КСФ попала в книгу продаж, а не в книгу покупок?

Так и должно быть при уменьшении стоимости: покупатель восстанавливает ранее принятый к вычету НДС с суммы уменьшения, а восстановление отражается в книге продаж. При увеличении стоимости запись, наоборот, появится в книге покупок.

Что делать, если поставщик прислал КСФ, а исходной накладной в базе нет?

Сначала введите исходное поступление и первичный счет-фактуру тем периодом, к которому они относятся, и только затем создавайте корректировку. Корректировочный документ без основания программа не сможет корректно отразить в учете.

Как отразить КСФ, если корректируется только количество, а цена не меняется?

Точно так же: в корректировке поступления измените количество в табличной части, сумма и НДС пересчитаются автоматически. Вид документа и порядок регистрации счета-фактуры от этого не зависят.