Как забить кассу в 1С: приход наличных денег шаг за шагом

Фраза «забить кассу» на языке бухгалтеров и кассиров означает оприходование наличных денег в кассу организации — оформление приходного кассового ордера (ПКО) в программе 1С. Такая операция нужна при сдаче торговой выручки, возврате подотчётных сумм, взносе учредителя, получении наличных с расчётного счёта через чек и в других ситуациях, когда деньги физически поступают в кассу предприятия.

Основной инструмент — документ «Приходный кассовый ордер» (в разных конфигурациях он может называться «Поступление наличных» или «Приходный ордер»). В 1С:Бухгалтерии 8.3 он находится в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». Правильно оформленный ПКО формирует проводку по дебету счёта 50 «Касса» и попадает в кассовую книгу, которую можно распечатать и подшить.

Ниже разобраны все типовые сценарии: от простого оприходования выручки до внесения денег учредителем, а также проверка результата, ограничения и ошибки, из-за которых кассовая книга «не сходится» с фактическим остатком.

Что значит «забить кассу» и когда это требуется

Под «забиванием кассы» понимают отражение в учёте любого поступления наличных денег. Каждое такое поступление должно быть оформлено первичным документом — приходным кассовым ордером по форме КО-1 (или разработанной организацией формой, если она утверждена в учётной политике). Без ПКО наличные в кассе считаются неучтёнными, а это прямое нарушение порядка ведения кассовых операций.

Типовые ситуации, когда нужен приходный ордер:

• сдача выручки из розничной точки или от менеджера;
• возврат неизрасходованного аванса подотчётным лицом;
• взнос учредителя в уставный капитал наличными или безвозмездная помощь от участника;
• оплата от покупателя наличными без онлайн-кассы (в рамках разрешённых случаев);
• получение наличных с расчётного счёта по чеку;
• возврат займа от работника или контрагента.

Где находится документ поступления наличных

В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы». Нажмите кнопку «Поступление» (или «Создать» → «Поступление наличных»). Программа предложит выбрать вид операции — от него зависит корреспондирующий счёт и набор полей документа.

В 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) аналогичный документ называется «Поступление денег» и находится в разделе «Деньги». В 1С:Комплексной автоматизации и ERP используется «Приходный кассовый ордер» в разделе «Казначейство». Логика везде одинаковая: вид операции → сумма → плательщик → основание → проведение.

Оприходование торговой выручки

Самый частый сценарий — сдача выручки кассиром в конце смены. Создайте ПКО с видом операции «Розничная выручка» (или «Поступление из кассы ККМ»). Укажите кассу ККМ или склад-источник выручки, сумму по Z-отчёту и дату. Проводка будет Дт 50.01 — Кт 90.01.1 (или Дт 50 — Кт 62, если выручка закрывает долг покупателя).

Если розничная торговля ведётся с операционной кассой, в 1С выручка сначала может отражаться на счёте 50.02 «Операционная касса», а затем переносится в основную кассу документом «Выдача наличных» с видом «Взнос наличными в банк» либо внутренним перемещением между кассами. Уточните принятую на предприятии схему у главного бухгалтера.

1. 1
   Сверьте сумму наличных с Z-отчётом или отчётом о розничных продажах
2. 2
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Поступление»
3. 3
   Выберите вид операции «Розничная выручка» или «Оплата от покупателя»
4. 4
   Заполните сумму, дату, кассу и основание (например, «выручка за смену»)
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
6. 6
   Сформируйте кассовую книгу за день и сверьте остаток

Возврат подотчётных сумм и взнос учредителя

Возврат от подотчётного лица

Если сотрудник вернул неизрасходованный аванс, создайте ПКО с видом операции «Возврат от подотчётного лица». В поле «Подотчётное лицо» выберите сотрудника — программа автоматически подставит сумму его задолженности по счёту 71. Проверьте, что возвращаемая сумма не превышает остаток долга: иначе образуется отрицательное сальдо по подотчётному лицу, которое придётся объяснять при проверке.

Взнос учредителя

Для взноса в уставный капитал наличными используется вид операции «Взнос в уставный капитал» с указанием учредителя. Для безвозмездной помощи от участника — «Прочее поступление» с ручным указанием счёта (чаще 91.01 или 75, в зависимости от ситуации и доли участия). Основание укажите по решению участника или договору.

Проверка результата и кассовая книга

После проведения ПКО убедитесь, что данные встали корректно. Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» и выберите счёт 50. Дебетовый оборот за день должен увеличиться на сумму вашего ордера, а конечное сальдо — совпадать с фактическим остатком денег в сейфе.

Затем сформируйте кассовую книгу: «Банк и касса» → «Кассовая книга». Все ПКО и РКО за день должны попасть в лист кассовой книги в хронологическом порядке с присвоенными номерами. Проверьте, что нумерация ордеров непрерывна в течение года — разрывы и дубли номеров являются нарушением.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счёту 50 на конец дня

Норма

Совпадает с фактическим пересчётом наличных

Тревожный признак

Расхождение — ищите непроведённый или дублирующий документ

Лист кассовой книги за день

Норма

Все ордера включены, номера идут по порядку

Тревожный признак

Документ отсутствует в книге или номер повторяется

Проводки документа (Дт/Кт)

Норма

Дебет 50, кредит соответствует виду операции

Тревожный признак

Счёт кредита не соответствует сути операции

Ограничения и риски при работе с наличными

Организации обязаны соблюдать лимит остатка кассы, если они не относятся к малым предприятиям и ИП (для малых предприятий и ИП лимит можно не устанавливать). Сверхлимитный остаток на конец дня — нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность. Поэтому излишки выручки следует сдавать в банк документом «Выдача наличных» с видом «Взнос наличными в банк».

Отдельный риск — расчёты наличными между юридическими лицами: они ограничены предельной суммой по одному договору. Также помните, что при расчётах с физическими лицами за товары и услуги в большинстве случаев требуется онлайн-касса с выдачей чека, а ПКО в 1С не заменяет кассовый чек.

Типичные ошибки при оприходовании наличных

Ещё одна распространённая проблема — оприходование выручки до оформления отчёта о розничных продажах. В этом случае сумма может не совпасть с данными по товарам, и придётся делать корректировки. Правильная последовательность: сначала отчёт о розничных продажах (или Z-отчёт), затем ПКО на фактически сданную сумму.

Частые вопросы

Можно ли забить кассу без контрагента?

Да, для операций вроде розничной выручки или прочего поступления контрагент не обязателен. Но для взноса учредителя, возврата займа или оплаты покупателя контрагент обязателен — без него невозможно корректно закрыть расчёты и сформировать акт сверки.

Что делать, если ПКО провели на неверную сумму?

Если период открыт, откорректируйте документ и перепроведите его, затем пересформируйте кассовую книгу за этот день. Если период закрыт, исправление оформляется отдельным корректирующим документом текущей датой — сам старый ордер не трогайте.

Заменяет ли ПКО в 1С кассовый чек?

Нет. ПКО — внутренний учётный документ организации. Если наличные получены от физического лица за товары, работы или услуги, в общем случае требуется пробить чек на онлайн-кассе. ПКО оформляется дополнительно для отражения поступления в учёте.

Как оприходовать деньги, полученные с расчётного счёта?

Используйте документ «Поступление наличных» с видом операции «Получение наличных в банке» (в ряде конфигураций — «Поступление из банка»). Укажите банковский счёт и сумму по чеку. Проводка будет Дт 50 — Кт 51.

Почему ПКО не попадает в кассовую книгу?

Чаще всего документ не проведён, в нём выбрана другая организация или касса, либо дата ордера не входит в период формирования книги. Проверьте эти три параметра и пересформируйте отчёт.