Как выставить счет в 1С Бухгалтерии

Документ «Счет на оплату покупателю» в 1С:Бухгалтерии — это не учетный документ: он не формирует проводок и не влияет на налоги. Его задача — зафиксировать условия сделки и передать покупателю реквизиты для оплаты. Именно поэтому выставить счет можно в любой момент, не опасаясь искажения отчетности, а вот ошибка в реквизитах или суммах приведет к тому, что деньги не дойдут или уйдут не тому контрагенту.

Выставить счет можно двумя способами: создать документ вручную с нуля или сформировать его на основании уже созданного документа — реализации, заказа покупателя или акта. Второй путь быстрее и безопаснее, потому что номенклатура, цены и контрагент подставляются автоматически, а риск расхождения между счетом и отгрузкой сводится к минимуму.

Ниже разобраны оба сценария, настройка печатной формы, отправка счета клиенту и контроль оплаты. Инструкция актуальна для типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0; в других конфигурациях (УТ, ERP) логика похожа, но названия разделов могут отличаться.

Где находится документ и что нужно подготовить заранее

Журнал счетов расположен в разделе «Продажи» → «Счета на оплату покупателям». Если раздела «Продажи» нет в меню, проверьте настройки функциональности: «Главное» → «Функциональность», на вкладке «Продажи» должна быть включена соответствующая опция.

Прежде чем выставлять первый счет, убедитесь, что заполнены три вещи. Во-первых, карточка организации («Главное» → «Реквизиты организации»): ИНН, КПП, юридический адрес и банковский счет — именно они попадут в печатную форму. Во-вторых, карточка контрагента-покупателя с корректными ИНН и адресом. В-третьих, номенклатура с указанными ценами, если хотите, чтобы суммы подставлялись автоматически.

Создание счета вручную: пошаговый порядок

Откройте «Продажи» → «Счета на оплату покупателям» и нажмите кнопку «Создать». Программа откроет форму нового документа. Номер присваивается автоматически при записи, дата по умолчанию — текущая.

Заполните поля в следующем порядке. В поле «Покупатель» выберите контрагента из справочника или создайте нового кнопкой «+». Если у контрагента заключен договор, выберите его в поле «Договор» — от договора зависят условия оплаты и валюта. Затем в табличной части «Товары и услуги» добавьте строки: выберите номенклатуру, укажите количество и цену; сумма и НДС рассчитаются автоматически.

Обратите внимание на поле ставки НДС. Если организация на общей системе налогообложения, ставка подставится из карточки номенклатуры; если применяете УСН без НДС, установите «Без НДС», иначе покупатель получит счет с налогом, который вы не начисляете. После заполнения нажмите «Записать», затем «Провести».

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета на оплату покупателям» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите покупателя и договор
3. 3
   Добавьте товары и услуги, проверьте количество, цены и ставку НДС
4. 4
   Проверьте реквизиты своей организации в шапке печатной формы
5. 5
   Нажмите «Записать» и «Провести», затем распечатайте или отправьте счет

Выставление счета на основании другого документа

Если отгрузка уже оформлена, не создавайте счет с нуля. Откройте документ «Реализация (акты, накладные)», найдите нужный документ и нажмите «Создать на основании» → «Счет на оплату покупателю». Программа перенесет покупателя, договор и всю табличную часть с ценами и НДС.

Этот способ исключает самую частую ошибку — расхождение сумм между счетом и реализацией, из-за которого бухгалтерия клиента отклоняет документы. Дополнительный плюс: между документами создается связь, и в журнале счетов видно, по какому счету есть отгрузка, а по какому — нет.

Обратная ситуация тоже возможна: сначала выставлен счет, потом отгрузка. Тогда реализацию создавайте на основании счета — так же через «Создать на основании». Номенклатура и цены подтянутся из счета, и вам останется только указать склад и дату отгрузки.

Печать, подпись и отправка счета клиенту

Из формы документа нажмите кнопку «Печать» → «Счет на оплату». Откроется печатная форма с реквизитами продавца, покупателя, таблицей товаров и итоговой суммой прописью. Если в организации настроены подписант и печать («Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи»), они подставятся в форму автоматически.

Отправить счет можно тремя способами: распечатать и передать на бумаге, сохранить в PDF через кнопку «Сохранить» в окне предпросмотра и выслать по электронной почте, либо воспользоваться встроенной отправкой «Отправить» → «По электронной почте», если в программе настроена учетная запись почты. Формат PDF предпочтительнее: клиент не сможет случайно изменить суммы, как в редактируемом файле.

Счет на оплату не относится к документам, которые передаются через операторов ЭДО в обязательном порядке, — это не счет-фактура и не УПД. Но если обмен с контрагентом настроен, счет можно отправить и по ЭДО как неформализованный документ с вложением.

Перед массовой рассылкой счетов сделайте контрольный пример: распечатайте один счет и сверьте каждую цифру реквизитов с карточкой организации. Ошибка в одном символе номера счета или БИК обнаруживается только после того, как платеж «зависнет» в банке.

Контроль оплаты и связь счета с поступлением денег

Когда клиент оплатит счет, банковская выписка («Банк и касса» → «Банковские выписки») при загрузке из клиент-банка попытается автоматически подобрать счет по ИНН плательщика и сумме. Если совпадение найдено, в поле «Счет на оплату» документа «Поступление на расчетный счет» подставится нужный документ.

Состояние оплаты удобно отслеживать прямо в журнале счетов: включите колонку «Оплата» через «Еще» → «Изменить форму», если она не отображается. Также полезен отчет «Анализ оплаты счетов» или стандартные отчеты по задолженности: «Продажи» → «Задолженность покупателей».

Если оплата пришла, а счет не подобрался, обычно причина в расхождении суммы (клиент оплатил частично или с округлением) либо в том, что плательщик — другое юрлицо группы компаний. В этом случае укажите счет вручную в документе поступления, чтобы аналитика по оплатам оставалась корректной.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма счета

Норма

Реквизиты продавца и покупателя совпадают с карточками, сумма прописью равна итогу таблицы

Тревожный признак

Устаревший банк, неверный ИНН, сумма прописью не совпадает с цифрами

Ставка НДС

Норма

Ставка соответствует системе налогообложения организации и карточке номенклатуры

Тревожный признак

У организации на УСН в счете стоит НДС 20%

Связь с оплатой

Норма

В журнале счетов по документу виден статус оплаты после загрузки выписки

Тревожный признак

Оплата есть в банке, а счет числится неоплаченным — счет не указан в поступлении

Типичные ошибки и как их исправить

Самая распространенная ошибка — счет выставлен от неправильной организации или с устаревшим банковским счетом. Исправление простое: откройте документ, поменяйте организацию или счет, перепроведите и вышлите клиенту корректную версию с пометкой, что прежний счет недействителен.

Вторая типичная ситуация — дубли счетов: менеджер создал счет вручную, а затем еще один — на основании реализации. Лишний счет пометьте на удаление, чтобы он не путал аналитику оплат. Поскольку документ не делает проводок, удаление безопасно для учета.

Третья ошибка — ручное изменение цены в счете при автоматически подставленной номенклатуре: потом реализация создается с ценами из счета, и расхождение с прайсом уходит дальше по цепочке документов. Если цена договорная и отличается от типовой, фиксируйте это в договоре или комментарии к счету.

Ответы на частые вопросы

Формирует ли счет на оплату проводки в 1С:Бухгалтерии?

Нет. Счет — информационный документ, он не влияет на бухгалтерский и налоговый учет. Проводки появятся только при отгрузке (реализация) и поступлении оплаты (банковская выписка). Поэтому ошибку в счете можно исправить в любой момент без корректировки учета.

Можно ли изменить номер счета вручную?

Да, номер документа редактируется в шапке. Но учтите: автонумерация продолжится от максимального числового номера, и при ручной вставке «серединных» номеров возможны сбои последовательности. Если нужен префикс для разных подразделений или менеджеров, настройте префиксацию в разделе «Администрирование» → «Нумерация документов».

Как выставить счет в валюте?

Выберите у покупателя договор с валютой расчетов — поле валюты в счете станет доступным, и суммы будут указаны в валюте договора. Курс подставится на дату документа из справочника валют; убедитесь, что курсы загружены («Справочники» → «Валюты» → «Загрузить курсы»).

Что делать, если клиент просит счет с другой датой?

Дату документа можно изменить в шапке — ограничений нет, так как проводок счет не создает. Однако если на основании счета уже создана реализация, следите, чтобы даты шли в логичном порядке: счет раньше отгрузки, а не наоборот.

Как добавить в счет логотип и подпись руководителя?

Логотип загружается в карточку организации: «Главное» → «Реквизиты организации» → «Логотип». Подписи руководителя и главбуха настраиваются там же, в разделе «Подписи»: укажите сотрудников и при необходимости загрузите изображения подписи и печати — они появятся в печатной форме счета.

Можно ли выставить счет частичной предоплаты?

Да. Создайте счет на полную сумму или на сумму аванса — в зависимости от договоренности. Если нужен счет именно на часть суммы реализации, создайте счет вручную и укажите только требуемую сумму аванса, а в комментарии зафиксируйте, что это частичная предоплата по сделке.