Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С оформить возврат подотчетных сумм
Как в 1С оформить возврат подотчетных сумм: возврат в кассу, удержание из зарплаты, авансовый отчет, проводки по счету 71 и типичные ошибки бухгалтера.
Подотчетная сумма считается возвращенной, когда сотрудник либо отчитался по авансовому отчету и сдал неизрасходованный остаток, либо вернул деньги целиком, если расходов не было. В 1С:Бухгалтерии для этого используются документы «Авансовый отчет», «Приходный кассовый ордер» и «Операция, введенная вручную», а все расчеты с сотрудником отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Ошибки при оформлении возврата приводят к зависшей дебиторской задолженности на счете 71, искажению кассовой книги и спорам при проверках. Особенно внимательно нужно действовать, если сотрудник уволился, не отчитавшись: в этом случае простой возврат в кассу уже не сработает, потребуется удержание из зарплаты или перевод суммы в прочую задолженность.
Ниже разобраны все основные сценарии: возврат остатка после авансового отчета, возврат неиспользованного аванса целиком, удержание из заработной платы, а также особенности работы в 1С:ЗУП и проверка результата по отчетам.
Как устроен учет подотчетных сумм в 1С
Все расчеты с сотрудниками по выданным авансам ведутся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». При выдаче денег из кассы или с расчетного счета формируется проводка Дт 71 Кт 50 (51) — возникает дебиторская задолженность сотрудника перед организацией.
Погашается эта задолженность двумя способами: предъявлением авансового отчета с подтверждающими документами (Дт 10, 26, 44 и др. Кт 71) либо возвратом денег (Дт 50, 51 Кт 71). Пока на счете 71 по конкретному сотруднику висит дебетовое сальдо — аванс считается невозвращенным.
В 1С аналитика по счету 71 ведется по справочнику «Физические лица» (в 1С:Бухгалтерии) или «Сотрудники» (в 1С:ЗУП). Важно проверять, что возврат оформляется на того же сотрудника, которому выдавался аванс, иначе задолженность не закроется.
Возврат неизрасходованного остатка после авансового отчета
Самая частая ситуация: сотрудник получил аванс, потратил часть суммы, предоставил авансовый отчет с чеками и сдал остаток в кассу. Порядок действий в 1С:Бухгалтерии 8.3 следующий.
Сначала оформите документ «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса» в зависимости от настроек интерфейса). Заполните оплаченные расходы, приложите данные чеков и билетов. После проведения документа на счете 71 останется дебетовое сальдо — это и есть неизрасходованный остаток.
Затем создайте документ «Поступление наличных» (приходный кассовый ордер) в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». Выберите вид операции «Возврат от подотчетного лица», укажите сотрудника и сумму остатка. При проведении сформируется проводка Дт 50.01 Кт 71.01.
- 1Проведите авансовый отчет сотрудника с подтверждающими документами
- 2Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 и уточните сумму остатка
- 3Создайте документ «Поступление наличных» с видом операции «Возврат от подотчетного лица»
- 4Укажите сотрудника и сумму, сверьте с остатком по ОСВ
- 5Проведите документ и проверьте, что сальдо по сотруднику на счете 71 закрылось
Возврат аванса целиком, если расходов не было
Если сотрудник не потратил выданные деньги вовсе — например, поездка отменилась или закупка не состоялась — авансовый отчет не нужен. Достаточно одного приходного кассового ордера с видом операции «Возврат от подотчетного лица» на полную сумму аванса.
Если аванс выдавался на банковскую карту сотрудника и возвращается тоже безналично, используйте документ «Поступление на расчетный счет» с соответствующим видом операции — проводка будет Дт 51 Кт 71. Вид операции важен: при неверном выборе программа может сформировать другие проводки или не закрыть задолженность.
Сохраните документальное подтверждение возврата: квитанцию к ПКО с подписью кассира или платежное поручение при безналичном возврате. Эти документы понадобятся при инвентаризации расчетов и возможных проверках.
Удержание невозвращенной суммы из заработной платы
Если сотрудник не вернул остаток и не предоставил отчет в установленный срок, организация вправе удержать сумму из его зарплаты. Для этого нужно письменное согласие сотрудника или решение руководителя, оформленное в установленном порядке, а размер удержаний ограничен трудовым законодательством.
В 1С:ЗУП удержание оформляется документом «Удержание прочих задолженностей» или через постоянное удержание, назначенное сотруднику. В 1С:Бухгалтерии без модуля зарплаты операцию отражают документом «Операция, введенная вручную»: проводка Дт 70 Кт 71 на удерживаемую сумму.
Удерживайте сумму частями, если она существенна относительно зарплаты: единовременное удержание сверх допустимого процента выплат нарушает права сотрудника и может быть оспорено. Согласуйте график удержаний письменно.
Что делать, если сотрудник уволился, не вернув аванс
Ситуация сложнее, если подотчетное лицо уволилось и возвращать деньги отказывается. Сумму следует перевести со счета 71 на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — документом «Операция, введенная вручную».
Дальше возможны два пути: удержание при окончательном расчете с увольняемым (если сумма расчета это позволяет и есть основания) либо взыскание через суд. Если взыскание невозможно, задолженность списывается на прочие расходы после истечения срока исковой давности с проводкой Дт 91.02 Кт 73 (76) и одновременным учетом на забалансовом счете 007.
Перевод задолженности со счета 71 на другие счета оформите внутренней бухгалтерской справкой с указанием основания: приказ об увольнении, отказ сотрудника, переписка. Это зафиксирует экономический смысл операции для проверяющих.
Проверка результата: отчеты и контрольные точки
После оформления возврата убедитесь, что задолженность закрылась. Основной инструмент — оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 (раздел «Отчеты»). Установите период, сгруппируйте по субконто «Физические лица» и проверьте конечное сальдо по нужному сотруднику.
Дополнительно используйте отчет «Анализ счета 71» или карточку счета: в ней видно, какими документами формировались обороты — выдача, авансовый отчет, возврат. Это помогает быстро найти расхождение, если суммы не сошлись.
Проверьте также кассовую книгу: приходный ордер на возврат должен попасть в отчет кассира за день поступления. Если кассовые документы ведутся вручную параллельно с 1С, сверьте нумерацию ПКО и итоговый остаток денег в кассе.
Как проверить результат
Нулевое или равно сумме новых неотчитанных авансов
Дебетовое сальдо после полного возврата — возврат проведен не на то лицо или не той суммой
Дт 50.01 Кт 71.01, субконто — нужный сотрудник
Проводка на другой счет — неверно выбран вид операции
ПКО включен в отчет кассира, остаток кассы сошелся
Документ не попал в кассовую книгу или дублируется номер
Особенности в разных конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 вся цепочка — выдача, отчет, возврат — ведется кассовыми документами и авансовыми отчетами, зарплатные удержания при упрощенном учете оформляются операцией вручную. В конфигурациях с полноценным расчетом зарплаты (КОРП и ПРОФ с подсистемой) удержания доступны штатно.
В 1С:ЗУП подотчетные суммы как таковые не выдаются, но удержания задолженности из зарплаты оформляются документами раздела «Зарплата» → «Удержания». Бухгалтерские проводки затем формируются при синхронизации с 1С:Бухгалтерией.
В 1С:Управление нашей фирмой и 1С:Комплексная автоматизация механика аналогична: документ «Приходный кассовый ордер» или «Поступление денег» с операцией возврата от подотчетного лица закрывает расчет. Названия документов и разделы меню могут отличаться — ориентируйтесь на вид операции и проводки.
Сравнение вариантов возврата
Подходит для возврата наличными в кассу. Ограничение: не работает, если сотрудник не вернул деньги фактически.
Для случаев, когда деньги не возвращены добровольно. Требует письменного согласия и соблюдения лимитов удержаний.
Для уволенных и спорных ситуаций. Не закрывает долг деньгами, а лишь переквалифицирует задолженность.
Часто задаваемые вопросы
Какой документ закрывает подотчетную сумму в 1С:Бухгалтерии?
Зависит от ситуации: израсходованная часть закрывается авансовым отчетом, а возвращенные деньги — приходным кассовым ордером с видом операции «Возврат от подотчетного лица» или документом поступления на расчетный счет при безналичном возврате.
Что делать, если возврат провели, а сальдо по счету 71 не закрылось?
Проверьте субконто в проводках: чаще всего возврат оформлен на другое физическое лицо, чем выдача. Также убедитесь, что выбран правильный вид операции — при «Прочем поступлении» проводка идет не на счет 71. Исправьте документ и перепроведите его.
Можно ли вернуть подотчетные деньги на расчетный счет, а не в кассу?
Да. Сотрудник может перечислить остаток на расчетный счет организации. Тогда оформляется документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции, закрывающим расчеты с подотчетным лицом, — проводка Дт 51 Кт 71.
Как быть, если сотрудник вернул больше или меньше остатка?
Принимайте ПКО на фактически возвращенную сумму, а расхождение разбирайте отдельно: недостачу оформляйте удержанием или претензией, излишек — последующей выдачей или зачетом. Завышать или занижать сумму в документе «для ровного счета» нельзя — это исказит кассу и расчеты.
В течение какого срока сотрудник должен вернуть неизрасходованный аванс?
Срок отчета по авансу организация устанавливает внутренним положением или приказом. По командировочным авансам ориентир — отчет в течение нескольких рабочих дней после возвращения. Зафиксируйте сроки в локальном акте, чтобы удержания и претензии имели документальное основание.
Нужен ли кассовый чек при возврате подотчетных сумм?
Возврат неизрасходованного аванса сам по себе не является расчетом за товары или услуги, поэтому в общем случае чек ККТ не требуется — достаточно приходного кассового ордера. Однако если авансовый отчет содержит покупки с применением ККТ, чеки к нему обязательны.
Что важно запомнить
Возврат подотчетных сумм в 1С оформляется ПКО с видом операции «Возврат от подотчетного лица» (Дт 50 Кт 71) после проведения авансового отчета. Невозвращенные суммы удерживают из зарплаты с письменного согласия, а задолженность уволенных переводят на счета 73/76. Результат всегда проверяйте по ОСВ счета 71 в разрезе сотрудников.