Как выставить счет в 1С:ERP: пошаговая инструкция

Счет на оплату в 1С:ERP выставляется в разделе «Продажи» и служит основанием для оплаты заказа покупателя. Документ не формирует бухгалтерских проводок — это информационный документ, который фиксирует сумму обязательства клиента и на основании которого клиент-банк или касса позже регистрирует поступление денег.

Для корректной работы механизма должны быть заполнены карточка организации (банковский счет, ИНН, КПП), карточка контрагента и номенклатура с ценами. Если эти данные введены, счет создается за 1–2 минуты: либо на основании заказа клиента, либо вручную.

Где находится документ и что нужно подготовить

Журнал счетов расположен в разделе Продажи → Продажи → Счета на оплату. В некоторых конфигурациях интерфейса журнал доступен также из карточки документа «Заказ клиента» через структуру подчиненности. Если раздела не видно, проверьте права пользователя и включенные функциональные опции: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Продажи — должны быть включены опции работы с заказами и счетами.

Перед выставлением первого счета убедитесь, что заполнены три справочника. В карточке организации должен быть указан банковский счет, который попадет в печатную форму. В карточке контрагента — полное наименование, ИНН, КПП и адрес. В номенклатуре — наименование, единица измерения, ставка НДС и действующая цена в прайсе. Пропуск любого из этих элементов приведет к тому, что печатная форма окажется неполной.

Как создать счет вручную

Откройте журнал «Счета на оплату» и нажмите кнопку Создать. В форме документа заполните поля последовательно: организация, контрагент (покупатель), банковский счет для получения оплаты. Программа подставит реквизиты из карточек справочников автоматически — проверьте, что подставился именно тот расчетный счет, на который ожидается оплата.

На вкладке «Товары» добавьте позиции кнопкой «Добавить» или «Подобрать». Укажите номенклатуру, количество и цену; сумма и НДС рассчитаются автоматически. Если цены ведутся через виды цен, выберите нужный вид цен в шапке документа — тогда цены подтянутся из прайса. После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».

1. 1
   Откройте Продажи → Счета на оплату и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента и банковский счет
3. 3
   Добавьте товары или услуги с количеством и ценами
4. 4
   Проверьте итоговую сумму и ставку НДС
5. 5
   Проведите документ и сформируйте печатную форму
6. 6
   Отправьте счет покупателю и дождитесь поступления оплаты

Как выставить счет на основании заказа клиента

Если продажа оформляется через заказ, счет создавать вручную не нужно. Откройте проведенный документ «Заказ клиента», нажмите кнопку Создать на основании и выберите «Счет на оплату». Программа перенесет в счет контрагента, состав товаров, цены и суммы из заказа — останется проверить данные и провести документ.

Такой способ предпочтительнее: он сохраняет связь документов в структуре подчиненности. По цепочке «Заказ → Счет → Поступление ДС → Реализация» менеджер видит, какие счета оплачены, а какие висят в дебиторке. При ручном создании счета эта связь теряется, и контроль оплаты приходится вести отдельно.

Печатная форма и отправка покупателю

Печать вызывается кнопкой Печать → Счет на оплату в форме документа. Стандартная форма содержит реквизиты продавца и покупателя, номер и дату счета, табличную часть с товарами, итоговую сумму прописью и подписи руководителя и бухгалтера. Если в карточке организации загружены изображения подписи и печати (раздел «Печать» в карточке организации), они выводятся на форму автоматически.

Для отправки по электронной почте используйте кнопку «Отправить» — письмо с вложенным PDF сформируется автоматически, если настроена учетная запись почты в разделе «Органайзер». Также счет можно выгрузить в PDF вручную через «Сохранить как» в окне предварительного просмотра.

Если типовая форма не устраивает (нужен логотип, другой порядок колонок, строка об НДС по-особому), макет дорабатывается через механизм внешних печатных форм. Это задача для специалиста по 1С — править макет в конфигураторе напрямую не рекомендуется, чтобы не потерять изменения при обновлении.

Как оформить счет-фактуру и УПД

Счет на оплату и счет-фактура — разные документы. Счет-фактура выставляется после отгрузки на основании документа «Реализация товаров и услуг»: откройте реализацию, нажмите «Создать на основании → Счет-фактура выданный». Номер и дата подставятся автоматически, документ попадет в книгу продаж и декларацию по НДС.

Если организация работает с универсальными передаточными документами, вместо пары «накладная + счет-фактура» в реализации формируется УПД одной кнопкой печати. Вариант оформления задается в настройках учетной политики и в документе реализации. Для авансовых оплат счет-фактура на аванс создается на основании документа поступления денежных средств.

Сравнение вариантов

Счет на оплату

Информационный документ до оплаты. Не создает проводок, не влияет на налоги

Счет-фактура

Налоговый документ после отгрузки или получения аванса. Попадает в книгу продаж и декларацию по НДС

УПД

Объединяет накладную и счет-фактуру. Подходит для отгрузок, сокращает документооборот

Контроль оплаты и проверка результата

Поступление оплаты регистрируется документом «Поступление безналичных денежных средств» (раздел «Казначейство»), который загружается из клиент-банка или создается вручную. При обмене с банком программа сопоставляет платежку со счетом по контрагенту и сумме. Проверить состояние оплаты можно в отчете «Оплата заказов клиентов» или по структуре подчиненности заказа.

Признаки корректно оформленной цепочки: счет проведен, сумма в платежном поручении совпадает со счетом, задолженность контрагента в отчете «Задолженность клиентов» закрывается после поступления денег. Если оплата пришла, а счет остался «неоплаченным», проверьте, что в поступлении ДС указан тот же контрагент и договор.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма счета

Норма

Заполнены реквизиты обеих сторон, сумма, подписи

Тревожный признак

Пустые поля ИНН, банковского счета или адреса

Статус оплаты

Норма

Поступление ДС сопоставлено со счетом, долг закрыт

Тревожный признак

Платеж есть, а в отчете счет висит неоплаченным

Структура подчиненности

Норма

Видна цепочка Заказ → Счет → Оплата → Реализация

Тревожный признак

Документы созданы по отдельности без связи

Типичные ошибки при выставлении счетов

Самая частая проблема — неверный банковский счет в печатной форме. Если у организации несколько счетов, программа подставляет основной; перед отправкой покупателю сверьте реквизиты. Вторая ошибка — устаревшие цены: если вид цен не выбран или прайс не обновлялся, в счет попадут нулевые или старые цены. Всегда проверяйте итоговую сумму до отправки.

Третья группа ошибок связана с НДС: неверная ставка в карточке номенклатуры приводит к неправильной сумме налога в счете, а затем и в счете-фактуре. Также пользователи иногда редактируют проведенный счет задним числом после оплаты — это ломает сопоставление платежей и искажает отчеты по дебиторке. Если счет уже отправлен и оплачен, изменения вносите через новый документ, а не правкой старого.

Частые вопросы

Можно ли выставить счет без заказа клиента?

Да, счет создается самостоятельно через «Создать» в журнале счетов. Но при работе через заказы лучше использовать «Создать на основании» — сохранится связь документов и автоматический контроль оплаты.

Почему в печатной форме пустые реквизиты банка?

В карточке организации не заполнен или не выбран банковский счет. Откройте справочник «Организации», добавьте расчетный счет и убедитесь, что он отмечен как основной, затем перевыберите счет в документе.

Как выставить счет частичной оплаты по заказу?

Создайте счет на основании заказа и вручную скорректируйте сумму или состав позиций до нужной доли. Вариант оплаты (аванс, предоплата, кредит) также можно задать в самом заказе на вкладке условий оплаты.

Влияет ли счет на оплату на отчеты по НДС?

Нет. Счет на оплату — информационный документ. В книгу продаж и декларацию попадают только счета-фактуры, выставленные при отгрузке или получении аванса.

Как изменить типовую печатную форму счета?

Через механизм внешних печатных форм в разделе «НСИ и администрирование». Доработку макета лучше поручить специалисту по 1С, чтобы не затрагивать типовую конфигурацию и сохранить возможность обновлений.