Как выставить счет на оплату в 1С 11

Документ «Счет на оплату покупателю» в 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексная автоматизация фиксирует согласие клиента оплатить товары или услуги и служит основанием для последующей отгрузки и поступления оплаты. Он не формирует бухгалтерских проводок, но участвует в расчетах с клиентами, резервировании товара и планировании денежных поступлений.

Создать счет можно несколькими способами: вручную из раздела продаж, на основании заказа клиента или коммерческого предложения, а также массово — через обработку формирования документов. Выбор способа зависит от того, как устроен документооборот в вашей компании: если менеджеры работают через заказы, счета удобнее вводить на их основании, чтобы суммы и состав автоматически подтягивались без ручного ввода.

Ниже разобран полный цикл работы со счетом: от проверки настроек до печати, отправки клиенту и контроля оплаты. Инструкция ориентирована на типовую конфигурацию 1С:Управление торговлей 11, но логика аналогична в Комплексной автоматизации и ERP.

Проверьте настройки перед созданием первого счета

Прежде чем выставлять счета, убедитесь, что в программе заполнены базовые данные, от которых зависит корректность документа. Откройте карточку вашей организации в разделе «НСИ и администрирование» → «Организации» и проверьте ИНН, КПП, юридический адрес и систему налогообложения — эти реквизиты попадут в печатную форму счета.

Далее проверьте банковский счет организации: в карточке организации перейдите по ссылке «Банковские счета» и убедитесь, что указан расчетный счет, БИК и корреспондентский счет банка. Именно эти реквизиты клиент увидит в счете и по ним будет платить. Ошибка в номере счета или БИК приведет к тому, что платеж уйдет не туда или вернется плательщику.

Если компания работает с НДС, проверьте настройку учетной политики и ставки НДС в номенклатуре. Ставка подставляется из карточки товара, и если там по умолчанию стоит «Без НДС», а вы плательщик НДС, счет уйдет клиенту с неверной суммой налога.

Создайте счет вручную из раздела продаж

Откройте раздел «Продажи» и в группе «Документы» выберите «Счета на оплату». Если пункта нет в меню, воспользуйтесь поиском по разделу или включите отображение документа в настройках навигации раздела. В открывшемся списке нажмите кнопку «Создать».

В новом документе последовательно заполните поля. Сначала выберите организацию, от имени которой выставляется счет, — от нее зависят реквизиты и нумерация. Затем укажите клиента: начните вводить название или ИНН, программа предложит варианты из справочника партнеров. Если клиента еще нет в базе, создайте его прямо из поля ввода, заполнив минимум — наименование, ИНН и адрес.

Проверьте соглашение с клиентом: оно определяет валюту, условия оплаты и цены. Если соглашений несколько, выберите нужное вручную. Поле «Банковский счет» подставится из карточки организации — при наличии нескольких счетов выберите тот, на который хотите получить оплату.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета на оплату» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию и клиента, проверьте соглашение
3. 3
   Добавьте товары или услуги в табличную часть, укажите количество и цены
4. 4
   Проверьте ставки НДС и итоговую сумму документа
5. 5
   Укажите срок оплаты и при необходимости этапы оплаты
6. 6
   Нажмите «Провести», затем «Печать» и выберите форму счета

Заполните табличную часть и условия оплаты

В табличной части «Товары» добавьте позиции кнопкой «Добавить» или подбором через кнопку «Заполнить» → «Подобрать товары». Подбор удобнее при большом количестве позиций: в нем видны остатки, цены и можно добавлять товары двойным щелчком. Количество и цену можно изменить прямо в строке.

Цена подставляется из вида цен, указанного в соглашении или документе. Если цена не подставилась, проверьте, что для номенклатуры установлена цена на дату документа в нужном виде цен — это делается документом «Установка цен номенклатуры». Ручное изменение цены в счете возможно, но фиксирует отклонение от прайса.

Обратите внимание на закладку или группу «Дополнительно» и условия оплаты. В поле «Оплата» можно указать этапы: например, 100% предоплата или 50% аванс и 50% после отгрузки. Эта информация попадет в печатную форму и поможет контролировать график платежей. Поле «Срок оплаты» определяет дату, до которой счет считается действительным.

Если счет выставляется на услуги без товарного состава, добавьте в номенклатуру позицию с типом «Услуга» и заполните ее полное наименование для печати — именно оно выводится в счет. Краткое рабочее наименование вида «Усл. монтаж» клиенту лучше не показывать.

Выставите счет на основании заказа клиента

Если продажа оформляется через заказ, счет правильнее создавать на его основании — это исключает расхождения в составе и суммах. Откройте нужный заказ клиента и нажмите кнопку «Создать на основании», затем выберите «Счет на оплату». Программа перенесет клиента, соглашение, товары, цены и суммы.

Альтернативный путь — из списка счетов: нажмите «Создать» и в поле «Заказ клиента» выберите нужный заказ, табличная часть заполнится по нему. В конфигурациях с включенной опцией «Счета на оплату по заказам» доступна также массовая обработка «Оформление счетов на оплату», где по списку заказов формируются счета за один сеанс.

После создания на основании проверьте, что сумма счета совпадает с суммой заказа или с суммой конкретного этапа оплаты. Если по заказу предусмотрен частичный аванс, скорректируйте сумму счета вручную или через этапы оплаты — иначе клиенту уйдет счет на полную стоимость.

Способы создания счета

Вручную из списка счетов

Подходит для разовых продаж без заказа. Ограничение: весь состав и цены вводятся или подбираются вручную, выше риск ошибки.

На основании заказа клиента

Оптимально при работе через заказы: состав, цены и клиент переносятся автоматически, сохраняется связь документов для контроля расчетов.

Массовое оформление по заказам

Подходит, когда счетов много и они выставляются пакетно. Требует включенной опции и дисциплины ведения заказов.

Распечатайте счет и отправьте клиенту

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели счета. В типовой конфигурации доступна форма «Счет на оплату», в которой выводятся реквизиты продавца и покупателя, таблица товаров с НДС, итоговая сумма прописью и подписи руководителя и бухгалтера. Если в вашей базе подключены дополнительные печатные формы, они появятся в том же меню.

Перед отправкой откройте предварительный просмотр и проверьте реквизиты: ИНН и КПП обеих сторон, номер расчетного счета, БИК банка, сумму и выделенный НДС. Ошибку проще исправить до отправки, чем перевыставлять счет после оплаты.

Для отправки по электронной почте используйте кнопку «Отправить» → «Отправить по электронной почте»: программа сформирует PDF-файл счета и прикрепит его к письму, если настроена учетная запись почты в разделе «НСИ и администрирование» → «Органайзер». Если почта не настроена, сохраните счет в PDF через меню печати и отправьте из обычного почтового клиента.

Проконтролируйте оплату и закройте счет

После поступления денег оформите документ «Приходный кассовый ордер» или загрузите «Поступление безналичных денежных средств» из банковской выписки. В платежном документе укажите счет на оплату в поле «Документ расчетов» — тогда оплата корректно зачтется и по счету появится статус оплаты.

Текущее состояние видно прямо в списке счетов: колонки состояния показывают, оплачен счет, оплачен частично или просрочен. Для детального анализа используйте отчеты раздела продаж, например «Расчеты с клиентами» или «Задолженность клиентов», — они покажут неоплаченные счета и сроки просрочки по каждому партнеру.

Когда оплата получена и товар отгружен, оформите «Реализацию товаров и услуг» на основании счета или заказа. Сам счет после этого остается в базе как часть цепочки документов. Если клиент отказался от покупки, не удаляйте проведенный счет, по которому уже могла пройти частичная оплата, — установите ему статус аннулирования или пометьте на удаление только при полном отсутствии связанных документов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма счета

Норма

Верные ИНН, КПП, расчетный счет, БИК; сумма и НДС совпадают с договоренностью

Тревожный признак

Чужие реквизиты, пустой банковский счет, сумма без НДС у плательщика НДС

Статус в списке счетов после оплаты

Норма

Счет отображается как оплаченный или частично оплаченный

Тревожный признак

Оплата прошла по выписке, но счет числится неоплаченным — не указан документ расчетов

Цепочка документов

Норма

По счету оформлены оплата и реализация, отчеты по расчетам не показывают долга

Тревожный признак

В отчете «Расчеты с клиентами» зависла задолженность по закрытой сделке

Частые вопросы

Можно ли выставить счет в 1С 11 без заказа клиента?

Да. Документ «Счет на оплату» самостоятельный и создается напрямую из списка «Продажи» → «Счета на оплату». Заказ нужен только для автоматического заполнения и связи документов, но не обязателен.

Почему в счете не отображается печать и подписи?

Типовая форма счета выводит подписи руководителя и главного бухгалтера, но печать организации в ней обычно не предусмотрена — по закону счет на оплату не требует печати. Подписи заполняются из данных ответственных лиц организации; проверьте их в карточке организации.

Как изменить счет, если клиент его уже оплатил?

Редактировать оплаченный счет не рекомендуется — сумма документа разойдется с платежом. Правильнее аннулировать старый счет, выставить новый на корректную сумму и перезачесть оплату через платежный документ, указав в нем новый счет.

Счет на оплату и счет-фактура — это одно и то же?

Нет. Счет на оплату — коммерческий документ для выставления клиенту суммы к оплате, он не влияет на учет. Счет-фактура — налоговый документ для НДС, который оформляется по реализации или авансу отдельно.

Как отправить счет клиенту прямо из 1С?

Настройте учетную запись электронной почты в разделе «НСИ и администрирование» → «Органайзер», затем в документе нажмите «Отправить» → «По электронной почте». Программа сформирует PDF и вложит его в письмо. Без настройки почты сохраните счет в PDF и отправьте через обычный почтовый клиент.

Что делать, если в списке нет документа «Счета на оплату»?

Проверьте, включена ли функциональная опция «Счета на оплату» в настройках раздела «НСИ и администрирование» → «Продажи». Также документ может быть скрыт из меню раздела — добавьте его через настройку навигации или найдите через поле поиска в верхней части окна.