Как провести оплату самозанятому в 1С

Оплата услуг самозанятого (плательщика налога на профессиональный доход, НПД) в 1С отличается от расчётов с обычными контрагентами: нет НДС, нет обязательных страховых взносов, но есть обязательная проверка статуса исполнителя и получение чека из приложения «Мой налог». Если оформить выплату как обычную операцию без контроля этих условий, компания рискует получить доначисление взносов и штраф при проверке.

В типовых конфигурациях — 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0), 1С:Управление нашей фирмой, 1С:ERP — расчёты с самозанятыми ведутся через стандартные документы поступления услуг и списания денежных средств. Различия только в настройках договора, ставках налогов и аналитике. Ниже разобран порядок действий от создания контрагента до контроля чека.

Материал ориентирован на бухгалтера или руководителя, который сам ведёт учёт в 1С:Бухгалтерии. Для других конфигураций названия документов могут незначительно отличаться, но логика операций та же.

Что проверить до оплаты: статус самозанятого и договор

Прежде чем заводить документы в 1С, убедитесь, что исполнитель действительно применяет НПД. Запросите у него справку о постановке на учёт в качестве самозанятого — её формируют в приложении «Мой налог» или через личный кабинет на сайте ФНС. Дополнительно можно проверить статус самостоятельно по ИНН через сервис ФНС. Проверку разумно повторять перед каждой крупной выплатой: самозанятый может сняться с учёта или превысить лимит дохода.

Второе условие — договор. С самозанятым заключают гражданско-правовой договор (оказания услуг, выполнения работ, авторский). В нём фиксируют предмет, стоимость, порядок приёмки и обязанность исполнителя выдать чек НПД. Не используйте формулировки трудового договора: должность, график, оклад, подчинение правилам внутреннего распорядка — это признаки, по которым отношения переквалифицируют в трудовые.

Третий момент — ограничение по бывшим сотрудникам. Налоговый кодекс запрещает признавать доходом по НПД оплату от заказчика, который был работодателем исполнителя менее двух лет назад. Если самозанятый уволился из вашей компании недавно, оплата ему как плательщику НПД неправомерна — такие выплаты облагаются взносами как доход физлица.

Как завести самозанятого в справочнике контрагентов

Самозанятый учитывается в 1С как физическое лицо — контрагент. Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и создайте новый элемент. В поле вида контрагента выберите «Физическое лицо», заполните ФИО, ИНН (у самозанятого он обязателен — именно по нему проверяется статус), адрес и банковские реквизиты для оплаты.

ИНН важно внести без ошибок: 1С и банк сверяют его при формировании платёжного поручения, а вы будете использовать его для проверки статуса на сайте ФНС. Если самозанятый просит платить на карту, укажите в банковском счёте реквизиты его счёта (БИК банка, номер счёта), а не номер карты — платёж уходит на счёт, к которому привязана карта.

Далее создайте договор с контрагентом. В карточке контрагента перейдите на вкладку «Договоры» и добавьте договор с видом «С поставщиком». Укажите номер и дату фактического договора ГПХ. Валюта — рубли. Отдельного вида договора «с самозанятым» в типовой конфигурации нет, используется стандартный поставщический.

Как отразить поступление услуг от самозанятого

Основание для оплаты — актуальный документ оказанных услуг (акт, УПД или сам чек НПД, если он содержит все необходимые реквизиты первичного документа). В 1С:Бухгалтерии перейдите в «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции «Услуги (акт)».

Заполните шапку: контрагент-самозанятый, договор, дата и номер акта. В табличной части выберите или создайте номенклатуру с видом «Услуга», укажите содержание (например, «Услуги по разработке макета по договору № 12»), количество и цену. В поле «% НДС» выберите «Без НДС» — самозанятые не являются плательщиками НДС, и входного налога к вычету не будет.

Счёт учёта затрат зависит от характера услуг: 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу», 20 «Основное производство», 91.02 для прочих. После проведения документ сформирует проводку Дт счёта затрат — Кт 60.01 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками». Проверьте, что в проводках нет счёта 19 (НДС) и что задолженность повисла на 60.01 по нужному контрагенту и договору.

1. 1
   Получите акт и чек «Мой налог» от исполнителя, сверьте суммы
2. 2
   Создайте «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги (акт)»
3. 3
   Укажите контрагента-физлицо, договор, номенклатуру услуги, ставку «Без НДС»
4. 4
   Выберите корректный счёт затрат и проведите документ
5. 5
   Проверьте проводки: Дт затрат — Кт 60.01, без счёта 19

Как провести саму оплату со счёта или наличными

Оплата с расчётного счёта

Стандартный путь — документ «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Создайте его вручную или на основании документа поступления. Вид операции — «Оплата поставщику». Укажите получателя-самозанятого, договор, сумму и счёт учёта 60.01. Если ведёте платёжный календарь, можно сначала оформить «Заявку на расходование денежных средств», а списание создать на её основании.

При загрузке выписок из клиент-банка документ создастся автоматически — проверьте, что программа правильно определила контрагента по ИНН и подставила вид операции «Оплата поставщику», а не «Прочее списание». Неверный вид операции приведёт к тому, что задолженность на 60.01 не закроется, и в оборотно-сальдовой ведомости зависнет и аванс, и долг.

Оплата наличными

Оплатить самозанятому можно и наличными через кассу — документом «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Оплата поставщику». Учтите лимит расчётов наличными по одному договору между юрлицом и физлицом-предпринимателем; для обычных физлиц формального лимита нет, но крупные наличные выплаты лучше заменить безналичными — это упрощает подтверждение расходов.

Оплата на карту или через электронные кошельки

Перевод на карту физлица со счёта организации оформляется тем же «Списанием с расчётного счёта» — платёж идёт на банковский счёт, привязанный к карте. Переводы через электронные кошельки для расчётов с контрагентами использовать не рекомендуется: сложно подтвердить получателя и связать платёж с договором, что ставит под сомнение расход.

Способы оплаты самозанятому

С расчётного счёта

Оптимальный вариант: платёж легко подтвердить выпиской, автоматически закрывается задолженность на 60.01.

Наличными через кассу

Допустимо через РКО, но требует подписи получателя и усложняет подтверждение при крупных суммах.

На карту физлица

Технически то же списание со счёта; важно указать в назначении платежа договор и ФИО получателя.

Электронные кошельки

Не рекомендуется: трудно доказать связь платежа с конкретным договором и исполнителем.

Чек «Мой налог»: зачем нужен и как хранить

Чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог», — обязательный документ, подтверждающий, что доход заявлен и налог с него будет уплачен. Без чека налоговая может отказать в признании расхода и доначислить взносы. Чек должен содержать наименование вашей организации или ИП и ИНН покупателя — попросите исполнителя внести эти данные при формировании.

Сверьте чек с актом и платёжным документом: сумма, дата, предмет должны совпадать. Дата чека — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты (срок передачи чека покупателю), но на практике просите чек сразу при расчёте. Храните чеки в электронном виде вместе с актами — в 1С их можно прикрепить к документу поступления через механизм присоединённых файлов.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения обоих документов откройте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60.01» с отбором по контрагенту. Признак корректного отражения: конечное сальдо по самозанятому равно нулю (при полной оплате), нет одновременно дебетового и кредитового остатка по одному договору. Также проверьте, что сумма расхода попала в налоговый учёт — в документе поступления на закладке проводок по НУ сумма должна совпадать с бухгалтерской.

Частые ошибки при оплате самозанятых: проведение выплаты через зарплатные документы (ведомость на выплату) вместо расчётов с поставщиками — это провоцирует начисление взносов; выбор ставки НДС 20% вместо «Без НДС»; отсутствие чека НПД в комплекте документов; оплата по реквизитам, не совпадающим с данными договора; использование вида операции «Прочее списание», из-за чего задолженность не закрывается.

Частые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять взносы при оплате самозанятому?

Нет. Плательщик НПД сам уплачивает налог со своего дохода, а заказчик не является налоговым агентом. НДФЛ не удерживается, страховые взносы не начисляются — при условии, что статус самозанятого действителен и выдан чек «Мой налог».

Можно ли оплатить самозанятому авансом?

Да, аванс не запрещён. В документе списания задолженность отразится на счёте 60.02 «Авансы выданные», а после проведения поступления услуг аванс зачтётся автоматически. Чек «Мой налог» исполнитель обязан выдать на сумму фактически полученного аванса.

Что делать, если самозанятый не прислал чек?

Направьте письменный запрос с указанием срока. Если чек не предоставлен, расход рискованно признавать в налоговом учёте — безопаснее приостановить признание затрат до получения чека либо расторгнуть договор и вернуть оплату. В договоре заранее пропишите обязанность выдать чек и ответственность за её нарушение.

Можно ли работать с самозанятым, который оказывает услуги регулярно?

Формально можно, но регулярные одинаковые выплаты одному исполнителю — фактор риска переквалификации отношений в трудовые. Минимизируйте риск: разные предметы договоров, оплата по факту результата, отсутствие закреплённого рабочего места и графика.

Как отразить оплату самозанятому в 1С:УНФ или 1С:ERP?

Логика идентична: документ «Поступление услуг» (в УНФ — «Приходная накладная» с видом операции «Поступление от поставщика») без НДС и «Расход со счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Контрагент заводится как физлицо, договор — «С поставщиком».

Облагается ли оплата самозанятому каким-либо налогом у заказчика?

Нет, сама выплата налогом у заказчика не облагается. Оплаченная сумма включается в расходы при расчёте налога на прибыль или налога по УСН (при объекте «доходы минус расходы») при наличии акта и чека НПД.