Как выставить корректировочный счет-фактуру покупателю в 1С

Корректировочный счет-фактура (КСФ) оформляется, когда после отгрузки изменилась цена или количество товаров, работ и услуг: покупатель вернул часть товара, стороны согласовали скидку, обнаружилась ошибка в первичном документе. В 1С:Бухгалтерии 8.3 вся цепочка строится от исходного документа реализации — программа сама подтянет данные, рассчитает разницы и сформирует проводки.

Главное правило: корректировочный счет-фактура не создается «с нуля», а вводится на основании документа «Реализация (акты, накладные)» или корректировки реализации. Если попытаться оформить КСФ вручную без связи с исходной отгрузкой, нарушится цепочка в книге продаж и декларации по НДС.

Ниже разобраны два рабочих сценария: корректировка по соглашению сторон (изменение цены или количества) и исправление технической ошибки. Также показано, как проверить результат в отчетах по НДС и какие ошибки встречаются чаще всего.

Когда нужен корректировочный, а когда исправительный счет-фактура

Прежде чем что-то нажимать в программе, определите тип ситуации — от этого зависит вид документа и порядок отражения в учете.

Корректировочный счет-фактура оформляется, когда первоначальный документ был правильным, но потом по соглашению сторон изменились цена или количество: ретро-скидка, частичный возврат, уценка, допоставка. Основание — договоренность сторон (допсоглашение, уведомление, акт).

Исправительный счет-фактура нужен, когда в исходном документе была ошибка: неверный адрес, ИНН, наименование товара, арифметическая ошибка. Здесь первоначальные данные изначально были неправильными, и согласования изменений не требуется.

Корректировочный или исправительный

Корректировочный (КСФ)

Изменились цена или количество по соглашению сторон: скидка, возврат, уценка. Создается через «Корректировку реализации».

Исправительный (ИСФ)

В исходном счете-фактуре допущена ошибка в реквизитах или суммах. Создается через корректировку с видом «Исправление в первичных документах».

Новый исходный документ

Если ошибка в периоде, который еще не закрыт, и покупатель не принял вычет — иногда проще аннулировать и выставить документ заново, но это требует согласования.

Подготовка: что проверить перед созданием КСФ

Убедитесь, что исходная реализация проведена в базе и по ней выставлен счет-фактура. Откройте документ реализации и проверьте ссылку на счет-фактуру внизу формы — если счет-фактура не создавался, сначала выставьте его кнопкой «Выписать счет-фактуру».

Проверьте, что у вас есть документальное основание корректировки: дополнительное соглашение к договору, претензия, акт о возврате. Эти данные пригодятся при заполнении поля «Основание» и для ответа на возможные вопросы налоговой.

Также уточните период корректировки. Если корректируется реализация прошлого квартала, по которому уже сдана декларация по НДС, потребуется дополнительный лист книги продаж (при увеличении суммы) или отражение в текущем периоде (при уменьшении) — программа сделает это автоматически, но бухгалтеру важно понимать, где появится запись.

Пошаговое создание корректировки реализации

Основной сценарий — корректировка по соглашению сторон. Все действия выполняются в разделе «Продажи».

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и найдите исходный документ отгрузки.
2. 2
   Нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите «Корректировка реализации».
3. 3
   В поле «Вид операции» установите «Корректировка по согласованию сторон».
4. 4
   Проверьте дату документа — обычно это дата подписания соглашения об изменении цены или акта возврата.
5. 5
   На вкладке «Товары» / «Услуги» в колонках «после изменения» укажите новые цены или количество. Строки без изменений не трогайте.
6. 6
   Проверьте итоговые суммы: программа автоматически посчитает разницу «до» и «после».
7. 7
   Убедитесь, что внизу формы установлен флажок выставления корректировочного счета-фактуры, при необходимости введите номер и дату.
8. 8
   Проведите документ и по кнопке «Дт/Кт» посмотрите сформированные проводки.

После проведения корректировки программа автоматически создает документ «Счет-фактура выданный (корректировочный)». Он доступен по ссылке внизу формы корректировки реализации, а также в журнале «Продажи» → «Счета-фактуры выданные».

Обратите внимание на колонки табличной части: в корректировке всегда две группы значений — «до изменения» и «после изменения». Редактируйте только «после изменения». Если нужно уменьшить количество до нуля (полный возврат), поставьте ноль в колонке количества «после изменения».

Корректировка в сторону уменьшения (скидка, возврат)

При уменьшении стоимости продавец получает право на вычет НДС с разницы. В книге покупок продавца появится запись на сумму уменьшения. Проводки формируются сторнировочные: Дт 62 Кт 90.01 сторно, Дт 90.03 Кт 19 сторно (восстановление через вычет).

Корректировка в сторону увеличения (допоставка, доплата)

При увеличении стоимости продавец доначисляет НДС: Дт 62 Кт 90.01 на разницу, Дт 90.03 Кт 68.02. Запись попадает в книгу продаж — в текущий период либо в дополнительный лист периода первоначальной отгрузки, в зависимости от настроек и ситуации.

Исправление ошибки в исходном счете-фактуре

Если в первоначальном счете-фактуре ошибка (неверный ИНН покупателя, адрес, наименование), создайте корректировку реализации с видом операции «Исправление в первичных документах». В этом случае программа сформирует исправительный счет-фактуру с порядковым номером исправления.

В документе исправления укажите, какие данные были и какие должны быть. Проводки по исправлению сумм формируются сторнирующими и новыми записями. Исправительный счет-фактура регистрируется в дополнительном листе книги продаж за период исходной отгрузки.

Печать и отправка покупателю

Из формы корректировки реализации или корректировочного счета-фактуры доступна печать двух документов: собственно корректировочного счета-фактуры и универсального корректировочного документа (УКД). УКД объединяет первичный документ и счет-фактуру — его удобно использовать, если покупатель согласен принимать такую форму.

Для печати нажмите кнопку «Печать» и выберите нужную форму. Если вы обмениваетесь документами через ЭДО (операторы вроде СБИС, Контур.Диадок), корректировочный счет-фактура отправляется прямо из карточки документа кнопкой отправки в ЭДО — статус доставки отобразится в журнале.

Обязательно передайте покупателю и согласование изменений (допсоглашение или подписанный УКД) — без него у покупателя могут возникнуть вопросы при вычете НДС.

Проверка результата в отчетах по НДС

После проведения всех документов проверьте, как корректировка отразилась в налоговом учете. Откройте «Отчеты» → «Книга продаж» и «Книга покупок» за период корректировки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Корректировочный счет-фактура в журнале

Норма

Документ есть в списке «Счета-фактуры выданные», вид — корректировочный, суммы совпадают с разницей

Тревожный признак

Документа нет или он не проведен — проверьте флажок в корректировке реализации

Книга продаж / книга покупок

Норма

При увеличении — запись в книге продаж, при уменьшении — в книге покупок на сумму разницы

Тревожный признак

Записи нет или сумма равна полной стоимости отгрузки, а не разнице

Проводки документа

Норма

Сторно или доначисление только на сумму изменения, счета 62, 90, 68/19 закрываются корректно

Тревожный признак

Проводки на полную сумму реализации — вероятно, изменены колонки «до изменения»

Декларация по НДС

Норма

Разница попадает в нужный раздел текущего периода или доплист

Тревожный признак

Сумма не попала в декларацию — проверьте, проведены ли регистрационные документы и не открыт ли период для редактирования

Дополнительно сформируйте отчет «Анализ учета по НДС» — он покажет цепочку реализация → корректировка → счет-фактура и поможет увидеть разрывы, если что-то не проведено.

Типичные ошибки и ограничения

Отдельное ограничение касается авансов: если корректируется реализация, по которой был аванс, проверьте зачет аванса в документе корректировки. Иногда требуется вручную скорректировать зачтенные суммы на вкладке расчетов.

Если корректировок по одной реализации несколько (цена менялась дважды), каждая следующая корректировка вводится на основании предыдущей корректировки, а не исходной реализации — программа подскажет правильное основание при выборе документа.

Перед массовыми корректировками (например, ретро-скидка по десяткам накладных) сделайте архивную копию базы и сначала обработайте 2–3 документа, сверив результат с расчетом вручную. Так проще поймать ошибку в настройках, чем исправлять сотню проведенных документов.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выставить корректировочный счет-фактуру без корректировки реализации?

Технически документ можно создать, но делать этого не стоит: без связанной корректировки реализации не сформируются бухгалтерские проводки и записи в регистрах НДС, книга продаж или покупок заполнится неверно. Правильная цепочка — всегда через документ «Корректировка реализации».

Как оформить полный возврат товара от покупателя?

Создайте корректировку реализации по согласованию сторон и в колонке «после изменения» обнулите количество по возвращаемым позициям. Программа сформирует КСФ на полную сумму сторно и запись в книге покупок продавца.

Что делать, если корректируется реализация прошлого года?

Корректировка оформляется текущей датой. При уменьшении стоимости вычет НДС отражается в текущем периоде, при увеличении — доначисление идет через дополнительный лист книги продаж периода отгрузки, и может потребоваться уточненная декларация. В бухгалтерском учете разницы прошлых лет отражаются через счет 91.

Почему корректировочный счет-фактура не появился после проведения корректировки?

Проверьте, что в документе корректировки реализации установлен флажок выставления счета-фактуры и сам документ проведен. Также убедитесь, что по исходной реализации был выставлен первоначальный счет-фактура — без него корректировочный не формируется.

Чем УКД отличается от корректировочного счета-фактуры?

УКД — это универсальный корректировочный документ, объединяющий функции первичного документа на корректировку и корректировочного счета-фактуры. Печатается из той же корректировки реализации. Использовать его можно, если покупатель согласен принимать такую форму — это сокращает документооборот.

Нужно ли корректировать счет-фактуру при изменении только реквизитов покупателя?

Изменение адреса или наименования покупателя — это исправление ошибки, а не корректировка. Оформляется исправительный счет-фактура через корректировку с видом «Исправление в первичных документах», суммы при этом не меняются.