Учет и Финансы · 11 мин
Как поставить на забалансовый счет в 1С
Как поставить имущество или обязательство на забалансовый счет в 1С:Бухгалтерии 8.3: настройка плана счетов, документы, проводки и типичные ошибки.
Забалансовые счета в 1С используются для учета имущества и обязательств, которые не принадлежат организации на праве собственности, но требуют контроля: арендованные основные средства, товары на комиссии, материалы в переработке, обеспечения обязательств. Постановка объекта на забалансовый учет сводится к формированию проводки по дебету соответствующего забалансового счета без корреспонденции с балансовыми счетами.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 это можно сделать несколькими способами: типовым документом (например, «Поступление в аренду» или «Операция, введенная вручную»), либо через собственный забалансовый счет, созданный в плане счетов. Выбор зависит от того, предусмотрен ли нужный сценарий в конфигурации и какой уровень аналитики требуется.
Ниже разобраны подготовка плана счетов, основные способы постановки на забалансовый учет, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых данные «теряются» или искажают отчетность.
Что такое забалансовые счета и когда они нужны
Забалансовые счета отражают ценности, которые временно находятся у организации, но не являются её собственностью, а также права и обязательства, не попадающие в баланс. Типовые примеры: арендованные основные средства (счет 001), товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение (002), материалы, принятые в переработку (003), товары на комиссии (004), обеспечения обязательств полученные (008) и выданные (009).
Ключевая особенность: проводки по забалансовым счетам не требуют двойной записи. Сумма отражается только по дебету (постановка) или только по кредиту (списание) забалансового счета. Поэтому забалансовые обороты не влияют на валюту баланса, но видны в оборотно-сальдовой ведомости, если включить отображение забалансовых счетов.
Постановка на забалансовый учет обязательна там, где это требуется методологией учета и первичными документами: договор аренды, акт приема-передачи давальческого сырья, договор комиссии. Отсутствие забалансового учета — частое замечание при инвентаризации и аудите, поскольку фактически находящееся на складе чужое имущество нигде не отражено.
Подготовка: проверяем план счетов и аналитику
Перед постановкой объекта на забалансовый учет откройте план счетов: раздел «Главное» → «План счетов». Найдите нужный забалансовый счет (они идут после балансовых, с кодами 001–011 и далее) и проверьте его настройки двойным щелчком.
Обратите внимание на субконто — аналитические разрезы счета. Например, для счета 001 в типовой конфигурации предусмотрены контрагенты и основные средства, для 002 — контрагенты и номенклатура, для 004 — контрагенты и номенклатура. Если аналитики не хватает (например, нужно учитывать арендованные объекты по договорам), добавьте нужный вид субконто в настройках счета.
Если типового счета не существует для вашей ситуации, создайте собственный: в плане счетов нажмите «Создать», укажите код (например, 012), наименование, установите вид счета «Активный» и обязательно снимите флажок «Забалансовый» только если счет балансовый — для забалансового флажок, наоборот, должен быть установлен. Добавьте нужные субконто: контрагенты, номенклатура, договоры, склады.
Способ 1: операция, введенная вручную
Универсальный способ, подходящий для любых ситуаций, не охваченных типовыми документами. Перейдите в раздел «Операции» → «Операции, введенные вручную» и создайте новый документ с видом «Операция».
Нажмите «Добавить» и заполните строку проводки: в поле «Дебет» выберите забалансовый счет (например, 001), заполните субконто — контрагента-арендодателя и объект основных средств. Поле «Кредит» оставьте пустым — для забалансового счета это допустимо. Укажите сумму по договору (для арендуемого имущества обычно берется оценка из договора или акта приема-передачи).
В поле «Содержание» напишите понятное основание: «Принят на забалансовый учет объект по договору аренды №... от ...». Это упростит поиск операции и проверки. Проведите документ и убедитесь, что он попал в нужный период.
- 1Откройте «Операции» → «Операции, введенные вручную» → «Создать» → «Операция»
- 2Добавьте строку: Дт — забалансовый счет, заполните субконто
- 3Поле «Кредит» оставьте пустым, укажите сумму и содержание
- 4Проведите документ и проверьте результат в оборотно-сальдовой ведомости
Способ 2: типовые документы для стандартных ситуаций
Для распространенных хозяйственных операций в 1С предусмотрены документы, которые сами формируют забалансовые проводки. Использовать их предпочтительнее: меньше риск ошибиться в аналитике, и документы корректно связываются со смежными операциями (например, с последующим выкупом арендованного имущества).
Арендованные основные средства
В разделе «ОС и НМА» используйте документ «Поступление в аренду» (в некоторых версиях — «Принятие к учету арендованных ОС»). Укажите контрагента-арендодателя, основное средство из справочника и оценочную стоимость по договору. При проведении формируется запись по дебету счета 001.
Товары на комиссии и давальческое сырье
Поступление товаров на комиссию оформляется документом «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Товары, услуги, комиссия» — при соответствующем договоре программа автоматически отражает товары на счете 004. Давальческие материалы при поступлении отражаются на счете 003, а при передаче в переработку — соответствующими документами передачи.
Обеспечения обязательств
Полученные гарантии, залоги и обеспечения учитываются на счете 008, выданные — на счете 009. В типовой конфигурации для них чаще всего используется ручная операция, поскольку отдельного документа может не быть. Основание — договор залога, банковская гарантия, договор поручительства.
Какой способ выбрать
Подходит для аренды, комиссии, давальческого сырья. Плюс — автоматическая аналитика и связь с другими операциями. Ограничение — работает только для предусмотренных сценариев.
Универсальный вариант для обеспечений, нетиповых договоров и собственных забалансовых счетов. Требует внимательности при заполнении субконто.
Когда типовых счетов не хватает — например, учет спецодежды в эксплуатации или ценностей по отдельному регламенту. Требует настройки плана счетов.
Проверка результата
После проведения документа убедитесь, что объект действительно стоит на забалансовом учете. Основной инструмент — оборотно-сальдовая ведомость: раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость». В настройках (кнопка «Показать настройки») на вкладке «Показатели» установите флажок «Забалансовые счета», иначе они в отчет не попадут.
Для детальной проверки сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» по конкретному забалансовому счету с группировкой по субконто. Вы увидите, по каким контрагентам и объектам числятся остатки, и сможете сверить их с договорами и актами.
Дополнительно проверьте карточку счета (отчет «Карточка счета»): там видны конкретные документы, сформировавшие сальдо. Если остаток появился из «чужого» документа — например, из ошибочно перепроведенного поступления, — найдите и исправьте источник.
Как проверить результат
По счету есть дебетовое сальдо на нужную сумму
Счета нет в отчете или сальдо нулевое — документ не проведен или проводка не сформирована
Остаток развернут по контрагентам и объектам согласно договорам
Остаток «свернут» без субконто или висит на пустом субконто
Каждая запись привязана к осмысленному документу-основанию
Записи без документов или с неверным периодом
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — указание корреспондирующего счета в ручной операции. Если по забалансовой проводке заполнить и дебет, и кредит, сумма попадет в баланс и исказит отчетность. Для забалансового счета корреспондент не нужен.
Вторая ошибка — неверная оценка. Для арендуемого имущества берите стоимость из договора или акта приема-передачи; если оценка в документах отсутствует, запросите её у контрагента или используйте условную оценку, согласованную с методологией учета в организации. Постановка «по одному рублю» без основания вызывает вопросы при проверках.
Третья группа проблем — забытое списание с забаланса. При возврате имущества арендодателю, выкупе, отгрузке товаров комитентом нужно сделать обратную проводку по кредиту забалансового счета. Несписанные остатки накапливаются годами и искажают картину при инвентаризации. Раз в отчетный период сверяйте сальдо забалансовых счетов с реальным наличием договоров.
Ограничения и когда лучше привлечь специалиста
Ручные операции по забалансовым счетам безопасны, пока не затрагивают регламентированную отчетность. Однако есть ситуации, где самостоятельных действий недостаточно: учет лизинга по ФСБУ 25/2018 (там аренда отражается иначе, чем классический забаланс), исправление забалансовых остатков прошлых закрытых периодов, массовая постановка сотен объектов при миграции данных.
При исправлении прошлых периодов помните: изменение документов закрытого периода может потребовать повторного закрытия месяца и корректировки отчетности. Перед такими правками сделайте резервную копию информационной базы через «Администрирование» → «Обслуживание».
FAQ
Можно ли поставить на забалансовый счет без суммы, только количество?
Да, если в настройках счета включен количественный учет, сумму можно не указывать или указать условную. Однако методологически корректнее иметь денежную оценку по договору — она нужна для инвентаризации и контроля ответственности за чужое имущество.
Почему забалансовый счет не виден в оборотно-сальдовой ведомости?
По умолчанию ОСВ в 1С:Бухгалтерии показывает только балансовые счета. Откройте настройки отчета и на вкладке «Показатели» установите флажок «Забалансовые счета» — после пересчета отчета счета 001–011 появятся в ведомости.
Как списать объект с забалансового учета?
Сделайте обратную проводку: ту же ручную операцию, но с заполнением поля «Кредит» забалансового счета на ту же сумму и с теми же субконто. Для типовых ситуаций используйте профильные документы — например, возврат арендованного ОС или отгрузку товаров комитентом.
Нужен ли забалансовый учет договоров аренды по ФСБУ 25/2018?
По ФСБУ 25/2018 арендатор в общем случае признает право пользования активом и обязательство по аренде в балансе, а не на забалансовом счете. Счет 001 при этом может использоваться для краткосрочной аренды и исключений, предусмотренных стандартом. Конкретную схему определяет учетная политика организации.
Можно ли создать свой забалансовый счет, если типовых не хватает?
Да. В плане счетов создайте новый счет со свободным кодом (например, 012), установите признак «Забалансовый», вид «Активный» и добавьте нужные субконто. Учтите: при обновлениях конфигурации пользовательские счета обычно сохраняются, но перед обновлением стоит проверить их работоспособность на копии базы.
Что делать, если на забалансе «висят» старые остатки по расторгнутым договорам?
Сначала сверьте остатки с первичными документами и подтвердите, что имущество действительно возвращено. Затем спишите остатки ручными операциями по кредиту забалансового счета с корректным содержанием и ссылкой на основание. Списание задним числом в закрытом периоде делайте только после резервного копирования базы.
Что важно запомнить
Постановка на забалансовый счет — это проводка по дебету забалансового счета без корреспонденции. Используйте типовые документы для аренды, комиссии и давальческого сырья, ручные операции — для остальных случаев. Проверяйте результат в ОСВ с включенным показателем забалансовых счетов и не забывайте списывать остатки при возврате имущества.