Как выплатить авансовый отчет в 1С

Авансовый отчет в 1С оформляется, когда сотруднику выдали деньги под отчет (или он потратил собственные средства на нужды компании) и теперь должен отчитаться документами. В типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8.3, 1С:ЗУП и 1С:ERP для этого есть одноименный документ «Авансовый отчет», который закрывает расчеты с подотчетным лицом по счету 71. Правильное заполнение документа гарантирует корректные проводки, попадание расходов в налоговый учет и отсутствие «зависших» сумм на подотчетнике.

Под «выплатой» по авансовому отчету обычно понимают две разные операции: выдачу аванса сотруднику до поездки или закупки и выплату перерасхода после утверждения отчета, когда сотрудник потратил больше выданного. Обе операции выполняются кассовыми или банковскими документами, а сам авансовый отчет деньги не двигает — он только распределяет расходы. Путать эти этапы нельзя: именно из-за этой путаницы чаще всего возникают ошибки в расчетах с подотчетными лицами.

Что нужно подготовить перед оформлением

До начала работы проверьте, что сотрудник заведен в справочнике «Физические лица» и «Сотрудники», а в учетной политике и настройках плана счетов используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Если сотрудник новый, его нужно принять на работу кадровым документом — иначе он не будет доступен для выбора в кассовых документах.

Также убедитесь, что у вас есть права на создание кассовых и банковских документов. В типовых конфигурациях это роли кассира и бухгалтера. Если кнопка «Создать» неактивна в разделе «Банк и касса», обратитесь к администратору 1С за назначением прав — обходить ограничение через изменение данных напрямую нельзя.

Подготовьте первичные документы сотрудника: чеки, БСО, билеты, счета и акты гостиниц, командировочное удостоверение при необходимости. По каждому документу потребуются дата, номер, сумма и содержание расхода — эти данные вносятся в табличную часть авансового отчета.

Как выдать аванс подотчетному лицу

Выдача аванса из кассы оформляется документом «Выдача наличных» (раздел «Банк и касса» — «Кассовые документы»). Выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу», укажите сотрудника, сумму и при необходимости документ-основание (заявку на расходование денежных средств, если она используется). Документ сформирует проводку Дт 71.01 — Кт 50.01.

Если аванс перечисляется на карту сотрудника, используйте документ «Списание с расчетного счета» с тем же видом операции — выдача подотчетному лицу. Укажите банковскую карту или счет сотрудника, предварительно заполнив эти данные в карточке физического лица. Проводка будет Дт 71.01 — Кт 51.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» — «Кассовые документы» (или «Банковские выписки» для безналичной выдачи).
2. 2
   Создайте «Выдачу наличных» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу».
3. 3
   Укажите сотрудника, сумму, статью движения денежных средств.
4. 4
   Проведите документ и проверьте проводку Дт 71.01 — Кт 50.01 (51).
5. 5
   Распечатайте расходный кассовый ордер и получите подпись сотрудника.

Как оформить авансовый отчет

Документ «Авансовый отчет» находится в разделе «Покупки» (в некоторых конфигурациях — «Банк и касса» или «Производство»). Создайте новый документ, выберите сотрудника — программа автоматически покажет остаток задолженности по нему. Если выдача аванса оформлена корректно, на закладке «Авансы» сумма подтянется кнопкой «Заполнить» или выбором документа выдачи.

На закладке «Оплата» вносите расходы по товарам и услугам: поставщика, документ (чек, накладную), сумму, счет затрат и аналитику. Закладка «Товары» используется, когда сотрудник закупил материалы или товары, которые нужно оприходовать на склад. Закладка «Оплата поставщикам» — когда подотчетник рассчитался с контрагентом по договору, и долг перед поставщиком нужно закрыть.

Для командировочных расходов (суточные, проживание, проезд) в 1С:Бухгалтерии часть затрат вносится через закладку «Оплата» с соответствующими счетами затрат, а в 1С:ЗУП и ERP есть отдельные документы «Командировка» с расчетом суточных. Не заводите суточные дважды — и в командировке, и в авансовом отчете.

Как выплатить перерасход по авансовому отчету

Если сотрудник потратил больше выданного аванса, после утверждения отчета у организации возникает долг перед ним. Проверить это можно по итоговой строке документа: поле «Перерасход» покажет сумму к выплате. Документ авансового отчета при этом формирует проводку Дт счета затрат — Кт 71.01, а зачет аванса закрывает выданную ранее сумму.

Выплата перерасхода оформляется так же, как выдача аванса: документом «Выдача наличных» или «Списание с расчетного счета» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу». Удобно создать документ выплаты на основании авансового отчета — тогда сотрудник и сумма перерасхода заполнятся автоматически.

Обратная ситуация — неизрасходованный остаток. Сотрудник возвращает деньги в кассу документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица» или перечисляет на расчетный счет. Оставлять остаток «висеть» на счете 71 нельзя: по новым авансам сотруднику с долгом деньги выдавать не следует.

Проводки и проверка результата

Типовой набор проводок выглядит так: выдача аванса — Дт 71.01 Кт 50.01 (51); оприходование расходов — Дт 10, 26, 44, 60 и др. Кт 71.01; НДС по документам с выделенным налогом — Дт 19 Кт 71.01 с последующим вычетом при наличии счета-фактуры или БСО с НДС. Возврат остатка — Дт 50.01 Кт 71.01.

Для контроля сформируйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» или «Анализ субконто» по сотруднику. После всех операций по сотруднику сальдо должно быть нулевым либо соответствовать реальной задолженности (выдан аванс, отчет еще не сдан). Развернутое сальдо — одновременно дебетовое и кредитовое по одному лицу — почти всегда признак ошибки в документах.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по счету 71 по сотруднику

Норма

Ноль или сумма реального невозвращенного аванса

Тревожный признак

Развернутое сальдо или сумма, которой нет в первичке

Проводки авансового отчета

Норма

Дт счетов затрат/запасов — Кт 71.01, зачтен аванс

Тревожный признак

Кт 60/76 вместо 71 или отсутствует зачет аванса

Перерасход

Норма

Выплачен отдельным РКО или списанием со счета

Тревожный признак

Перерасход числится месяцами без выплаты

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — неправильный вид операции при выдаче денег. Если вместо «Выдача подотчетному лицу» выбрать, например, «Прочий расход», сумма уйдет на другие счета, и авансовый отчет не увидит аванс для зачета. Исправляется сторнированием документа и созданием правильного.

Вторая распространенная проблема — задвоение расхода: счет от поставщика проведен через «Поступление товаров и услуг», а тот же расход внесен в авансовый отчет. Перед заполнением отчета проверьте, не оформлен ли документ уже другим способом. Третья ошибка — указание неверного счета затрат, из-за чего расходы попадают не в ту статью и искажают себестоимость или налог на прибыль.

Особенности в разных конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии 8.3 вся цепочка делается в разделах «Банк и касса» и «Покупки», командировочные расходы вносятся вручную. В 1С:ЗУП авансовый отчет как таковой отсутствует — там оформляются командировки и начисления, а расчеты с подотчетными ведутся в бухгалтерской программе после синхронизации.

В 1С:ERP и Комплексной автоматизации процесс строже: выдача аванса обычно требует заявки на расходование ДС, а отчет может блокироваться при незакрытых предыдущих авансах. Это не ошибка программы, а встроенный контроль — проверьте статус заявки и долги сотрудника в отчете «Задолженность подотчетных лиц».

Частые вопросы

Можно ли оформить авансовый отчет без предварительной выдачи аванса?

Да. Если сотрудник потратил личные деньги на нужды компании, авансовый отчет оформляется без заполнения закладки «Авансы». Вся сумма отчета станет перерасходом, который нужно выплатить сотруднику через кассу или на карту после утверждения документа.

Что делать, если сотрудник не вернул неизрасходованный аванс?

Остаток продолжает числиться на счете 71. Организация вправе удержать сумму из заработной платы сотрудника при соблюдении установленного порядка и сроков, либо взыскать через соглашение о возврате. В 1С удержание оформляется в зарплатной программе, а затем отражается в бухгалтерском учете.

Как отразить в авансовом отчете покупку с НДС?

В строке расхода укажите сумму, ставку и сумму НДС из чека или счета-фактуры. Программа сформирует проводку Дт 19 Кт 71.01. Для вычета НДС потребуется корректно оформленный счет-фактура или БСО с выделенным налогом — зарегистрируйте его в подсистеме НДС.

Почему аванс не зачитывается в авансовом отчете?

Чаще всего причина в неверном виде операции документа выдачи — деньги ушли не на счет 71. Также проверьте, что сотрудник в обоих документах указан одинаково (одна карточка физлица, без дублей) и что документ выдачи проведен более ранней датой, чем отчет.

Нужно ли распечатывать авансовый отчет на бумаге?

Унифицированная форма АО-1 не является обязательной, но авансовый отчет как первичный документ должен существовать — на бумаге с подписями или в электронном виде при соблюдении требований к электронному документообороту. В 1С есть печатная форма «Авансовый отчет», которую можно подписать у руководителя и сотрудника.

Как оформить суточные в авансовом отчете?

В 1С:Бухгалтерии суточные вносятся строкой на закладке «Оплата» с соответствующим счетом затрат и статьей, без НДС. В 1С:ERP и ЗУП суточные рассчитываются автоматически документом «Командировка» по количеству дней. Нормы суточных для НДФЛ и прибыли задайте в учетной политике организации.