Аренда в 1С: какой счет использовать и как оформить учет

Вопрос «аренда в 1С — какой счет» возникает у бухгалтеров чаще всего в трех ситуациях: при первом оформлении договора аренды в программе, при сомнениях, куда отнести платеж — на 60 или 76 счет, и при переходе на учет аренды по ФСБУ 25/2018, где появляются новые счета. Правильный ответ зависит от роли организации (арендатор или арендодатель), вида аренды и применяемых стандартов учета.

Короткий принцип такой: расчеты с арендодателем обычно ведутся на счете 76 (или 60, если так принято в учетной политике), сама арендная плата списывается на счета затрат (20, 25, 26, 44), а с ФСБУ 25/2018 у арендатора добавляются счета учета права пользования активом (01.03) и обязательства по аренде (76.07). Внеоборотные арендованные объекты без права выкупа при старом порядке отражались за балансом на счете 001.

Ниже разберем, какие счета использовать в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8, как настроить договор и документы, какие проводки формируются автоматически и где чаще всего допускают ошибки.

Какие счета участвуют в учете аренды

В типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 счета учета подставляются автоматически из настроек договора и документа, но понимать логику нужно, чтобы проверять результат. Основные счета, с которыми работает арендатор:

• 60.01, 60.02 — расчеты с поставщиками; часть организаций по учетной политике ведет здесь и расчеты по аренде.
• 76.05 (76.АВ, 76.ВА) — расчеты с прочими дебиторами и кредиторами; наиболее распространенный вариант для арендных платежей и НДС по авансам.
• 20, 25, 26, 44 — счета затрат, куда списывается арендная плата в зависимости от назначения помещения или оборудования.
• 001 — забалансовый счет «Арендованные основные средства» для объектов, не подпадающих под ФСБУ 25/2018 (например, краткосрочная аренда).
• 01.03, 02.03, 76.07 (76.27, 76.37) — право пользования активом, его амортизация и обязательства по аренде при применении ФСБУ 25/2018.

У арендодателя картина иная: доходы от сдачи имущества в аренду отражаются по кредиту 90.01 (если это основный вид деятельности) или 91.01 (если разовая операция), а расчеты с арендатором — по 62 или 76. Переданное в аренду основное средство продолжает числиться на счете 01, амортизация начисляется в обычном порядке.

Выбор между 60 и 76 счетом законодательно жестко не регламентирован: план счетов допускает оба варианта. Главное — закрепить выбранный счет в учетной политике и применять его последовательно ко всем договорам аренды, иначе аналитика расчетов развалится.

Какой счет выбрать: 60 или 76

Это самый частый практический вопрос. Логика выбора простая: счет 60 предназначен для расчетов с поставщиками товаров, работ и услуг, а счет 76 — для прочих дебиторов и кредиторов. Арендодатель формально оказывает услугу по предоставлению имущества в пользование, поэтому оба варианта защитимы, но большинство методистов и типовая настройка 1С ориентируются на 76 счет.

На практике в 1С:Бухгалтерии счет расчетов задается в самом документе «Поступление (акты, накладные, УПД)» в поле «Счета расчетов» или через настройку счетов учета с контрагентами. Если организация массово работает с арендой, удобно один раз настроить правило: раздел «Главное» → «Настройки» → «Счета учета с контрагентами», где можно задать 76.05 для конкретного контрагента или группы договоров.

Сравнение вариантов

Счет 76.05

Стандартный выбор для расчетов по аренде. Подходит большинству организаций, корректно работает с НДС по авансам (76.ВА) и схемой ФСБУ 25/2018.

Счет 60.01/60.02

Допустим, если закреплен в учетной политике и применяется единообразно. Может быть неудобен при переходе на ФСБУ 25/2018, так как типовые механизмы дисконтирования ориентированы на 76.07.

Забалансовый 001

Только для договоров вне сферы ФСБУ 25/2018: краткосрочная аренда до 12 месяцев или аренда малоценных активов. Не заменяет балансовый учет обязательств.

Признак того, что счет выбран неверно, — расхождения в акте сверки с арендодателем и «висящие» авансы, которые не закрываются актами. Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету с детализацией по договорам: сальдо по авансам должно уменьшаться по мере поступления актов.

Настройка договора аренды в 1С

Корректный учет начинается с карточки договора. Откройте справочник «Договоры» у контрагента-арендодателя и проверьте ключевые поля: вид договора — «С поставщиком», валюта, порядок регистрации счетов-фактур. Если организация применяет ФСБУ 25/2018, дополнительно укажите, что договор относится к аренде (лизингу) — от этого зависит, какие документы и счета будут использоваться.

Для договоров, подпадающих под ФСБУ 25/2018, в 1С:Бухгалтерии используется документ «Поступление в аренду (лизинг)» или специализированные документы раздела «ОС и НМА» → «Аренда». В них программа сама формирует проводки по признанию ППА (Дт 01.03 — Кт 76.07) и далее ежемесячно начисляет амортизацию и проценты.

1. 1
   Создайте договор с арендодателем с видом «С поставщиком» и при необходимости включите признак учета по ФСБУ 25/2018.
2. 2
   В разделе «Главное» → «Счета учета с контрагентами» задайте счет расчетов 76.05 для этого контрагента.
3. 3
   Оформите оплату документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Оплата поставщику» — аванс попадет на 76.ВА по НДС.
4. 4
   Зарегистрируйте акт через «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги (акт)», выбрав счет затрат 26 или 44 и статью затрат «Аренда».
5. 5
   Проверьте проводки по кнопке «ДтКт»: должны быть Дт 26 (44) — Кт 76.05 и Дт 19.04 — Кт 76.05 по НДС.
6. 6
   Зарегистрируйте счет-фактуру и проверьте закрытие аванса в ОСВ по счету 76.05.

Проводки по арендной плате у арендатора

Стандартная цепочка проводок при ежемесячной аренде без применения ФСБУ 25/2018 выглядит так. Оплата авансом: Дт 76.05 (60.02) — Кт 51. Получение счета-фактуры на аванс: Дт 68.02 — Кт 76.ВА. Начисление арендной платы по акту: Дт 26 (20, 25, 44) — Кт 76.05 на сумму без НДС и Дт 19.04 — Кт 76.05 на НДС. Принятие НДС к вычету: Дт 68.02 — Кт 19.04, восстановление авансового НДС: Дт 76.ВА — Кт 68.02.

Выбор счета затрат зависит от назначения арендованного объекта: офис управления — 26, производственный цех — 25 или 20, торговое помещение — 44, склад готовой продукции — обычно 44 у торговых и 25 у производственных организаций. Статья затрат в документе должна иметь вид расхода, соответствующий налоговому учету, чтобы аренда корректно попадала в расходы по налогу на прибыль или УСН.

Если аренда краткосрочная (до 12 месяцев) и организация применяет освобождение от ФСБУ 25/2018, объект при этом можно поставить на забалансовый счет 001 документом «Операция, введенная вручную» — это нужно для контроля имущества, но на финансовый результат не влияет.

Учет аренды по ФСБУ 25/2018 в 1С

С обязательного применения ФСБУ 25/2018 у арендатора появились новые объекты учета. В 1С:Бухгалтерии для этого используются счета: 01.03 «Права пользования активами», 02.03 «Амортизация прав пользования», 76.07 «Расчеты по аренде» с субсчетами по срокам (76.27 — краткосрочные обязательства, 76.37 — долгосрочные), а также 91.02 для процентных расходов по дисконтированию.

Последовательность такая: при получении объекта в аренду документом «Поступление в аренду» программа рассчитывает приведенную стоимость будущих платежей и формирует Дт 01.03 — Кт 76.07. Ежемесячно при закрытии месяца выполняются регламентные операции: начисление амортизации ППА (Дт 26 — Кт 02.03) и начисление процентов (Дт 91.02 — Кт 76.07). Фактические платежи уменьшают обязательство: Дт 76.07 — Кт 51.

Освобождение от применения стандарта возможно для краткосрочной аренды и аренды малоценных активов — это закрепляется в учетной политике. Упрощенцы, ведущие упрощенный бухучет, также вправе признавать арендные платежи расходами равномерно, без ППА.

Учет у арендодателя

Арендодатель отражает выручку документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги». Если сдача имущества в аренду — основная деятельность, доход идет на 90.01, счет затрат — 90.02 с амортизацией переданного объекта. Если операция разовая — доход на 91.01, расходы на 91.02.

Расчеты с арендатором ведутся на 62.01/62.02 или 76.05 — по аналогии с арендатором, выбор закрепляется в учетной политике. Авансы от арендатора облагаются НДС: программа формирует Дт 76.АВ — Кт 68.02 при поступлении оплаты и сторнирует при отгрузке.

Переданное в аренду основное средство не списывается с баланса: оно остается на 01 счете, амортизация продолжает начисляться. Для аналитики удобно выделить отдельный субсчет или группу в справочнике ОС, чтобы видеть, какие объекты переданы арендаторам.

Как проверить правильность учета аренды

Основной инструмент проверки — оборотно-сальдовая ведомость по счетам 76.05 (или 60), 76.07 и 001 с группировкой по контрагентам и договорам. Сальдо по расчетам должно сходиться с актами сверки, а на забалансовом 001 — числиться только те объекты, которые фактически арендуются.

Дополнительно сверьте книгу покупок с оборотами по 19 счету: весь НДС по арендным актам должен быть принят к вычету вовремя, а авансовый НДС — восстановлен. При учете по ФСБУ 25/2018 проверьте, что ежемесячно выполняются регламентные операции по амортизации ППА и начислению процентов — их отсутствие видно по нулевым оборотам 02.03.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по 76.05 в разрезе договора аренды

Норма

Авансы закрываются актами, сальдо соответствует графику платежей

Тревожный признак

Копятся незакрытые авансы или отрицательное сальдо по договору

Движения по счету 02.03 при ФСБУ 25/2018

Норма

Ежемесячная амортизация ППА в составе затрат

Тревожный признак

Нет начислений — ППА не амортизируется, расходы занижены

Забалансовый счет 001

Норма

Числятся только действующие арендованные объекты

Тревожный признак

Объекты не списаны после окончания договора или не поставлены вовсе

Книга покупок и счет 19.04

Норма

НДС по актам принят к вычету, авансовый НДС восстановлен

Тревожный признак

Зависший НДС на 19 счете или двойной вычет

Типичные ошибки при учете аренды в 1С

Чаще всего проблемы возникают не из-за незнания счетов, а из-за нарушения последовательности документов и настроек. Разберем характерные случаи.

Если обнаружили смешение счетов, исправлять лучше не ручными операциями, а корректировкой счетов расчетов в самих документах с перепроведением периода. Ручные проводки по счетам расчетов с контрагентами нарушают автоматический зачет авансов и создают проблемы при формировании декларации по НДС.

Частые вопросы об учете аренды в 1С

Можно ли учитывать арендные платежи на счете 60 вместо 76?

Да, план счетов это допускает, если такой порядок закреплен в учетной политике и применяется единообразно ко всем договорам аренды. Однако при переходе на ФСБУ 25/2018 типовые механизмы 1С (дисконтирование, начисление процентов) ориентированы на счет 76.07, поэтому для долгосрочной аренды 76 счет практичнее.

Куда списывать аренду офиса — на 26 или 44 счет?

Зависит от вида деятельности. У производственной организации и организации, оказывающей услуги, аренда офиса управления обычно относится на 26 «Общехозяйственные расходы». У торговой организации все расходы, включая аренду офиса и торговых точек, как правило, собираются на 44 «Расходы на продажу». Проверьте, что в статье затрат выбран корректный вид расхода для налогового учета.

Нужно ли ставить арендованное помещение на счет 001?

Если договор подпадает под ФСБУ 25/2018 и вы признаете право пользования активом, объект учитывается на балансе (01.03), и забалансовый учет на 001 не требуется. Счет 001 применяется для договоров вне сферы стандарта — краткосрочной аренды до 12 месяцев и аренды малоценных активов, чтобы контролировать имущество, не признавая его активом.

Как отразить в 1С аренду у физического лица?

Договор оформляется с контрагентом-физлицом, расчеты идут через 76.05. Арендная плата физлицу — это его доход, с которого организация как налоговый агент удерживает НДФЛ; в 1С:Бухгалтерии для этого используются документы отражения доходов и начисления НДФЛ, а в учете — счета 76.05 и 68.01. Страховые взносы на арендную плату не начисляются.

Что делать, если аванс по аренде не закрывается актом?

Откройте ОСВ по счету расчетов с детализацией по договору и документам расчетов. Частые причины: в акте и платежке указаны разные договоры или разные счета расчетов, либо в документе поступления не выбран документ оплаты для зачета аванса. Исправьте реквизиты в документах и перепроведите их — ручные проводки по закрытию аванса применяйте только как крайнюю меру.

Как учитывать коммунальные платежи, выставленные арендодателем отдельно?

Компенсация коммунальных услуг оформляется тем же документом «Поступление услуг» на тот же счет затрат, что и аренда, но отдельной строкой или отдельным документом с собственной статьей затрат. НДС по коммунальным услугам, перевыставленным арендодателем, принимается к вычету на общих основаниях при наличии счета-фактуры.