Как выдать деньги из кассы в 1С

Выдача денег из кассы в 1С оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (РКО). Этот документ уменьшает остаток наличных по счету 50.01 и фиксирует, кому, за что и на каком основании выданы деньги. Без корректно проведенного РКО кассовая книга не сойдется, а при проверке расход наличных будет считаться неподтвержденным.

Порядок действий зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерии 8» РКО находится в разделе «Банк и касса», в «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» — в разделе «Казначейство» или «Финансы». Логика документа везде одинаковая: выбирается вид операции, указывается получатель, сумма и основание, после проведения формируются проводки.

Ниже разобраны основные сценарии выдачи наличных: подотчет сотруднику, выплата зарплаты, возврат поставщику, выдача покупателю, сдача денег в банк. Для каждого случая приведены типовые проводки и особенности заполнения.

Где находится документ и как его создать

В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы». Нажмите кнопку «Создать» или «Расход» — откроется новый расходный кассовый ордер. Если у организации несколько касс (основная и обособленных подразделений), сначала проверьте, что в шапке документа выбрана нужная касса.

В «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» путь другой: «Казначейство» (или «Финансы») → «Расходные кассовые ордера». Там список документов можно фильтровать по кассе и периоду, а создание доступно по кнопке «Создать» с выбором хозяйственной операции.

Номер РКО программа присваивает автоматически со сквозной нумерацией в пределах года. Не меняйте номера вручную без необходимости: разрывы и дубли в нумерации кассовых документов — типичный вопрос при проверке кассовой дисциплины.

Выбор вида операции: от чего зависят проводки

Вид операции — ключевое поле РКО: именно оно определяет счет дебета и набор аналитики. В «1С:Бухгалтерии» доступны основные варианты: выдача денежных средств подотчетному лицу, оплата поставщику, возврат покупателю, выплата заработной платы, выдача займа, взнос наличными в банк и другие.

Типовые проводки при выдаче из кассы:

Если выбрать неверный вид операции, документ проведется, но долг «повиснет» не на том счете: например, возврат покупателю, оформленный как оплата поставщику, исказит взаиморасчеты с контрагентом. Перед проведением сверьте вид операции с хозяйственным смыслом выдачи.

Выдача денег под отчет сотруднику

Самый частый сценарий — выдача наличных на хозяйственные нужды, командировку или покупку материалов. В РКО выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу», укажите организацию, сотрудника из справочника «Физические лица» (или «Сотрудники», в зависимости от конфигурации), сумму и счет расчетов 71.

Поле «Основание» (или «Приложение») заполняйте содержательно: «на хозяйственные расходы по заявлению от …», «на командировочные расходы по приказу №…». Этот текст попадет в печатную форму РКО и в кассовую книгу, и именно по нему ревизор поймет назначение выдачи.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Расходный кассовый ордер».
2. 2
   Выберите вид операции «Выдача подотчетному лицу».
3. 3
   Укажите сотрудника-получателя, сумму и счет 71.
4. 4
   Заполните основание: заявление или приказ с датой и номером.
5. 5
   Проведите документ и распечатайте РКО для подписи кассиром, главбухом и получателем.
6. 6
   Проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»: должно быть Дт 71 — Кт 50.01.

После проведения задолженность сотрудника видна в оборотно-сальдовой ведомости по счету 71 и в отчете «Расчеты с подотчетными лицами». Закрывается она авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов или возвратом неиспользованной суммы приходным кассовым ордером.

Выплата заработной платы через кассу

Зарплата из кассы оформляется РКО с видом операции «Выплата заработной платы работникам». Есть два варианта: по ведомости (один РКО на всю ведомость) или отдельным ордером на каждого сотрудника. В «1С:Бухгалтерии» при выплате по ведомости сначала создается документ «Ведомость в кассу», а затем на его основании — РКО, где сумма подтягивается автоматически.

Если ведется учет зарплаты во внешней программе (например, «1С:Зарплата и управление персоналом»), в бухгалтерскую базу выгружается сводная ведомость, и РКО формируется уже в «1С:Бухгалтерии». Проверьте, что сумма РКО совпадает с итогом ведомости — расхождение даже в копейках приведет к «зависшим» остаткам на счете 70.

Депонированные суммы (неполученную зарплату) отражают отдельной операцией: в 1С для этого в ведомости отмечают невыплаченные строки, и программа формирует проводку по депонированию. Оставлять деньги в кассе сверх лимита под видом «зарплата выдана» нельзя.

Возврат поставщику, покупателю и сдача денег в банк

Оплата поставщику наличными оформляется РКО с видом «Оплата поставщику»: указывается контрагент, договор и счет расчетов 60.01. Учтите ограничение: расчеты наличными между юридическими лицами по одному договору ограничены установленным лимитом (по указанию ЦБ — 100 000 рублей). Программа это не контролирует, ответственность лежит на организации.

Возврат покупателю делается видом операции «Возврат денежных средств покупателю» на основании документа реализации или возврата товара. Если продажа прошла через ККТ, возврат наличных из операционной кассы оформляется вместе с чеком возврата, чтобы данные кассовой программы и фискального регистратора совпали.

Сдача выручки в банк — это тоже выдача из кассы: вид операции «Взнос наличными в банк» (в некоторых конфигурациях — «Передача в банк»). Проводка обычно идет через счет 57.01 «Переводы в пути»: деньги списываются из кассы, а зачисление на расчетный счет отражается выпиской банка. Если инкассация и зачисление в один день, допустима и прямая проводка Дт 51 — Кт 50.01 в зависимости от настроек учетной политики.

Сравнение вариантов

РКО по ведомости

Подходит для массовых выплат (зарплата). Один документ на весь список получателей, сумма подтягивается из ведомости. Требует предварительного оформления ведомости.

Отдельный РКО на получателя

Подходит для разовых выдач: подотчет, возврат, займ. Быстрее в оформлении, но при массовых выплатах создает много документов.

Перемещение денежных средств

Используется для передачи наличных между кассами организации или сдачи инкассатору. Не является расходом — деньги остаются внутри компании.

Проверка результата и кассовая книга

После проведения РКО откройте его движения (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки») и убедитесь, что счет дебета соответствует смыслу операции, а кредит — 50.01 по нужной кассе. Затем сформируйте отчет «Кассовая книга» за день: РКО должен попасть в расходную часть, а остаток на конец дня — совпасть с фактическим наличием денег в сейфе.

Дополнительный контроль — ОСВ по счету 50.01: сальдо не должно быть отрицательным ни на один день. Для подотчетных сумм полезно сразу проверить ОСВ по 71 счету: выданная сумма должна появиться в дебетовом сальдо по конкретному сотруднику.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Дт счета по смыслу операции (71, 60, 70 и т.д.) — Кт 50.01

Тревожный признак

Проводок нет, или дебет не соответствует операции

Кассовая книга за день

Норма

РКО в расходной части, остаток совпадает с фактом

Тревожный признак

Документа нет в книге или остаток расходится

ОСВ по счету 50.01

Норма

Положительное сальдо на каждую дату

Тревожный признак

Отрицательный остаток после проведения РКО

Печатная форма РКО

Норма

Подписи руководителя, главбуха, кассира и получателя, указаны паспортные данные

Тревожный признак

Нет подписи получателя или реквизитов документа, удостоверяющего личность

Типичные ошибки при выдаче денег из кассы

Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за невнимательности при заполнении. Неверно выбранный вид операции искажает взаиморасчеты, неправильная дата ломает кассовую книгу, а отсутствие основания делает выдачу неподтвержденной при проверке.

Если ошибка обнаружена в том же дне, документ можно отредактировать и перепровести. Если день закрыт и кассовая книга распечатана, корректнее сделать сторнирующий документ или исправить РКО с повторным формированием листа кассовой книги — по согласованию с главным бухгалтером.

Удобно включить в учетной политике контроль остатков по кассе при проведении документов (настройка доступна в большинстве конфигураций). Тогда программа не даст провести РКО на сумму больше фактического остатка и предупредит об отрицательном сальдо до того, как ошибка попадет в отчетность.

Частые вопросы

Можно ли выдать деньги из кассы без РКО, а оформить документ позже?

Нет. Расходный кассовый ордер должен быть оформлен в день фактической выдачи: именно на его основании деньги покидают кассу, а получатель расписывается в документе. Выдача без ордера — это недостача в кассе, которая при инвентаризации будет отнесена на материально ответственное лицо.

Что делать, если РКО проведен, но деньги фактически не выдали?

Если день не закрыт — распроведите и пометьте документ на удаление. Если кассовая книга за день уже сформирована, оформите приходный кассовый ордер на возврат суммы тем же днем или скорректируйте РКО с перепечаткой листа кассовой книги. Оставлять проведенный документ без фактического движения денег нельзя — остаток по программе не совпадет с реальным.

Как выдать деньги из кассы ИП на личные нужды?

Индивидуальный предприниматель может распоряжаться выручкой свободно, но в программе выдачу все равно оформляют РКО — обычно с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» на самого ИП или «Прочий расход» в зависимости от конфигурации. В упрощенном учете ИП кассовая книга может не вестись, но документ в 1С нужен для корректного остатка наличных.

Почему РКО не попадает в кассовую книгу?

Чаще всего причины: документ не проведен, в нем указана другая организация или другая касса, либо дата документа не входит в выбранный период отчета. Проверьте эти три параметра. Также убедитесь, что в настройках кассовой книги выбрана та же касса, что и в документе.

Нужно ли пробивать чек ККТ при выдаче денег из кассы?

Чек нужен только в случаях, связанных с расчетами с покупателями: например, при возврате наличных за товар пробивается чек возврата. Выдача подотчетных сумм, зарплаты, займа сотруднику или сдача выручки в банк чеком не оформляются — это внутренние операции, а не расчеты с применением ККТ.

Как исправить неверно выбранный вид операции в проведенном РКО?

Если день не закрыт, откройте документ, измените вид операции, проверьте счета и перепроведите. Если день закрыт и отчеты сданы, корректнее создать сторнирующую операцию и новый РКО с правильным видом, чтобы не нарушать уже сформированную кассовую отчетность.