Учет и Финансы · 10 мин
Как выдать аванс подотчетному лицу в 1С
Как выдать аванс подотчетному лицу в 1С:Бухгалтерии 8.3 — через кассу и банк, документы, проводки, контроль остатков и отчет подотчетного лица.
Выдача аванса подотчетному лицу — одна из самых частых кассовых операций: сотруднику выдают деньги на командировку, покупку материалов, канцтоваров или хозяйственные нужды, а потом он отчитывается авансовым отчетом. В 1С:Бухгалтерии 8.3 эта операция оформляется двумя документами: расходным кассовым ордером (если деньги выдаются из кассы) или списанием с расчетного счета (если аванс перечисляется на карту сотрудника).
Ошибки на этом этапе типичны: неверно выбран вид операции, не указан сотрудник как подотчетное лицо, выбран неправильный счет учета. В результате расчеты с подотчетными лицами «разваливаются», остатки по счету 71 не сходятся, а авансовые отчеты не закрывают выданные суммы. Ниже разобраны оба способа выдачи, настройки, проводки и контроль результата.
Подготовка: что проверить перед выдачей аванса
До оформления документа убедитесь, что сотрудник заведен в справочнике «Физические лица» и привязан к справочнику «Сотрудники» организации. Именно из этих справочников 1С подставляет подотчетное лицо в кассовые и банковские документы. Если физическое лицо отсутствует, программа не даст корректно заполнить аналитику по счету 71.
Проверьте, что у организации настроена касса и при необходимости расчетный счет. Также убедитесь, что по сотруднику нет непогашенной задолженности по ранее выданным авансам: по правилам внутреннего контроля большинства организаций новый аванс не выдается, пока работник не отчитался по предыдущему. Посмотреть задолженность можно отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» или «Анализ счета 71» с отбором по сотруднику.
Что проверить перед выдачей
Физлицо и сотрудник заведены, организация совпадает
В документе не выбирается сотрудник или подставляется чужая организация
Нет дебетового остатка или он согласован
Висит старый непогашенный аванс
Касса организации настроена, нумерация РКО корректна
Ошибки при проведении, не подставляется касса
Выдача аванса из кассы через расходный кассовый ордер
Основной сценарий — выдача наличных из кассы. Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте документ «Расходный кассовый ордер». В поле «Вид операции» выберите «Выдача денежных средств подотчетному лицу» — от этого выбора зависят счета проводок и состав реквизитов.
Заполните поля: организация, дата, подотчетное лицо (выбирается из справочника сотрудников), сумма. В поле «Выдать» укажите ФИО сотрудника в дательном падеже, в поле «Основание» — назначение аванса, например «на командировочные расходы по приказу № 12» или «на приобретение материалов». При необходимости заполните «Приложение» — реквизиты заявления сотрудника.
Проведите документ. 1С сформирует проводку Дт 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» — Кт 50.01 «Касса организации». Распечатайте расходный кассовый ордер по унифицированной форме КО-2: кнопка «Печать» → «Расходный кассовый ордер». Сотрудник расписывается в получении денег в бумажном ордере — электронный документ подпись не заменяет.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Расходный кассовый ордер»
- 2Выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу»
- 3Укажите сотрудника, сумму, основание выдачи
- 4Проведите документ и проверьте проводку Дт 71.01 — Кт 50.01
- 5Распечатайте РКО и получите подпись сотрудника
Выдача аванса на банковскую карту сотрудника
Если аванс перечисляется на карту сотрудника (зарплатную или личную), используется документ «Списание с расчетного счета» в разделе «Банк и касса» → «Банковские выписки». Вид операции — «Перечисление денежных средств подотчетному лицу» (в некоторых релизах — «Выдача денежных средств подотчетному лицу»).
Укажите получателя — физическое лицо, сумму, назначение платежа. Назначение должно быть информативным: «Аванс на командировочные расходы» или «Подотчетные средства на закупку материалов». Банк и налоговая при проверках обращают внимание на формулировки, поэтому расплывчатые назначения вроде «перевод средств» лучше не использовать.
Проводка будет аналогичной по дебету: Дт 71.01 — Кт 51. Если документ загружается из клиент-банка, проверьте, что программа правильно определила вид операции и получателя — автоматическое распознавание иногда подставляет «Прочее списание», и тогда аванс не попадет на счет 71.
Проводки и счета учета
Расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 71 в разрезе сотрудников. В типовой 1С:Бухгалтерии используется субсчет 71.01 для расчетов в рублях и 71.21 — для расчетов в валюте (например, при загранкомандировках с выдачей валютного аванса).
| Операция | Дебет | Кредит |
|---|---|---|
| Выдача аванса наличными из кассы | 71.01 | 50.01 |
| Перечисление аванса на карту сотрудника | 71.01 | 51 |
| Выдача валютного аванса | 71.21 | 50.02 (52) |
| Возврат неиспользованного аванса в кассу | 50.01 | 71.01 |
Если в проводках вместо 71-го счета появился, например, 76-й, значит, в документе выбран неверный вид операции или получатель указан как контрагент, а не как сотрудник. Исправьте вид операции и перепроведите документ.
Закрытие аванса: авансовый отчет и возврат остатка
Выданный аванс закрывается документом «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса», в зависимости от конфигурации). В документе указывается сотрудник, программа автоматически показывает сумму выданного ему аванса, и пользователь заполняет табличные части: оплата поставщикам, приобретенные товары, суточные и командировочные расходы, билеты с приложением подтверждающих документов.
После проведения авансового отчета задолженность по счету 71 уменьшается. Если сотрудник потратил меньше выданного, остаток он возвращает в кассу документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Если потратил больше — перерасход выдается сотруднику через РКО.
Контроль остатков и типичные ошибки
Регулярно сверяйте расчеты с подотчетными лицами отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» с группировкой по сотрудникам. Дебетовый остаток означает, что сотрудник должен отчитаться или вернуть деньги, кредитовый — что организация должна сотруднику (перерасход по авансовому отчету).
Для детализации по конкретному работнику удобен отчет «Карточка счета 71» с отбором по сотруднику: в нем видно все выдачи и отчеты в хронологии. Такую карточку полезно прикладывать при запросе объяснений у сотрудника по зависшим суммам.
Особые случаи: валютный аванс и несколько организаций
Аванс в валюте на загранкомандировку
При выдаче валютного аванса используется РКО по валютной кассе (счет 50.02) или списание с валютного счета. В документе указывается валюта и сумма в валюте, проводки формируются по счету 71.21 с пересчетом по курсу ЦБ на дату операции. Авансовый отчет по командировке пересчитывает расходы по курсу на дату утверждения отчета — разницы учитываются автоматически.
Сотрудник работает в нескольких организациях группы
Аналитика по счету 71 ведется в разрезе организаций. Если сотрудник получает авансы от разных юрлиц, выдачу и отчетность ведите строго в рамках той организации, чьим документом выдан аванс. Закрыть аванс одной организации авансовым отчетом другой нельзя.
Что важно запомнить
Аванс выдается РКО или списанием со счета с видом операции «подотчетному лицу», формируя проводку Дт 71 — Кт 50/51. Закрывается аванс авансовым отчетом, остаток возвращается приходным ордером. Контролируйте расчеты ОСВ по счету 71 и не выдавайте новый аванс при непогашенной задолженности.
Частые вопросы
Можно ли выдать аванс, если сотрудник не отчитался по предыдущему?
Технически 1С не блокирует такую выдачу — ограничение задается только внутренним регламентом организации. Однако вести учет при накоплении непогашенных сумм сложнее, а при проверках это вызывает вопросы. Рекомендуется сначала получить авансовый отчет или возврат остатка.
Как исправить документ, если выбран неверный вид операции?
Откройте документ, измените вид операции на «Выдача денежных средств подотчетному лицу», заполните появившиеся обязательные поля (сотрудник) и перепроведите. Проверьте проводки: должен быть дебет 71.01. Если документ попал в закрытый период, исправление делайте с учетом ограничений даты запрета редактирования.
Как посмотреть все авансы конкретного сотрудника?
Сформируйте отчет «Анализ счета 71» или «Карточка счета 71» с отбором по физическому лицу. В отчете будут видны все выдачи, авансовые отчеты и возвраты с остатком на каждую дату.
Можно ли выдать аванс на личную карту сотрудника, а не зарплатную?
Да, если это предусмотрено внутренними документами организации. В документе «Списание с расчетного счета» указывается физическое лицо-получатель, а реквизиты карты отражаются в платежном поручении. Проводка та же: Дт 71.01 — Кт 51.
Что делать, если сотрудник уволился, не отчитавшись по авансу?
Непогашенная сумма удерживается из расчета при увольнении в пределах, допустимых трудовым законодательством, либо взыскивается через соглашение или суд. В 1С оформляется удержание при расчете зарплаты, а невозвращенный остаток переводится на задолженность сотрудника с последующим списанием по истечении срока исковой давности.
Нужен ли приказ или заявление для выдачи аванса?
Да, основание выдачи должно быть документально оформлено: заявление сотрудника или приказ руководителя с указанием суммы и назначения. Реквизиты этого документа указываются в поле «Основание» расходного кассового ордера.