Как вводить самозанятого в 1С

Самозанятый (плательщик налога на профессиональный доход, НПД) — не сотрудник и не обычный контрагент, поэтому его ввод в 1С вызывает вопросы у бухгалтеров. Ошибка на этапе заведения карточки приводит к неверным проводкам, лишним страховым взносам или проблемам при проверке ФНС.

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия 8.3, ЗУП, Управление нашей фирмой) самозанятый оформляется как физическое лицо — контрагент, с которым заключается договор гражданско-правового характера (ГПХ). Трудовой договор с ним не заключается, взносы на ОПС и ОМС компания не платит — налог самозанятый уплачивает сам через приложение «Мой налог».

Ниже разберём полный цикл: проверка статуса самозанятого, создание карточки в справочнике, оформление договора, отражение актов и выплат, а также контроль чеков НПД. Инструкции ориентированы на 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика применима и к другим конфигурациям.

Проверка статуса самозанятого перед вводом в 1С

До заведения карточки убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик НПД. Статус проверяется бесплатно на сайте ФНС (сервис «Проверка статуса налогоплательщика НПД») по ИНН физического лица. Результат проверки сохраните — это ваше доказательство добросовестности при возможных претензиях налоговой.

Статус нужно перепроверять на каждую дату выплаты: самозанятый может сняться с учёта или превысить лимит дохода, и тогда выплата ему без удержания НДФЛ станет нарушением. В свежих релизах 1С:Бухгалтерии проверка статуса доступна прямо из программы через сервис 1С:Контрагент.

Отдельно зафиксируйте ограничения режима НПД: самозанятый не может оказывать услуги бывшему работодателю в течение двух лет после увольнения, а годовой доход ограничен установленным лимитом. Если исполнитель — ваш недавний сотрудник, договор ГПХ с ним как с самозанятым оформлять нельзя.

Создание карточки самозанятого в справочнике контрагентов

Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и нажмите «Создать». В поле вида контрагента выберите «Физическое лицо». Заполните ФИО, ИНН (обязателен для проверки статуса и отчётности), при необходимости — СНИЛС и паспортные данные в соответствующих полях карточки.

Если у вас подключён сервис 1С:Контрагент, введите ИНН и нажмите «Заполнить» — программа подтянет основные реквизиты автоматически и покажет, зарегистрировано ли лицо как самозанятое. Это снижает риск опечаток в ИНН, из-за которых потом не сходится отчётность.

Добавьте банковский счёт самозанятого на вкладке «Банковские счета»: номер счёта и БИК банка. Самозанятые часто присылают реквизиты карты — попросите именно полные банковские реквизиты, чтобы платёжное поручение сформировалось корректно.

Оформление договора ГПХ с самозанятым

В карточке контрагента перейдите по ссылке «Договоры» и создайте новый договор. Вид договора — «С поставщиком» (в Бухгалтерии это стандартный вариант для ГПХ с физлицом). Укажите номер, дату и предмет договора: оказание услуг, выполнение работ или передача результатов интеллектуальной деятельности.

Сам бумажный (или электронный) договор ГПХ обязателен: в нём фиксируются предмет, стоимость, порядок сдачи-приёмки и условие о том, что исполнитель является плательщиком НПД и сам уплачивает налог. Включите пункт об обязанности исполнителя предоставить чек из «Мой налог» на каждую выплату — это снимет большинство споров.

Если выплаты разовые, допустимо работать без долгосрочного договора — по счёту и акту. Но при регулярном сотрудничестве рамочный договор защищает обе стороны и упрощает документооборот.

Отражение услуг самозанятого в учёте

Услуги самозанятого оформляются документом «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Услуги» в разделе «Покупки». Выберите созданного контрагента и договор, укажите номенклатуру услуги, сумму и счёт затрат (например, 26, 44 или 20 — в зависимости от характера услуг). НДС у самозанятого отсутствует — в документе ставится «Без НДС».

В свежих релизах 1С:Бухгалтерии есть специализированный документ «Услуги самозанятого» (раздел «Покупки» или «Операции»), который автоматически формирует нужные проводки и учитывает особенности НПД. Если в вашей версии он есть — используйте его, а не универсальное поступление.

Проводки типовые: Дт счёта затрат — Кт 76.10 (или 60) на сумму вознаграждения. НДФЛ и страховые взносы не начисляются, поэтому никаких записей по счетам 68.01 и 69 быть не должно — это контрольная точка для проверки.

1. 1
   Получите от самозанятого акт (или сформируйте его со своей стороны) и чек из «Мой налог»
2. 2
   Создайте документ «Поступление (акты, накладные)» с операцией «Услуги» или «Услуги самозанятого»
3. 3
   Выберите контрагента-физлицо и договор, укажите сумму без НДС
4. 4
   Проверьте счёт затрат и счёт расчётов (76.10 или 60)
5. 5
   Проведите документ и откройте движения — убедитесь, что нет НДФЛ и взносов
6. 6
   Прикрепите скан чека НПД к документу через скрепку

Выплата вознаграждения и контроль чеков НПД

Оплата оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику» (или «Прочие расчёты с контрагентами», если расчёты ведутся на 76 счёте). Сумма перечисляется полностью, без удержаний — самозанятый платит налог сам.

Чек из приложения «Мой налог» — обязательное подтверждение расхода. Без него налоговая может не признать затраты в налоге на прибыль или УСН. Чек должен содержать ИНН самозанятого, наименование услуги, сумму и ИНН вашей компании как покупателя. Проверьте, что чек сформирован именно на вашу организацию, а не «физлицу».

Храните чеки вместе с актами: удобно прикреплять PDF чека прямо к документу поступления в 1С через механизм присоединённых файлов. Тогда при выгрузке документов по запросу ФНС комплект собирается за минуты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки по документу поступления

Норма

Дт затратного счёта — Кт 76.10 (60), без записей по 68.01 и 69

Тревожный признак

Начислен НДФЛ или взносы — неверно выбран тип контрагента или документ

Чек НПД

Норма

Чек содержит ИНН компании-покупателя, сумму и дату, совпадающие с выплатой

Тревожный признак

Чек оформлен на физлицо или отсутствует

Статус самозанятого

Норма

Статус НПД действует на дату выплаты

Тревожный признак

Статус отсутствует или прекращён до даты оплаты

Особенности учёта в 1С:ЗУП и отчётность

В 1С:ЗУП самозанятые обычно не заводятся вовсе: это программа для кадрового и зарплатного учёта, а самозанятый не является ни сотрудником, ни даже подрядчиком-ГПХ в классическом смысле. Если выплата проходит через Бухгалтерию, дублировать её в ЗУП не нужно.

В отчётность самозанятые не попадают: они не включаются в 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения и статотчётность по численности. Исключение — если по ошибке выплату провели как доход физлица с удержанием НДФЛ: тогда сумма «повиснет» в регистрах и исказит отчёты.

Если ваша компания — налоговый агент по другим выплатам этому же человеку (например, он параллельно получает доход как обычное физлицо по договору займа), разводите эти операции по разным договорам и видам дохода, чтобы НПД-выплаты не смешивались с облагаемыми.

Частые вопросы по вводу самозанятых в 1С

Можно ли завести самозанятого как юридическое лицо, если у него есть ИП?

Если исполнитель зарегистрирован как ИП на НПД, заводите его как контрагента-ИП (тип «Юридическое лицо» с формой ИП или «Индивидуальный предприниматель» в зависимости от конфигурации). Чек НПД он обязан выдать в любом случае. Не смешивайте одну и ту же персону в двух карточках — выберите тот статус, в котором фактически оказываются услуги.

Обязательно ли заключать письменный договор ГПХ с самозанятым?

Формально при разовой услуге достаточно акта и чека, но письменный договор сильно снижает риски переквалификации отношений в трудовые. При регулярных выплатах одному исполнителю договор практически обязателен — он доказывает гражданско-правовой характер отношений.

Что делать, если самозанятый не прислал чек?

Запросите чек повторно и приостановите следующие выплаты до его получения. Без чека расход рискованно принимать в налоговом учёте. Если чек так и не предоставлен, обсудите с исполнителем корректировку: он может сформировать чек задним числом только в пределах сроков, разрешённых правилами НПД.

Нужно ли удерживать НДФЛ, если самозанятый утратил статус в середине месяца?

Налоговый статус определяется на дату выплаты дохода. Если на дату оплаты статус НПД действовал и есть чек — НДФЛ не удерживается. Если статус был утрачен до выплаты, доход облагается по общим правилам, и компания как налоговый агент должна удержать НДФЛ. Поэтому проверка статуса перед каждой оплатой — не формальность.

Как отразить аванс самозанятому в 1С?

Аванс оформляется обычным «Списанием с расчётного счёта» на того же контрагента и договор — программа отразит его на счёте расчётов как предоплату. После получения акта и чека зачтите аванс в документе поступления. Учтите: чек самозанятый формирует на фактически полученный доход, поэтому порядок выдачи чеков при авансах зафиксируйте в договоре.

Можно ли оплатить самозанятому наличными из кассы?

Можно, через «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Оплата поставщику». Но безналичный расчёт предпочтительнее: платёж по счёту проще подтвердить, и он корректно сопоставляется с чеком НПД при проверках.