Учет и Финансы · 11 мин
Как сделать РКО в 1С: оформление расходного кассового ордера
Пошаговая инструкция, как оформить расходный кассовый ордер (РКО) в 1С:Бухгалтерии 8.3: виды операций, заполнение полей, проводки, печать и типичные ошибки.
Расходный кассовый ордер (РКО) — это документ, которым оформляется любая выдача наличных денег из кассы организации: выдача зарплаты, подотчётных сумм, возврат покупателю, оплата поставщику, взнос наличными в банк. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого существует документ «Выдача наличных», который одновременно формирует бухгалтерские проводки и печатную форму КО-2.
Ошибка в РКО — это не просто опечатка: кассовая дисциплина проверяется банками и налоговой, а нарушения при ведении кассовых операций влекут штрафы для организации и должностных лиц. Поэтому важно правильно выбрать вид операции, корректно заполнить поля и проверить, что документ сформировал нужные проводки.
Ниже разобран порядок создания РКО в 1С:Бухгалтерии 8.3, отличия видов операций, нюансы для ИП и организаций, а также способы проверки результата и типичные ошибки.
Где в 1С находится документ для оформления РКО
В 1С:Бухгалтерии 8.3 расходный кассовый ордер создаётся документом «Выдача наличных». Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите кнопку «Выдача». Программа предложит выбрать вид операции — от этого выбора зависят проводки, обязательные поля и аналитика документа.
Если в списке кассовых документов кнопка «Выдача» недоступна или раздела не видно, проверьте права пользователя и функциональность программы: в разделе «Администрирование» → «Параметры учёта» должна быть включена работа с кассой. В некоторых интерфейсах документ также доступен через «Банк и касса» → «Касса» → «Расходный кассовый ордер».
В конфигурациях «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация» документ тоже называется «Расходный кассовый ордер» или «Выдача наличных» и находится в разделах «Деньги» или «Казначейство». Логика заполнения аналогична.
Как выбрать вид операции
Вид операции определяет счёт кредита проводки (всегда 50.01 «Касса организации») и счёт дебета, а также набор полей документа. Неправильно выбранный вид операции — самая частая причина ошибочных проводок.
| Вид операции | Когда применяется | Типовой дебет |
|---|---|---|
| Оплата поставщику | Наличная оплата за товары, работы, услуги | 60.01 |
| Возврат покупателю | Возврат денег за товар, в т.ч. по чеку ККТ | 62.02 / 90-я аналитика |
| Выдача подотчётному лицу | Аванс сотруднику на хознужды, командировку | 71.01 |
| Выплата зарплаты | Выдача зарплаты по ведомости через кассу | 70 |
| Взнос наличными в банк | Сдача выручки на расчётный счёт | 57.01 / 51 |
| Выдача займа сотруднику / контрагенту | Заёмные средства наличными | 73.01 / 58.03 |
| Прочий расход | Операции, не подошедшие под типовые виды | указывается вручную |
Если сомневаетесь между двумя видами операций, ориентируйтесь на экономический смысл: кому и за что выдаются деньги. Например, возврат займа учредителю и выдача дивидендов — разные операции с разными счетами и налоговыми последствиями.
Как выбрать вид операции
Пошаговое заполнение документа «Выдача наличных»
После выбора вида операции откроется форма документа. Заполните поля последовательно — состав полей зависит от выбранного вида операции.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Выдача» и выберите вид операции
- 2Проверьте организацию, дату и номер — номер присваивается автоматически в пределах дня/года
- 3Укажите получателя: контрагента, сотрудника или физлицо, в зависимости от вида операции
- 4Введите сумму — цифрами; сумма прописью в печатной форме формируется автоматически
- 5Заполните «Основание» (например: «Оплата по договору № 5 от 12.01», «Выдача под отчёт на хознужды»)
- 6В поле «Приложение» укажите прилагаемые документы, если они есть
- 7Проверьте счёт учёта и аналитику (статья ДДС, подразделение)
- 8Проведите документ, затем нажмите «Печать» → «Расходный кассовый ордер (КО-2)»
Обратите внимание на поле «Выдать» (ФИО получателя) и «По документу» (реквизиты удостоверения личности) — они выводятся в печатную форму КО-2. Для выдачи подотчётному лицу эти данные подставляются из карточки физического лица, если паспортные данные заполнены в справочнике.
Статья движения денежных средств (статья ДДС) обязательна, если в учётной политике включён контроль ДДС или вы формируете отчёт о движении денежных средств. Выбирайте статью, соответствующую операции, иначе отчёт ДДС будет искажён.
Проводки и проверка результата
После проведения документ формирует проводку по дебету выбранного счёта и кредиту 50.01. Проверить проводки можно кнопкой «Показать проводки и другие движения документа» (или сочетанием Ctrl+Enter на панели документа).
Контрольные точки после проведения: остаток по кассе в отчёте «Кассовая книга» уменьшился на сумму ордера; в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 50.01 нет отрицательного (кредитового) остатка; документ отразился в журнале регистрации кассовых документов.
Как проверить результат
Остаток уменьшился на сумму РКО и не стал отрицательным
Красный (отрицательный) остаток по 50.01 — касса ушла в минус
Дт соответствует виду операции (60.01, 71.01, 70 и т.д.), Кт 50.01
Счёт дебета не соответствует смыслу операции — перепроверьте вид операции
Заполнены номер, дата, сумма прописью, основание, подписи
Пустые поля «Выдать», «Основание» или неверная сумма прописью
РКО присутствует в кассовой книге с корректным номером
Документа нет — возможно, он не проведён или указана другая организация
Печать расходного кассового ордера
Печатная форма вызывается из документа: кнопка «Печать» → «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Форма соответствует унифицированному бланку и включает отрывную квитанцию, которая выдаётся получателю денег.
Подписи на бумажном ордере проставляются вручную: руководитель (или уполномоченное лицо), главный бухгалтер, кассир и получатель. В 1С можно настроить подстановку ФИО ответственных лиц — для этого заполните сведения об ответственных лицах в карточке организации («Главное» → «Реквизиты организации» → «Ответственные лица»).
Если организация ведёт кассу в электронном виде и применяет электронные подписи, допускается оформление кассовых документов в электронной форме — в этом случае порядок подписания определяется внутренними регламентами и настройками обмена.
Типичные ошибки и как их избежать
Если ошибка обнаружена после проведения, не удаляйте документ без анализа последствий: сначала проверьте, не вошёл ли он в кассовую книгу за закрытый день и не сдана ли отчётность. В закрытом периоде корректируйте документ с соблюдением порядка изменения данных прошлых периодов.
Особые сценарии: зарплата, подотчёт, взнос в банк
Выплата зарплаты через кассу
Для выплаты зарплаты сначала создайте документ «Ведомость в кассу» (раздел «Зарплата и кадры»), затем на его основании сформируйте «Выдачу наличных» с видом операции «Выплата зарплаты». Сумма и ссылка на ведомость подставятся автоматически, проводка будет Дт 70 — Кт 50.01.
Выдача подотчётному лицу
Выберите вид операции «Выдача подотчётному лицу», укажите сотрудника. Проводка — Дт 71.01 — Кт 50.01. Дальнейшее закрытие подотчётной суммы выполняется документом «Авансовый отчёт». Контролируйте дебиторку по 71 счёту: выдача новых сумм сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущим, — нарушение кассовой дисциплины.
Взнос наличными в банк
Для сдачи выручки на расчётный счёт используйте вид операции «Взнос наличными в банк». В зависимости от настроек программа может провести сумму через счёт 57.01 «Переводы в пути»: тогда после подтверждения зачисления банком оформляется «Поступление на расчётный счёт», закрывающее 57 счёт.
Что важно запомнить
РКО в 1С — это документ «Выдача наличных». Ключевое — правильный вид операции, корректные реквизиты получателя, дата, совпадающая с фактической выдачей, и проверка проводок и остатка кассы после проведения. Печатная форма КО-2 формируется из документа одной кнопкой.
Частые вопросы
Можно ли оформить РКО на физическое лицо, которого нет в справочниках?
Да. Для операций с контрагентами создайте карточку физического лица в справочнике «Контрагенты» с видом «Физическое лицо». Для разовой выдачи в некоторых видах операций допустимо указать получателя текстом в поле «Выдать», но корректнее завести элемент справочника — это обеспечит правильную аналитику и отчётность.
Чем РКО отличается от ПКО в 1С?
РКО («Выдача наличных») оформляет расход — выдачу денег из кассы, проводка идёт в кредит 50.01. ПКО («Поступление наличных») оформляет приход денег в кассу, проводка идёт в дебет 50.01. Оба документа находятся в журнале «Кассовые документы» и отражаются в кассовой книге.
Нужен ли РКО, если применяется онлайн-касса?
Зависит от операции. Возврат наличных покупателю по чеку ККТ оформляется через кассовый чек возврата, а РКО на выдачу из кассы ККТ, как правило, не требуется — деньги выдаются из денежного ящика кассы. Но выдача из основной кассы организации (зарплата, подотчёт, оплата поставщику) оформляется РКО независимо от наличия онлайн-кассы.
Как исправить ошибочно проведённый РКО?
Если день ещё не закрыт и кассовая книга не сформирована, можно отменить проведение документа, исправить данные и провести заново, либо пометить документ на удаление. Если период закрыт — согласуйте с главным бухгалтером сторнирующий или исправительный документ текущей датой.
Обязательно ли распечатывать РКО на бумаге?
Кассовые документы могут оформляться в электронном виде с подписанием электронными подписями — это допускается порядком ведения кассовых операций. Однако большинство организаций продолжает печатать КО-2 на бумаге и собирать «мокрые» подписи. Выбор закрепляется в учётной политике и внутренних регламентах.
Почему РКО не попадает в кассовую книгу?
Чаще всего причины: документ не проведён, указана другая организация, дата документа вне выбранного периода отчёта, либо в настройках учётной политики кассовая книга формируется по другому кассовому журналу. Проверьте эти четыре пункта — в подавляющем большинстве случаев проблема в одном из них.