Учет и Финансы · 12 мин
Как вносить авансовые отчеты в 1С:Бухгалтерия
Подробная инструкция по внесению авансовых отчетов в 1С:Бухгалтерия: выдача подотчетных сумм, проводки, командировки, покупка материалов и типичные ошибки.
Авансовый отчет — документ, которым подотчетное лицо подтверждает расходование денег, полученных от организации: на командировки, покупку материалов, хозяйственные нужды, представительские расходы. В 1С:Бухгалтерия 8.3 для этого предусмотрен отдельный документ «Авансовый отчет», который автоматически формирует проводки и закрывает задолженность сотрудника по счету 71.
Корректное отражение авансовых отчетов влияет на расчеты с персоналом, учет расходов, НДС и налог на прибыль. Ошибка в документе приводит к зависшим подотчетным суммам, неверной дебиторской задолженности и вопросам при проверках. Поэтому важно понимать не только последовательность кнопок, но и логику учета.
Ниже разобран полный цикл работы: от выдачи денег подотчетному лицу до проверки проводок и закрытия перерасхода. Инструкция актуальна для типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 (ред. 3.0); в других конфигурациях (УПП, ERP, КА) интерфейс отличается, но принципы учета те же.
Как устроен учет подотчетных сумм в 1С
Расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Когда организация выдает сотруднику деньги (из кассы или на карту), возникает дебетовое сальдо по счету 71 — задолженность работника перед организацией. Когда сотрудник отчитывается авансовым отчетом, задолженность закрывается: суммы списываются на расходы, материалы или расчеты с поставщиками.
Если сотрудник потратил больше, чем получил, возникает перерасход — кредиторская задолженность организации перед работником. Её нужно погасить отдельным документом выдачи денег. Если потратил меньше — остаток аванса сотрудник обязан вернуть в кассу или на счет организации.
Важное правило: новый аванс не должен выдаваться сотруднику, который не отчитался по предыдущему. В 1С это контролируется не автоматически, а через отчеты — оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 в разрезе сотрудников. Перед выдачей очередной суммы проверяйте остаток по работнику.
Выдача денег подотчетному лицу
Прежде чем вносить авансовый отчет, в базе должна быть отражена выдача аванса. Есть два типовых способа: наличными из кассы и перечислением на карту сотрудника.
При выдаче наличных создайте документ «Выдача наличных» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). Вид операции — «Выдача денежных средств подотчетному лицу». Укажите сотрудника из справочника «Физические лица», сумму и счет учета 71.01 (рубли) или 71.21 (валюта). После проведения формируется проводка Дт 71 Кт 50.01.
При перечислении на карту используйте документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». Проводка — Дт 71 Кт 51. Убедитесь, что в справочнике физических лиц у сотрудника заполнены данные банковской карты, если вы формируете платежи через зарплатный проект.
Создание документа «Авансовый отчет»
Документ находится в разделе «Покупки» → «Авансовые отчеты» (в некоторых настройках интерфейса — в разделе «Банк и касса»). Нажмите «Создать» и заполните шапку: организацию, сотрудника (подотчетное лицо) и дату отчета. Дата документа должна быть не раньше даты выдачи аванса и не позже фактической даты утверждения отчета руководителем.
На закладке «Авансы» подберите документы выдачи денег кнопкой «Добавить» — программа покажет незакрытые авансы по выбранному сотруднику. Если авансов несколько, укажите все, которые закрывает данный отчет. Сумма по закладке «Авансы» — это то, что сотрудник получил и теперь отчитывается.
- 1Откройте «Покупки» → «Авансовые отчеты» и нажмите «Создать»
- 2Заполните сотрудника, организацию и дату отчета
- 3На закладке «Авансы» подберите документы выдачи денег
- 4На закладках «Оплата», «Оприходование», «Расходы» внесите данные чеков и документов
- 5Проверьте итоговые суммы и проведите документ
- 6Откройте проводки кнопкой «Показать проводки» и сверьте счета
Заполнение закладок по видам расходов
Закладка «Оплата» — расчеты с поставщиками
Используется, когда сотрудник оплатил поставщику из подотчетных средств: например, купил материалы по безналичному счету или оплатил услуги. Укажите контрагента, договор, документ оплаты (чек, платежное поручение от поставщика) и сумму. Проводка — Дт 60 Кт 71: задолженность перед поставщиком гасится за счет подотчетных денег.
Закладка «Оприходование» — покупка товаров и материалов
Здесь отражают покупку ТМЦ за наличные: канцелярию, материалы, инвентарь. Укажите номенклатуру, количество, цену, счет учета (10.01 для материалов, 41.01 для товаров, 10.09 для инвентаря). Если поставщик выделил НДС в чеке или УПД, заполните ставку и сумму НДС — тогда программа сформирует проводку Дт 19.03 и при наличии счета-фактуры можно принять налог к вычету.
Обратите внимание: чек с выделенным НДС сам по себе не дает права на вычет — для вычета нужен счет-фактура или УПД. Если документа нет, НДС включается в стоимость приобретенных ценностей.
Закладка «Расходы» — услуги и прочие затраты
На этой закладке отражают услуги, не связанные с оприходованием ТМЦ: доставка, услуги связи, представительские расходы, мелкий ремонт. Укажите счет затрат (26, 44, 25 — по учетной политике), аналитику (статью затрат, подразделение) и данные подтверждающего документа. От корректности аналитики зависит попадание расходов в управленческую и налоговую отчетность.
Командировочные расходы
Для командировок в документе есть отдельная закладка «Командировка» (или расходы по командировке вводятся через «Расходы» с соответствующей статьей затрат). Сюда вносят суточные, проживание, проезд. Суточные отражаются без подтверждающих документов — на основании приказа о командировке и норм, установленных в организации. Билеты и счета гостиниц прикладываются как обоснование.
Проверка проводок и расчетов после проведения
После проведения откройте проводки кнопкой «Показать проводки и другие движения документа». Типовая картина: кредитуется счет 71 на общую сумму отчета, дебетуются счета затрат, материалов, расчетов с поставщиками и НДС. Сверьте корреспонденции с ожидаемыми — особенно счета затрат и аналитику.
Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 с детализацией по сотрудникам. Если аванс закрыт полностью — сальдо по работнику нулевое. Дебетовое сальдо означает, что сотрудник должен вернуть остаток; кредитовое — организация должна возместить перерасход.
Как проверить результат
Нулевое или соответствует сумме невозвращенного остатка / перерасхода
Сальдо не совпадает с реальной задолженностью — возможен пропуск документа выдачи или двойное отражение
Дт 19 есть только при заполненном счете-фактуре/УПД
НДС выделен, но документа поставщика нет — вычет будет необоснованным
Расходы попали на нужные счета и статьи по учетной политике
Все расходы ушли на один счет по умолчанию — искажена себестоимость и отчетность
Частые ошибки при внесении авансовых отчетов
Самая распространенная ошибка — неверный выбор физического лица. Если в справочнике заведено два похожих сотрудника или выбран сотрудник другой организации (в многофирменной базе), задолженность повиснет на чужом счете 71, и закрыть её стандартными документами не получится — придется делать корректировку или ручную операцию.
Вторая типичная проблема — отчет проведен без привязки к документу выдачи аванса. Тогда выданный аванс остается «висеть» на дебете 71, а по отчету возникает кредиторка. В ОСВ это выглядит как одновременная дебиторская и кредиторская задолженность по одному сотруднику. Исправляется редактированием закладки «Авансы» и перепроведением документа.
Третья группа ошибок — налоговые: вычет НДС по чеку без счета-фактуры, отнесение личных покупок сотрудника на расходы, отсутствие обложения НДФЛ сверхнормативных суточных. Эти ошибки вскрываются при выверке и аудите, поэтому проверяйте состав документов до проведения отчета.
Возврат остатка и выплата перерасхода
Если после отчета у сотрудника остались неизрасходованные деньги, оформите «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат денежных средств подотчетным лицом» (Дт 50 Кт 71) или поступление на расчетный счет, если сотрудник вернул деньги переводом. После этого сальдо по сотруднику обнулится.
При перерасходе организация обязана возместить сотруднику потраченные личные средства. Оформите «Выдачу наличных» или «Списание с расчетного счета» с тем же видом операции, что и при выдаче аванса, — программа закроет кредитовое сальдо по счету 71. Срок возмещения законодательно жестко не установлен, но затягивать выплату не стоит: это деньги работника.
Как выбрать действие
Удобно вести внутренний регламент: сотрудник сдает отчет с приложенными оригиналами чеков, бухгалтер сверяет суммы документов со строками отчета до проведения, а не после. Проверка «на входе» занимает минуты, а исправление проведенного документа в закрытом периоде — заметно дольше и требует корректировочных операций.
FAQ по авансовым отчетам в 1С:Бухгалтерия
Можно ли провести авансовый отчет, если деньги сотруднику не выдавались?
Да. Если сотрудник оплатил расходы из личных средств, авансовый отчет оформляется в обычном порядке, но закладка «Авансы» остается пустой. После проведения возникает кредиторская задолженность организации перед работником, которую нужно погасить выплатой через кассу или банк.
Как отразить покупку по чеку с НДС без счета-фактуры?
НДС к вычету по кассовому чеку без счета-фактуры или УПД принимать нельзя. В авансовом отчете сумму НДС из такого чека не выделяйте — включите её в стоимость приобретенных ценностей или в расходы. Исключение составляют отдельные случаи с командировочными документами (билеты, гостиницы) при наличии бланков строгой отчетности с выделенным НДС.
Почему в ОСВ по счету 71 у сотрудника сальдо и по дебету, и по кредиту?
Это признак того, что авансовый отчет не привязан к документу выдачи аванса. Откройте отчет, перейдите на закладку «Авансы», подберите нужный документ выдачи и перепроведите. После этого задолженности свернутся.
Как отразить загранкомандировку с расходами в валюте?
В документе укажите валюту аванса и используйте счет 71.21. Программа пересчитает валютные суммы в рубли по курсу на дату отчета или выдачи аванса — в зависимости от ситуации. Суточные в валюте пересчитываются по курсу ЦБ на дату утверждения отчета для целей НДФЛ.
Что делать, если сотрудник уволился, не отчитавшись по авансу?
Невозвращенный аванс удерживается из расчета при увольнении в пределах ограничений трудового законодательства, а при невозможности удержания списывается по решению организации: через суд, на внереализационные расходы или за счет резерва. В 1С списание оформляется ручной операцией с дебета счета 91.02 или 73 в корреспонденции с 71.
Нужно ли распечатывать форму АО-1?
Унифицированная форма АО-1 не является обязательной — организация вправе использовать свою форму, утвержденную в учетной политике. В 1С:Бухгалтерия доступна печать авансового отчета по форме АО-1 из документа через кнопку «Печать». Оригиналы чеков и билетов подкалываются к бумажной версии отчета.
Что важно запомнить
Авансовый отчет создается в разделе «Покупки» и закрывает задолженность сотрудника по счету 71. Обязательно привязывайте отчет к документу выдачи аванса, проверяйте счета затрат и обоснованность вычета НДС. Контролируйте результат через ОСВ по счету 71: остаток возвращается в кассу, перерасход выплачивается сотруднику.