Как завести лицевой счёт в 1С: инструкция для бухгалтера и кадровика

Термин «лицевой счёт» в программах 1С относится к двум разным объектам, и прежде чем заводить его, нужно понять, какой именно требуется. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) лицевой счёт — это накопительная ведомость по сотруднику, где отражаются начисления, удержания, налоги и выплаты. В 1С:Бухгалтерии под лицевым счётом обычно понимают карточку контрагента с субсчетом учёта расчётов, а в расчётных решениях для ЖКХ — счёт плательщика за коммунальные услуги.

Дальнейшие действия зависят от конфигурации. Если вам нужно открыть лицевой счёт работнику для расчёта зарплаты — работа идёт в ЗУП через приём на работу. Если требуется вести взаиморасчёты с покупателем или поставщиком — достаточно создать контрагента в 1С:Бухгалтерии, и программа автоматически будет формировать по нему обороты на счетах 60, 62 или 76. Отдельной кнопки «создать лицевой счёт» в типовых конфигурациях нет: счёт формируется как следствие правильно заведённого объекта.

Ниже разобраны оба сценария с конкретными шагами, условиями и проверками результата, а также типичные ошибки, из-за которых лицевой счёт «не появляется» в отчётах.

Определите, какой лицевой счёт вам нужен

Прежде чем открывать программу, ответьте на вопрос: чьи деньги и какие операции будут отражаться на счёте. От этого зависит конфигурация и раздел, в котором вы будете работать. Ошибка на этом этапе — самая частая причина ситуации, когда пользователь «завёл лицевой счёт», а отчёт по нему пустой.

Если речь о сотруднике и зарплате — нужна 1С:Зарплата и управление персоналом (или зарплатный модуль комплексной конфигурации). Если о покупателе, поставщике или подрядчике — 1С:Бухгалтерия. Если о жильце и квартплате — отраслевое решение для ЖКХ, где лицевой счёт является самостоятельным объектом с номером и адресом помещения.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно начислять зарплату, НДФЛ и взносы по работникуРаботайте в 1С:ЗУП — создайте сотрудника и оформите документ «Приём на работу»

Нужно учитывать расчёты с покупателем или поставщикомВ 1С:Бухгалтерии создайте контрагента и договор — субсчёт расчётов сформируется автоматически

Нужно начислять квартплату и коммунальные услуги жильцуИспользуйте отраслевую конфигурацию для ЖКХ и заводите лицевой счёт как отдельный объект с адресом и площадью

Как завести лицевой счёт сотрудника в 1С:ЗУП

В ЗУП лицевой счёт работника не заводится вручную — он начинает формироваться с момента кадрового оформления. Ваша задача — корректно создать физическое лицо, сотрудника и документ приёма на работу. Порядок действий:

1. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и нажмите «Создать».
2. Заполните ФИО, дату рождения, пол. Если физическое лицо уже есть в базе (например, бывший сотрудник), программа предложит выбрать его из списка — не создавайте дубликат.
3. Перейдите по ссылкам в карточке и внесите данные: ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес регистрации. Эти сведения обязательны для отчётности в ФНС и СФР.
4. Оформите документ «Приём на работу»: укажите организацию, подразделение, должность, дату приёма, график работы и вид занятости.
5. На вкладке «Оплата труда» назначьте начисления (оклад, надбавки) и укажите способ отражения в учёте, если он отличается от настройки по умолчанию.
6. Проведите документ. С этого момента у сотрудника есть лицевой счёт, и все начисления будут накапливаться в нём.

Обратите внимание на поле «Табельный номер» — программа присваивает его автоматически, и именно табельный номер часто используется как идентификатор лицевого счёта в расчётных листках и внутренних отчётах. Менять его вручную без необходимости не стоит: это усложнит поиск сотрудника в архивных данных.

1. 1
   Создайте физическое лицо и проверьте, нет ли дубликата в базе
2. 2
   Заполните ИНН, СНИЛС и документ, удостоверяющий личность
3. 3
   Оформите и проведите документ «Приём на работу»
4. 4
   Назначьте плановые начисления на вкладке «Оплата труда»
5. 5
   Сформируйте отчёт «Лицевой счёт» и убедитесь, что сотрудник доступен для выбора

Как завести лицевой счёт контрагента в 1С:Бухгалтерии

В бухгалтерской конфигурации лицевой счёт партнёра — это связка «контрагент + договор + субсчёт расчётов». Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты» и нажмите «Создать». Укажите вид контрагента (юридическое лицо, ИП или физическое лицо), наименование, ИНН и КПП. Если ваша база подключена к сервису автозаполнения, реквизиты подтянутся по ИНН автоматически — проверьте их визуально, так как данные могли устареть.

Далее в карточке контрагента создайте договор: укажите вид договора (с покупателем, с поставщиком, прочее), номер, дату и валюту расчётов. Именно договор является аналитическим разрезом, по которому программа ведёт расчёты. Без договора документы реализации и поступления провести не получится, а значит, обороты по «лицевому счёту» не сформируются.

Отдельный субсчёт вручную заводить обычно не нужно: типовой план счетов уже содержит счета 60 «Расчёты с поставщиками», 62 «Расчёты с покупателями» и 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами» с субконто «Контрагенты» и «Договоры». Проводка по документу автоматически создаст запись в разрезе нужного контрагента — это и есть его лицевой счёт.

Лицевой счёт плательщика в конфигурациях для ЖКХ

Если вы работаете в отраслевом решении для управляющей компании или ТСЖ (например, «1С:Предприятие 8. Учет в управляющих компаниях ЖКХ»), лицевой счёт — это самостоятельный объект справочника. Он создаётся в разделе работы с лицевыми счетами командой «Создать», и для него обязательно заполняются: номер счёта, помещение (квартира), собственник или наниматель, список услуг и тарифы.

Номер лицевого счёта формируется по правилам, принятым в вашей организации: часто в него включают код дома и номер квартиры. Задайте маску номера один раз и не меняйте её в середине расчётного периода — иначе платежи от жильцов по старым квитанциям перестанут автоматически распознаваться банковской загрузкой.

После создания счёта откройте его и проверьте вкладки с услугами и начислениями: если к помещению не привязана услуга (отопление, водоснабжение), начисление по ней выполнено не будет, и в квитанции появится неполная сумма.

Как проверить, что лицевой счёт работает

Простой факт создания карточки ещё не гарантирует корректный учёт. Проверка выполняется отчётами, которые показывают, что данные попадают в нужный разрез аналитики.

В ЗУП сформируйте отчёт «Зарплата» → «Лицевой счёт» (или «Полный свод начислений, удержаний и выплат»), выберите сотрудника и период. Даже до первого расчёта сотрудник должен быть доступен для выбора; после начисления зарплаты в отчёте появятся строки начислений, НДФЛ, взносов и выплат. В 1С:Бухгалтерии сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счёту» 60 или 62 либо отчёт «Анализ субконто» по контрагенту — там должны отражаться обороты и сальдо по документам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник доступен в отчёте «Лицевой счёт» в ЗУП

Норма

Сотрудник выбирается, отчёт формируется без ошибок

Тревожный признак

Сотрудника нет в списке — проверьте, проведён ли документ приёма на работу

Обороты по контрагенту в ОСВ по счёту 60/62

Норма

После проведения реализации появляются суммы в разрезе контрагента и договора

Тревожный признак

Обороты пустые — документ не проведён или заведён без договора

Начисления по лицевому счёту ЖКХ

Норма

Все подключённые услуги присутствуют в квитанции

Тревожный признак

Часть услуг отсутствует — не назначены услуги или тарифы на помещение

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем с лицевыми счетами связано не с самой процедурой создания, а с некорректными исходными данными. Дубли физических лиц в ЗУП приводят к раздвоению налоговой отчётности: программа считает НДФЛ по двум разным «людям», и сверка с ФНС не сходится. Перед созданием нового элемента всегда выполняйте поиск по ФИО, ИНН и СНИЛС.

Вторая группа ошибок — неверные даты. Приём на работу «задним числом» без пересчёта закрытых периодов, договор с датой позже первой реализации, изменение тарифа без указания даты начала действия — всё это даёт ситуацию, когда документ есть, а в лицевом счёте суммы не отражаются. Проверяйте соответствие дат документов и периодов действия настроек.

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Операции, описанные выше, безопасны для самостоятельного выполнения в рабочей базе при одном условии: у вас есть актуальная резервная копия и вы не трогаете закрытые периоды. Создание нового сотрудника, контрагента или лицевого счёта ЖКХ не затрагивает чужие данные и легко исправляется пометкой на удаление.

Обратитесь к специалисту по 1С, если требуется: перенос лицевых счетов из другой программы (Excel, Парус, старая версия 1С), объединение задвоенных карточек с историей, исправление учёта за закрытые периоды или настройка нестандартной нумерации. Такие операции выполняются обработками и при ошибке могут повредить данные целых разделов учёта.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли завести лицевой счёт сотруднику без приёма на работу?

Нет. В ЗУП лицевой счёт формируется только на основании кадрового документа — приёма на работу. Карточка физического лица без трудовых отношений существует в базе, но начисления и отчёт «Лицевой счёт» по ней недоступны. Для подрядчиков по ГПХ используется документ «Договор (работы, услуги)», который также создаёт расчётную базу по человеку.

Где посмотреть номер лицевого счёта сотрудника?

В типовой ЗУП отдельного номера лицевого счёта нет — его роль выполняет табельный номер, присваиваемый при приёме на работу. Он отображается в списке сотрудников и в расчётных листках. Если организация использует собственную нумерацию лицевых счетов, её обычно реализуют через дополнительный реквизит.

Почему в оборотно-сальдовой ведомости нет созданного контрагента?

Контрагент появляется в ОСВ только после того, как по нему проведён хотя бы один документ с движениями по счетам расчётов — реализация, поступление, оплата. Сама карточка контрагента проводок не формирует. Также проверьте, что в документе заполнен договор, а в настройках отчёта не стоит отбор, исключающий нужный счёт.

Как удалить ошибочно созданный лицевой счёт?

Если по объекту нет проведённых документов, пометьте его на удаление и выполните «Удаление помеченных объектов». Если документы уже есть, элемент удалить нельзя — сначала отмените проведение связанных документов. В ЗУП вместо удаления сотрудника с историей корректнее оформить увольнение, чтобы сохранить данные для отчётности.

Чем лицевой счёт отличается от расчётного счёта в 1С?

Расчётный счёт — это банковский счёт организации или контрагента, реквизит для платежей. Лицевой счёт — учётный регистр для накопления информации по конкретному сотруднику, партнёру или плательщику. Это разные объекты: расчётный счёт хранится в справочнике банковских счетов и не заменяет аналитику расчётов.

Можно ли завести несколько лицевых счетов на одного человека?

В ЗУП один сотрудник может иметь несколько мест работы (основное и внутреннее совместительство) — по каждому ведётся отдельный учёт начислений. В Бухгалтерии один контрагент может иметь несколько договоров, и расчёты будут вестись по каждому договору раздельно. Дублировать саму карточку физического лица или контрагента для этой цели не нужно.