Как внести акт в 1С: пошаговая инструкция

Акт выполненных работ (оказанных услуг) — один из самых частых первичных документов в учёте. В 1С он оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» на стороне продавца и «Поступление (акты, накладные, УПД)» на стороне покупателя. От правильного внесения акта зависят выручка, НДС, расчёты с контрагентами и данные декларации, поэтому ошибки здесь обходятся дорого.

Порядок действий зависит от того, кто вы в сделке: исполнитель отражает реализацию услуг, заказчик — поступление. Логика документов зеркальная, но проводки и счета учёта различаются. Ниже разобраны оба сценария на примере 1С:Бухгалтерии 8.3, с отдельными замечаниями для 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации.

Перед внесением акта убедитесь, что в программе уже созданы контрагент, договор и номенклатура услуги. Если этих элементов нет, документ придётся прерывать на полпути. Также проверьте, что дата акта попадает в открытый период: если квартал закрыт, провести документ задним числом без дополнительных действий не получится.

Что подготовить перед внесением акта

Минимальный набор данных: номер и дата бумажного акта, наименование контрагента с ИНН, номер договора, перечень работ или услуг, сумма и ставка НДС. Если акт составлен по УПД, дополнительно понадобится статус документа и данные для счёта-фактуры.

Проверьте справочники. Контрагент должен быть создан с корректными ИНН и КПП — от этого зависит заполнение счёта-фактуры и книги продаж. Договор должен иметь правильный вид: «С покупателем» для реализации, «С поставщиком» для поступления. Номенклатура услуги должна иметь тип «Услуга», иначе программа может некорректно отразить документ в учёте.

Как внести акт реализации (вы — исполнитель)

Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать». В поле вида документа выберите «Услуги (акт)». Укажите дату и номер из бумажного документа: номер в программе лучше привести к фактическому, чтобы не было расхождений при сверке с контрагентом и в налоговых регистрах.

Заполните шапку: организацию, контрагента, договор. В табличной части добавьте строки с номенклатурой услуг, количеством, ценой и ставкой НДС. Программа сама рассчитает сумму НДС и итог. Если услуга облагается по ставке «Без НДС», выберите её явно — не оставляйте поле пустым.

Проверьте счета учёта по ссылке или кнопке в табличной части: счёт доходов (обычно 90.01), счёт НДС (90.03), счёт расчётов с покупателем (62.01). После проверки нажмите «Провести». Если выставляется счёт-фактура, создайте его по кнопке «Выписать счёт-фактуру» внизу документа или зарегистрируйте УПД.

1. 1
   Продажи → Реализация → Создать → вид «Услуги (акт)»
2. 2
   Укажите дату и номер из бумажного акта
3. 3
   Заполните организацию, контрагента и договор
4. 4
   Добавьте строки: услуга, количество, цена, ставка НДС
5. 5
   Проверьте счета учёта (90.01, 90.03, 62.01)
6. 6
   Проведите документ и выставьте счёт-фактуру или УПД
7. 7
   Сверьте проводки через кнопку «Дт/Кт»

Как внести акт поступления (вы — заказчик)

Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)», создайте документ с видом «Услуги (акт)». Заполните дату и входящий номер — именно входящий номер поставщика, а не внутренний. Это важно для книги покупок и сверок.

В табличной части укажите услуги, суммы и ставку НДС. Ключевой момент — счёт затрат: для услуг это может быть 20, 25, 26, 44 или другой счёт в зависимости от назначения расхода. Также заполните статью затрат и подразделение, если ведётся учёт по подразделениям. От этих аналитик зависит корректность себестоимости и налога на прибыль.

Зарегистрируйте счёт-фактуру поставщика по ссылке внизу документа, указав номер и дату входящего документа. После проведения НДС попадёт в книгу покупок при выполнении условий для вычета.

Как проверить проводки и результат

После проведения откройте проводки кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки»). Для реализации типовая картина: Дт 62.01 — Кт 90.01 на сумму с НДС, Дт 90.03 — Кт 68.02 на НДС. Для поступления: Дт счёта затрат — Кт 60.01 на сумму без НДС и Дт 19.04 — Кт 60.01 на НДС.

Дополнительно проверьте отчёты: «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 62 или 60 по конкретному контрагенту, а также анализ счёта 90 или 19. Если сумма в документе не совпадает с бумажным актом, исправляйте сразу — после закрытия периода правки потребуют корректировочных документов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (Дт/Кт)

Норма

Счета и суммы соответствуют виду операции

Тревожный признак

Пустые счета, нулевые суммы или неожиданные счета

ОСВ по 62/60 по контрагенту

Норма

Задолженность появилась на сумму акта

Тревожный признак

Сумма отсутствует или удвоена

Книга продаж / книга покупок

Норма

Счёт-фактура отражён в нужном квартале

Тревожный признак

Документ не попал в регистр НДС

Особенности для других конфигураций

В 1С:Управление торговлей 11 акт оформляется документом «Реализация товаров и услуг» (раздел «Продажи»), а поступление — «Приобретение товаров и услуг». Логика та же, но добавляется работа со статусами согласования и заказами клиентов: акт удобно создавать на основании заказа, чтобы сохранить цепочку документов.

В 1С:Комплексная автоматизация и ERP документы называются аналогично УТ, но проводки формируются в регламентированном учёте отдельно, иногда с отложенным отражением. Если проводки не появились сразу, проверьте задания к отражению в учёте — это нормальное поведение, а не ошибка.

Исправление и отмена акта

Если ошибка обнаружена в текущем периоде, откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Если акт нужно отменить полностью — пометьте его на удаление или распроведите и оставьте непроведённым, если документ нужно сохранить для истории.

Если период закрыт (сдана отчётность), прямое исправление недопустимо. На стороне продавца оформляется «Корректировка реализации», на стороне покупателя — «Корректировка поступления». Эти документы создают исправленные записи в учёте и корректировочные счета-фактуры без изменения закрытого периода.

Типичные ошибки при внесении актов

Отдельная группа проблем — обмены. Если акты приходят через ЭДО, не вносите их вручную повторно: сначала проверьте входящие документы в разделе обмена электронными документами. Дубли потом сложно вычищать из регистров НДС.

Заведите привычку сразу после проведения акта открывать проводки и сверять их с ожидаемой схемой. Проверка занимает полминуты, но избавляет от поиска ошибок при закрытии месяца, когда документов уже сотни.

Частые вопросы

Чем акт отличается от УПД в 1С?

УПД (универсальный передаточный документ) объединяет акт и счёт-фактуру в одном документе. В 1С при выборе вида «УПД» счёт-фактура регистрируется автоматически вместе с реализацией, отдельно выписывать его не нужно. Если работаете обычным актом, счёт-фактура создаётся отдельной кнопкой.

Можно ли внести акт прошлой датой?

Да, если период не закрыт. Укажите фактическую дату документа — программа проведёт его этой датой. Если дата запрета редактирования установлена, потребуется её временно сдвинуть (Администрирование → Даты запрета изменения данных), что доступно пользователю с правами администратора.

Что делать, если сумма в акте отличается от счёта на оплату?

Вносите акт на фактическую сумму из подписанного документа, а не из счёта. Счёт — это лишь основание для оплаты. Разница отразится во взаиморасчётах как переплата или недоплата и закроется следующими документами.

Почему документ не проводится с ошибкой по договору?

Чаще всего вид договора не соответствует виду документа: например, выбран договор «С поставщиком» в документе реализации. Откройте карточку договора и исправьте его вид, либо создайте новый договор нужного вида.

Как внести акт, если услуг несколько и по разным ставкам НДС?

Добавьте каждую услугу отдельной строкой в табличную часть и укажите свою ставку НДС в каждой строке. Программа корректно рассчитает налог по каждой позиции и сформирует общий счёт-фактуру с разбивкой.

Нужно ли вносить акт, если документы пришли по ЭДО?

Вручную — нет. Загрузите электронный документ через раздел обмена ЭДО, программа создаст документ поступления или реализации автоматически с привязкой к электронному оригиналу. Ручной ввод создаст дубль.