Учет и Финансы · 9 мин
Как внести предоплату в 1С: пошаговая инструкция
Как внести предоплату в 1С: оформление аванса от покупателя и поставщику, документы, проводки, зачёт аванса, типичные ошибки и проверка результата.
Предоплата (аванс) в 1С отражается через банковские или кассовые документы: поступление на расчётный счёт, приходный кассовый ордер, эквайринговую операцию или списание со счёта, если аванс платите вы. Программа автоматически определяет платёж как аванс, если по договору с контрагентом ещё нет незакрытой реализации или поступления, и относит сумму на счета авансов (62.02 или 60.02 в типовом плане счетов).
Корректное отражение предоплаты важно сразу по нескольким причинам: от этого зависит расчёт НДС с авансов, актуальность взаиморасчётов с контрагентами и корректность автоматического зачёта аванса при отгрузке или поступлении товара. Ошибка в виде расчёта или в договоре приводит к тому, что долг «зависает», а декларация по НДС формируется с искажениями.
Ниже разобраны оба направления — предоплата от покупателя и предоплата поставщику — на примере типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление нашей фирмой». Названия команд в других конфигурациях могут немного отличаться, но логика документов та же.
Что проверить перед внесением предоплаты
До создания платёжного документа убедитесь, что в базе корректно заведены контрагент и договор. Именно договор определяет, как программа будет распределять оплату: по какому счёту расчётов пройдёт сумма и сможет ли она зачесться при отгрузке.
Откройте договор с контрагентом и проверьте вид договора: «С покупателем» — для входящей предоплаты, «С поставщиком» — для исходящей. Если платёж указать по договору другого вида или оставить поле договора пустым, взаиморасчёты разойдутся, и зачёт аванса придётся делать вручную документом «Корректировка долга».
Также проверьте, что организация, расчётный счёт и касса указаны верно, особенно если в базе ведётся учёт по нескольким организациям. Ошибка в организации — одна из самых трудоёмких в исправлении, так как платёж придётся сторнировать и вводить заново.
Как внести предоплату от покупателя
Входящий аванс оформляется в разделе «Банк и касса». Выберите документ в зависимости от способа получения денег: «Поступление на расчётный счёт» — для безналичной оплаты, «Приходный кассовый ордер» — для наличных, «Операция по платёжной карте» — для эквайринга.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» и нажмите «Поступление».
- 2Выберите вид операции «Оплата от покупателя».
- 3Укажите дату, контрагента, договор и сумму предоплаты.
- 4Проверьте счёт расчётов: при отсутствии долга программа подставит счёт авансов (62.02).
- 5Проведите документ и при необходимости сформируйте счёт-фактуру на аванс.
После проведения документа откройте его движения (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки»). Для аванса от покупателя типовая проводка — Дт 51 (50) Кт 62.02. Если вместо 62.02 программа поставила 62.01, значит, по договору есть незакрытая задолженность, и оплата погасила её, а не стала авансом.
Если оплата пришла по эквайрингу
При оплате картой используйте документ «Операция по платёжной карте» с видом операции «Оплата от покупателя». Учтите, что сумма зачисления на счёт будет меньше суммы оплаты на комиссию банка-эквайера — она списывается отдельным документом и относится на прочие расходы.
Как оформить счёт на предоплату покупателю
Часто перед оплатой покупателю выставляют счёт. В «1С:Бухгалтерии» это документ «Счёт покупателю» (раздел «Продажи»). Он не формирует проводок и не влияет на взаиморасчёты — это только основание для оплаты и печатная форма.
Удобство счёта в том, что платёжный документ можно создать на его основании: программа подставит контрагента, договор и сумму автоматически, что исключает расхождения между выставленным счётом и фактической оплатой. В «1С:Управление нашей фирмой» аналогичную роль играет «Счёт на оплату», который кроме того резервирует товар и участвует в расчёте состояния заказа.
Как внести предоплату поставщику
Исходящий аванс оформляется зеркально: документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику» или «Расходный кассовый ордер» при оплате наличными. Укажите контрагента, договор с видом «С поставщиком» и сумму.
При проведении формируется проводка Дт 60.02 Кт 51 (50) — аванс выданный. Если платёж создаётся из платёжного поручения, убедитесь, что после отправки в банк документ переведён в состояние «Оплачено»: до этого момента проводки по нему не формируются.
Как зачесть предоплату при отгрузке или поступлении
Зачёт аванса в типовых конфигурациях выполняется автоматически. Когда вы проводите «Реализацию (акты, накладные)» по договору, на который есть аванс, программа формирует проводку Дт 62.02 Кт 62.01 на сумму зачтённой предоплаты. Аналогично работает «Поступление (акты, накладные)» по авансам поставщику: Дт 60.01 Кт 60.02.
Способ зачёта можно изменить в самом документе реализации: на вкладке «Расчёты» или по ссылке «Зачёт авансов» доступны варианты «Автоматически», «Не зачитывать» и выбор конкретного аванса вручную. Ручной режим нужен, когда по договору несколько авансов и требуется зачесть конкретный из них — например, по условиям сделки.
Как проверить результат
Дт 51 Кт 62.02 (аванс получен) или Дт 60.02 Кт 51 (аванс выдан)
Сумма попала на 62.01 / 60.01 — оплата закрыла долг, а не стала авансом
Остаток соответствует незакрытым авансам по контрагенту
Отрицательные остатки или суммы по неверному договору
Аванс и зачёт видны обеим сторонам, сальдо сходится
Долг завис из-за разных договоров в платеже и реализации
НДС с предоплаты
Если ваша организация — плательщик НДС, с полученного аванса нужно начислить налог и выписать счёт-фактуру на аванс. В «1С:Бухгалтерии» это делается либо кнопкой «Создать на основании» из платёжного документа, либо массово через обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс» (раздел «Операции» → «Помощник по учёту НДС» или «Регистрация счетов-фактур на аванс»).
При зачёте аванса НДС принимается к вычету — регистрация происходит документом «Формирование записей книги покупок» в конце периода. По авансам, которые вы заплатили поставщику, НДС к вычету можно принять при наличии счёта-фактуры на аванс от поставщика и соответствующего условия в договоре, но это право, а не обязанность.
Особенности в разных конфигурациях
В «1С:Управление нашей фирмой» предоплата обычно привязывается к заказу покупателя или счёту на оплату: в платёжном документе заполняется поле «Заказ» или «Основание», и программа показывает состояние оплаты прямо в заказе. Это удобно для контроля частичных предоплат.
В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» расчёты ведутся по объектам расчётов (заказам, накладным, договорам), и аванс без привязки к объекту может попасть в «нераспределённые» платежи. Проверяйте отчёт «Ведомость расчётов с партнёрами» — там видно, к какому объекту отнесена предоплата.
Что важно запомнить
Предоплата вносится платёжным документом с правильным видом операции и договором; программа сама относит сумму на счёт авансов и зачитывает её при отгрузке. Контролируйте результат по проводкам и ОСВ, не дублируйте документы при загрузке выписки и не забывайте про НДС с авансов.
Частые вопросы
Что делать, если аванс не зачёлся автоматически при реализации?
Чаще всего причина в расхождении договоров или организаций в платеже и реализации. Проверьте, что оба документа проведены по одному договору. Если договоры разные, используйте документ «Корректировка долга» с видом операции «Зачёт авансов» — он перенесёт сумму на нужный договор, после чего реализацию можно перепровести.
Как внести частичную предоплату по счёту?
Создайте платёжный документ на основании счёта и скорректируйте сумму вручную на фактически полученную. Программа отнесёт на аванс именно оплаченную часть. Остаток по счёту будет виден в отчётах по оплате счетов, а при поступлении второй части создайте ещё один документ поступления.
Нужно ли выписывать счёт-фактуру на аванс в одной поставке с отгрузкой?
Если отгрузка состоялась в том же налоговом периоде, что и получение аванса, практика допускает не выписывать счёт-фактуру на аванс, поскольку налоговая база определяется отгрузкой. Однако многие организации оформляют авансовый счёт-фактуру всегда — это безопаснее и упрощает автоматическое заполнение декларации. Закрепите выбранный подход в учётной политике.
Как вернуть предоплату покупателю?
Оформите документ «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю» (или «Расходный кассовый ордер» при наличном возврате) по тому же договору. Проводка Дт 62.02 Кт 51 закроет аванс. Если по авансу был начислен НДС, после возврата он принимается к вычету через формирование записей книги покупок.
Можно ли внести предоплату задним числом?
Можно, если период ещё не закрыт для редактирования и по нему не сдана отчётность. Учтите, что документ задним числом может изменить НДС прошлого квартала — тогда потребуется уточнённая декларация. Если установлена дата запрета изменения данных, сначала временно снимите её (при наличии прав) и восстановите после ввода документа.
Почему в ОСВ по 62.02 отрицательное сальдо?
Отрицательный остаток по счёту авансов обычно означает, что зачёт аванса прошёл дважды или аванс зачтён по большей сумме, чем был получен. Сформируйте анализ счёта 62.02 по контрагенту, найдите лишний зачёт (проводка Дт 62.02 Кт 62.01) и перепроведите связанные документы в хронологическом порядке через обработку «Проведение документов».