Учет и Финансы · 10 мин
Как внести наличные в кассу 1С: инструкция по приходному кассовому ордеру
Как внести наличные в кассу 1С: создание приходного кассового ордера, выбор вида операции, проводки, печать ПКО, типичные ошибки и проверка результата.
Внесение наличных в кассу в 1С оформляется документом «Приходный кассовый ордер» (ПКО). Именно он отражает поступление денег в кассу организации и формирует бухгалтерские проводки по дебету счета 50 «Касса». Без корректно проведённого ПКО кассовая книга не сойдётся, а остаток наличных в программе не будет совпадать с фактическим.
Принцип работы одинаков во всех типовых конфигурациях — 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP. Меняются только названия пунктов меню и набор видов операций. Ниже разобран порядок действий на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 с пояснениями для других решений.
Типичные ситуации внесения наличных: возврат подотчётных сумм, взнос в уставный капитал, оплата от покупателя наличными, выручка с торговой точки, пополнение кассы учредителем. Для каждого случая в ПКО выбирается свой вид операции — от него зависят счёт корреспонденции и проводки.
Где находится документ внесения наличных
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Банк и касса» и выберите пункт «Кассовые документы». В открывшемся журнале отображаются все приходные и расходные ордера. Нажмите кнопку «Создать» и выберите «Приходный кассовый ордер» — либо сразу создайте документ кнопкой «Поступление наличных», если она доступна в вашей версии интерфейса.
В 1С:Управление торговлей 11 путь немного другой: раздел «Казначейство» → «Кассовые ордера» → «Приходные кассовые ордера». В 1С:ERP документ находится в разделе «Казначейство» → «Приходные кассовые ордера». Логика заполнения везде одинаковая: вид операции определяет, какие поля станут обязательными.
Если пункта «Кассовые документы» нет в меню, проверьте права пользователя — работа с кассой может быть закрыта настройкой ролей. Также убедитесь, что в учётной политике организации включён учёт наличных операций и создана хотя бы одна касса в справочнике «Кассы».
Выбор вида операции: какой подходит под вашу ситуацию
Вид операции — ключевое поле ПКО. От него зависит счёт кредита, аналитика и то, как сумма попадёт в отчёты. Неверно выбранный вид операции приводит к ошибкам в учёте даже при правильной сумме.
Основные виды операций ПКО
Поступление наличной выручки или оплаты по договору. Корреспонденция со счётом 62, требуется контрагент и договор.
Сотрудник вернул неизрасходованный аванс. Корреспонденция со счётом 71, выбирается сотрудник.
Учредитель вносит деньги наличными. Корреспонденция со счётом 75.01.
Сдача выручки с торговой точки при неавтоматизированной торговле. Корреспонденция со счётом 90.01 или 62.Р.
Операции, не подходящие под стандартные виды: счёт корреспонденции задаётся вручную.
Для оплаты от покупателя дополнительно укажите договор и, при необходимости, документ расчётов — тогда аванс или долг закроются автоматически. Для возврата подотчётных средств достаточно выбрать сотрудника: программа покажет его текущую задолженность по счёту 71.
Если сомневаетесь в выборе, ориентируйтесь на экономический смысл: кто и за что вносит деньги. Физическое лицо возвращает аванс — это «Возврат от подотчётного лица». Учредитель пополняет кассу без оформления займа — обычно «Взнос в уставный капитал» или «Прочее поступление» со счётом 75.
Пошаговое заполнение приходного кассового ордера
После выбора вида операции заполните обязательные поля. Набор полей зависит от вида операции, но базовый минимум одинаков: дата, касса, сумма, основание.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте «Приходный кассовый ордер».
- 2Выберите вид операции, соответствующий сути поступления денег.
- 3Укажите организацию и кассу, если их несколько.
- 4Заполните сумму поступления и при необходимости ставку НДС.
- 5Укажите плательщика: контрагента, сотрудника или учредителя — в зависимости от вида операции.
- 6Заполните поле «Принято от» (ФИО и реквизиты плательщика) и «Основание» (например, «возврат подотчётных сумм»).
- 7Нажмите «Провести» и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт».
- 8Распечатайте ордер по форме КО-1 и передайте на подпись кассиру и главному бухгалтеру.
Поле «Принято от» заполняется текстом: укажите ФИО плательщика полностью, для юридического лица — наименование организации. Это поле попадает в печатную форму, и пустым оставлять его нельзя: без указания плательщика ордер не имеет юридической силы.
Поле «Основание» — это содержание операции: «оплата по договору № 12 от 15.03», «возврат неиспользованного аванса», «выручка за смену». Формулировка должна позволять однозначно понять характер поступления при проверке. Поле «Приложение» заполняется, если к ордеру прикладываются подтверждающие документы.
После проведения откройте движения документа кнопкой «Дт/Кт». Для оплаты от покупателя должна сформироваться проводка Дт 50.01 — Кт 62.01 (или 62.02 при авансе). Если проводок нет или счета неверные — вернитесь к виду операции и аналитике.
Печать ПКО и требования к оформлению
Приходный кассовый ордер печатается по унифицированной форме КО-1 кнопкой «Печать» → «Приходный кассовый ордер». Форма состоит из самого ордера и отрывной квитанции, которая выдаётся лицу, внёсшему деньги.
Квитанция подписывается главным бухгалтером и кассиром и заверяется печатью — это подтверждение для плательщика, что деньги приняты. Сам ордер остаётся в организации и подшивается к кассовым документам дня. Исправления в ПКО не допускаются: при ошибке документ пересоздаётся заново.
Если организация применяет электронный документооборот и отказалась от бумажных ордеров, убедитесь, что это закреплено в учётной политике и внутренних регламентах. В большинстве случаев кассовые документы всё ещё оформляют на бумаге.
Особые сценарии внесения наличных
Внесение выручки с торговой точки
При неавтоматизированной торговой точке выручка вносится ПКО с видом операции «Розничная выручка». Укажите торговую точку (склад типа «НТТ»), сумму и ставку НДС. Проводка будет Дт 50 — Кт 90.01, и сумма попадёт в книгу учёта доходов при УСН.
Если точка автоматизирована и работает через «1С:Розницу» или кассовый узел УТ, выручка обычно отражается отчётом о розничных продажах, а в кассу предприятия деньги передаются документом перемещения или ПКО — зависит от принятой схемы учёта.
Взнос учредителя наличными
Пополнение кассы учредителем оформляется ПКО с видом «Взнос в уставный капитал» (Дт 50 — Кт 75.01) либо как возвратный заём через «Прочее поступление» со счётом 66 или 67. Выбор влияет на налоговые последствия: безвозмездная помощь учредителя с долей более 50% не облагается налогом на прибыль, но условия нужно соблюсти формально.
Возврат подотчётных сумм
Сотрудник возвращает неизрасходованный аванс — выберите «Возврат от подотчётного лица». После выбора сотрудника программа покажет остаток его задолженности. Сумма возврата не может превышать долг по счёту 71: если ввести больше, образуется отрицательное сальдо, которое придётся разбирать вручную.
Проверка результата и контроль кассы
После проведения ПКО сверьте остаток по кассе. Откройте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (счёт 50) или «Кассовая книга» в разделе «Банк и касса». Остаток на конец дня в программе должен совпадать с фактическим количеством наличных в сейфе.
Как проверить результат
Дт 50.01 и корректный счёт кредита по виду операции
Проводок нет или счёт кредита не соответствует сути операции
Остаток в ОСВ по счёту 50 равен фактическим наличным
Расхождение программы и сейфа — ищите непроведённый или ошибочный документ
ПКО отображается в листе кассовой книги за дату документа
Документа нет в книге — проверьте дату, организацию и проведение
Остаток на конец дня не превышает установленный лимит
Превышение лимита — излишек нужно сдать в банк
Не забудьте про лимит остатка кассы: если после внесения наличных остаток превысил установленный лимит, излишек следует сдать в банк документом «Расходный кассовый ордер» с видом «Сдача наличных в банк». Исключение — дни выплаты зарплаты и выходные при работе кассы.
Типичные ошибки при внесении наличных
Большинство ошибок выявляется простой сверкой в конце дня: остаток по счёту 50 против фактических наличных плюс проверка листа кассовой книги. Введите в практику ежедневную сверку — это занимает несколько минут и избавляет от поиска ошибок задним числом.
Что важно запомнить
Внесение наличных оформляется приходным кассовым ордером: вид операции определяет проводки, поля «Принято от» и «Основание» обязательны для печатной формы, после проведения сверяйте проводки и остаток по счёту 50 с фактическими наличными и следите за лимитом кассы.
Частые вопросы
Можно ли внести наличные в кассу прошедшей датой?
Технически да — дату документа можно изменить. Но если период закрыт (сдана отчётность или сформирована кассовая книга), изменение даты создаст расхождения. В таком случае корректнее оформить ПКО текущей датой с пояснением в основании, когда деньги фактически поступили.
Что делать, если ошибся в сумме уже проведённого ПКО?
Если день ещё не закрыт, отмените проведение, исправьте сумму и проведите снова, затем перепечатайте ордер. Если кассовая книга за этот день уже сформирована и подписана, оформите корректирующую операцию и переформируйте лист кассовой книги — простое редактирование «задним числом» недопустимо.
Нужно ли пробивать кассовый чек при внесении наличных?
Зависит от ситуации. При оплате от покупателя-физлица в рамках расчётов применение ККТ, как правило, обязательно — чек пробивается отдельно, а ПКО отражает приём денег в учёте. Возврат подотчётных сумм и взносы учредителя чеком не оформляются, так как это не расчёты за товары или услуги.
Почему ПКО не попадает в кассовую книгу?
Чаще всего документ не проведён, дата не входит в выбранный период формирования книги или в документе указана другая организация. Проверьте также, что в настройках кассовой книги выбрана та же касса, что и в ордере.
Можно ли внести наличные сразу на несколько договоров одного контрагента?
В типовом ПКО 1С:Бухгалтерии указывается один договор. Если оплата распределяется по нескольким договорам, создайте отдельные строки или отдельные ордера на каждый договор — так задолженность закроется корректно и акт сверки сойдётся без ручных корректировок.
Как внести наличные, если в программе несколько касс?
При создании ПКО выберите нужную кассу в поле «Касса» — остатки ведутся по каждой кассе отдельно через субконто счёта 50. Ошибка в выборе кассы не влияет на общий итог, но нарушит аналитику и сверку по конкретной точке приёма денег.