Как вести наличку в 1С: кассовые операции от ордера до кассовой книги

Учёт наличных денег в 1С строится вокруг двух первичных документов: приходного кассового ордера (ПКО) и расходного кассового ордера (РКО). Каждое движение наличных — поступление выручки, выдача подотчёт, сдача денег в банк — оформляется отдельным документом, а программа автоматически формирует проводки по счёту 50 «Касса» и накапливает данные для кассовой книги.

Материал ориентирован на типовые конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), но общая логика кассовых операций одинакова и в «1С:Управление нашей фирмой», и в «1С:Комплексная автоматизация». Отличия касаются в основном названий разделов меню и набора видов операций.

Главная ошибка начинающих — отражать наличные движения «напрямую» ручными операциями, минуя кассовые документы. Это ломает кассовую книгу, искажает остаток по кассе и приводит к расхождениям при инвентаризации. Правильный принцип: любое движение налички — только через ПКО или РКО с корректным видом операции.

Начальная настройка: касса, лимит и учётная политика

Прежде чем вводить первый ордер, проверьте базовые настройки. В разделе «Главное — Настройки — Учётная политика» убедитесь, что параметры организации заполнены корректно. Сам счёт 50 «Касса» в плане счетов уже есть, дополнительно создавать его не нужно. Если у организации несколько обособленных касс (например, касса офиса и касса торговой точки), учёт ведётся с детализацией по статьям движения денежных средств или через отдельные кассы ККМ.

Лимит остатка кассы — максимальная сумма наличных, которую организация вправе хранить в кассе на конец дня. Малые предприятия и ИП вправе не устанавливать лимит и хранить любую сумму. Остальные организации рассчитывают лимит по формулам из указания ЦБ и закрепляют его приказом. В самой программе лимит не блокирует проведение документов — контроль выполняет бухгалтер, сравнивая остаток по счёту 50 с утверждённой суммой.

Отдельно настройте статьи движения денежных средств (СДДС) в справочнике «Статьи движения денежных средств». Они нужны для отчёта о движении денежных средств (ОДДС) и управленческой аналитики: «Оплата от покупателя», «Оплата поставщику», «Выдача подотчёт», «Взнос в банк» и т.д. Типовые статьи уже предзаполнены, но при необходимости добавьте свои.

Поступление наличных: как оформить ПКО

Приходный кассовый ордер создаётся в разделе «Банк и касса — Кассовые документы» кнопкой «Поступление» (либо «Создать — Поступление наличных»). Ключевое поле — «Вид операции»: от него зависят проводки и набор остальных полей. Наиболее используемые виды: «Оплата от покупателя», «Розничная выручка», «Возврат от подотчётного лица», «Взнос наличными в банк» (для обратной стороны — снятие с расчётного счёта) и «Прочее поступление».

При операции «Оплата от покупателя» выберите контрагента, договор и при желании документ расчётов — тогда программа зачтёт аванс или погасит задолженность по конкретной реализации. Проводка будет Дт 50.01 Кт 62.01 (или 62.02 при авансе). Для розничной выручки укажите тип цен и статью ДДС, проводка — Дт 50.01 Кт 90.01.1.

После заполнения полей «Сумма», «Принято от» и «Основание» проведите документ и распечатайте ПКО по форме КО-1 кнопкой «Печать — Приходный кассовый ордер». Подпись кассира и главбуха на бумажном бланке обязательна — электронный документ в 1С её не заменяет.

1. 1
   Откройте «Банк и касса — Кассовые документы» и нажмите «Поступление»
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий источнику денег
3. 3
   Заполните контрагента, сумму, статью ДДС, поля «Принято от» и «Основание»
4. 4
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
5. 5
   Распечатайте ПКО (КО-1), подпишите и подшейте к отчёту кассира

Расход наличных: как оформить РКО

Расходный кассовый ордер создаётся там же, кнопкой «Списание» (или «Выдача наличных»). Основные виды операций: «Оплата поставщику», «Выдача денежных средств подотчётному лицу», «Взнос наличными в банк», «Выдача зарплаты», «Возврат покупателю», «Прочее списание». Вид операции определяет счёт кредита-приёмника: например, выдача подотчёт даст Дт 71 Кт 50.01, взнос в банк — Дт 51 Кт 50.01.

При выдаче подотчётному лицу обязательно выберите сотрудника из справочника «Физические лица» (или «Сотрудники» — зависит от конфигурации) и укажите назначение выдачи. Именно по этой связке программа потом отследит незакрытые авансы и покажет задолженность сотрудника в отчёте «Авансовый отчёт» и оборотно-сальдовой ведомости по счёту 71.

При взносе наличных в банк важна последовательность: сначала РКО с видом «Взнос наличными в банк», затем при поступлении выписки — документ «Поступление на расчётный счёт» с тем же видом операции. Если между этими событиями проходит время (деньги в пути), используйте счёт 57 «Переводы в пути» — соответствующий вид операции есть в типовой конфигурации.

Розничная выручка и операции по ККТ

Если организация торгует в розницу с применением кассовой техники, наличная выручка оформляется иначе. В течение дня продажи пробиваются на онлайн-кассе, а в 1С по итогам смены создаётся документ «Отчет о розничных продажах» (при ручном учёте) или загружается автоматически из «1С:Розница» либо через обмен с фронтолом. В бухгалтерии розничная выручка отражается на счёте 50.01 (операционная касса) или через 50.02, если ведётся учёт по операционным кассам.

Типичная цепочка: продажи дня собираются на операционной кассе (ККТ), затем выручка инкассируется в основную кассу документом «Поступление наличных» с видом «Розничная выручка», а далее сдаётся в банк через РКО «Взнос наличными в банк». Каждый шаг — отдельный документ, пропуск звена создаст разрыв в аналитике.

При работе с эквайрингом (оплата картой) наличка не затрагивается: деньги приходят на расчётный счёт за вычетом комиссии банка. Эти операции отражаются документами по эквайрингу, и смешивать их с кассовыми ордерами нельзя.

Кассовая книга и ежедневный контроль

Кассовая книга (форма КО-4) формируется автоматически: раздел «Банк и касса — Кассовая книга». Укажите дату или период — программа соберёт все проведённые ПКО и РКО, рассчитает сальдо на начало дня, обороты и остаток на конец. Книга распечатывается за каждый день, в котором было движение наличных, подписывается и подшивается вместе с ордерами.

Ежедневный контроль сводится к трём проверкам. Первая — остаток по счёту 50 в оборотно-сальдовой ведомости совпадает с фактическим пересчётом наличных в кассе. Вторая — остаток не превышает лимит. Третья — все документы дня проведены и напечатаны, нет «черновиков» в журнале кассовых документов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счёту 50 в ОСВ

Норма

Положительный, совпадает с фактическим пересчётом наличных

Тревожный признак

Минус или расхождение с фактом — ищите ошибку в документах дня

Кассовая книга за день

Норма

Сальдо на конец равно остатку в ОСВ, все ордера включены

Тревожный признак

Документ есть в журнале, но не попал в книгу — он не проведён

Сверка с лимитом кассы

Норма

Остаток на конец дня не превышает утверждённый лимит

Тревожный признак

Превышение — сдайте излишек в банк

Расчёты с подотчётными (счёт 71)

Норма

Сальдо по сотрудникам закрывается авансовыми отчётами в срок

Тревожный признак

Дебиторка висит месяцами — требуйте отчёт или возврат

Выдача подотчёт и авансовые отчёты

Подотчётные суммы — самая «проблемная» часть наличного учёта. Выдача оформляется РКО с видом «Выдача денежных средств подотчётному лицу» (Дт 71 Кт 50.01). Сотрудник обязан отчитаться авансовым отчётом с приложением подтверждающих документов (чеков, БСО) или вернуть неизрасходованный остаток в кассу.

В 1С отчёт сотрудника оформляется документом «Авансовый отчёт» (раздел «Покупки» или «Банк и касса», в зависимости от конфигурации). В документе указывается сотрудник, перечень оплат и приложенные документы; программа закрывает задолженность по счёту 71 и относит затраты на соответствующие счета (10, 26, 44, 60 и т.д.).

Контролируйте подотчёт через ОСВ по счёту 71 с детализацией по сотрудникам. Долгая «висячая» дебиторка — сигнал нарушения: по правилам новый аванс не выдаётся, пока сотрудник не отчитался по предыдущему. Сроки отчёта организация закрепляет во внутреннем положении о подотчётных суммах.

Инвентаризация кассы и исправление расхождений

Инвентаризация кассы проводится по приказу руководителя, обязательно — перед годовой отчётностью, при смене кассира и при выявлении хищений. В 1С фактический остаток сверяется с данными счёта 50. Излишек приходуется документом «Поступление наличных» с видом «Прочее поступление» (Дт 50 Кт 91.01), недостача списывается РКО или документом списания с отнесением на счёт 94 и далее — на виновное лицо (73.02) или расходы (91.02).

Если расхождение обнаружилось из-за ошибки в документах (неверная сумма, дата, вид операции), исправляйте первичный документ, а не «подгоняйте» остаток ручной операцией. В закрытом периоде исправление делается документом текущей датой с корректирующими проводками. После любых исправлений перепроведите кассовые документы за период и пересформируйте кассовую книгу.

Удобный приём: заведите привычку в конце дня открывать ОСВ по счёту 50 и сверять остаток с пересчётом наличных до ухода кассира. Расхождение, найденное в день возникновения, ищется за минуты; то же расхождение через месяц может потребовать перебора сотни документов.

FAQ: частые вопросы по наличке в 1С

Можно ли вести кассу в 1С, если организация — малое предприятие без лимита?

Да, порядок документов тот же: ПКО и РКО обязательны независимо от лимита. Отмена лимита лишь снимает ограничение на остаток наличных на конец дня, но не отменяет кассовую дисциплину, кассовую книгу и оформление ордеров.

Что делать, если кассовый документ введён не той датой?

Если период ещё открыт — исправьте дату прямо в документе и перепроведите кассовые документы за этот день, затем пересформируйте кассовую книгу. Если период закрыт, исправление оформляется корректирующим документом текущей датой, а в пояснениях к отчётности фиксируется причина.

Как отразить в 1С сдачу выручки через банкомат или инкассацию?

Используйте РКО с видом операции, предусматривающим счёт 57 «Переводы в пути»: деньги выбыли из кассы, но на расчётный счёт ещё не поступили. Когда банк зачислит сумму, создайте «Поступление на расчётный счёт» с соответствующим видом операции — счёт 57 закроется.

Нужно ли распечатывать кассовую книгу, если движений по кассе не было?

Нет. Кассовая книга формируется только за те дни, когда были движения наличных. Если в течение дня не проведён ни один ПКО или РКО, лист книги за этот день не оформляется.

Как в 1С контролировать несколько касс одной организации?

Операционные кассы (торговые точки с ККТ) отражаются на счёте 50.02, основная касса — на 50.01. Перемещение денег между ними оформляется отдельными документами, а в ОСВ по счёту 50 с субконто вы видите остаток по каждой кассе отдельно и сводно.

Можно ли удалить ошибочно созданный кассовый ордер?

До конца дня и до подписания бумажного бланка — можно пометить на удаление, но правильнее сначала снять его с проведения. Если ордер уже напечатан и подписан, удалять его нельзя: оформляется сторнирующая запись, а испорченный бланк подшивается с отметкой «Испорчен».