Как вести учёт материалов в 1С Бухгалтерии

Учёт материалов в 1С:Бухгалтерии строится вокруг счёта 10 «Материалы» и связанных с ним документов: поступления, перемещения, списания и инвентаризации. Если настроить номенклатуру и склады правильно с самого начала, программа будет автоматически формировать проводки, считать себестоимость по выбранному методу и показывать остатки по каждому складу.

Основные ошибки в учёте материалов возникают не из-за сложности программы, а из-за нарушения последовательности: документы вводятся задним числом без перепроведения, один и тот же материал заводится несколькими карточками, списание делается без проверки остатков. В результате появляются отрицательные остатки, искажается себестоимость и затраты.

Ниже разобран рабочий порядок ведения материалов: от настройки справочников до закрытия месяца и инвентаризации. Инструкция ориентирована на конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8», но логика применима и к другим решениям на платформе 1С.

Настройка номенклатуры и счетов учёта материалов

Все материалы хранятся в справочнике «Номенклатура» (раздел «Справочники» — «Номенклатура»). При создании карточки укажите вид номенклатуры — «Материалы» или более детальный вид из вашей номенклатурной группы, например «Сырьё», «Комплектующие», «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». Именно от вида номенклатуры зависит, какой счёт учёта подставится в документы.

Сопоставление видов номенклатуры и счетов настраивается по ссылке «Счета учёта номенклатуры» в форме списка справочника. Для материалов обычно используется счёт 10.01 «Сырьё и материалы», для покупных комплектующих — 10.02, для топлива — 10.03, для инвентаря — 10.09. Если счета не настроены, программа подставит счёт по умолчанию, и он может не соответствовать вашей учётной политике.

Принципиальное правило: один материал — одна карточка номенклатуры. Дубли возникают, когда сотрудники заводят «Сахар», «Сахар песок» и «Сахар-песок 50 кг» как три разные позиции. Это ломает аналитику остатков и приводит к ситуации, когда по одной карточке минус, а по другой — излишек. Перед заведением новой позиции ищите её по наименованию и артикулу.

Оприходование материалов на склад

Поступление материалов от поставщика оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары (накладная)» в разделе «Покупки». В документе указываются контрагент, договор, склад, табличная часть с номенклатурой, количеством и ценой. При проведении формируются проводки Дт 10 — Кт 60 на стоимость без НДС и Дт 19 — Кт 60 на сумму налога.

Склад указывайте обязательно и правильный. Если в организации несколько складов, а материал оприходован «не туда», последующее списание с нужного склада даст отрицательный остаток, даже когда суммарно по организации материал есть. Для перемещения между складами используется отдельный документ «Перемещение товаров» из раздела «Склад».

Материалы, полученные не от поставщика — например, оприходованные излишки по инвентаризации или материалы от разборки основных средств, — вводятся документом «Оприходование товаров» (раздел «Склад» — «Оприходование товаров»). Там указывается счёт доходов, обычно 91.01 «Прочие доходы».

1. 1
   Откройте «Покупки» — «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом «Товары (накладная)».
2. 2
   Заполните контрагента, договор и склад поступления.
3. 3
   Добавьте строки номенклатуры, проверьте количество, цены и ставку НДС по первичным документам.
4. 4
   Убедитесь, что в колонке «Счёт учёта» стоит 10.01 или иной нужный счёт.
5. 5
   Проведите документ и сверьте проводки через кнопку «Дт/Кт».

Списание материалов в производство и на затраты

Основной документ списания — «Требование-накладная» (раздел «Склад» — «Требования-накладные» или «Производство» в зависимости от конфигурации). На закладке «Материалы» указывается списываемая номенклатура и количество, на закладке «Счёт затрат» — счёт, куда уходят затраты: 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу».

Выбор счёта затрат и аналитики (подразделение, номенклатурная группа, статья затрат) определяет, как расходы попадут в себестоимость и в отчётность. Списание сырья на выпуск продукции оформляется на счёт 20 с указанием номенклатурной группы выпуска. Материалы на ремонт офиса логично относить на 26 или 25 со статьёй затрат «Материальные расходы» или аналогичной из вашей учётной политики.

Способ оценки материалов при списании — по средней стоимости или ФИФО — задаётся в учётной политике организации (раздел «Главное» — «Учётная политика»). Менять способ в течение года нельзя, это изменение учётной политики. Программа рассчитывает себестоимость списания автоматически при проведении документа и окончательно — при закрытии месяца.

Перемещение и возврат материалов

Передача материалов между складами оформляется документом «Перемещение товаров»: счёт учёта не меняется, меняется только аналитика склада. Это важно для обособленных подразделений и производственных участков, где остатки контролируются по каждому месту хранения отдельно.

Возврат неиспользованных материалов из производства на склад оформляется той же «Требованием-накладной» с видом операции, предусматривающим возврат, либо сторнирующим документом — в зависимости от конфигурации. Зачастую проще сделать возврат обратной проводкой: Дт 10 — Кт 20 на стоимость возвращаемых материалов. Не оставляйте списанные, но физически не израсходованные материалы «висящими» на затратах — это завышает себестоимость.

Передачу материалов в переработку сторонней организации ведите на счёте 10.07 «Материалы, переданные в переработку на сторону». При поступлении готовой продукции от переработчика стоимость переданных материалов включается в её себестоимость. Это отдельный контур учёта, и смешивать его с обычным списанием нельзя.

Инвентаризация и контроль остатков

Инвентаризация оформляется документом «Инвентаризация товаров» (раздел «Склад»). Документ заполняется учётными остатками на дату, фактические количества вносятся в отдельную колонку, программа показывает расхождения. По результатам излишки оприходуются на 91.01, недостачи списываются на 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с дальнейшим отнесением на виновных лиц или затраты.

Между инвентаризациями контролируйте остатки отчётами. Основные инструменты: «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с выбором счёта 10 — показывает остатки по складам и номенклатуре; «Остатки товаров» — оперативная картина без проводок; «Анализ субконто» по номенклатуре — движение конкретного материала.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки по счёту 10 в ОСВ

Норма

Все остатки положительные, развёрнуты по складам и номенклатуре

Тревожный признак

Отрицательные количества или суммы по отдельным позициям

Количественный и суммовой учёт

Норма

При нулевом количестве нулевая сумма остатка

Тревожный признак

Количество списано, а сумма «висит», или наоборот

Сопоставление с фактом

Норма

Данные инвентаризации совпадают с учётными остатками

Тревожный признак

Систематические расхождения по одним и тем же позициям

Закрытие месяца и типичные ошибки

При закрытии месяца (раздел «Операции» — «Закрытие месяца») программа выполняет регламентные операции, в том числе корректировку стоимости номенклатуры — окончательный расчёт себестоимости списанных материалов по средней. До закрытия месяца себестоимость в документах списания является предварительной. Поэтому отчёты по затратам имеет смысл анализировать после выполнения всех регламентных операций.

Если документы поступления вводились задним числом после того, как материалы уже были списаны, необходимо перепровести документы за период или восстановить последовательность — иначе себестоимость списаний будет рассчитана по неверным ценам. В типовых конфигурациях для этого есть обработка «Групповое перепроведение документов» и механизм восстановления последовательностей в закрытии месяца.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли вести материалы в 1С только суммово, без количества?

Технически можно через ручные операции, но это нарушает логику типового учёта: отчёты по остаткам перестанут работать, инвентаризацию в программе не провести. Для счёта 10 штатный режим — количественно-суммовой учёт через документы.

Что делать, если один и тот же материал заведён несколько раз?

Выберите основную карточку, оформите перемещение остатков с дублей на неё документом «Перемещение товаров» с изменением номенклатуры либо спишите и оприходуйте корректно, после чего пометьте дубли на удаление. Помеченная карточка не попадёт в новые документы.

Как списать канцтовары и хозяйственные мелочи?

Оприходуйте их на 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», затем спишите требованием-накладной на счёт 26 или 44 со статьёй затрат по учётной политике. Некоторые организации сразу относят малоценные закупки на затраты — порядок должен быть закреплён в учётной политике.

Почему себестоимость списания изменилась после закрытия месяца?

При оценке по средней стоимости документы списания проводятся по скользящей предварительной оценке, а регламентная операция «Корректировка стоимости номенклатуры» доводит её до окончательной средневзвешенной за месяц. Это штатное поведение, а не ошибка.

Как учесть материалы, купленные сотрудником за наличные?

Оформите авансовый отчёт (раздел «Покупки» — «Авансовые отчёты») с табличной частью «Оплата» или «Товары»: материалы приходуются на счёт 10 в корреспонденции со счётом 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Отдельное поступление от поставщика в этом случае не нужно.

Нужно ли отключать контроль остатков при списании?

Нет, контроль остатков — защитный механизм, который не даёт списать то, чего нет на складе. Сообщение о недостатке — это сигнал проверить поступления, склад и карточку номенклатуры, а не повод отключать проверку.