Учет и Финансы · 12 мин
Как ведется касса в 1С 8: полное руководство по кассовым операциям
Как вести кассу в 1С 8: ПКО, РКО, выдача подотчет, инкассация, кассовая книга и лимит остатка. Пошаговые инструкции, ошибки и контроль итогов.
Касса в 1С 8 ведется через документы «Приходный кассовый ордер» (ПКО) и «Расходный кассовый ордер» (РКО), которые формируют проводки по счету 50 «Касса». Каждое движение наличных — поступление оплаты от покупателя, выдача денег подотчетному лицу, сдача выручки в банк — оформляется отдельным документом с указанием вида операции, контрагента и суммы. На основании проведенных документов программа автоматически формирует кассовую книгу и контролирует остаток по кассе.
Материал ориентирован на типовые конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0), но логика работы схожа в «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP». Отличия касаются в основном расположения разделов меню и набора видов операций. Все действия описаны для пользователя с правами кассира или бухгалтера.
Ключевой принцип: никакие суммы по кассе не вводятся «вручную в отчет» — все данные попадают в кассовую книгу и оборотно-сальдовую ведомость только через проведенные ПКО и РКО. Поэтому корректность кассового учета полностью зависит от дисциплины оформления первичных документов.
Где находятся кассовые документы и как настроить учет
В «1С:Бухгалтерии 8.3» кассовые документы расположены в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». Здесь отображается общий журнал ПКО и РКО с возможностью отбора по дате, виду документа и организации. Если в базе несколько организаций, убедитесь, что в документе выбрана нужная — остаток кассы ведется в разрезе организаций.
Перед началом работы проверьте настройки учетной политики: раздел «Главное» → «Учетная политика». Для кассы важно, используется ли счет 57 «Переводы в пути» при инкассации и ведется ли учет по статьям движения денежных средств (ДДС) — от этого зависит корректность отчета о движении денежных средств и платежного календаря.
Если организация работает с торговой выручкой от розничных продаж, дополнительно потребуется настроить склад типа «Розничный магазин» и связь с отчетами о розничных продажах — тогда оприходование выручки в кассу будет выполняться автоматически по данным продаж.
Приходный кассовый ордер: как оформить поступление наличных
ПКО создается через «Банк и касса» → «Кассовые документы» → кнопка «Приход». Главный реквизит — «Вид операции», от него зависят проводки и состав полей. Наиболее используемые виды: «Оплата от покупателя», «Розничная выручка», «Возврат от подотчетного лица», «Взнос наличными в банк» (обратный документ), «Получение наличных в банке».
Для операции «Оплата от покупателя» укажите контрагента, договор и сумму. Если выставлен счет или есть документ реализации, программа может автоматически зачесть аванс или закрыть задолженность. Проводка в этом случае: Дт 50.01 — Кт 62.01 (или 62.02 при авансе). Для «Получение наличных в банке» сначала оформляется списание с расчетного счета, а ПКО завершает цепочку: Дт 50.01 — Кт 51 (или через 57 счет, если используется).
Поле «Принято от» заполняется текстом — ФИО или наименование плательщика, оно попадает в печатную форму ПКО (форма КО-1). Приложите основание в поле «Основание» и перечисление приложений — эти данные обязательны для корректной бумажной формы ордера.
Поступление розничной выручки
При виде операции «Розничная выручка» указывается склад (торговая точка) и статья ДДС. Если ведется автоматизированный учет продаж, сумма подтягивается из отчета о розничных продажах. Вручную сумму вводят только при неавтоматизированной точке — тогда проводка Дт 50.01 — Кт 90.01.1 формируется сразу с отражением выручки.
Расходный кассовый ордер: выдача наличных
РКО создается кнопкой «Расход» в журнале кассовых документов. Основные виды операций: «Выдача денежных средств подотчетному лицу», «Оплата поставщику», «Выдача заработной платы», «Взнос наличными в банк», «Возврат покупателю». Выбор вида операции определяет счет корреспонденции и обязательные поля.
Для выдачи подотчет выберите сотрудника из справочника «Физические лица» (или «Сотрудники», в зависимости от конфигурации), укажите сумму и валюту. Проводка: Дт 71 — Кт 50.01. Проверяйте задолженность сотрудника по прошлым авансам — программа покажет ее в карточке расчетов, а выдача нового аванса при незакрытом старом — нарушение кассовой дисциплины, хотя технически 1С его не блокирует.
При выдаче зарплаты из кассы используется операция «Выплата заработной платы» с указанием ведомости. Сумма подтягивается из документа «Ведомость в кассу», что исключает расхождения между расчетным и кассовым блоками. Выдача денег без ведомости — типичная ошибка, приводящая к расхождению данных зарплатного и кассового учета.
Взнос наличных в банк и инкассация
Сдача выручки в банк оформляется РКО с видом операции «Взнос наличными в банк». Если учетная политика предусматривает счет 57 «Переводы в пути», цепочка выглядит так: РКО формирует проводку Дт 57.02 — Кт 50.01, а после поступления выписки банка документ «Поступление на расчетный счет» закрывает перевод: Дт 51 — Кт 57.02. Так остаток по кассе уменьшается в момент фактической передачи денег инкассатору, а не зачисления на счет.
Если счет 57 не используется, РКО сразу формирует Дт 51 — Кт 50.01. Этот вариант проще, но создает временной разрыв: деньги уже переданы в банк, а по выписке они появятся позже. Для организаций с ежедневной инкассацией первый вариант точнее отражает реальное положение дел.
Кассовая книга: формирование и печать
Кассовая книга формируется в разделе «Банк и касса» → «Кассовая книга». Укажите период (обычно день или месяц), организацию и нажмите «Сформировать». Программа выводит листы кассовой книги по форме КО-4: входящий остаток, все ПКО и РКО за день с номерами и корреспондирующими счетами, исходящий остаток.
Каждый лист кассовой книги должен соответствовать одному рабочему дню, в который были кассовые операции. Если операций не было, лист не формируется — это нормально. Печатные листы подписываются кассиром и главным бухгалтером, прошиваются и хранятся вместе с приложенными ордерами.
Проверяйте перед печатью, что все документы дня проведены: непроведенные ПКО и РКО в кассовую книгу не попадают. Если после печати книги документ задним числом изменили, лист нужно сформировать и распечатать заново — иначе бумажная и электронная версии разойдутся.
- 1Оформите все ПКО и РКО по мере совершения операций, не откладывая на конец дня
- 2Проверьте проведение документов: в журнале не должно остаться помеченных на удаление или непроведенных ордеров
- 3Сформируйте кассовую книгу за день и сверьте исходящий остаток с фактическим наличием денег в сейфе
- 4Распечатайте лист кассовой книги, подпишите у ответственных лиц и приложите ордера
- 5При расхождении остатка найдите ошибочный документ до закрытия дня, а не накапливайте разницу
Лимит остатка кассы и инвентаризация
Лимит остатка наличных в кассе устанавливается приказом руководителя организации. Субъекты малого предпринимательства вправе не устанавливать лимит. В типовой «1С:Бухгалтерии» автоматического контроля превышения лимита нет — бухгалтер отслеживает остаток по кассовой книге или оборотно-сальдовой ведомости по счету 50 и своевременно оформляет взнос в банк.
Инвентаризация кассы оформляется документом «Инвентаризация денежных средств» (в некоторых конфигурациях — «Инвентаризация кассы»). Документ сравнивает учетный остаток с фактическим, введенным вручную, и формирует проводки: излишек — Дт 50.01 — Кт 91.01, недостача — Дт 94 — Кт 50.01 с последующим отнесением на виновное лицо (счет 73) или расходы.
Контроль остатков и сверка данных
Основной инструмент контроля — оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 (раздел «Отчеты»). Сформируйте ее за день с детализацией по субсчетам: 50.01 «Касса организации», 50.02 «Операционная касса», 50.03 «Денежные документы». Конечное сальдо должно быть дебетовым и совпадать с фактическим остатком наличных.
Для поиска ошибок полезен отчет «Анализ счета» по счету 50 с группировкой по дням: он показывает, в какой день остаток «ушел в минус» или появилось расхождение. Дополнительно сверяйте обороты по счету 50 с корреспондирующими счетами: поступления от покупателей должны закрывать задолженность по 62, выдачи подотчет — двигать счет 71.
Как проверить результат
Положительный, совпадает с фактическими наличными в сейфе
Отрицательный или расходится с фактическим пересчетом
Все ордера дня присутствуют, номера идут подряд, остатки сходятся с ОСВ
Документы отсутствуют, есть разрывы нумерации, остаток отличается от ОСВ
Закрыт поступлением на расчетный счет по выписке
Висит сальдо, хотя деньги по выписке зачислены
Особенности в других конфигурациях 1С
В «1С:Управление торговлей 11» кассовые документы находятся в разделе «Казначейство». Отличие — наличие касс ККМ как отдельных объектов: выручка сначала накапливается в кассе ККМ, затем оформляется «Выемка денежных средств из кассы ККМ» и «Приходный кассовый ордер» в кассу организации. Также там есть двухступенчатая схема с распоряжениями на расходование денежных средств.
В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» логика близка к УТ, но добавляется заявочная система: расход наличных часто оформляется на основании заявки на расходование денежных средств, что усиливает контроль. Управленческий и регламентированный кассовый учет при этом ведутся параллельно, и расхождения между ними — норма, если они объясняются настройками отражения.
Сравнение вариантов учета инкассации
Подходит при регулярной инкассации и задержке зачисления на счет. Точно отражает момент передачи денег, но требует контроля закрытия счета по выпискам
Проще для редких взносов, когда деньги зачисляются в тот же день. Не подходит, если между передачей и зачислением проходит время
Допустимо для субъектов малого предпринимательства, отказавшихся от лимита приказом. Остальные организации обязаны лимит установить и соблюдать
Частые вопросы
Что делать, если остаток в кассе ушел в минус?
Откройте отчет «Анализ счета 50» с детализацией по дням и найдите день, где появилось отрицательное сальдо. Обычно причина — РКО проведен более ранним временем, чем ПКО, или ошибка в сумме. Исправьте время или сумму документа, перепроведите кассовые документы дня и заново сформируйте кассовую книгу.
Можно ли в 1С оформить ПКО задним числом?
Технически можно — программа не запрещает ввод документов прошлым периодом. Но помните: документ должен соответствовать реальной дате операции, а кассовая книга за тот день потребует перевыпуска. Если период закрыт отчетностью, изменения могут повлиять на уже сданные данные — согласуйте такие правки с главным бухгалтером.
Обязательно ли печатать кассовую книгу, если учет электронный?
Кассовая книга может вестись в электронном виде, если обеспечена ее сохранность и подписание электронной подписью в соответствии с требованиями к кассовым документам. На практике многие организации продолжают распечатывать листы ежедневно — это проще при проверках и не требует настройки электронного подписания.
Как оформить возврат денег покупателю наличными?
Используйте РКО с видом операции «Возврат покупателю», укажите контрагента и документ основания (реализацию или возврат товара). Если продажа была оплачена картой, возврат наличными из кассы оформляется по заявлению покупателя — проверьте, что это допустимо по условиям эквайринга и внутренним правилам организации.
Почему ПКО не попал в кассовую книгу?
Наиболее частые причины: документ не проведен, помечен на удаление, дата документа не входит в выбранный период формирования книги или в документе указана другая организация. Проверьте эти условия в указанном порядке — в подавляющем большинстве случаев причина находится на первом же шаге.
Нужно ли вести кассу в 1С, если все расчеты безналичные?
Если наличных операций нет вообще, кассовые документы не оформляются, а кассовая книга не формируется. Однако счет 50 в плане счетов остается, и при появлении даже разовой наличной операции (например, возврат подотчетных средств) ее нужно оформить ПКО и отразить в кассовой книге.
Что важно запомнить
Касса в 1С 8 ведется только через проведенные ПКО и РКО с правильно выбранным видом операции. Ежедневно формируйте кассовую книгу и сверяйте остаток по счету 50 с фактическими наличными. Отрицательный остаток, незакрытый счет 57 и разрывы нумерации ордеров — сигналы для немедленной проверки, а не для откладывания на конец месяца.