Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С провести возврат денежных средств
Как оформить возврат денежных средств в 1С: возврат покупателю, поставщику, корректировка долга. Порядок действий, проводки, типичные ошибки и проверка результата.
Возврат денежных средств в 1С — это не одна универсальная операция, а группа документов, выбор которых зависит от того, кто кому возвращает деньги и на каком основании. Покупатель вернул товар — оформляется один документ, поставщик вернул аванс — другой, деньги перечислены ошибочно — третий. Если выбрать неправильный вид операции, задолженность в учёте «зависнет», а отчётность по расчётам с контрагентами исказится.
Инструкция ниже ориентирована на конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) и частично на «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация», где логика схожа, но названия разделов могут отличаться. Перед любыми операциями с деньгами убедитесь, что у вас есть актуальная архивная копия базы и что период, в котором проводится возврат, не закрыт для редактирования.
Ключевой принцип: возврат денег почти всегда должен быть привязан к первичному документу — реализации, поступлению, платёжному поручению или договору. «Висячий» возврат без основания создаёт проблемы при сверке с контрагентом и вопросы при налоговой проверке.
Определите тип возврата: от этого зависит весь порядок действий
Прежде чем создавать документ, ответьте на три вопроса: кто возвращает деньги (ваша организация или контрагент), по какому основанию (возврат товара, возврат аванса, ошибочный платёж, расторжение договора) и каким способом (на расчётный счёт, в кассу, на карту). От этих ответов зависит вид операции и набор проводок.
Как выбрать действие
Если возврат происходит в рамках действующего договора, убедитесь, что в карточке договора корректно указан вид договора (с покупателем или с поставщиком) — от этого зависит, какие виды операций будут доступны в платёжных документах.
Возврат денег покупателю за возвращённый товар
Это самая частая ситуация: клиент купил товар, затем вернул его, и организация обязана вернуть оплату. Операция проводится в два этапа, и порядок этапов нарушать нельзя.
Сначала оформите документ «Возврат товаров от покупателя» (раздел «Продажи»). Удобнее всего создать его на основании исходной «Реализации товаров и услуг»: откройте реализацию, нажмите «Создать на основании» и выберите нужный документ — программа автоматически подтянет номенклатуру, количество, цены и договор. Проверьте количество: если возвращается не вся партия, скорректируйте строки вручную. После проведения документа сторнируется выручка, товар вернётся на склад, а по расчётам с покупателем образуется кредиторская задолженность — именно она и показывает, сколько вы должны вернуть.
Затем оформите выплату: раздел «Банк и касса» → «Списание с расчётного счёта». Установите вид операции «Возврат покупателю», выберите контрагента, договор и укажите сумму. В поле «Документ расчётов» выберите документ возврата — тогда задолженность закроется автоматически. Если платёж проходит по банковской выписке через обмен с банком (клиент-банк), проверьте, что загруженное списание получило правильный вид операции, а не распозналось как обычная оплата поставщику.
- 1Найдите исходную реализацию и создайте на её основании «Возврат товаров от покупателя»
- 2Проверьте номенклатуру, количество и цены, проведите документ
- 3Создайте «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю»
- 4Укажите договор и документ расчётов (сам возврат товаров)
- 5Проведите платёж и убедитесь, что задолженность по покупателю закрыта
- 6Сформируйте акт сверки с покупателем для контроля
Возврат аванса покупателю без отгрузки товара
Если покупатель внёс предоплату, но сделка не состоялась, документ «Возврат товаров» не нужен — товар не отгружался. Достаточно одного платёжного документа: «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю» или «Оплата покупателю» (название зависит от релиза конфигурации), где в качестве документа расчётов указывается исходное поступление аванса.
Обратите внимание на НДС: если с полученного аванса был начислен авансовый НДС и выставлен счёт-фактура на аванс, после возврата денег этот налог принимается к вычету. Для этого в 1С при проведении возврата формируются соответствующие записи, но механизм сработает корректно только если авансовый счёт-фактура был зарегистрирован в базе, а возврат привязан к тому же документу расчётов. Проверьте результат в отчёте «Книга покупок» за соответствующий период.
Возврат денег от поставщика
Зеркальная ситуация: вы вернули товар поставщику или расторгли договор, и поставщик возвращает вам деньги. Здесь также два возможных сценария.
Если возвращается товар, сначала создайте «Возврат товаров поставщику» (раздел «Покупки») на основании документа поступления. После его проведения по расчётам с поставщиком образуется дебиторская задолженность — поставщик должен вам деньги. Когда средства придут на счёт, оформите «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат от поставщика» и укажите документ расчётов.
Если поставщик просто возвращает неотработанный аванс, достаточно документа «Поступление на расчётный счёт» с видом «Возврат от поставщика», привязанного к исходному платёжному поручению. При загрузке выписки из банка программа иногда определяет такое поступление как «Оплата от покупателя» — обязательно исправьте вид операции до проведения, иначе задолженность разнесётся по неверному контрагенту или не закроется вовсе.
Возврат через кассу и на банковскую карту
Наличный возврат оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы») с видом операции «Возврат покупателю». Если возврат выполняется в день покупки и по тому же чеку, в розничных конфигурациях (например, при использовании ККТ) операция оформляется как «возврат в день покупки» через кассовую смену, а не отдельным РКО.
При возврате на банковскую карту покупателя, если оплата изначально прошла по эквайрингу, в 1С используется «Операция по платёжной карте» с видом «Возврат покупателю». Учтите, что банк-эквайр может удерживать комиссию по своим правилам: сверьте сумму возврата в программе с реестром операций эквайринга, чтобы не возникло расхождений при зачислении.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения всех документов убедитесь, что учёт «сошёлся». Основной инструмент — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» 62 (расчёты с покупателями) и 60 (расчёты с поставщиками) в разрезе контрагента и договора: после полного возврата сальдо по этой сделке должно быть нулевым. Дополнительно сформируйте «Акт сверки расчётов» с контрагентом.
Как проверить результат
Нулевое сальдо по завершённой сделке
Остаток долга, который должен был закрыться возвратом
Указан конкретный документ возврата или исходный платёж
Поле пустое — задолженность закрывается «по ФИФО» и может закрыть чужой долг
Отражён вычет авансового НДС или корректировка реализации
Записей нет либо они продублированы
Товар вернулся на склад в корректном количестве
Отрицательные остатки или товар не оприходован
Часто задаваемые вопросы
Можно ли вернуть деньги, если исходная реализация была в прошлом квартале?
Да, но возврат проводится текущей датой (или датой фактического возврата), а не датой реализации. Для НДС в этом случае оформляется корректировка реализации, и корректирующие записи попадают в текущий период. Если отчётность за прошлый период уже сдана, сама реализация не трогается — изменения отражаются только новыми документами.
Что делать, если покупатель вернул только часть товара?
В документе «Возврат товаров от покупателя», созданном на основании реализации, удалите лишние строки или исправьте количество на фактически возвращаемое. Возврат денег оформляется на сумму частичного возврата. Остальная задолженность по реализации сохраняется в прежнем порядке.
Как оформить возврат, если покупатель оплатил, а договор расторгли без поставки?
Достаточно документа «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю», где документом расчётов выступает исходное поступление оплаты. Если с аванса начислялся НДС, после возврата он принимается к вычету — проверьте соответствующие записи в книге покупок.
Почему после возврата в ОСВ по счёту 62 осталось сальдо?
Чаще всего платёжный документ не привязан к документу расчётов, и программа зачла оплату по другому документу. Откройте «Списание с расчётного счёта», проверьте поле «Документ расчётов» и перепроведите документ. Также проверьте, не заведён ли контрагент или договор дубликатом — задолженность могла разойтись по разным карточкам.
Нужен ли кассовый чек при возврате денег покупателю?
Если расчёт с физическим лицом проходил с применением ККТ, возврат также оформляется через кассу чеком с признаком «возврат прихода» — независимо от того, возвращаете вы наличные или деньги на карту. Безналичный возврат юридическому лицу на расчётный счёт чека не требует.
Как вернуть деньги, перечисленные по ошибке не тому контрагенту?
Если получатель вернул ошибочный платёж, оформите «Поступление на расчётный счёт» с видом операции, соответствующим характеру платежа (обычно «Прочее поступление» или возврат от поставщика). Сам исходный ошибочный платёж не удаляйте — он должен остаться в учёте для корректной банковской выписки и сверки.
Что важно запомнить
Возврат денег в 1С всегда привязывается к первичному документу: сначала оформляется возврат товара (если он был), затем платёж с корректным видом операции и указанием документа расчётов. Контролируйте результат по оборотно-сальдовой ведомости и не забывайте про НДС-последствия возврата авансов.