Учет и Финансы · 9 мин
Как в 1С перейти в журнал регистрации кассовых операций
Пошаговая инструкция: как открыть журнал кассовых документов и журнал регистрации в 1С, настроить отбор по кассовым операциям и найти нужное событие.
Под «журналом регистрации кассовых операций» в 1С обычно понимают одно из двух: либо журнал кассовых документов, где хранятся приходные и расходные кассовые ордера, либо технологический журнал регистрации, в котором фиксируется, кто и когда создал, изменил или удалил кассовый документ. Путаница возникает потому, что оба инструмента называются похоже, но находятся в разных разделах программы и решают разные задачи.
Журнал кассовых документов — это рабочий инструмент кассира и бухгалтера: через него создают приходные и расходные ордера, контролируют остаток денег в кассе и формируют кассовую книгу. Журнал регистрации — инструмент администратора и аудита: он показывает историю действий пользователей, включая изменения по кассовым документам.
Ниже разобраны оба сценария для типовых конфигураций (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP) с точным путём по меню, настройкой отборов и проверкой результата.
Что именно вы ищете: журнал документов или журнал регистрации
Прежде чем переходить к действиям, определите задачу. Если нужно посмотреть список приходных и расходных кассовых ордеров за период, проверить остаток в кассе или распечатать кассовую книгу — вам нужен журнал кассовых документов. Это штатный рабочий список документов, доступный пользователю с правами кассира или бухгалтера.
Если нужно выяснить, кто изменил или удалил кассовый ордер, когда документ был проведён или отменено проведение — нужен журнал регистрации. Это системный механизм платформы 1С:Предприятие, который фиксирует события: входы пользователей, изменение данных, ошибки. Доступ к нему обычно есть у администратора или пользователя с правами на просмотр журнала регистрации.
Как выбрать действие
Как открыть журнал кассовых документов
В 1С:Бухгалтерии 8 (редакция 3.0) путь выглядит так: откройте раздел «Банк и касса» в верхней панели разделов, затем в группе «Касса» выберите пункт «Кассовые документы». Откроется единый журнал, в котором отображаются и приходные, и расходные кассовые ордера за выбранный период.
В 1С:Управление торговлей (редакция 11) и 1С:ERP путь похожий: раздел «Казначейство» (или «Финансы») → «Кассовые ордера» либо отдельные пункты «Приходные кассовые ордера» и «Расходные кассовые ордера». В некоторых настройках интерфейса список называется «Кассовые документы» и объединяет оба вида ордеров.
В шапке журнала обычно доступны быстрые отборы: по организации, по кассе (если их несколько), по периоду. Кнопка «Создать» позволяет добавить новый ордер, а по кнопке «Ещё» доступны дополнительные действия — например, переход к кассовой книге или настройка списка.
- 1Откройте раздел «Банк и касса» (в УТ/ERP — «Казначейство» или «Финансы»)
- 2Выберите пункт «Кассовые документы» (или «Кассовые ордера»)
- 3Установите период и при необходимости отбор по организации и кассе
- 4Проверьте, что в списке видны приходные и расходные ордера за нужный период
Как открыть журнал регистрации и отфильтровать кассовые события
Журнал регистрации в клиентском приложении открывается через раздел «Администрирование» → «Обслуживание» → «Журнал регистрации». В некоторых конфигурациях пункт находится по пути «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Журнал регистрации». Если раздела «Администрирование» нет в интерфейсе — вероятно, у вашей учётной записи недостаточно прав.
После открытия журнала событий может быть очень много. Чтобы оставить только кассовые операции, нажмите кнопку «Отбор» и настройте фильтр: в поле «Данные» укажите типы «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер» (в УТ/ERP — «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер»), при необходимости ограничьте период и конкретного пользователя. Затем нажмите «ОК» — журнал покажет только события, связанные с кассовыми документами: создание, изменение, проведение, отмену проведения и удаление.
Двойной щелчок по строке события открывает карточку с подробностями: дата и время, пользователь, компьютер, тип события, представление данных. Оттуда же можно перейти к самому документу, если он не удалён.
Настройка отборов и быстрый поиск нужной операции
В журнале кассовых документов поиск обычно выполняется через стандартную строку поиска списка: введите номер ордера, сумму или фрагмент контрагента. Для сложных условий используйте «Ещё» → «Настроить список», где можно задать отбор по виду операции (оплата поставщику, возврат покупателю, выдача подотчётному лицу и т.д.), по статье движения денежных средств или по подотчётному лицу.
В журнале регистрации отбор гибче: можно комбинировать условия по пользователю, типу события («Данные. Изменение», «Данные. Удаление»), уровню важности и периоду. Практичный приём — сначала отфильтровать по документу, потом по пользователю, чтобы быстро сузить список до нескольких строк.
Если кассовых документов за день много, включите в настройке списка вывод колонки «Вид операции» — она позволяет визуально отличать оплаты, возвраты и выдачи подотчёт без открытия каждого ордера.
Если пункт меню не найден или журнал пуст
Отсутствие пункта «Кассовые документы» в разделе «Банк и касса» чаще всего означает ограничение прав: пользователю не назначена роль кассира или бухгалтера. Проверить это может администратор через «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав». Вторая причина — настроенный интерфейс: пункт может быть скрыт настройкой командного интерфейса раздела.
Пустой журнал регистрации при корректном отборе может означать, что задан слишком узкий период, либо файл журнала регистрации был сокращён администратором (старые события удаляются при настройке хранения). Также в файловых базах при переносе каталога без файла журнала история теряется.
Ограничения и меры предосторожности
Журнал регистрации доступен только для чтения: изменить или удалить отдельные записи штатными средствами интерфейса нельзя. Сокращение журнала выполняет администратор через конфигуратор, и это необратимо — старая история событий удаляется полностью за выбранный период.
Удаление кассовых документов из журнала документов влияет на учёт: меняется остаток в кассе и взаиморасчёты. Перед удалением или распроведением ордера убедитесь, что это не нарушит последовательность документов за смену и не вызовет расхождения с кассовой книгой. Если кассовый день уже закрыт и книга распечатана, корректировки лучше выполнять сторнирующими документами, а не удалением.
Проверка результата
После открытия журнала кассовых документов убедитесь, что период в шапке списка соответствует нужному, а количество документов согласуется с ожиданиями. Для контроля сверьте итог: отчёт «Кассовая книга» за тот же день должен показывать те же ордера, что и журнал.
В журнале регистрации признак правильной настройки отбора — в списке остались только события по кассовым документам, а в колонке «Данные» отображаются представления ордеров с номерами и датами. Если колонка пустая или показывает другие объекты — отбор настроен неверно.
Как проверить результат
Видны ПКО и РКО за выбранный период, отбор по организации работает
Список пуст или показывает документы другой организации — проверьте период и отборы
Отображаются только события по кассовым ордерам с указанием пользователя и времени
Показываются все события системы — отбор по данным не применён
Документы в журнале совпадают со строками кассовой книги за день
Есть расхождения — проверьте непроведённые или помеченные на удаление ордера
Что важно запомнить
Список кассовых операций открывается через «Банк и касса» → «Кассовые документы», а история действий с ордерами — через «Администрирование» → «Журнал регистрации» с отбором по типу данных. Доступ к обоим инструментам зависит от прав пользователя, а удаление кассовых документов в закрытых периодах требует согласования с бухгалтерией.
Частые вопросы
Где в 1С:Бухгалтерии 8.3 находится журнал кассовых документов?
Раздел «Банк и касса» → группа «Касса» → «Кассовые документы». Если пункта нет, проверьте права пользователя и настройку командного интерфейса раздела.
Можно ли открыть журнал регистрации без прав администратора?
Только если администратор назначил вашей учётной записи соответствующую роль или право просмотра журнала регистрации. Иначе пункт меню будет скрыт, а при прямом обращении появится сообщение о нарушении прав.
Как узнать, кто удалил кассовый ордер?
Откройте журнал регистрации, установите отбор по событию «Данные. Удаление» и по типу данных «Расходный кассовый ордер» (или приходный) за нужный период. В строке события будут указаны пользователь, дата, время и компьютер.
Почему в журнале регистрации нет событий за прошлые месяцы?
Вероятно, журнал был сокращён администратором или настроен режим хранения с ограничением глубины. Старые события после сокращения восстановить нельзя.
Чем журнал кассовых документов отличается от кассовой книги?
Журнал — рабочий список всех ордеров, включая непроведённые. Кассовая книга — регламентированный отчёт, который формируется только по проведённым документам за день и показывает входящий и исходящий остаток.
Как быстро найти ордер по сумме или контрагенту?
В журнале кассовых документов используйте строку поиска в шапке списка или команду «Ещё» → «Настроить список» с отбором по полю «Контрагент» или «Сумма документа».