Учет и Финансы · 8 мин
Как подшивается кассовая книга из 1С: образец и порядок оформления
Как распечатать, прошить и заверить кассовую книгу из 1С: нумерация листов, шнуровка, пломбировочный лист, образец надписи, хранение и типичные ошибки.
Кассовая книга, сформированная в 1С, распечатывается отдельными листами, а по окончании отчетного периода (обычно календарного года) подшивается в единую папку или переплет. Прошивка нужна, чтобы исключить подмену или изъятие листов: документ относится к формам строгой отчетности, и порядок его оформления проверяется при ревизиях кассы и налоговых проверках.
Типовая процедура выглядит так: в 1С формируются листы кассовой книги за период, они распечатываются, подписываются кассиром и главным бухгалтером, нумеруются, прошиваются шнуром, а концы шнура закрепляются на обороте последнего листа бумажной наклейкой с подписью и печатью (при ее наличии). Ниже разобран каждый шаг с образцом надписи и типичными ошибками.
Какие документы входят в подшивку кассовой книги
В подшивку включаются листы кассовой книги (форма КО-4), сформированные в 1С за отчетный период. Каждый лист содержит записи по приходным и расходным кассовым ордерам за день, остатки на начало и конец дня, а также подписи кассира и главного бухгалтера. Первым листом обычно идет титульный лист с наименованием организации и периодом ведения книги.
Отдельно хранится отчет кассира — второй экземпляр листа кассовой книги, к которому прикрепляются сами приходные и расходные документы (ПКО, РКО, квитанции, заявления на выдачу средств). Отчет кассира с приложенными документами подшивается отдельной папкой, вместе с книгой его сшивать не нужно.
Если в организации ведется несколько касс (например, по обособленным подразделениям), каждая кассовая книга прошивается самостоятельно. Объединять листы разных касс в один переплет нельзя — это затрудняет проверку и считается нарушением порядка ведения кассовых операций.
Подготовка листов перед прошивкой
Перед прошивкой убедитесь, что все листы распечатаны за полный период без пропусков. В 1С проверьте, что за каждый день, когда были кассовые операции, сформирован лист, а итоговые остатки последнего листа совпадают с остатком по счету 50 «Касса» в оборотно-сальдовой ведомости. Расхождение означает, что какие-то документы не проведены или проведены дважды.
Проверьте наличие подписей на каждом листе. Лист без подписи кассира или главного бухгалтера при проверке приравнивается к неоформленному. Если подписи ставились электронно (при ведении книги в электронном виде), распечатанный экземпляр должен соответствовать электронному и содержать отметку о подписании.
Листы раскладываются в хронологическом порядке — от первого рабочего дня периода к последнему. Внутри дня порядок определяется номерами ПКО и РКО, которые отражены на листе. Перепутанный порядок листов — частая причина замечаний при ревизии.
Как проверить готовность к прошивке
Листы есть за все дни с кассовыми операциями
Есть дни с проведенными ПКО/РКО без распечатанного листа
На каждом листе подписи кассира и главного бухгалтера
Отдельные листы без подписей или с одной подписью
Остаток последнего листа равен остатку по счету 50
Остатки расходятся — есть непроведенные или дублирующие документы
Листы пронумерованы сквозным образом без пропусков и повторов
Номера дублируются или пропущены
Как пронумеровать листы кассовой книги
Нумерация выполняется сквозная, арабскими цифрами, начиная с первого листа (титульный лист обычно включается в общую нумерацию). Номер проставляется в верхнем правом углу каждого листа простым карандашом или черной ручкой — главное, чтобы номер нельзя было незаметно стереть или исправить.
Если кассовая книга ведется с начала года, нумерация начинается с единицы. Если книга открывалась в течение года (например, при регистрации организации), нумерация также начинается с первого листа этой книги, а не с номера, соответствующего дате.
Общее количество листов фиксируется: именно эта цифра указывается в заверительной надписи на последнем листе. Пересчитайте листы дважды — ошибка в количестве делает заверительную надпись недостоверной.
Техника прошивки: шнур, проколы, наклейка
Для прошивки используется прочный шпагат, суровая нить или специальный банковский шнур. Обычные канцелярские нитки не подходят — они рвутся и легко заменяются. Делается два или три прокола по левому краю пачки (там, где поле под скрепление) на расстоянии примерно 5–7 см друг от друга.
Шнур продевается через проколы несколько раз так, чтобы листы нельзя было извлечь без разрыва шнура. Оба конца шнура выводятся на оборотную сторону последнего листа, связываются узлом и оставляются длиной 3–5 см.
Поверх узла наклеивается бумажный прямоугольник (пломбировочный лист) размером примерно 4×6 см так, чтобы концы шнура частично выступали из-под наклейки. На наклейке делается заверительная надпись, ставится подпись и печать — так, чтобы оттиск печати частично попадал на наклейку, а частично на лист книги.
- 1Сложите листы в хронологическом порядке и пронумеруйте каждый лист
- 2Сделайте 2–3 прокола по левому краю пачки шилом или дыроколом
- 3Проденьте шнур через проколы 2–3 раза, выведите концы на оборот последнего листа
- 4Свяжите концы шнура узлом, оставьте концы длиной 3–5 см
- 5Наклейте бумажный прямоугольник поверх узла
- 6Напишите на наклейке заверительную надпись с количеством листов
- 7Поставьте подпись руководителя или главного бухгалтера и оттиск печати (если печать используется)
Образец заверительной надписи
На пломбировочной наклейке пишется стандартная формулировка. Образец:
«В кассовой книге прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью 128 (сто двадцать восемь) листов. Директор ООО „Пример“ Иванов И.И. (подпись). М.П.»
Количество листов указывается цифрами и прописью — это исключает подделку числа. Если организация отказалась от печати, слова «и скреплено печатью» и «М.П.» исключаются, остается формулировка «прошнуровано и пронумеровано».
Подписывает прошивку руководитель организации или главный бухгалтер — в зависимости от того, кто отвечает за ведение кассовых операций по внутренним документам. Подпись должна быть расшифрована (фамилия и инициалы).
Хранение прошитой кассовой книги
Прошитая и заверенная кассовая книга хранится в сейфе или металлическом шкафу вместе с другими кассовыми документами. Доступ к ней должен быть ограничен — обычно книгу хранит главный бухгалтер или руководитель.
Срок хранения кассовых документов составляет не менее пяти лет, при этом точный срок зависит от условий хранения и правил архивного учета. Уничтожать книгу раньше установленного срока нельзя даже при ликвидации отдельных направлений деятельности.
При передаче книги в архив на обложке папки указывают наименование организации, название документа, период и количество листов. Это упрощает поиск при проверках и восстановлении учета.
Типичные ошибки при подшивке
Отдельная ошибка — прошивка книги до окончания периода с намерением «допечатать потом». Вставить листы в уже прошитую книгу без разрушения шнура невозможно, а перешивка с новой заверительной надписью вызывает вопросы у проверяющих. Прошивайте книгу только после закрытия периода и полной сверки остатков.
FAQ
Нужно ли прошивать кассовую книгу, если она ведется электронно в 1С?
Нет, если листы подписываются электронными подписями кассира и главного бухгалтера, а организация обеспечивает хранение электронных документов. Бумажная прошивка требуется только при ведении книги на бумаге.
Кто должен подписывать прошивку кассовой книги?
Обычно руководитель организации или главный бухгалтер — в зависимости от распределения обязанностей по внутренним документам. Подпись должна быть с расшифровкой фамилии и инициалов.
Что делать, если обнаружился пропущенный лист после прошивки?
Книгу придется перешивать: старую наклейку аккуратно снимают, добавляют недостающий лист, перенумеровывают при необходимости и оформляют новую заверительную надпись. О факте перешивки целесообразно составить внутренний акт.
Можно ли использовать степлер или скоросшиватель вместо шнура?
Нет. Степлерные скобы и пластиковые пружины позволяют незаметно изъять или заменить листы, поэтому такой способ не считается надлежащей прошивкой документа строгой отчетности.
Как часто нужно прошивать кассовую книгу?
Обычно один раз по окончании календарного года. Если книга открывалась в середине года или при очень большом объеме операций, допустимо формировать отдельные тома, каждый из которых прошивается и заверяется самостоятельно.
Что важно запомнить
Кассовую книгу из 1С прошивают после закрытия периода: листы нумеруют, сшивают прочным шнуром, концы закрепляют наклейкой с надписью о количестве листов цифрами и прописью, подписью и печатью. Отчет кассира с первичными документами хранится отдельно. Электронная книга с электронными подписями прошивки не требует.