Как в 1С заполнить корректировочный счет-фактуру

Корректировочный счет-фактура (КСФ) оформляется, когда после отгрузки меняется цена, количество товаров или стоимость услуг — по соглашению сторон, при возврате части товара или обнаружении расхождений. В 1С:Бухгалтерии 8 и 1С:ERP этот документ создается на основании уже проведенной реализации или поступления, поэтому большая часть реквизитов подтягивается автоматически.

Ошибки в КСФ опасны двойными последствиями: у продавца искажается декларация по НДС, у покупателя — вычеты, и обе стороны рискуют получить требование из налоговой по расхождениям в разделах 8 и 9. Поэтому важно не просто «создать документ», а понимать, какие суммы попадают в строки «до изменения» и «после изменения» и как проверить результат до обмена с контрагентом.

Ниже разобран порядок заполнения КСФ на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:Управление торговлей 11, где логика аналогична, отличаясь в основном расположением команд в меню.

Когда оформляется корректировочный, а когда исправительный счет-фактура

Эти два документа часто путают, но у них разное назначение. Корректировочный счет-фактура оформляется при изменении условий сделки: согласованная скидка или наценка, изменение количества, возврат части товара покупателем. Основание — дополнительное соглашение, акт расхождений или уведомление сторон.

Исправительный счет-фактура нужен, когда в исходном документе допущена техническая ошибка: неверный адрес, ИНН, номер ГТД, арифметическая ошибка. Сами условия сделки при этом не меняются. В 1С исправление оформляется отдельным документом с указанием номера и даты исправления.

Корректировочный или исправительный

Корректировочный СФ

Меняются цена, количество или стоимость по соглашению сторон, возврат товара. Требуется документальное основание — допсоглашение или акт.

Исправительный СФ

Ошибка в реквизитах исходного документа: адрес, ИНН, опечатка. Условия сделки не меняются, выставляется новый экземпляр с номером исправления.

Подготовка: что проверить до создания документа

Перед созданием КСФ убедитесь, что исходная реализация проведена и по ней выставлен обычный счет-фактура. Корректировка «в воздухе», без привязки к исходному документу, приведет к ошибкам в книге продаж и книге покупок.

Проверьте, что у вас есть документальное основание корректировки: подписанное дополнительное соглашение, акт о расхождениях при приемке или уведомление покупателя. Налоговый кодекс требует, чтобы изменение стоимости было согласовано сторонами — без этого КСФ может быть оспорен.

Также уточните период: если корректировка относится к прошлому кварталу, по которому уже сдана декларация, потребуется уточненная декларация по НДС. В 1С это обрабатывается автоматически при формировании отчетности, но бухгалтер должен контролировать дату записи в книге продаж или покупок.

Создание корректировки реализации в 1С:Бухгалтерии 8.3

Откройте журнал «Реализация (акты, накладные)» в разделе «Продажи» и найдите исходный документ. Выделите его и нажмите «Создать на основании» → «Корректировка реализации». Программа создаст новый документ с уже заполненными реквизитами контрагента, договора и табличной частью.

В поле «Вид операции» выберите подходящий вариант: «Корректировка по согласованию сторон» — если меняются цена или количество по договоренности, либо «Исправление в первичных документах» — для технических исправлений. От выбора зависит, какой счет-фактура будет сформирован дальше.

В табличной части вы увидите две группы колонок: значения «до изменения» (подтянуты из исходной реализации и недоступны для редактирования) и «после изменения». Именно в колонках «после изменения» укажите новую цену или количество. Если корректируется только часть строк, остальные оставьте без изменений — программа по ним сформирует нулевую разницу.

1. 1
   Найдите исходную реализацию в разделе «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)»
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Корректировка реализации»
3. 3
   Выберите вид операции «Корректировка по согласованию сторон»
4. 4
   В колонках «после изменения» укажите новую цену или количество
5. 5
   Проверьте итоговые суммы и НДС в подвале документа
6. 6
   Проведите документ и по кнопке «Счет-фактура» сформируйте корректировочный СФ
7. 7
   Проверьте номер, дату и суммы КСФ, затем распечатайте или отправьте по ЭДО

Заполнение корректировочного счета-фактуры

После проведения корректировки реализации нажмите ссылку «Счет-фактура» внизу документа или создайте документ «Счет-фактура выданный (корректировочный)» на основании корректировки. Большинство полей заполнятся автоматически, но их нужно проверить.

Ключевые реквизиты: номер и дата исходного счета-фактуры (строка 1б в печатной форме), собственные номер и дата КСФ. В табличной части формируются строки «всего увеличение» и «всего уменьшение» — это суммовые разницы по каждой позиции. Если корректировка и в плюс, и в минус по разным строкам, обе группы будут заполнены.

Проверьте код валюты, ставки НДС и графы «Стоимость товаров с налогом — всего». Расхождение хотя бы на копейку между КСФ и корректировкой реализации приведет к ошибкам при выгрузке декларации. При обнаружении расхождения не редактируйте счет-фактуру вручную — исправляйте основание и перезаполняйте документ.

Корректировочный счет-фактура у покупателя

Со стороны покупателя логика зеркальная. Получив от поставщика КСФ и согласованный первичный документ, создайте «Корректировку поступления» на основании исходного поступления в разделе «Покупки». Вид операции — «Корректировка по согласованию сторон».

Зарегистрируйте полученный счет-фактура через документ «Счет-фактура полученный (корректировочный)», указав входящие номер и дату из бумажного или электронного документа поставщика. После проведения суммы попадут в книгу покупок (при уменьшении стоимости — с восстановлением НДС через книгу продаж, если вычет уже был заявлен).

Если обмен с поставщиком идет через ЭДО, корректировочные документы придут автоматически в раздел «ЭДО» → «Входящие документы». Достаточно проверить сопоставление номенклатуры и подтвердить документ — 1С создаст корректировку поступления сама.

Проверка результата и отражение в отчетности

После проведения документов сформируйте книгу продаж и книгу покупок за период корректировки (раздел «Отчеты» → «НДС»). Корректировочный счет-фактура у продавца при уменьшении стоимости отражается в книге покупок (вычет разницы), при увеличении — в книге продаж с доплатой НДС.

Дополнительно проверьте проводки документа кнопкой «Дт/Кт»: при уменьшении реализации должны быть сторнирующие записи по счетам 62, 90 и НДС. Если видите ручные операции вместо сторно — скорее всего, документ был отредактирован вручную, и это риск для отчетности.

Контрольные точки

Как проверить результат

Суммы в КСФ и корректировке реализации

Норма

Итоги совпадают до копейки, НДС рассчитан по тем же ставкам

Тревожный признак

Расхождение сумм или ставок — документ перезаполнить с основания

Отражение в книге продаж/покупок

Норма

КСФ виден в нужном разделе книги за корректный период

Тревожный признак

Документ отсутствует — проверить дату записи и проведение

Проводки по документу

Норма

Сторнирующие или доначисляющие записи по 62, 90, 68.02

Тревожный признак

Ручные операции или отсутствие движений по НДС

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — попытка отредактировать исходную реализацию вместо создания корректировки. Если период закрыт или документ уже передан контрагенту, прямое изменение искажает взаиморасчеты и отчетность обеих сторон. Всегда используйте механизм корректировки.

Вторая ошибка — смешение нескольких исходных накладных в одну корректировку вручную. В типовых конфигурациях корректировка создается строго на основании одного документа реализации; объединение возможно только в отдельных сценариях агентских схем и требует аккуратной настройки.

FAQ

Можно ли оформить один корректировочный счет-фактуру на несколько накладных?

В типовой 1С:Бухгалтерии корректировка создается на основании одного документа реализации. Если нужно скорректировать несколько отгрузок, создавайте отдельную корректировку по каждой — это соответствует и логике программы, и требованиям к первичным документам.

Что делать, если корректировка относится к прошлому кварталу?

Проведите корректировку текущей датой, но с правильным отражением в учете: продавец заявляет вычет разницы в текущем периоде, а если стоимость увеличилась — подает уточненную декларацию за период отгрузки. 1С формирует уточненку через раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность».

Нужно ли оформлять КСФ при полном возврате товара?

Да, возврат всей партии — это тоже изменение стоимости отгрузки до нуля, и он оформляется корректировкой реализации с корректировочным счетом-фактурой. Отдельный документ «Возврат товаров от покупателя» используется для складского учета, но в части НДС опирается на тот же механизм корректировки.

Почему программа не дает изменить колонки «до изменения»?

Это нормальное поведение: значения «до изменения» берутся из исходного документа и защищены от редактирования, чтобы сохранить связь корректировки с первичной реализацией. Если исходные данные неверны, исправлять нужно саму реализацию (если период открыт) или оформлять исправление.

Как отправить корректировочный счет-фактуру контрагенту?

Если подключен ЭДО, нажмите в документе кнопку «ЭДО» → «Отправить» — документ уйдет через оператора в установленном формате. Без ЭДО сформируйте печатную форму по кнопке «Печать» и передайте на бумаге; для УПД-корректировки используйте соответствующую печатную форму документа корректировки.