Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С выставить счет на доплату
Как выставить счет на доплату в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей: корректировка реализации, новый счет на разницу, проводки, НДС и типичные ошибки.
Цена по договору изменилась после выставления счета, при отгрузке выявилась недостача, объем работ вырос или поставщик пересчитал стоимость из-за курса валюты — и покупателю нужно выставить счет на доплату. В 1С это делается двумя способами: корректировкой исходного документа реализации либо созданием нового счета на сумму разницы. Какой вариант выбрать, зависит от того, отгружен ли товар, закрыт ли период и как изменение цены зафиксировано в договоре.
Критично понимать разницу между бухгалтерским и налоговым оформлением. Если товар уже отгружен и счет-фактура выставлен, изменение цены — это корректировка реализации с корректировочным счетом-фактурой. Если же доплата идет до отгрузки или относится к новому объему работ, достаточно отдельного счета на оплату. Ошибка в выборе способа приводит к неверному НДС, расхождениям с покупателем и вопросам при сверке.
Ниже разобраны оба сценария на примере 1С:Бухгалтерии 8.3 и 1С:Управление торговлей 11, с проводками, оформлением счетов-фактур и проверкой результата. Точные названия команд могут немного отличаться в зависимости от релиза конфигурации, но логика документов одинакова.
Когда нужен счет на доплату и какой способ выбрать
Прежде чем создавать документ, определите природу доплаты. От этого зависит и документ в 1С, и налоговые последствия. Типичные ситуации: согласованное увеличение цены после отгрузки, доплата за дополнительный объем товаров или услуг, доначисление по результатам инвентаризации расчетов, курсовая разница при расчетах в валюте или условных единицах.
Ключевой вопрос — произошла ли отгрузка по первоначальной цене. Если реализация уже проведена и по ней выставлен счет-фактура, просто выставить «еще один счет» на разницу нельзя: в учете должна быть отражена корректировка первичного обязательства. Если же отгрузки еще не было или доплата касается нового объема, корректировка не нужна — работает обычная схема «счет → оплата → реализация».
Как выбрать способ оформления
Способ 1: новый счет на оплату на сумму разницы
Этот способ применяется, когда реализация еще не оформлена либо доплата носит характер второго аванса. В 1С:Бухгалтерии откройте раздел «Продажи» → «Счета покупателям» и создайте новый документ. Укажите того же контрагента и тот же договор, что и в первоначальном счете — это обеспечит корректное зачитывание оплат по одному обязательству.
В табличной части добавьте номенклатуру и укажите сумму доплаты. Если доплата относится к конкретному товару, укажите его с нужным количеством и ценой разницы. Если это абстрактная доплата по договору, многие организации используют услугу с наименованием вида «Доплата по договору № … от …» — так счет понятен и покупателю, и аудитору.
В 1С:Управление торговлей счет выставляется на основании «Заказа клиента»: откройте заказ и по кнопке «Создать на основании» выберите «Счет на оплату». Программа предложит этап оплаты; при необходимости скорректируйте сумму вручную на величину доплаты. Удобство в том, что оплата по этому счету автоматически зачтется в заказ.
- 1Откройте «Продажи» → «Счета покупателям» и создайте новый счет
- 2Выберите контрагента и договор — тот же, что в первоначальном счете
- 3Добавьте строку с суммой доплаты и понятным наименованием
- 4Проверьте ставку НДС: она должна совпадать со ставкой основной поставки
- 5Проведите документ и распечатайте или отправьте счет покупателю
- 6После поступления денег проверьте зачет оплаты по договору в оборотно-сальдовой ведомости
Способ 2: корректировка реализации при изменении цены после отгрузки
Если товар отгружен и стороны подписали дополнительное соглашение об увеличении цены, в 1С:Бухгалтерии используется документ «Корректировка реализации». Создать его проще всего на основании исходной реализации: откройте документ «Реализация (акты, накладные)» и нажмите «Создать на основании» → «Корректировка реализации».
В поле «Вид операции» выберите «Корректировка по согласованию сторон» — именно этот вариант соответствует изменению цены по договоренности и порождает корректировочный счет-фактуру. В табличной части программа покажет две строки показателей: «до изменения» и «после изменения». В строке «после изменения» укажите новую цену или новое количество; сумма разницы рассчитается автоматически.
После проведения корректировки сформируйте корректировочный счет-фактуру — кнопка «Выписать корректировочный счет-фактуру» в форме документа. В налоговом учете у продавца увеличение стоимости отражается как доначисление НДС: корректировочный счет-фактура регистрируется в книге продаж того периода, в котором составлено соглашение об изменении цены.
Как отразить доплату за дополнительный объем
Если покупатель доплачивает не за изменение цены, а за дополнительно поставленный товар или дополнительный объем работ, корректировка не применяется вовсе. Это самостоятельная хозяйственная операция: создайте новую реализацию товаров или услуг на сумму доплаты и выставьте по ней обычный счет-фактуру.
Практический момент: чтобы оплата корректно зачлась, укажите в новой реализации тот же договор, что и в исходной. Если по договору ведется учет по заказам или счетам, привяжите документ к исходному заказу — тогда в отчетах по взаиморасчетам доплата будет видна в рамках одной сделки, а не как отдельный долг.
Проводки и НДС при доплате
При выставлении счета на оплату сам по себе документ проводок не формирует — это лишь предложение оплатить. Бухгалтерские записи появятся при поступлении денег: Дт 51 Кт 62.02 (аванс) или Дт 51 Кт 62.01, если задолженность уже была начислена реализацией. С аванса в общем случае начисляется НДС по расчетной ставке, если ваша организация — плательщик НДС.
При корректировке реализации в сторону увеличения программа формирует проводки на разницу: Дт 62.01 Кт 90.01 на увеличение выручки и Дт 90.03 Кт 68.02 на доначисленный НДС. Проверить результат можно через кнопку «Дт/Кт» в форме документа — суммы должны совпадать с разницей в дополнительном соглашении.
Проверка результата и типичные ошибки
После оформления доплаты выполните сверку. Сформируйте «Оборотно-сальдовую ведомость по счету 62» по контрагенту или отчет «Анализ расчетов с покупателями»: после поступления доплаты задолженность по договору должна закрыться полностью, без «висящих» остатков на субсчетах 62.01 и 62.02.
Для корректировочного счета-фактуры проверьте его отражение в книге продаж: откройте «Продажи» → «Книга продаж» за период корректировки и убедитесь, что запись с доначисленной суммой присутствует. Если записи нет, проверьте, проведен ли счет-фактура и не попал ли он в другой период из-за даты составления соглашения.
Как проверить результат
После оплаты сальдо по договору равно нулю
Остаток на 62.02 — аванс не зачтен, нужна перепривязка оплаты
Проведен, зарегистрирован в книге продаж периода соглашения
Документ создан, но не проведен или отражен в другом периоде
Совпадает с дополнительным соглашением или расчетом разницы
Сумма введена «с потолка», без ссылочного первичного документа
Часто задаваемые вопросы
Можно ли просто изменить сумму в уже выставленном счете на оплату?
Если счет еще не оплачен и не передан покупателю окончательно, проще отменить его и выставить новый с правильной суммой. Если счет уже частично оплачен, корректнее оставить его как есть и выставить второй счет на разницу — так сохранится прозрачная история расчетов.
Чем корректировка реализации отличается от исправления?
Исправление применяется, когда в исходном документе допущена техническая ошибка (неверная цена опечаталась, не та номенклатура). Корректировка — когда стороны осознанно договорились изменить цену или количество после отгрузки. Для доплаты по соглашению сторон нужен именно второй вариант.
Нужно ли выставлять счет-фактуру на авансовую доплату?
Если ваша организация — плательщик НДС, то с полученного аванса (включая доплату аванса) в общем порядке выставляется авансовый счет-фактура. В 1С:Бухгалтерии это делается через обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс». При последующей отгрузке авансовый НДС принимается к вычету.
Покупатель доплатил больше, чем указано в счете. Что делать?
Излишек отразится как аванс по договору на счете 62.02. Его можно зачесть в счет будущих поставок или вернуть покупателю платежным поручением на основании его письма. Заново выставлять счет на фактически уплаченную сумму не требуется.
Как оформить доплату, если расчеты ведутся в валюте или условных единицах?
При расчетах в у.е. с оплатой в рублях курсовые (суммовые) разницы обычно рассчитываются программой автоматически при проведении оплаты и реализации по курсу на соответствующие даты. Отдельный счет на доплату в этом случае не нужен — проверьте настройки договора и порядок переоценки в учетной политике.
В каком периоде отражать корректировку, если соглашение подписано позже отгрузки?
Корректировочный счет-фактура отражается в книге продаж того квартала, в котором составлено соглашение об изменении цены, а не периода первоначальной отгрузки. Уточненная декларация за период отгрузки в этом случае, как правило, не требуется, если сама отгрузка была оформлена верно.
Что важно запомнить
До отгрузки доплата оформляется новым счетом на оплату по тому же договору, после отгрузки при изменении цены — корректировкой реализации с корректировочным счетом-фактурой. Ставка НДС должна совпадать с основной поставкой, а основанием служит дополнительное соглашение. Результат всегда проверяйте по ОСВ 62 и книге продаж.