Выдача в подотчет с расчетного счета в 1С

Перечисление подотчетных сумм на карту сотрудника с расчетного счета организации — стандартная операция, которая в 1С:Бухгалтерии 8.3 отражается документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». Проводка формируется по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 51 «Расчетные счета».

До выдачи новой суммы важно убедиться, что сотрудник отчитался по ранее полученным авансам: выдача денег при наличии непогашенной задолженности — нарушение порядка расчетов с подотчетными лицами и частый повод для претензий при проверках. В 1С это контролируется отчетом по счету 71.

Ниже разобран весь цикл: от проверки задолженности и оформления платежа до принятия авансового отчета и закрытия расчетов, с указанием типичных ошибок и способов их исправления.

Проверка перед выдачей: есть ли долг у сотрудника

Прежде чем перечислять новую сумму, сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 или отчет «Обороты счета» с детализацией по сотрудникам. Дебетовое сальдо по работнику означает, что он еще не отчитался по ранее полученным деньгам.

Если задолженность есть, корректные варианты действий такие: потребовать авансовый отчет по старой выдаче, вернуть неизрасходованный остаток в кассу или на расчетный счет, либо принять решение о выдаче новой суммы с учетом существующего долга — с пониманием рисков. Внутренним положением о подотчетных средствах в организации обычно закрепляется запрет на выдачу новых авансов при непогашенной задолженности.

Также проверьте, что сотрудник заведен в справочнике «Физические лица» и привязан к организации в справочнике «Сотрудники» — иначе документ не даст его выбрать или проведется с ошибками аналитики.

Контрольные точки

Что проверить перед платежом

Сальдо по счету 71 по сотруднику

Норма

Нулевое или кредитовое (организация должна сотруднику)

Тревожный признак

Дебетовое сальдо — непогашенный аванс

Карточка сотрудника

Норма

Физлицо создано, сотрудник привязан к организации

Тревожный признак

Сотрудник не выбирается в документе

Реквизиты карты или счета

Норма

Актуальные реквизиты указаны в карточке физлица

Тревожный признак

Платеж уйдет на устаревшие реквизиты

Создание документа «Списание с расчетного счета»

Откройте раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки» и создайте документ «Списание с расчетного счета». Если выписки загружаются из клиент-банка, документ появится автоматически после загрузки — тогда нужно только проверить и при необходимости исправить вид операции и аналитику.

Ключевые реквизиты документа:

• Вид операции — «Перечисление подотчетному лицу»;
• Получатель — сотрудник из справочника (не контрагент);
• Сумма и счет банка организации;
• Назначение платежа — например: «Выдача денежных средств под отчет на хозяйственные нужды, Иванов И.И.».

После проведения документ сформирует проводку Дт 71 Кт 51. Проверить это можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа.

1. 1
   Сформируйте ОСВ по счету 71 и проверьте задолженность сотрудника
2. 2
   Создайте «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу»
3. 3
   Укажите сотрудника, сумму и назначение платежа
4. 4
   Проведите документ и проверьте проводку Дт 71 Кт 51 через кнопку Дт/Кт
5. 5
   Убедитесь, что платеж ушел: сверьте с банковской выпиской или загрузите ее в 1С

Выдача на банковскую карту: нюансы оформления

Наиболее частый практический сценарий — перечисление подотчетных денег на зарплатную или личную карту сотрудника. Законодательно это допустимо, если порядок закреплен в учетной политике или положении о подотчетных средствах, а в платежном поручении явно указано, что перечисляются именно подотчетные средства.

Реквизиты карты удобно хранить в карточке физического лица (гиперссылка «Лицевые счета» или аналогичная, в зависимости от релиза). Тогда при создании платежного поручения назначение и получатель подставятся автоматически.

Назначение платежа должно содержать слова «под отчет» и ФИО сотрудника. Формулировки вроде «перевод физическому лицу» без уточнения создают риск того, что банк или проверяющие расценят платеж как доход сотрудника, а не как подотчетную выдачу.

Проводки и контроль расчетов по счету 71

Движения по подотчетным суммам отражаются стандартными проводками:

Для контроля используйте отчеты: «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», «Анализ счета» 71, а также карточку счета с отбором по сотруднику. Дебетовое сальдо — долг сотрудника, кредитовое — долг организации (перерасход, который нужно возместить).

Принятие авансового отчета и закрытие расчетов

После того как сотрудник израсходовал деньги, он представляет авансовый отчет с подтверждающими документами: чеками, БСО, накладными, актами. В 1С отчет оформляется документом «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса», в зависимости от конфигурации).

В документе на первой закладке укажите выданный аванс — программа подтянет сумму по счету 71. На закладках «Оплата», «Товары», «Оплата поставщикам» отразите фактические расходы с приложением данных чеков. После проведения расходы спишутся с кредита 71 на счета затрат или расчетов.

Если потрачено меньше выданного — остаток сотрудник возвращает в кассу (приходный кассовый ордер, Дт 50 Кт 71) или на расчетный счет. Если потрачено больше — организация выплачивает перерасход. Невозвращенный в срок остаток можно удержать из заработной платы по письменному согласию сотрудника.

Особые ситуации: загрузка выписки, перерасход, удержание

Документ создан загрузкой из клиент-банка

При загрузке выписки программа может определить вид операции автоматически по получателю, но часто ставит «Прочее списание» или «Перевод на другой счет». Откройте документ и вручную смените вид операции на «Перечисление подотчетному лицу», укажите сотрудника — после перепроведения проводка станет корректной.

Перерасход по авансовому отчету

Если сотрудник потратил больше выданного, после проведения авансового отчета по нему возникнет кредитовое сальдо на счете 71. Выплатите перерасход тем же документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу» или через кассу расходным ордером.

Сотрудник не вернул остаток

Невозвращенную сумму удерживают из зарплаты (проводка Дт 70 Кт 71) на основании приказа руководителя и согласия работника. Если взыскать не удается, задолженность списывается с учетом налоговых последствий — такие ситуации лучше разбирать с бухгалтером по зарплате, так как затрагиваются НДФЛ и взносы.

Частые вопросы

Можно ли выдать подотчетную сумму на личную карту сотрудника, а не зарплатную?

Да, если такой порядок закреплен в учетной политике или положении о подотчетных средствах. Обязательно укажите в назначении платежа, что это подотчетные деньги, с ФИО сотрудника и целью выдачи.

Что делать, если при загрузке выписки программа поставила неверный вид операции?

Откройте документ списания, смените вид операции на «Перечисление подотчетному лицу», выберите сотрудника и перепроведите документ. Проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт» — должно быть Дт 71 Кт 51.

Как узнать, сколько сотрудник должен организации по подотчету?

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 с группировкой по сотрудникам. Дебетовое сальдо — задолженность работника, кредитовое — долг организации (невыплаченный перерасход).

Можно ли выдать новый аванс, если сотрудник не отчитался по предыдущему?

Технически 1С это не запретит, но по правилам ведения расчетов с подотчетными лицами выдача нового аванса при непогашенной задолженности не допускается. Сначала потребуйте авансовый отчет или возврат остатка.

Как отразить возврат неизрасходованного остатка на расчетный счет?

Документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Проводка будет Дт 51 Кт 71, и сальдо по сотруднику закроется.

Нужен ли приказ на выдачу подотчетных сумм?

Обязательная форма заявления отменена, но в организации должно быть утверждено положение о подотчетных средствах: порядок выдачи, сроки отчетности и ответственные лица. На его основе выдача оформляется распоряжением руководителя или в рамках утвержденного порядка.