Учет и Финансы · 8 мин
Как в 1С выдать деньги подотчет сотруднику
Как выдать деньги подотчет в 1С: оформление РКО и выдачи с расчетного счета, проводки по счету 71, контроль авансовых отчетов и типичные ошибки.
Выдача денег подотчет в 1С отражается документами кассового или банковского учета в зависимости от способа выдачи: наличными из кассы оформляется «Расходный кассовый ордер», перечисление на карту сотрудника — операцией списания с расчетного счета. В обоих случаях сумма попадает в дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», и программа начинает отслеживать задолженность сотрудника до сдачи авансового отчета.
Инструкция ниже ориентирована на «1С:Бухгалтерию 8» (ред. 3.0), но логика одинакова и в других конфигурациях: сначала документ выдачи, затем авансовый отчет, затем контроль остатка. Перед выдачей важно проверить, нет ли у сотрудника непогашенной задолженности по прошлым авансам — по нормам кассовой дисциплины выдавать новые суммы при незакрытом подотчете нельзя.
Что проверить перед выдачей подотчета
Подотчетные суммы выдаются на основании заявления сотрудника или распорядительного документа руководителя. В заявлении указывают сумму, срок и целевое назначение. Срок, на который выдаются деньги, организация устанавливает самостоятельно в учетной политике или положении о подотчетных суммах — жесткого нормативного ограничения сейчас нет, но срок должен быть разумным и зафиксированным.
Второе обязательное условие — у сотрудника не должно быть непогашенной задолженности по ранее выданным авансам. Проверить это можно отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» с детализацией по сотрудникам: дебетовое сальдо по конкретному лицу означает незакрытый подотчет.
Как проверить готовность к выдаче
Нулевое или кредитовое
Дебетовое — есть незакрытый аванс
Есть сумма, срок, назначение, подпись руководителя
Документа нет или не указан срок
Физлицо заведено, указан в документе
Сотрудник отсутствует, выдача на контрагента
Выдача наличных из кассы: расходный кассовый ордер
Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте документ «Расходный кассовый ордер». В поле «Вид операции» выберите «Выдача денежных средств подотчетному лицу» — от этого выбора зависит набор реквизитов и формируемые проводки.
Заполните поля: организация, дата, сумма, подотчетное лицо (выбирается из справочника «Физические лица» или «Сотрудники» в зависимости от настроек), основание выдачи (например, «на хозяйственные расходы по заявлению»). При проведении формируется проводка Дт 71.01 Кт 50.01.
Документ можно распечатать по унифицированной форме КО-2: кнопка «Печать» → «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Подписи кассира и главного бухгалтера проставляются на бумаге, получатель расписывается в получении суммы. Если в организации ведется электронный документооборот кассовых документов, проверьте настройки печатных форм.
- 1Банк и касса → Кассовые документы → кнопка «Создать» → «Расходный кассовый ордер»
- 2Вид операции: «Выдача денежных средств подотчетному лицу»
- 3Укажите подотчетное лицо, сумму и основание выдачи
- 4Проведите документ и проверьте проводку Дт 71 Кт 50
- 5Распечатайте КО-2 и получите подпись сотрудника
Выдача подотчета на карту сотрудника
Перевод подотчетных сумм на банковскую карту сотрудника оформляется документом «Списание с расчетного счета» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Вид операции — «Перечисление подотчетному лицу» (в некоторых релизах — «Выдача денежных средств подотчетному лицу»).
В документе укажите получателя — физическое лицо, его банковский счет (если счет не заведен, программа предложит создать его в карточке физлица), сумму и назначение платежа. Проводка при проведении — Дт 71 Кт 51. Если выписка загружается из клиент-банка, проверьте, что операция распозналась правильным видом: автоматическая загрузка иногда определяет такие платежи как «Прочее списание», и счет расчетов приходится исправлять вручную.
Проводки и отражение в учете
Все операции с подотчетными лицами проходят через счет 71. Ниже основные проводки, которые формирует программа.
| Операция | Дебет | Кредит | Документ в 1С |
|---|---|---|---|
| Выдача наличных подотчет | 71.01 | 50.01 | Расходный кассовый ордер |
| Перечисление на карту | 71.01 | 51 | Списание с расчетного счета |
| Списание расходов по авансовому отчету | 10, 26, 44, 60 и др. | 71.01 | Авансовый отчет |
| Возврат неиспользованного остатка в кассу | 50.01 | 71.01 | Приходный кассовый ордер |
| Удержание неизрасходованной суммы из зарплаты | 70 | 71.01 | Операция, введенная вручную / документы зарплаты |
Если организация применяет УСН, обратите внимание: расходы по подотчетным суммам признаются только после утверждения авансового отчета и при соблюдении общих условий признания. Сама выдача аванса расходом не является.
Закрытие подотчета: авансовый отчет
В установленный срок сотрудник обязан отчитаться по полученным суммам. В 1С это документ «Авансовый отчет» (раздел «Покупки» или «Банк и касса», в зависимости от конфигурации). На закладках документа отражают: авансы (полученные суммы), оплату поставщикам, приобретенные товары и прочие расходы с приложением подтверждающих документов — чеков, БСО, билетов.
После проведения авансового отчета задолженность по счету 71 закрывается полностью или частично. Если сотрудник потратил меньше выданного, остаток он возвращает в кассу (приходный кассовый ордер с видом операции «Возврат от подотчетного лица») или сумма удерживается из заработной платы. Если потратил больше — перерасход выплачивается сотруднику после утверждения отчета.
Контроль задолженности подотчетных лиц
Для регулярного контроля используйте отчеты: «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» показывает остатки по каждому сотруднику, «Анализ счета 71» — движения за период. Дебетовое сальдо — долг сотрудника перед организацией, кредитовое — долг организации перед сотрудником (перерасход).
Полезно настроить в учетной политике и внутреннем положении сроки отчетности и периодически сверять остатки по 71 счету. Долгие «зависшие» суммы по уволенным сотрудникам требуют отдельного разбирательства: взыскание через удержание при расчете, а при невозможности — списание по истечении срока исковой давности с включением в доходы.
Что важно запомнить
Выдача подотчета оформляется РКО (наличные) или списанием с расчетного счета (на карту) с проводкой Дт 71. Перед выдачей проверяют отсутствие незакрытых авансов. Закрывается подотчет авансовым отчетом, остаток возвращается или удерживается. Контроль — ОСВ по счету 71.
Частые вопросы
Можно ли выдать подотчет, если у сотрудника не закрыт предыдущий аванс?
Нет. Выдача новых сумм при наличии непогашенной задолженности по ранее выданным авансам нарушает порядок ведения кассовых операций. Сначала сотрудник должен отчитаться или вернуть остаток, затем можно оформлять новую выдачу.
В какой срок сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам?
Конкретный срок организация устанавливает сама в положении о подотчетных суммах или в заявлении. Жесткой нормы в законодательстве нет, но срок должен быть зафиксирован документально, а отчет — предоставлен в разумное время после окончания срока или командировки.
Как оформить выдачу подотчета на банковскую карту сотрудника?
Документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». В карточке физического лица укажите банковский счет, а в заявлении сотрудника — реквизиты карты. Проводка будет Дт 71 Кт 51.
Что делать, если сотрудник не вернул неизрасходованный остаток?
Сумму можно удержать из заработной платы по распоряжению руководителя при согласии сотрудника (проводка Дт 70 Кт 71). Лимиты удержаний из зарплаты ограничены, поэтому крупные суммы взыскиваются по соглашению или через суд.
Почему в ОСВ по счету 71 кредитовое сальдо по сотруднику?
Кредитовое сальдо означает перерасход: сотрудник потратил по авансовому отчету больше, чем получил. Организация должна возместить ему эту сумму после утверждения отчета — наличными или на карту.
Можно ли выдать подотчет лицу, не являющемуся сотрудником организации?
Нет, подотчетные суммы выдаются только работникам организации, в том числе оформленным по совместительству. Лицам по гражданско-правовым договорам расчеты оформляются иначе — через договорные отношения и счет 76.