Как снять с воинского учета по возрасту в 1С

Снятие работника с воинского учета по возрасту — стандартная кадровая операция: граждане мужского пола подлежат снятию с учета при достижении предельного возраста пребывания в запасе, после чего военкомат делает отметку в военном билете. В программах 1С это событие фиксируется изменением сведений о воинском учете сотрудника, чтобы данные корректно попадали в личную карточку формы Т-2, карточку формы 10 и отчетность для военкомата.

Основание для изменения данных в программе — отметка в военном билете (или удостоверении гражданина, подлежащего призыву) о снятии с воинского учета. Без этой отметки менять сведения в 1С преждевременно: программа отражает фактическое состояние учета, а не прогноз по дате рождения.

Ниже описан порядок действий для 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1) как наиболее распространенной конфигурации, а также особенности для 1С:Бухгалтерии 8, где кадровый учет ведется в упрощенном виде.

Когда сотрудника снимают с воинского учета по возрасту

Граждане, пребывающие в запасе, снимаются с воинского учета при достижении предельного возраста пребывания в запасе. Этот возраст зависит от воинского звания и категории: для рядового и сержантского состава он один, для офицеров — выше, для высших офицеров — максимальный. Точное значение определяет военкомат по званию и категории запаса конкретного гражданина, поэтому кадровику не нужно рассчитывать дату самостоятельно.

Помимо возраста, снятие с учета происходит по состоянию здоровья (признание не годным к военной службе) и в ряде других случаев. Важно не путать эти основания: в программе для каждого предусмотрено свое значение состояния, и от него зависит корректность отчетности.

Практический сигнал для кадровика — сотрудник приносит военный билет с отметкой военкомата о снятии с воинского учета. Именно дата этой отметки становится датой операции в 1С, а не день рождения сотрудника.

Что подготовить перед внесением изменений

Перед работой в программе убедитесь, что у вас есть основание и нужные доступы. Проверьте военный билет сотрудника: в разделе отметок о воинском учете должна стоять запись о снятии с воинского учета с указанием даты и наименования военкомата.

Уточните свои права в программе: для регистрации изменений воинского учета нужна роль, позволяющая добавлять кадровые документы или редактировать сведения о воинском учете. Обычно это профиль кадровика. Если документы недоступны, обратитесь к администратору системы.

Также проверьте, что в настройках учетной политики организации включен воинский учет: в 1С:ЗУП это делается в настройках реквизитов организации на закладке, связанной с воинским учетом. Без включенной опции соответствующие документы и отчеты могут быть скрыты.

Пошаговое оформление в 1С:ЗУП 3.1

В 1С:ЗУП 3.1 изменения сведений о воинском учете регистрируются документом. Это обеспечивает историчность: в любой момент видно, когда и на каком основании менялось состояние учета сотрудника.

Откройте раздел «Кадры» и найдите журнал документов «Воинский учет» (в некоторых версиях — «Воинский учет сотрудников»). Создайте новый документ, выберите сотрудника, укажите дату события — дату отметки в военном билете. В поле состояния воинского учета выберите значение «Снят с воинского учета по возрасту» (или ближайшее по смыслу значение из предложенного списка, если в вашей версии формулировка отличается).

Заполните реквизиты основания, если документ их запрашивает: наименование военкомата, снявшего сотрудника с учета. Проведите документ и закройте. После проведения откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Воинский учет» — там должна отображаться актуальная запись с новым состоянием и датой.

1. 1
   Получите от сотрудника военный билет с отметкой о снятии с учета и зафиксируйте дату отметки
2. 2
   Откройте Кадры → Воинский учет и создайте новый документ
3. 3
   Выберите сотрудника, укажите дату события и состояние «Снят с воинского учета по возрасту»
4. 4
   Заполните реквизиты военкомата при необходимости, проведите документ
5. 5
   Проверьте карточку сотрудника: сведения о воинском учете должны показывать новое состояние
6. 6
   Сформируйте карточку формы 10 и убедитесь, что сотрудник в ней отражен корректно

Особенности для 1С:Бухгалтерии 8

В 1С:Бухгалтерии 8 полноценного документального воинского учета нет — сведения хранятся непосредственно в карточке физического лица или сотрудника. Откройте справочник «Сотрудники», перейдите в карточку нужного работника и найдите ссылку «Воинский учет» (или одноименную закладку, в зависимости от версии).

В открывшейся форме измените состояние на «Снят с воинского учета по возрасту» и укажите дату. Сохраните изменения. Учтите, что в бухгалтерской конфигурации история изменений может храниться ограниченно или не храниться вовсе — перед правкой имеет смысл зафиксировать прежние сведения, если они могут понадобиться для спорных ситуаций.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП 3.1

Изменение оформляется документом с историей, данные попадают в форму 10 и отчеты для военкомата. Подходит для полноценного воинского учета.

1С:Бухгалтерия 8

Правка делается прямо в карточке сотрудника, без документа и полноценной истории. Подходит для небольших организаций с упрощенным кадровым учетом.

Проверка результата и отчетность

После проведения документа проверьте, как изменения отразились в учетных формах. Сформируйте личную карточку сотрудника по форме Т-2 (раздел «Кадры» — отчеты по сотрудникам): в разделе «Сведения о воинском учете» должно быть указано снятие с учета.

Затем сформируйте карточку формы 10 — основной документ воинского учета в организации. Снятый по возрасту сотрудник должен быть исключен из списочного состава подлежащих учету, а в самой карточке отражена отметка о снятии. Если организация сдает в военкомат сообщения о изменениях, проверьте, что сотрудник попал в соответствующую форму.

Контрольные точки

Как проверить результат

Карточка сотрудника, ссылка «Воинский учет»

Норма

Отображается состояние «Снят с воинского учета по возрасту» с корректной датой

Тревожный признак

Показывается прежнее состояние или пустые сведения

Личная карточка Т-2

Норма

В разделе воинского учета указано снятие с учета

Тревожный признак

Сотрудник числится состоящим на учете

Карточка формы 10

Норма

Сотрудник исключен из подлежащих учету, есть отметка о снятии

Тревожный признак

Сотрудник по-прежнему в списке подлежащих воинскому учету

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — внесение изменений до получения отметки в военном билете. Кадровик видит, что сотрудник достиг предельного возраста, и сразу меняет данные. Это некорректно: пока военкомат не снял гражданина с учета, он продолжает числиться на учете, и отчетность организации должна это отражать.

Вторая ошибка — неверная дата документа. Датой события должна быть дата отметки в военном билете, а не день рождения и не день внесения данных в программу. От этой даты зависит, за какой период сотрудник еще попадает в отчеты.

Третья группа ошибок связана с тем, что документ создан, но не проведен, либо изменения внесены в карточку физлица в обход документа в ЗУП. В первом случае сведения не применятся, во втором — нарушится историчность, и при следующем кадровом документе данные могут перезаписаться некорректно.

Если сотрудник снят с учета задним числом

Бывает, что сотрудник приносит военный билет с отметкой, сделанной несколько месяцев назад. В этом случае документ «Воинский учет» создается текущей датой регистрации, но с датой события, равной дате отметки. Программа корректно обработает историчность: в отчетах за прошлые периоды сотрудник будет отражаться по фактическому состоянию на ту дату.

Проверьте, не сдавались ли за прошедшие периоды формы с устаревшими сведениями. Если сдавались — уточните в своем военкомате порядок представления корректирующих сведений; требования могут различаться в зависимости от территориального органа.

Удобно раз в год сверять список сотрудников, состоящих на воинском учете, с датами рождения и воинскими званиями: так заранее видно, кто в ближайшее время достигнет предельного возраста, и можно напомнить сотруднику о необходимости посетить военкомат. В ЗУП для этого подходит отчет по сведениям о воинском учете с отбором по состоянию учета.

Частые вопросы

Снимет ли 1С сотрудника с воинского учета автоматически по дате рождения?

Нет. Программа не отслеживает предельный возраст пребывания в запасе и не меняет сведения автоматически. Операция всегда выполняется вручную на основании отметки военкомата в военном билете.

Какую дату указывать в документе — день рождения или дату отметки?

Дату отметки о снятии с воинского учета в военном билете. Именно с этого момента гражданин юридически снят с учета, и именно эта дата определяет отражение в отчетности.

Что делать, если сотрудник достиг предельного возраста, но отметки в военном билете нет?

Ничего не менять в программе. Сотрудник продолжает числиться на воинском учете, пока военкомат не оформит снятие. Направьте работника в военкомат для проставления отметки.

Нужно ли сообщать в военкомат о снятии сотрудника с учета по возрасту?

Обычно нет: снятие по возрасту выполняет сам военкомат, и организация лишь отражает этот факт во внутреннем учете. Но если ваша организация обязана направлять сведения об изменениях, уточните действующий порядок в своем территориальном военкомате.

Документ «Воинский учет» проведен, но в карточке сотрудника старые данные. Почему?

Чаще всего причина в том, что дата события в документе указана будущей датой, документ не проведен, либо позже создан другой документ с более поздней датой и прежним состоянием. Проверьте журнал документов по сотруднику и даты событий в каждом из них.

Можно ли оформить снятие с учета сразу для нескольких сотрудников?

В ЗУП 3.1 документ «Воинский учет сотрудников» позволяет работать со списком: добавьте несколько сотрудников в табличную часть и укажите каждому свое состояние и дату. Это удобно при массовой обработке, например после сверки с военкоматом.