Как в 1С включить режим учета больничных

Учет больничных листов в программах 1С включается не одной кнопкой, а набором настроек: функциональности программы, учетной политики организации, вида начисления и параметров обмена с ФСС. Если хотя бы один из этих элементов не настроен, документ «Больничный лист» либо недоступен, либо считается неправильно.

Ниже разобран порядок включения режима учета больничных в двух самых распространенных конфигурациях — 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия. Также рассмотрены настройки прямых выплат от СФР (бывший ФСС), проверка расчета и типичные ошибки, из-за которых пособие не начисляется.

Перед любыми изменениями в рабочей базе сделайте резервную копию. Настройки учетной политики и начислений влияют на расчет зарплаты всех сотрудников, и откатить ошибку без копии бывает сложно.

Что нужно проверить перед включением режима

Сначала убедитесь, что ваша конфигурация вообще поддерживает расчет пособий по временной нетрудоспособности. В типовых 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия (ред. 3.1) такой функционал есть изначально, но он может быть скрыт настройками функциональности. В старых или сильно доработанных базах возможны ограничения.

Проверьте три вещи: версию конфигурации (актуальные релизы поддерживают электронные больничные и прямые выплаты), наличие прав у пользователя (нужны права кадровика или расчетчика зарплаты) и заполненность карточки организации — без ИНН, КПП и регистрационного номера в СФР обмен с фондом работать не будет.

Включение учета больничных в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом расчет больничных обычно доступен сразу, но стоит проверить настройки учетной политики. Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» (или «Организации» → выберите организацию) и перейдите на вкладку «Учетная политика и другие настройки».

Здесь важны два параметра: дата начала применения прямых выплат пособий (если организация работает по проекту прямых выплат СФР, а сейчас это действует на всей территории РФ) и вид тарифа страховых взносов, влияющий на расчет среднего заработка. Также убедитесь, что в списке начислений («Настройка» → «Начисления») присутствуют предопределенные виды расчета «Больничный» и «Больничный за счет работодателя».

После проверки настроек создайте документ: «Зарплата» → «Больничные листы» → «Создать». Укажите сотрудника, период нетрудоспособности, причину (заболевание, травма, уход за ребенком и т.д.) и процент оплаты в зависимости от стажа. Программа автоматически рассчитает средний заработок за два предшествующих календарных года.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учетная политика»
2. 2
   Проверьте дату применения прямых выплат и страховой тариф
3. 3
   Убедитесь, что в списке начислений есть виды расчета «Больничный»
4. 4
   Создайте документ «Зарплата» → «Больничные листы»
5. 5
   Заполните период, причину и стаж, проверьте расчет среднего заработка

Включение учета больничных в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 расчет больничных может быть скрыт функциональностью. Перейдите в «Администрирование» → «Параметры учета» → «Настройки зарплаты» → «Общие настройки». Установите вариант учета зарплаты «В этой программе», если расчет ведется в бухгалтерии, а не в ЗУП.

Затем откройте «Администрирование» → «Функциональность» и на закладке «Сотрудники» (или «Зарплата и кадры») проверьте, что включены опции учета больничных, отпусков и исполнительных документов. После этого в разделе «Зарплата и кадры» появится пункт «Больничные листы».

Документ заполняется аналогично ЗУП: сотрудник, период, причина нетрудоспособности, стаж для процента оплаты. Проводки формируются автоматически при проведении: начисление за счет работодателя (обычно первые дни нетрудоспособности по заболеванию сотрудника) и за счет СФР.

Настройка прямых выплат и обмена с СФР

Прямые выплаты означают, что пособие за счет фонда работник получает напрямую от СФР, а работодатель оплачивает только свою часть. Для этого в программе нужно настроить обмен электронными документами с фондом.

В ЗУП перейдите в «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» и подключите обмен с СФР, либо настройте «Обмен электронными документами» в разделе «Настройка» → «Обмен электронными документами с контролирующими органами». Потребуется действующий сертификат электронной подписи организации и корректно заполненный регистрационный номер страхователя.

Для электронных больничных (ЭЛН) программа может автоматически получать данные из СФР по номеру листка нетрудоспособности. Это существенно снижает риск ошибок ручного ввода: период, диагноз-код и даты подгружаются из фонда.

Проверка правильности расчета

После проведения больничного откройте расчетный листок сотрудника и убедитесь, что пособие разделено на части: за счет работодателя и за счет СФР. Проверьте средний дневной заработок — он считается из доходов за два предшествующих календарных года, деленных на 730 дней.

Сравните сумму с ограничениями: пособие не может быть ниже расчета из МРОТ (при полной ставке и малом стаже или отсутствии заработка) и не выше предельной базы по взносам за соответствующие годы. Программа применяет эти ограничения автоматически, но только если обновлена до актуального релиза.

Дополнительно проверьте, что больничный попал в расчет НДФЛ (пособие облагается налогом) и не попал в базу по страховым взносам — пособия взносами не облагаются.

Контрольные точки

Как проверить результат

Разделение пособия

Норма

Есть строки «за счет работодателя» и «за счет СФР»

Тревожный признак

Вся сумма начислена одним видом расчета

Средний заработок

Норма

База — доходы за 2 предшествующих года

Тревожный признак

Программа берет текущий оклад или пустую базу

Взносы

Норма

Пособие не входит в базу взносов

Тревожный признак

На сумму больничного начислены взносы

Типичные ошибки и их устранение

Самая частая проблема — документ «Больничный лист» не виден в меню. Причина почти всегда в отключенной функциональности (в Бухгалтерии) или в недостатке прав пользователя. Вторая типичная ситуация — программа не считает средний заработок: значит, в базе нет данных о доходах прошлых лет, и их нужно ввести через справку о заработке с предыдущего места работы.

Еще одна ошибка — неверный процент оплаты из-за незаполненного страхового стажа в карточке сотрудника. Стаж вводится в справочнике «Сотрудники» на закладке «Трудовая деятельность» или «Страховой стаж».

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить больничный в 1С:Бухгалтерии, если зарплата ведется в ЗУП?

Нет, это приведет к задвоению начислений. Если расчет ведется в ЗУП, больничный оформляется там, а в Бухгалтерию переносятся только итоговые проводки через синхронизацию.

Почему программа не подгружает электронный больничный из СФР?

Проверьте настройку обмена с фондом, срок действия сертификата электронной подписи и регистрационный номер страхователя в карточке организации. Также убедитесь, что номер ЭЛН введен без ошибок.

Как ввести заработок с предыдущего места работы?

В ЗУП используется документ «Справка о заработке для расчета пособий (входящая)» в разделе «Зарплата». В Бухгалтерии данные вводятся в карточке сотрудника или непосредственно в форме расчета больничного.

Облагается ли больничный страховыми взносами в 1С?

Нет, пособия по временной нетрудоспособности не облагаются страховыми взносами, но облагаются НДФЛ. Типовые виды начислений настроены именно так, менять эти параметры не нужно.

Что делать, если больничный проведен с ошибкой в закрытом периоде?

Не редактируйте документ напрямую в закрытом периоде. Используйте механизм сторнирования или корректировочный документ текущей датой, чтобы исправления корректно отразились в отчетности.