Учет и Финансы · 10 мин
Оплата поставщику наличными в 1С: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция: как в 1С оформить оплату поставщику наличными через РКО, закрыть задолженность по поступлению и проверить взаиморасчеты.
Оплата поставщику наличными — стандартная операция, которая в 1С оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (РКО). Документ списывает деньги с кассы организации и формирует кредиторскую задолженность поставщика со знаком минус, то есть закрывает долг по поступлению товаров или услуг.
Порядок действий почти одинаков в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация»: создается РКО с видом операции «Оплата поставщику», указывается контрагент, договор, сумма и при необходимости документ расчетов. После проведения задолженность перед поставщиком уменьшается на сумму оплаты.
Важно помнить о законодательном ограничении: расчеты наличными между юридическими лицами (а также между организацией и ИП) по одному договору ограничены предельной суммой — по указанию ЦБ РФ она составляет 100 000 рублей. Если сумма по договору больше, остаток нужно оплатить безналично, иначе организацию могут оштрафовать.
Что подготовить перед оформлением оплаты
Прежде чем создавать РКО, убедитесь, что в базе корректно заведены справочные данные. Контрагент-поставщик должен существовать в справочнике «Контрагенты» с заполненными ИНН и наименованием. По контрагенту должен быть создан договор с видом «С поставщиком» — без него программа не сможет корректно отнести оплату на расчеты.
Проверьте, что в кассе организации достаточно денежных средств. Остаток по кассе виден в отчете «Кассовая книга» или в оборотно-сальдовой ведомости по счету 50.01. Если денег не хватает, сначала оформите поступление наличных — например, снятие с расчетного счета документом «Получение наличных в банке».
Уточните основание платежа: номер и дату счета или накладной поставщика. Эти данные понадобятся для поля «Основание» в РКО — они попадут в печатную форму, которую подпишет получатель денег.
Создание расходного кассового ордера в 1С:Бухгалтерии 8
Откройте раздел «Банк и касса» и перейдите в журнал «Кассовые документы». Нажмите кнопку «Создать» и выберите вид документа «Расходный кассовый ордер». В поле «Вид операции» установите значение «Оплата поставщику» — от этого зависит, какие счета учета и аналитика будут использованы при проведении.
Заполните основные поля документа. В поле «Получатель» выберите контрагента-поставщика. В поле «Сумма» укажите размер оплаты. В табличной части «Платеж» укажите договор с поставщиком — программа подставит счет расчетов (обычно 60.01) и счет авансов (60.02). Если оплата закрывает конкретное поступление и ведется зачет по документам, выберите документ расчетов.
Поле «Основание» заполните текстом, например: «Оплата по счету № 15 от 12.03 за товар». Этот текст выводится в печатной форме РКО (унифицированная форма КО-2) и служит подтверждением целевого назначения платежа. Проверьте кассу организации, ответственное лицо и дату документа — дата РКО должна совпадать с фактической датой выдачи денег.
Нажмите «Провести и закрыть». Программа сформирует проводку Дт 60.01 (или 60.02) — Кт 50.01 на сумму оплаты. Распечатайте ордер через кнопку «Печать» → «Расходный кассовый ордер (КО-2)», подпишите у руководителя и главного бухгалтера и получите подпись и паспортные данные получателя.
- 1Раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Расходный кассовый ордер»
- 2Вид операции — «Оплата поставщику», выберите контрагента и договор
- 3Укажите сумму, при необходимости — документ расчетов (накладную)
- 4Заполните основание платежа и проверьте дату, кассу, ответственного
- 5Проведите документ и распечатайте форму КО-2
- 6Проверьте проводки: Дт 60.01/60.02 — Кт 50.01
Оплата под конкретное поступление и зачет аванса
Когда нужно указать документ расчетов
Если в договоре с поставщиком в настройках расчетов выбран способ «По документам», оплату нужно привязать к конкретной накладной или акту. В табличной части РКО в колонке «Документ расчетов» выберите соответствующее поступление товаров и услуг. Тогда программа закроет задолженность именно по этому документу, а не по FIFO.
Если способ расчетов «Автоматически», документ расчетов указывать не обязательно: при проведении РКО программа сама подберет незакрытые поступления в хронологическом порядке и зачтет оплату в счет самого раннего долга.
Оплата авансом
Если товар еще не поступал, а вы платите предоплату наличными, РКО оформляется точно так же, но документ расчетов не заполняется. Проводка будет Дт 60.02 «Авансы выданные» — Кт 50.01. Когда поступит накладная, зачет аванса произойдет автоматически при проведении поступления или документом «Зачет авансов» — в зависимости от настроек договора.
Как выбрать настройку расчетов
Оформление оплаты в 1С:УНФ и других конфигурациях
В «1С:Управление нашей фирмой» документ называется «Расход из кассы» и находится в разделе «Деньги» → «Расходы из кассы». Вид операции — «Поставщику». Заполняются контрагент, договор, сумма и счет учета расчетов. После проведения долг поставщику уменьшается, что видно в отчете «Взаиморасчеты с контрагентами».
В «1С:Комплексной автоматизации» и ERP используется документ «Расходный кассовый ордер» из раздела «Казначейство». Там дополнительно может потребоваться заявка на расходование денежных средств, если включен заявочный режим. В этом случае сначала создается и согласуется заявка, а РКО формируется на ее основании.
Общий принцип во всех конфигурациях одинаков: документ расхода из кассы с операцией «оплата поставщику» формирует движение по расчетам с контрагентом и уменьшает остаток кассы. Различаются только названия документов и расположение команд в интерфейсе.
Как проверить результат после проведения
Сразу после проведения РКО проверьте сформированные проводки через кнопку «Дт/Кт» в форме документа. Корректная проводка: дебет счета 60.01 или 60.02 с аналитикой по контрагенту и договору, кредит 50.01, сумма равна выплаченной.
Затем сформируйте отчет «Анализ субконто» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60» с отбором по поставщику. Кредиторская задолженность должна уменьшиться на сумму оплаты. Если оплата равна сумме долга, остаток по договору должен стать нулевым.
Дополнительно сверьтесь с кассой: остаток по счету 50.01 в ОСВ должен совпадать с фактическим количеством денег в кассе. Расхождение говорит о непроведенных документах или ошибке в сумме.
Как проверить результат
Дт 60.01 или 60.02 — Кт 50.01 на сумму оплаты с нужным контрагентом
Проводок нет, неверный счет или контрагент
Кредиторская задолженность уменьшилась на сумму оплаты
Остаток не изменился или появился дебетовый остаток без причины
Совпадает с фактическими деньгами в кассе
Расхождение с фактическим остатком
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — неверный вид операции. Если вместо «Оплата поставщику» выбрать, например, «Выдача подотчетному лицу», деньги уйдут на счет 71, задолженность поставщику не закроется, и в учете появится фиктивный долг подотчетника. Исправляется это сторнированием и созданием правильного РКО.
Вторая распространенная проблема — оплата не по тому договору. Если у поставщика несколько договоров, а в РКО выбран не тот, задолженность по одному договору останется висеть, а по другому образуется аванс. Проверяйте договор до проведения, а при ошибке исправляйте документ расчетов или делайте корректировку долга.
Также не забывайте про лимит наличных расчетов 100 000 рублей по одному договору и про нумерацию кассовых документов: РКО должны идти подряд без пропусков, дата документа — совпадать с реальной датой выдачи денег. Нарушение кассовой дисциплины — отдельное основание для штрафа.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оплатить поставщику наличными больше 100 000 рублей?
Нет, если поставщик — организация или ИП: лимит наличных расчетов по одному договору составляет 100 000 рублей. Сумму сверх лимита нужно перечислить безналично с расчетного счета. Ограничение не действует при расчетах с физическими лицами, не являющимися предпринимателями.
Каким документом оформить возврат переплаты от поставщика наличными?
Используйте «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от поставщика». Укажите того же контрагента и договор — программа сформирует проводку Дт 50.01 — Кт 60.02 и закроет дебиторское сальдо по авансу.
Что делать, если РКО проведен, а долг поставщику не закрылся?
Проверьте три вещи: вид операции (должен быть «Оплата поставщику»), договор в табличной части (должен совпадать с договором поступления) и документ расчетов при расчетах «по документам». Чаще всего причина в несовпадении договора или счета расчетов.
Нужно ли пробивать кассовый чек при оплате поставщику наличными?
Если поставщик — организация или ИП, он сам обязан применять свою ККТ при получении наличных и выдать вам чек. Вы как покупатель чек не пробиваете. При расчетах с физическим лицом без статуса ИП ККТ у поставщика не требуется.
Как оформить оплату наличными через подотчетное лицо?
Сначала выдайте деньги сотруднику документом «Выдача денежных документов» или РКО с операцией «Выдача подотчетному лицу». После оплаты сотрудник приносит авансовый отчет с приложением чека или квитанции поставщика, и на его основании вы закрываете расчеты с поставщиком через авансовый отчет с видом «Оплата поставщику».
Можно ли в 1С распечатать расходный кассовый ордер по форме КО-2?
Да, в проведенном РКО есть кнопка «Печать», где доступна унифицированная форма КО-2. Ордер распечатывается в одном экземпляре, подписывается руководителем, главным бухгалтером, кассиром и получателем денег с указанием паспортных данных.
Что важно запомнить
Оплата поставщику наличными оформляется РКО с видом операции «Оплата поставщику»: контрагент, договор, сумма, проведение, печать КО-2. Проверяйте проводку Дт 60 — Кт 50.01 и остаток задолженности по счету 60. Соблюдайте лимит наличных расчетов 100 000 рублей по договору и правильно указывайте договор и документ расчетов.