Учет и Финансы · 12 мин
Как вести кассовую книгу в 1С: настройка и ежедневная работа
Как вести кассовую книгу в 1С: Бухгалтерии: настройка, приходные и расходные ордера, формирование листов книги, лимит кассы, отчёт кассира и типичные ошибки.
Кассовая книга — обязательный регистр кассовой дисциплины, в котором фиксируются все поступления и выдачи наличных денег организации. В 1С:Бухгалтерии её вести не нужно «вручную»: программа автоматически формирует листы книги на основании проведённых приходных и расходных кассовых ордеров (ПКО и РКО). Задача бухгалтера — правильно настроить учёт, ежедневно оформлять кассовые документы и в конце дня распечатывать лист кассовой книги.
Материал ориентирован на типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0), но логика работы аналогична в «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:Комплексная автоматизация»: везде кассовая книга строится по кассовым документам с разбиением по организациям и валютам.
Ниже разобраны настройка учёта, оформление ПКО и РКО, формирование и печать книги, контроль остатков, работа с несколькими кассами и типичные ошибки, из-за которых книга расходится с фактическим наличием денег.
Настройка учёта перед началом работы
Прежде чем оформлять кассовые документы, проверьте базовые настройки. В разделе «Главное → Организации» убедитесь, что карточка организации заполнена корректно: наименование, ИНН, КПП — эти данные попадут в шапку кассовой книги. Если ведёте учёт по нескольким организациям в одной базе, книга формируется отдельно по каждой из них.
Далее проверьте план счетов и аналитику кассовых счетов. Основной счёт кассы — 50.01 «Касса организации», для валютной наличности используется 50.21. Если в компании несколько обособленных касс (например, касса офиса и касса склада), заведите отдельные субконто или статьи движения денежных средств, чтобы иметь возможность анализировать остатки по каждой точке.
Отдельно настройте нумерацию. По умолчанию 1С нумерует ПКО и РКО сквозной нумерацией в пределах года с префиксами. Требование кассовой дисциплины — непрерывная нумерация ордеров в течение календарного года, поэтому не сбрасывайте нумерацию в середине года и не удаляйте проведённые документы: лучше помечать ошибочные на удаление и создавать новые.
Приходный кассовый ордер: как оформить поступление наличных
Любое поступление наличных в кассу оформляется документом «Поступление наличных» (ПКО). Откройте «Банк и касса → Кассовые документы», нажмите «Поступление» и выберите вид операции. От вида операции зависят проводки и корреспондирующий счёт: «Оплата от покупателя» (Дт 50.01 — Кт 62), «Возврат от подотчётного лица» (Дт 50.01 — Кт 71), «Получение наличных в банке» (Дт 50.01 — Кт 51), «Взнос в уставный капитал» и другие.
Заполните обязательные поля: дату, сумму, статью движения денежных средств, контрагента или сотрудника, основание (номер счёта, договора, авансового отчёта). Поле «Принято от» формирует строку в печатной форме ПКО — проверьте её, так как именно этот текст кассир видит в ордере. После проведения документа сумма сразу попадает в обороты кассы и, соответственно, в кассовую книгу.
Если поступление связано с расчётным документом (счёт, реализация), укажите его в табличной части: тогда программа корректно закроет задолженность, и в авансовых отчётах и актах сверки не будет «зависших» сумм. При получении наличных с расчётного счёта используйте связку документов «Списание с расчётного счёта» (вид «Перевод на другой счёт» не подходит — нужен вид «Снятие наличных») и «Поступление наличных» с видом «Получение наличных в банке».
Расходный кассовый ордер: выдача наличных из кассы
Выдача денег оформляется документом «Выдача наличных» (РКО). Типовые виды операций: «Выдача денежных средств подотчётному лицу» (Дт 71 — Кт 50.01), «Оплата поставщику» (Дт 60 — Кт 50.01), «Возврат покупателю», «Выдача займа сотруднику», «Взнос наличными в банк», «Выплата заработной платы» (через ведомость или разово).
Ключевые поля — получатель, сумма прописью (программа формирует автоматически), основание и приложение (реквизиты паспорта или доверенности получателя). Именно эти данные печатаются на РКО и затем проверяются при кассовой ревизии, поэтому заполняйте их до проведения, а не «потом по памяти».
При выплате зарплаты через кассу рекомендуется использовать ведомости («Зарплата и кадры → Ведомости в кассу»), а не разовые РКО: тогда в книге отражается одна сводная сумма по ведомости, а расшифровка хранится в самой ведомости. Это соответствует практике кассовой дисциплины и упрощает сверку.
- 1Откройте «Банк и касса → Кассовые документы» и нажмите «Поступление» или «Выдача»
- 2Выберите корректный вид операции — от него зависят проводки
- 3Заполните сумму, контрагента или сотрудника, статью ДДС и основание
- 4Проверьте текстовые поля «Принято от» / «Выдано» и приложение
- 5Проведите документ и распечатайте ордер для подписи кассира
- 6Проверьте, что документ отразился в кассовой книге за этот день
Формирование и печать кассовой книги
Кассовая книга формируется в разделе «Банк и касса → Кассовые документы» по кнопке «Кассовая книга» (в некоторых версиях — «Отчёты → Кассовая книга»). Укажите период — обычно один рабочий день, организацию и при необходимости валюту. Программа выведет листы в утверждённой форме КО-4: входящий остаток на начало дня, все ПКО и РКО за день, итоги прихода и расхода, остаток на конец дня.
Если за день не было кассовых операций, лист книги не формируется — это нормально, «пустые» листы распечатывать не нужно. Если операций много, книга займёт несколько листов: нумерация листов ведётся нарастающим итогом с начала года, программа проставляет её автоматически.
Распечатанные листы подписываются кассиром и главным бухгалтером (или руководителем). Вместе с листом книги оформляется отчёт кассира — второй экземпляр листа с приложенными ПКО и РКО, которые подшиваются в хронологическом порядке. В конце года листы книги прошиваются, нумеруются и заверяются печатью и подписью руководителя.
Как проверить результат
Совпадает с фактическим пересчётом наличных в кассе
Книжный остаток больше или меньше фактического — есть неоформленный документ
Непрерывная нарастающая нумерация с начала года
Пропуски или дубли номеров — листы формировались не каждый день
Сквозная, без пропусков в пределах года
Пропуски номеров — документы удалялись, а не помечались на удаление
Не превышает установленный лимит на конец дня
Превышение без основания — риск претензий при проверке
Лимит кассы и контроль остатков
Организации обязаны устанавливать лимит остатка наличных в кассе (кроме субъектов малого предпринимательства и ИП, которые вправе его не устанавливать). В 1С лимит не контролируется программой автоматически с блокировкой документов — бухгалтер отслеживает его визуально по остатку на конец дня в кассовой книге или по отчёту «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50.01».
Если остаток систематически превышает лимит, настройте себе контрольную точку: в конце дня сверяйте остаток по книге с лимитом, а превышение сдавайте в банк документом «Выдача наличных» с видом операции «Взнос наличными в банк». Отдельные дни, когда превышение допустимо (дни выплаты зарплаты и иных социальных выплат), фиксируйте в приказе о лимите.
Для быстрой сверки удобен отчёт «Остатки денежных средств» или «Касса» в разделе «Банк и касса»: он показывает остаток на любую дату без формирования полной книги. Расхождение этого остатка с фактическим пересчётом — первый сигнал искать непроведённый или ошибочно проведённый документ.
Несколько касс, валюта и обособленные подразделения
Если в компании несколько касс (офис, торговая точка, склад), в типовой «1С:Бухгалтерии» аналитика по кассам ведётся через статьи движения денежных средств или дополнительные субконто, но кассовая книга формируется одна — по организации в целом. Практика: вести раздельный учёт операций по статьям ДДС и контролировать остатки по каждой точке через ОСВ с отбором, а книгу формировать сводно.
Для наличных в валюте используется счёт 50.21, и кассовая книга по валютным операциям формируется отдельно — при формировании укажите валюту. Валютные ордера оформляются с указанием суммы в валюте и курса; рублёвый эквивалент программа рассчитает сама.
Обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс, ведут собственные кассовые книги. В базе это реализуется как отдельные организации или подразделения с собственной нумерацией ордеров — уточните выбранную схему в учётной политике, чтобы нумерация листов книги не смешивалась.
Сравнение вариантов
Подходит для одной кассы и небольшого числа операций: книга, ПКО, РКО и отчёт кассира формируются штатно без доработок
Когда касс несколько: даёт контроль остатков по точкам, но книга всё равно сводная по организации
Когда касса тесно связана с розничной торговлей и складами: есть расширенные кассовые механизмы и рабочее место кассира, но настройка сложнее
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — расхождение книжного и фактического остатков из-за документов, проведённых «задним числом» после того, как лист книги за тот день уже распечатан и подписан. Правило простое: сначала все кассовые документы дня, потом формирование и печать листа, потом закрытие дня. Если документ пришлось добавить позже, лист за этот день нужно переформировать и переподписать.
Вторая группа ошибок — неверный вид операции. Например, возврат подотчётной суммы, оформленный как «Оплата от покупателя», исказит задолженность по счёту 71 и счёту 62 одновременно. Перед проведением сверяйте корреспонденцию счетов: она отображается в форме документа.
Третья ошибка — удаление ошибочных ордеров вместо пометки на удаление. Это ломает непрерывность нумерации, что при кассовой проверке трактуется как нарушение. Помеченный на удаление документ остаётся в журнале и объясняет «пропавший» номер.
Наконец, не забывайте про резервные копии базы и разграничение прав: право проведения и изменения кассовых документов должно быть только у кассира и бухгалтера. Доступ посторонних пользователей к кассовым документам — прямой путь к случайным изменениям остатков.
Что важно запомнить
Кассовая книга в 1С строится автоматически из проведённых ПКО и РКО. Порядок работы: оформляйте все кассовые документы дня, проверяйте вид операции и проводки, затем формируйте лист книги, печатайте, подписывайте и сверяйте остаток с фактическим пересчётом и лимитом. Ошибочные документы помечайте на удаление, а не удаляйте, чтобы сохранить непрерывную нумерацию.
Частые вопросы
Нужно ли распечатывать кассовую книгу каждый день?
Лист книги формируется только за те дни, когда были кассовые операции. Если операций не было, печатать ничего не нужно. Если операции были — лист оформляется в день их совершения или на следующий рабочий день, но до подписания отчёта кассира.
Можно ли вести кассовую книгу в 1С только в электронном виде?
Да, законодательство допускает ведение книги в электронном виде с подписанием электронной подписью. Но если электронная подпись не настроена, листы нужно распечатывать и подписывать на бумаге, а в конце года прошивать и заверять.
Почему в кассовой книге не отображается мой документ?
Чаще всего документ не проведён, проведён другой датой, оформлен на другую организацию или по другому счёту (например, 50.21 вместо 50.01). Откройте документ, проверьте дату, организацию и проводки, затем переформируйте книгу.
Как исправить ошибку в кассовом документе прошлого дня?
Если лист книги за тот день ещё не подписан — исправьте документ и переформируйте лист. Если подписан — согласуйте исправление с главным бухгалтером: обычно документ корректируют, лист переформировывают и подписывают заново, сохраняя нумерацию. Удалять документ нельзя — только пометка на удаление.
ИП на УСН обязан вести кассовую книгу в 1С?
Нет, ИП вправе не вести кассовую книгу и не устанавливать лимит кассы, если ведёт учёт доходов (или доходов и расходов) по правилам налогового учёта. При этом кассовые документы в 1С всё равно удобно оформлять для контроля движения наличных.
Как посмотреть остаток кассы на произвольную дату?
Используйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» по счёту 50 с нужной датой или стандартный отчёт по кассе в разделе «Банк и касса». Кассовую книгу для этого формировать не обязательно — она нужна именно как отчётный документ за день.