Учет и Финансы · 12 мин
Как в 1С учесть расходы на приобретение товаров
Как учесть расходы на приобретение товаров в 1С: поступление, транспортно-заготовительные расходы, счета учета, документы и типовые ошибки при отражении затрат.
Расходы на приобретение товаров в 1С — это не только стоимость самих товаров по накладной поставщика, но и сопутствующие затраты: доставка, страхование груза, услуги посредников, таможенные платежи, погрузка и разгрузка. От того, как эти суммы отражены в программе, зависит себестоимость товаров, финансовый результат и корректность декларации по налогу на прибыль.
Порядок учета зависит от конфигурации (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) и от учетной политики организации. Ключевой выбор — включать транспортно-заготовительные расходы (ТЗР) в стоимость товаров на счете 41 или учитывать их отдельно на счете 44 с распределением между реализованными товарами и остатком на складе.
Ниже разобраны типовые сценарии: оформление поступления, распределение доставки на себестоимость, учет ТЗР отдельным счетом, работа с услугами сторонних перевозчиков и контроль результата в отчетах. Инструкции ориентированы на 1С:Бухгалтерию 8.3, но принципы применимы и в других конфигурациях.
Что относится к расходам на приобретение товаров
В бухгалтерском учете в фактическую себестоимость товаров включаются суммы, уплаченные поставщику, таможенные пошлины, невозмещаемые налоги, затраты на заготовку и доставку до склада, страхование, оплата услуг посредников и оценщиков. Это следует из ФСБУ 5/2019, который обязателен для организаций на общем режиме.
Не включаются в стоимость товаров: возмещаемый НДС (он принимается к вычету), общехозяйственные расходы, не связанные с закупкой, затраты на хранение после поступления на склад (если хранение не является частью заготовки) и проценты по кредитам, начисленные после оприходования товаров.
В налоговом учете по налогу на прибыль действует своя логика: стоимость товаров формируется из цены приобретения, а транспортные расходы могут признаваться либо в составе стоимости, либо как издержки обращения с распределением по среднему проценту. Способ нужно закрепить в налоговой учетной политике, иначе возможны претензии при проверке.
Настройка учетной политики перед началом работы
Прежде чем вводить документы, откройте раздел «Главное → Учетная политика» и проверьте ключевые параметры. Для торговой организации важны: способ оценки товаров (по стоимости приобретения), порядок учета транспортных расходов в налоговом учете и настройки счетов учета номенклатуры.
Если организация применяет УСН, порядок иной: расходы на товары признаются по мере их реализации после оплаты поставщику, а сопутствующие затраты — по факту оплаты. В 1С это контролируется настройками УСН в разделе «Главное → Налоги и отчеты».
Также проверьте справочник «Номенклатура»: для товаров должен быть установлен вид номенклатуры «Товары», чтобы программа автоматически подставляла счет 41.01. Для услуг доставки используйте отдельную номенклатуру с типом «Услуга» и счетом затрат, соответствующим выбранному методу учета ТЗР.
Оформление поступления товаров от поставщика
Базовый документ — «Поступление (акты, накладные, УПД)» в разделе «Покупки». Создайте документ с видом операции «Товары (накладная)» или «Товары, услуги, комиссия», если в одной накладной присутствуют и товары, и сопутствующие услуги поставщика.
Заполните шапку: контрагент, договор, склад. В табличной части укажите номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Проверьте счета учета в колонках документа или по ссылке «Счета учета»: для товаров — 41.01, для НДС — 19.03. Если поставщик выставил УПД, введите его номер и дату в полях внизу документа — счет-фактура создастся автоматически.
После проведения сформируются проводки: Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость товаров без НДС и Дт 19.03 Кт 60.01 на сумму налога. Проверить результат можно через кнопку «Дт/Кт» в форме документа — там видны все сформированные проводки по бухгалтерскому и налоговому учету.
- 1Откройте «Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ
- 2Выберите контрагента, договор и склад поступления
- 3Заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена, ставка НДС
- 4Проверьте счета учета: 41.01 для товаров, 19.03 для НДС
- 5Введите данные УПД или счета-фактуры, проведите документ
- 6Откройте «Дт/Кт» и сверьте проводки с бумажной накладной
Как включить доставку в себестоимость товаров
Если учетная политика предусматривает включение ТЗР в стоимость товаров, используйте документ «Поступление доп. расходов» (в разделе «Покупки»). Он распределяет сумму расходов по конкретным товарам пропорционально выбранной базе — по сумме или по количеству.
Создайте документ, укажите контрагента-перевозчика и сумму расходов. На закладке «Товары» заполните список товаров — вручную, по кнопке «Заполнить → Заполнить по поступлению» (программа подтянет товары из указанной накладной). Выберите способ распределения: пропорционально сумме подходит в большинстве случаев, пропорционально количеству — когда товары однородны по весу и объему.
После проведения программа сделает проводки Дт 41.01 Кт 60.01 (или 76.05) на распределенные суммы, увеличив себестоимость каждой позиции. В отчете «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 41» вы увидите, что стоимость товаров выросла на сумму доставки.
Если доставка указана в накладной поставщика
Когда поставщик сам выставляет услугу доставки одной строкой в накладной, используйте вид операции «Товары, услуги, комиссия». Услугу доставки добавьте на закладку «Услуги», указав счет затрат 41.01 с той же аналитикой — тогда сумма попадет в стоимость товаров без отдельного документа доп. расходов. Учтите: в этом случае распределения по позициям не произойдет автоматически, сумма ляжет общей записью, что искажает себестоимость отдельных товаров. Для точного распределения лучше использовать «Поступление доп. расходов».
Учет ТЗР отдельно на счете 44
Альтернативный метод — учитывать транспортные расходы на счете 44.01 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность» с субконто «Транспортные расходы». Этот способ удобен, когда поставок много и распределять каждую доставку по накладным трудоемко.
В этом случае услугу перевозчика отражают документом «Поступление услуг» со счетом затрат 44.01 и статьей затрат с видом «Транспортные расходы». В налоговом учете при закрытии месяца регламентная операция «Закрытие счета 44» распределяет транспортные расходы по среднему проценту между реализованными товарами и остатком на складе — списывается только часть, относящаяся к проданным товарам.
В бухгалтерском учете порядок списания с 44 счета определяется учетной политикой: можно списывать полностью в расходы текущего месяца или распределять аналогично налоговому учету. Чтобы избежать расхождений БУ и НУ, многие организации выбирают одинаковый порядок распределения в обоих учетах.
Два способа учета доставки
Подходит при небольшом числе поставок и крупных партиях. Дает точную себестоимость по позициям, но требует оформления доп. расходов по каждой доставке.
Подходит при большом документообороте. Меньше ручной работы, но себестоимость конкретного товара не включает доставку, что затрудняет анализ маржинальности.
Импорт и таможенные платежи
При импорте товаров добавляются таможенные пошлины, сборы и НДС, уплачиваемый на таможне. В 1С для этого предназначен документ «Таможенная декларация на импорт» (раздел «Покупки»). Он относит пошлины и сборы на стоимость товаров (Дт 41.01 Кт 76.05) и отражает таможенный НДС на счете 19.05.
Документ создается на основании поступления товаров: укажите номер ГТД, суммы пошлин и НДС по разделам декларации. Распределение пошлин по товарам выполняется пропорционально стоимости позиций. Вычет таможенного НДС отражается после подтверждения уплаты — документом «Формирование записей книги покупок» или автоматически, в зависимости от настроек.
Проверка результата и типовые ошибки
После отражения всех документов сверьте данные. Сформируйте ОСВ по счету 41.01 и сравните итог с суммой накладных и доп. расходов за период. Отчет «Анализ счета 60.01» покажет задолженность перед поставщиками и перевозчиками. Для проверки себестоимости конкретной позиции используйте карточку счета 41.01 с субконто по номенклатуре.
Если часть товара уже продана до того, как пришли документы на доставку, распределение доп. расходов на остаток исказит данные: расходы лягут на нереализованные товары, а проданные уйдут по заниженной себестоимости. В таких случаях корректнее учесть доставку на 44 счете или скорректировать себестоимость вручную с обоснованием в учетной политике.
Как проверить результат
Сальдо совпадает с суммой накладных и распределенных доп. расходов за минусом списаний
Сумма не сходится с первичкой — ищите непроведенные документы или неверные счета
Дт 41.01 Кт 60.01 без НДС, НДС отдельно на 19.03
НДС включен в 41.01 или счета пустые
Остаток соответствует доле нереализованных товаров
Счет закрылся полностью при наличии товарного остатка — проверьте статью затрат
FAQ
Можно ли учесть доставку расходами текущего периода, не связывая с товарами?
Да, если это предусмотрено учетной политикой для бухгалтерского учета — ФСБУ 5/2019 допускает упрощения, например, признание затрат на заготовку расходами периода при несущественности. В налоговом учете транспортные расходы, не включенные в цену товаров, распределяются по среднему проценту в любом случае, полностью списать их на текущий период нельзя.
Что делать, если счет за доставку пришел в следующем месяце после поступления товаров?
Оформите «Поступление доп. расходов» датой фактического получения документов. Если часть товара уже реализована, расходы распределятся только на остаток — оцените существенность искажения. При значительных суммах корректнее отразить доставку на 44 счете или внести корректировку по правилам исправления ошибок.
Как учесть расходы на товары при УСН «доходы минус расходы»?
Стоимость товаров списывается в расходы по мере реализации, но только после оплаты поставщику. 1С делает это автоматически при проведении документов реализации, если выполнены условия оплаты. Сопутствующие расходы (доставка, страхование) признаются после их фактической оплаты, без привязки к реализации товара.
Как распределить одну доставку на несколько накладных от разных поставщиков?
В документе «Поступление доп. расходов» на закладке «Товары» заполните позиции из нескольких документов поступления — кнопка «Заполнить по поступлению» позволяет добавлять товары из разных накладных последовательно. Распределение пройдет по общей базе всех добавленных позиций.
Нужно ли включать в стоимость товаров расходы на их хранение на складе?
Нет, если хранение происходит после поступления товара и не является технологически необходимой частью заготовки. Аренда склада, зарплата кладовщиков и коммунальные услуги относятся к расходам на продажу (счет 44) или к управленческим расходам. Исключение — хранение, без которого невозможно довести товар до состояния, пригодного к продаже.
Почему после распределения доп. расходов себестоимость в отчете по продажам не изменилась?
Отчеты по продажам берут себестоимость из движений документов реализации на момент их проведения. Если реализация была проведена раньше доп. расходов, себестоимость в ней не пересчитается автоматически. Перепроведите документы реализации за период или используйте обработку группового перепроведения, предварительно сделав резервную копию базы.
Что важно запомнить
Стоимость товаров формируется документом поступления на счете 41.01, а способ учета ТЗР — в себестоимости через «Поступление доп. расходов» или отдельно на счете 44.01 — закрепляется в учетной политике. После отражения документов сверяйте ОСВ по 41 счету с первичкой и проверяйте, что НДС принят к вычету, а не включен в стоимость.