Как в 1С: Управление торговлей сформировать акт сверки взаиморасчётов

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с контрагентом на конкретную дату: сколько отгружено, сколько оплачено, какова задолженность. В 1С: Управление торговлей (редакции 11) такой акт формируется автоматически на основании проведённых документов, поэтому основная работа бухгалтера — правильно задать параметры и проверить результат.

Документ используется при подготовке к инвентаризации расчётов, перед закрытием периода, при претензионной работе и в судебных спорах. Контрагенты нередко требуют акт сверки в качестве обязательного приложения к оплате, поэтому важно уметь формировать его быстро и без ошибок.

Ниже разобран порядок создания акта сверки в «1С: Управление торговлей 11», настройки отбора данных, проверка расхождений и типичные проблемы, из-за которых цифры в акте не сходятся с данными контрагента.

Где находится документ сверки взаиморасчётов

В типовой конфигурации «Управление торговлей 11» за формирование акта сверки отвечает документ «Сверка взаиморасчётов». Он доступен в разделе «Продажи» в группе «Взаиморасчёты с клиентами», а также в разделе «Закупки» — для сверки с поставщиками. Если документ не виден в интерфейсе, проверьте права пользователя или откройте его через «Все функции».

Документ не изменяет учётные данные — он только собирает информацию о расчётах и формирует печатную форму. Это значит, что создавать и перезаполнять его можно сколько угодно раз без риска испортить учёт.

Пошаговое формирование акта сверки

Основной сценарий выглядит так:

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» → «Сверки взаиморасчётов» и нажмите «Создать».
2. 2
   Укажите организацию и контрагента, с которым проводится сверка.
3. 3
   Задайте период сверки — даты начала и окончания.
4. 4
   При необходимости укажите договор, валюту расчётов и порядок детализации.
5. 5
   Нажмите «Заполнить» → «По данным учёта» — табличная часть заполнится документами реализаций и оплат.
6. 6
   Проверьте итоговое сальдо и расхождения, при необходимости внесите данные контрагента.
7. 7
   Запишите документ и сформируйте печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов».

После заполнения табличная часть содержит строки по каждому документу: реализация товаров, оплата, возврат, корректировка. Колонки «Дебет» и «Кредит» показывают увеличение и уменьшение задолженности, а на закладке или в шапке отображается сальдо на начало и конец периода.

Если контрагент прислал свои данные для сверки, их можно ввести в ту же табличную часть — программа сопоставит оба набора данных и покажет расхождения по каждому документу.

Настройка параметров сверки

От корректности параметров зависит, какие данные попадут в акт. Основные настройки:

• Период. Обычно сверяют квартал, полугодие или год. Сальдо на начало периода программа рассчитает автоматически по всем предыдущим операциям.
• Договор. Если с контрагентом несколько договоров, можно сверить расчёты по конкретному договору или по контрагенту в целом. Для юридической силы акта обычно сверяют в целом по контрагенту.
• Валюта. При расчётах в валюте акт формируется в валюте договора; убедитесь, что отбор по валюте не отсекает часть документов.
• Детализация. Можно выводить данные с разбивкой до документов расчётов или сворачивать по договорам — для детальной сверки оставляйте максимальную детализацию.

Полезная возможность — флажок вывода только расхождений. Если документов много, а цель — найти разногласия, включите этот режим после ввода данных контрагента: в печать попадут только несовпадающие строки.

Проверка данных перед печатью

Прежде чем отправлять акт контрагенту, убедитесь, что цифры достоверны. Основные контрольные точки:

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на начало периода

Норма

Совпадает с конечным сальдо предыдущего акта сверки или с отчётом «Ведомость расчётов с клиентами» на ту же дату

Тревожный признак

Сальдо отличается — вероятно, задним числом провели или отменили документы прошлых периодов

Состав документов в табличной части

Норма

Присутствуют все реализации и оплаты за период, нет дублей

Тревожный признак

Часть документов отсутствует — проверьте отбор по договору и валюте, а также проведённость документов

Итоговая задолженность

Норма

Совпадает с отчётом по взаиморасчётам на конец периода

Тревожный признак

Суммы не сходятся — ищите непроведённые или помеченные на удаление документы

Для перекрёстной проверки используйте типовые отчёты: «Ведомость расчётов с клиентами» и «Задолженность клиентов» в разделе «Продажи» → «Отчёты». Сальдо в акте сверки должно совпадать с сальдо отчёта на ту же дату при тех же отборах (организация, контрагент, договор, валюта).

Если акт формируется для поставщика, аналогичные отчёты находятся в разделе «Закупки»: «Ведомость расчётов с поставщиками».

Печать и выгрузка акта

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в форме документа. Типовая форма акта содержит шапку с реквизитами организации и контрагента, таблицу операций, итоговое сальдо и строку вывода о наличии или отсутствии расхождений, а также места для подписей обеих сторон.

Акт можно сохранить в PDF или Excel через кнопку сохранения в форме печати — это удобно для отправки контрагенту по электронной почте или через ЭДО. Если в компании подключён обмен электронными документами, акт сверки можно направить контрагенту напрямую через оператора ЭДО, если контрагент поддерживает такой формат.

Перед массовой рассылкой актов в конце квартала сформируйте один акт по крупному контрагенту и сверьте его с отчётом по взаиморасчётам. Если методика и отборы верны на одном примере — остальные акты сформируются корректно с теми же настройками.

Почему данные не сходятся: типичные причины

Самая частая жалоба — «в акте не та сумма, что в отчёте» или «контрагент видит другие цифры». Основные причины:

Альтернативные способы получить акт сверки

Если типовой документ по каким-то причинам не подходит, есть другие варианты:

Сравнение вариантов

Документ «Сверка взаиморасчётов»

Штатный способ: заполнение по данным учёта, ввод данных контрагента, печать акта с расхождениями. Подходит для регулярной работы.

Отчёт «Ведомость расчётов с клиентами/поставщиками»

Быстрый способ посмотреть сальдо и движения без создания документа. Нет типовой формы акта с местами под подписи — подходит для внутренней проверки, а не для отправки контрагенту.

Внешняя печатная форма или доработка

Если нужен нестандартный макет акта (логотип, особые колонки, формулировки), подключают внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки». Требует участия специалиста по 1С.

Для большинства задач достаточно типового документа. К доработкам прибегают, только когда форма акта согласована с контрагентами в особом виде или требуется автоматическая массовая рассылка.

Частые вопросы

Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?

Типовой документ создаётся по одному контрагенту. Для массовой сверки создают документы по очереди либо используют доработанные обработки группового создания. Для внутреннего контроля по всем контрагентам удобнее отчёт «Задолженность клиентов».

Почему в акте не отображается оплата, хотя платёжка есть?

Проверьте, проведён ли документ оплаты, не помечен ли он на удаление, совпадают ли организация, контрагент, договор и валюта с отбором в акте. Также убедитесь, что дата оплаты попадает в период сверки.

Как указать в акте данные контрагента, если они отличаются от наших?

В табличной части документа предусмотрен ввод данных по данным контрагента: строки добавляются вручную или корректируются по присланному акту. Программа сопоставит оба набора и покажет расхождения, которые попадут в печатную форму.

Можно ли изменить печатную форму акта?

Типовой макет меняется только доработкой конфигурации или подключением внешней печатной формы через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки». Без доработок доступны лишь стандартные настройки вывода (например, только расхождения).

Имеет ли акт из 1С юридическую силу?

Акт сверки приобретает юридическое значение после подписания обеими сторонами — на бумаге или в электронном виде через ЭДО с квалифицированной подписью. Сама по себе распечатка из 1С без подписей является лишь внутренним документом.

Что делать, если начальное сальдо не совпадает с прошлым актом?

Значит, после прошлой сверки в прошлых периодах провели, изменили или удалили документы. Найдите изменения через отчёт по взаиморасчётам за тот период, пересверьте его с контрагентом и зафиксируйте корректировку новым актом.