Учет и Финансы · 10 мин
Как сформировать акт сверки с контрагентом в 1С:Управление торговлей
Пошаговая инструкция: как в 1С:Управление торговлей 11 сформировать акт сверки взаиморасчётов с контрагентом, настроить период, проверить расхождения и вывести печатную форму.
Акт сверки взаиморасчётов — стандартный документ, который бухгалтерия и менеджеры по продажам формируют перед закрытием периода, при претензионной работе и по запросу контрагента. В конфигурации «1С:Управление торговлей 11» для этого есть типовой документ «Сверка взаиморасчётов», который автоматически собирает все отгрузки, оплаты и возвраты по выбранному партнёру за заданный период.
Документ строится на данных учётной системы: реализациях, оприходованиях, платёжных документах, корректировках и взаимозачётах. Поэтому качество акта напрямую зависит от полноты введённых первичных документов — если какая-то накладная не проведена или оплата не разнесена, в акте появится расхождение с данными контрагента.
Ниже разобран полный цикл работы: от подготовительной проверки расчётов до печати и отправки акта контрагенту, а также типичные причины расхождений и способы их устранения.
Где находится документ сверки и что он делает
Документ «Сверка взаиморасчётов» расположен в разделе «Продажи» (для покупателей) и в разделе «Закупки» (для поставщиков) — журнал называется «Сверки взаиморасчётов». Это один и тот же вид документа, доступный из обоих разделов, поэтому искать отдельный документ «для поставщика» не нужно.
При заполнении документ собирает по регистрам расчётов все хозяйственные операции с выбранным партнёром за указанный период: отгрузки и поступления товаров, оплаты, возвраты, корректировки долга, зачёты авансов. На выходе формируется таблица с оборотами по дебету и кредиту и итоговым сальдо на конец периода.
Важно понимать: документ сверки не создаёт бухгалтерских движений и ничего не меняет в учёте. Он только отражает текущее состояние расчётов. Ошибиться в нём безопасно — документ можно перезаполнить, изменить или удалить без последствий для данных.
Подготовка: что проверить до формирования акта
Прежде чем создавать сверку, убедитесь, что учётные данные за период полные. Проверьте три вещи: все ли реализации и поступления проведены, все ли оплаты введены и распределены по документам расчётов, нет ли незакрытых корректировок. Быстрый способ — открыть отчёт «Ведомость расчётов с партнёрами» (раздел «Продажи» → «Отчеты по продажам» или «Закупки» → «Отчеты по закупкам») и посмотреть сальдо по нужному контрагенту.
Если в базе ведётся несколько организаций, уточните, от какой организации формируется акт. Сверка строится в разрезе пары «организация — партнёр», и выбор не той организации даст пустой или неполный акт даже при корректных данных.
Также проверьте, что у контрагента корректно заполнена карточка: наименование, ИНН, КПП, адрес. Эти данные попадут в шапку печатной формы, и исправлять их после подписания акта будет проблематично.
Пошаговое формирование акта сверки
Основной сценарий занимает несколько минут, если данные в порядке. Откройте журнал «Сверки взаиморасчётов» и создайте новый документ кнопкой «Создать».
- В поле «Партнёр» выберите контрагента. Если у партнёра несколько контрагентов (юридических лиц), укажите нужный в поле «Контрагент».
- Укажите организацию, от имени которой проводится сверка.
- Задайте период сверки — даты начала и окончания. Обычно это квартал, полугодие или год, либо период с даты последней сверки.
- Нажмите «Заполнить по данным учёта» (кнопка на командной панели табличной части). Таблица заполнится документами расчётов.
- Проверьте итоговое сальдо и при необходимости внесите данные контрагента вручную в колонку «По данным контрагента».
- Запишите и проведите документ, затем нажмите «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов».
- 1Откройте «Продажи» → «Сверки взаиморасчётов» и создайте новый документ
- 2Укажите партнёра, контрагента, организацию и период сверки
- 3Нажмите «Заполнить по данным учёта» и дождитесь заполнения таблицы
- 4Сверьте итоговое сальдо с отчётом по расчётам
- 5Заполните колонку данных контрагента, если акт прислан в ответ
- 6Проведите документ и выведите печатную форму акта
Если таблица после заполнения пустая, чаще всего причина в периоде (не попали даты документов), в неверно выбранной организации или в том, что расчёты с партнёром ведутся по договорам, а договор не указан в отборе. В карточке документа сверки можно задать детализацию: по партнёру в целом, по договору или по конкретному соглашению.
Настройка детализации и сальдо на начало
В документе доступны варианты группировки данных: сводно по партнёру, в разрезе договоров или по расчётным документам. Для сверки с крупным покупателем, у которого несколько договоров, удобнее детализация по договорам — контрагенту проще сопоставить суммы со своим учётом.
Сальдо на начало периода программа подтягивает автоматически из учётных данных. Если сверка делается впервые за длительный срок, а ранее акты на бумаге уже подписывались, убедитесь, что начальное сальдо совпадает с последним подписанным актом. Расхождение на старте означает, что в учёт попали документы задним числом или что-то было откорректировано после прошлой сверки.
Работа с расхождениями: данные контрагента
На практике сверка часто идёт в две стороны: вы отправляете акт, контрагент возвращает его со своими суммами и отметками о расхождениях. В УТ 11 для этого в табличной части есть колонка «По данным контрагента» — в неё вручную вносятся суммы из ответа контрагента.
После заполнения этой колонки документ автоматически покажет строки с расхождениями: документ есть у вас, но отсутствует у контрагента (типичный случай — не получена накладная или счёт-фактура), либо наоборот. Каждую спорную строку нужно разобрать отдельно: запросить копии документов, проверить даты и номера, при необходимости исправить учёт.
Типичные причины расхождений: разница во времени (отгрузка в конце периода попала в ваш акт, но контрагент оприходовал её в следующем), непроведённая оплата, возврат, оформленный только с одной стороны, и корректировки стоимости, не доведённые до покупателя.
Печать, отправка и хранение акта
Печатная форма вызывается из документа кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов». В форму выводятся реквизиты обеих сторон, таблица оборотов, итоговое сальдо и текстовая расшифровка задолженности прописью. Если в базе настроена печать с логотипом и факсимиле, они подставятся автоматически.
Акт можно сохранить в PDF или отправить по электронной почте прямо из программы (кнопка «Отправить»), если настроена учётная запись почты в 1С. Для обмена через операторов ЭДО акт сверки обычно отправляется как неформализованный документ с приложением файла.
Подписанный контрагентом скан акта рекомендуется прикрепить к документу сверки через механизм присоединённых файлов — тогда при следующей сверке или аудите не придётся искать бумажный оригинал. Сам документ сверки храните проведённым: он служит подтверждением, что на конкретную дату стороны зафиксировали состояние расчётов.
Как проверить результат
Суммы совпадают на ту же дату и по той же организации
В акте сальдо отличается от отчёта — проверьте период и организацию
Совпадает с конечным сальдо предыдущего подписанного акта
Стартовое сальдо «поплыло» — в прошлый период внесены изменения
Все реализации и оплаты за период присутствуют по строкам
Часть документов отсутствует — проверьте отбор по договору и даты
Особые сценарии и ограничения
Сверка по нескольким договорам и валютные расчёты
Если с контрагентом несколько договоров в разных валютах, сверку корректнее формировать отдельно по каждому договору — смешивание валютных и рублёвых расчётов в одном акте затрудняет проверку. Валютные акты формируются в валюте договора с пересчётом по учётным курсам.
Что делать, если типового документа не хватает
В некоторых случаях требуется акт сверки в разрезе отдельных заказов или с детализацией по номенклатуре. Типовая форма такой детализации не даёт — она показывает только расчётные документы. Варианты решения: сформировать отчёт «Ведомость расчётов» с нужной группировкой как приложение к акту либо доработать внешнюю печатную форму через механизм дополнительных отчётов и обработок (раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки»).
Как выбрать действие
Частые вопросы
Почему документ «Сверка взаиморасчётов» заполнился пустой таблицей?
Чаще всего не совпадает период сверки с датами документов, выбрана не та организация или у партнёра указан не тот контрагент. Также проверьте, что документы расчётов проведены: черновики и помеченные на удаление в сверку не попадают.
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
Типовой документ создаётся по одному партнёру. Для массовой проверки используйте отчёт «Ведомость расчётов с партнёрами» или «Сверка расчётов с партнёрами» — они показывают сальдо по всем контрагентам, а акты формируются точечно по тем, с кем есть расхождения или кому акт нужен по договору.
Влияет ли документ сверки на учёт и задолженность?
Нет. «Сверка взаиморасчётов» — информационный документ, он не формирует движений по регистрам и не меняет сальдо. Его можно перезаполнять и перепроводить без последствий для учёта.
Как внести в акт данные, которых нет в нашей базе, но есть у контрагента?
Используйте колонку «По данным контрагента» и добавьте строку вручную с указанием документа контрагента. После разбора расхождения решите, нужно ли вводить недостающий документ в учёт или это разница во времени.
Чем отличается акт сверки в УТ 11 от акта в 1С:Бухгалтерии?
По сути это аналогичные документы, но в УТ сверка строится по данным оперативного учёта расчётов с партнёрами, а в Бухгалтерии — по данным бухгалтерских счетов 60, 62, 76. Если ведёте обе программы, сальдо в них может незначительно отличаться из-за момента отражения документов — перед сверкой с контрагентом сверьте данные между базами.
Что важно запомнить
Акт сверки в УТ 11 создаётся документом «Сверка взаиморасчётов»: укажите партнёра, организацию и период, заполните по данным учёта и выведите печатную форму. Перед формированием распределите оплаты и проверьте сальдо отчётом по расчётам, а расхождения с контрагентом фиксируйте в колонке «По данным контрагента».