Как в 1С списать затраты на общехозяйственные расходы

Общехозяйственные расходы в 1С отражаются на счете 26 и собирают затраты, которые нельзя напрямую отнести на конкретный выпуск продукции или заказ: зарплату администрации, аренду офиса, канцелярию, услуги связи, амортизацию офисной техники. Корректное списание этих сумм влияет на себестоимость, финансовый результат и налоговую базу по прибыли, поэтому важно не только завести документы, но и правильно закрыть месяц.

Способ списания счета 26 зависит от учетной политики организации. Есть два варианта: включение общехозяйственных расходов в себестоимость продукции (списание на счета 20.01, 23, 29) или метод «директ-костинг», когда счет 26 закрывается напрямую на счет 90.08. Выбранный метод закрепляется в настройках учетной политики 1С, и именно от него зависит, какие проводки сформирует регламентная операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26».

Ниже разобраны настройки, документы и последовательность действий в 1С:Бухгалтерии 8.3, а также контрольные точки для проверки результата и типичные ошибки, из-за которых счет 26 не закрывается или закрывается неверно.

Проверьте настройки учетной политики перед списанием

Прежде чем списывать расходы, убедитесь, что в программе задан правильный метод распределения счета 26. Откройте раздел «Главное» → «Учетная политика» и найдите блок «Общехозяйственные затраты» (или «Затраты на управление» в зависимости от релиза). Там выбирается один из двух вариантов: «В себестоимость продукции, работ, услуг» или «В себестоимость продаж (директ-костинг)».

При методе «в себестоимость продукции» счет 26 в конце месяца распределяется на счета 20.01, 23 или 29 по статьям затрат с типом «Общехозяйственные расходы». При директ-костинге вся сумма уходит на счет 90.08 «Управленческие расходы» и уменьшает финансовый результат текущего периода, не попадая в незавершенное производство и остатки готовой продукции.

Метод должен совпадать с тем, что закреплен в бухгалтерской учетной политике организации. Менять его в середине года без оснований нельзя — это изменение учетной политики, которое оформляется приказом и, как правило, применяется с начала следующего года.

Сравнение методов списания счета 26

В себестоимость продукции

Счет 26 распределяется на 20.01/23/29 по номенклатурным группам. Подходит производственным компаниям, формирующим полную себестоимость. Требует корректной базы распределения.

Директ-костинг (на 90.08)

Вся сумма списывается в расходы периода напрямую. Подходит организациям услуг и тем, кто не ведет сложный расчет себестоимости. Проще в настройке и контроле.

Какими документами отразить расходы на счет 26

Каждая хозяйственная операция отражается своим документом, где в качестве счета затрат указывается 26. Наиболее частые варианты: документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги» — для аренды офиса, связи, консалтинга, коммунальных платежей; «Требование-накладная» — для списания канцелярии, хозтоваров, материалов на нужды управления; «Начисление зарплаты» — для оплаты труда и взносов административного персонала.

Амортизация офисной техники и мебели попадает на счет 26 автоматически при закрытии месяца, если в карточке основного средства или в документе «Принятие к учету ОС» указан способ отражения расходов со счетом 26. То же касается нематериальных активов.

В каждом документе важно заполнить три аналитики счета 26: подразделение, статью затрат и, при необходимости, номенклатурную группу. Статья затрат должна иметь вид «Общехозяйственные расходы» — именно по этому признаку программа понимает, как распределять сумму при закрытии месяца.

1. 1
   Создайте документ «Поступление (акты, накладные)» → «Услуги (акт)» или другой подходящий документ.
2. 2
   В табличной части укажите счет затрат 26, подразделение и статью затрат с видом «Общехозяйственные расходы».
3. 3
   Проверьте НДС и сумму, проведите документ.
4. 4
   Откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт») и убедитесь, что проводка Дт 26 — Кт 60 (76, 10, 70) сформирована.
5. 5
   Повторите для всех расходов месяца, затем переходите к закрытию периода.

Как настроить статьи затрат и базу распределения

Справочник «Статьи затрат» находится в разделе «Справочники» → «Доходы и расходы». Для общехозяйственных расходов создайте или используйте типовые статьи: «Аренда офиса», «Оплата труда административного персонала», «Услуги связи» и т.п. У каждой статьи в поле «Вид расхода» должен стоять «Общехозяйственные расходы» — иначе распределение при закрытии месяца не сработает корректно.

Если выбран метод включения в себестоимость продукции, в учетной политике дополнительно задается база распределения: по выручке, по прямым затратам, по отдельным статьям прямых затрат, по плановой себестоимости или по объему выпуска. База определяет, в какой пропорции сумма со счета 26 разойдется между номенклатурными группами.

Практический момент: если выбрана база «по выручке», а в закрываемом месяце выручки нет, распределение не выполнится, и счет 26 останется с сальдо. В такой ситуации либо меняется база, либо расходы распределяются вручную.

Закрытие месяца: как списать счет 26

Списание общехозяйственных расходов выполняется регламентной обработкой «Закрытие месяца» (раздел «Операции» → «Закрытие месяца»). Перед запуском убедитесь, что все первичные документы месяца проведены, а остатки по счетам взаиморасчетов и запасов не содержат ошибок — перекрытие месяца после закрытия потребует перепроведения документов.

Выберите месяц и нажмите «Выполнить закрытие месяца». Программа последовательно выполнит операции: амортизацию, закрытие счета 26 (в составе операции «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26»), расчет себестоимости, налог на прибыль. По каждой операции можно открыть ссылку и посмотреть сформированные проводки и справку-расчет.

При директ-костинге проводка будет: Дт 90.08 — Кт 26 на полную сумму оборотов счета. При включении в себестоимость: Дт 20.01 (23, 29) — Кт 26 с детализацией по номенклатурным группам пропорционально выбранной базе. Справка-расчет «Себестоимость выпущенной продукции» покажет, как именно распределилась сумма.

Контрольные точки

Как проверить результат закрытия

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 26 на конец месяца

Норма

Сальдо равно нулю

Тревожный признак

Осталось сальдо — распределение не выполнено

Проводки операции закрытия

Норма

Есть Дт 90.08 или Дт 20.01 — Кт 26 на полную сумму

Тревожный признак

Проводок нет или сумма меньше оборотов по счету

Отчет «Анализ счета 26»

Норма

Дебетовые обороты равны кредитовым

Тревожный признак

Кредитовый оборот меньше дебетового — часть расходов зависла

Почему счет 26 не закрывается: типичные причины

Самая частая причина — отсутствие базы распределения. Если выбран метод «в себестоимость продукции» с базой «по выручке», а реализации в месяце не было, программе не на что распределять расходы. Решение: изменить базу на «по прямым затратам» (если они есть) или списать сумму вручную документом «Операция, введенная вручную» с проводкой Дт 20.01 — Кт 26 по нужной номенклатурной группе.

Вторая причина — неверный вид статьи затрат. Если статья создана с видом «Прочие расходы» или без указания вида, сумма не попадет в регламентное распределение. Проверьте карточки всех статей, по которым были обороты по счету 26, и исправьте вид на «Общехозяйственные расходы», затем повторите закрытие месяца.

Третья причина — незаполненная аналитика. Отсутствие подразделения или номенклатурной группы в документах, а также незаполненный список номенклатурных групп в настройках, приводит к ошибкам распределения. Программа обычно выдает сообщение об ошибке с указанием конкретной статьи и подразделения — исправьте данные и перезапустите операцию.

Ручное списание и частные сценарии

Иногда требуется списать расходы вручную: например, при отсутствии базы распределения, при списании на конкретный заказ или при исправлении прошлых периодов. Для этого используется документ «Операции, введенные вручную» (раздел «Операции»). Создайте операцию, добавьте проводку Дт 20.01 (или 90.08) — Кт 26 с заполнением всех субконто: подразделения, статьи затрат, номенклатурной группы.

После ручного списания регламентная операция закрытия счета 26 обработает только оставшуюся сумму. Важно: ручные проводки по счету 26 до закрытия месяца делайте только с пониманием итоговой картины, иначе легко получить двойное списание или остаток, который потом придется искать.

Для организаций на УСН логика та же, но в налоговом учете расходы признаются по кассовому методу — после оплаты. Проверяйте, чтобы документы оплаты были проведены, иначе расходы не попадут в книгу учета доходов и расходов, даже если в бухгалтерском учете счет 26 закрылся корректно.

Как проверить итоговый результат

После закрытия месяца сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 26 за период. Конечное сальдо должно быть нулевым. Дебетовый оборот покажет все собранные за месяц расходы по статьям и подразделениям, кредитовый — их списание на себестоимость или счет 90.08.

Для детального контроля используйте отчеты «Анализ счета 26» и «Справка-расчет себестоимости». Первый показывает состав расходов по статьям, второй — как именно суммы распределились между номенклатурными группами. Сверьте итог с данными первичных документов: суммы по актам аренды, ведомостям зарплаты, требованиям-накладным.

Если организация применяет ПБУ 18/02, дополнительно проверьте, что при закрытии месяца корректно сформированы временные и постоянные разницы по расходам на счете 26 — расхождения между бухгалтерским и налоговым учетом видны в анализе счета с включенным признаком «НУ».

Частые вопросы

Можно ли списывать расходы на счет 26 в течение месяца, не дожидаясь закрытия?

Отражать расходы документами можно и нужно в течение месяца — по датам первичных документов. А вот само списание (закрытие счета 26) корректно выполняется только регламентной операцией в конце месяца, когда собрана вся база распределения.

Что делать, если на счете 26 осталось сальдо после закрытия месяца?

Проверьте сообщения об ошибках в обработке «Закрытие месяца», вид статей затрат и наличие базы распределения (выручки или прямых затрат). Если базы нет в принципе, спишите остаток вручную операцией Дт 20.01 или 90.08 — Кт 26 с полной аналитикой.

Куда списывается счет 26, если организация оказывает только услуги?

Для организаций сферы услуг обычно применяется директ-костинг: счет 26 закрывается на 90.08. Если же учет ведется по номенклатурным группам услуг, допустимо распределение на 20.01 — выбор закрепляется в учетной политике.

Нужно ли распределять счет 26 в налоговом учете при УСН?

Отдельного распределения на себестоимость в налоговом учете при УСН нет: расходы признаются после оплаты и отражаются в книге учета доходов и расходов. Счет 26 закрывается в бухгалтерском учете в общем порядке, а в налоговом контролируется факт оплаты поставщикам.

Можно ли изменить метод списания счета 26 в середине года?

Метод списания — элемент учетной политики, и менять его в течение года допустимо только в исключительных случаях (например, при изменении условий деятельности) с оформлением приказа. Стандартная практика — применять новый метод с начала следующего отчетного года.

Чем счет 25 отличается от счета 26 при списании?

Счет 25 собирает общепроизводственные расходы — затраты на обслуживание цехов и производства (оборудование, мастера, цеховая аренда) и закрывается только на 20.01/23. Счет 26 — расходы на управление организацией в целом, и он может закрываться как на производство, так и напрямую на 90.08.