Как создать забалансовый счет в 1С

Забалансовые счета нужны для учета объектов, которые не являются собственностью организации, но требуют контроля: арендованные основные средства, товары на комиссии, материалы в переработке, списанная задолженность. В 1С:Бухгалтерии 8.3 такой счет можно добавить прямо в пользовательском режиме, не прибегая к конфигурированию, если типового плана счетов не хватает.

Главная особенность забалансового счета — проводки по нему не требуют корреспонденции. Запись делается только по дебету или только по кредиту одного счета, без двойной записи. Это упрощает учет, но накладывает ограничения: программа не даст использовать такой счет в обычных проводках с корреспонденцией.

Ниже разобраны два способа создания: в пользовательском режиме «1С:Предприятие» и через конфигуратор для типовых и самописных конфигураций. Также рассмотрены настройка аналитики, проверка результата и ошибки, которые чаще всего мешают корректной работе.

Что такое забалансовый счет и когда он нужен

Забалансовый счет — это счет бухгалтерского учета, на котором отражаются ценности, не принадлежащие организации на праве собственности, либо условные права и обязательства. В типовом плане счетов 1С уже есть предопределенные забалансовые счета: 001 «Арендованные основные средства», 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение», 003 «Материалы, принятые в переработку», 004 «Товары, принятые на комиссию» и другие.

Собственный забалансовый счет требуется, когда типовых не хватает. Типичные ситуации: учет бланков строгой отчетности по конкретным видам, контроль переданного в залог имущества, учет гарантийных обязательств, специфические объекты по договорам лизинга или управления. Прежде чем создавать новый счет, проверьте, нельзя ли решить задачу субсчетом к существующему забалансовому счету — это снижает риск конфликтов при обновлении конфигурации.

Создание забалансового счета в пользовательском режиме

В 1С:Бухгалтерии 8.3 план счетов доступен для редактирования пользователю с правами администратора или главного бухгалтера. Откройте раздел «Главное» → «Настройки» → «План счетов» (в некоторых релизах путь: «Главное» → «План счетов»). Нажмите кнопку «Создать» или «Создать субсчет», если добавляете детализацию к существующему счету.

В форме нового счета заполните поля: код счета (например, 012 или ЗУ — коды могут содержать буквы), наименование, вид счета (активный, пассивный или активно-пассивный). Ключевое действие — установите флажок «Забалансовый». После этого программа разрешит проводки без корреспонденции по этому счету.

Дополнительно настройте признаки учета: количественный, валютный, налоговый учет — в зависимости от того, что будете контролировать. Для забалансовых счетов часто включают количественный учет, если учитываются штучные объекты: оборудование, бланки, инвентарь.

1. 1
   Откройте «Главное» → «План счетов»
2. 2
   Нажмите «Создать» и заполните код и наименование счета
3. 3
   Установите флажок «Забалансовый»
4. 4
   Выберите вид счета и нужные признаки учета (количественный, валютный)
5. 5
   Настройте субконто (аналитику) на закладке видов субконто
6. 6
   Запишите счет и проверьте его в списке плана счетов

Настройка аналитики (субконто) для забалансового счета

Аналитика определяет, в каком разрезе будет вестись учет. На форме счета перейдите к списку видов субконто и добавьте нужные: «Номенклатура» для учета ценностей, «Контрагенты» для учета по владельцам, «Договоры» для детализации по соглашениям, «Основные средства» для арендованных объектов.

Для забалансовых счетов действует ограничение: не более трех видов субконто на счет — это общее ограничение плана счетов в типовых конфигурациях. Выбирайте аналитику осознанно: изменить состав субконто после того, как по счету появились проводки, затруднительно, а удаление использованного субконто невозможно без чистки данных.

Флажок «Только обороты» у субконто означает, что остатки по этой аналитике не хранятся — полезно для служебной аналитики, где остатки не нужны. Для забалансового учета материальных ценностей этот флажок обычно не устанавливают, так как остаток на конец периода — основной показатель.

Создание забалансового счета в конфигураторе

Если вы работаете с самописной конфигурацией или дорабатываете типовую под задачи предприятия, счет добавляется в конфигураторе. Откройте конфигурацию, найдите в дереве объектов раздел «Планы счетов» и откройте нужный (в бухгалтерских конфигурациях — «Хозрасчетный» или аналогичный).

Добавьте новый счет, укажите код и имя. В свойствах счета установите признак «Забалансовый» — именно он отключает требование двойной записи при проведении документов. Затем на закладке «Субконто» назначьте виды субконто из одноименного плана видов характеристик, настройте признаки учета (количественный, валютный) и признаки учета субконто при необходимости.

После сохранения обновите конфигурацию базы данных (F7). Учтите: добавление счета в план счетов — это изменение структуры метаданных, которое при обновлении типовой конфигурации на поддержке может конфликтовать с изменениями поставщика. Предпочтительный путь для типовых решений — пользовательский режим, описанный выше.

Как формируются проводки по забалансовому счету

Проводка по забалансовому счету содержит заполненную только одну сторону: либо дебет, либо кредит. В документе «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции») добавьте строку, укажите счет в поле «Дебет» или «Кредит», заполните аналитику и сумму, оставив вторую сторону пустой. Программа не выдаст ошибку о незаполненной корреспонденции, если у счета установлен признак «Забалансовый».

Приход ценностей отражается по дебету забалансового счета, выбытие — по кредиту. Например, поступление арендованного оборудования: дебет 001 на стоимость по договору; возврат арендодателю: кредит 001 на ту же сумму. Если проводку по забалансовому счету формирует типовой документ автоматически, проверьте настройки счетов учета в самом документе — самописный счет туда может не подставляться.

В программном коде (если проводки формируются из внешней обработки) движение по забалансовому счету создается так же, как обычное, но заполняется только одна сторона записи регистра бухгалтерии. Попытка указать корреспондирующий счет не вызовет ошибки, но и не даст эффекта двойной записи.

Проводка = Движения.Хозрасчетный.Добавить();
Проводка.Период = ДатаДокумента;
Проводка.СчетДт = ПланыСчетов.Хозрасчетный.НайтиПоКоду("012");
Проводка.СубконтоДт.Номенклатура = НоменклатураСсылка;
Проводка.Сумма = СуммаДокумента; // счет Кредита не заполняем

Проверка результата и типовые ошибки

После создания счета проверьте его работоспособность: создайте тестовую операцию с проводкой по новому счету и сформируйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты»). Остатки и обороты должны отображаться с детализацией по настроенной аналитике. Также убедитесь, что счет виден в общей оборотно-сальдовой ведомости — забалансовые счета показываются там отдельным блоком или по настройке показателей.

Распространенная проблема — программа требует указать корреспондирующий счет при вводе операции. Причина почти всегда одна: флажок «Забалансовый» не установлен или не записан. Откройте счет в плане счетов и проверьте признак. Вторая типичная ошибка — использование кода, который пересекается с кодами типового плана при будущих обновлениях: например, добавленный счет 010 может конфликтовать, если поставщик в новом релизе введет свой счет с таким кодом. Безопаснее использовать буквенные коды (ЗУ, ОСА) или коды из заведомо свободного диапазона.

Еще одна ошибка — попытка использовать забалансовый счет в регламентных операциях и типовых документах, где счет задается настройкой. Типовые механизмы рассчитаны на предопределенные счета, и самописный счет туда не «подхватится» без доработки. Для таких сценариев вводите операции вручную или используйте дополнительные обработки.

Забалансовый счет или альтернативные способы учета

Не каждая задача контроля требует нового счета. Иногда достаточно субсчета к существующему забалансовому счету, иногда удобнее вести учет во внешнем отчете или на специализированном регистре сведений. Выбор зависит от того, нужны ли остатки в бухгалтерской отчетности и стандартных отчетах.

Если учет нужен только для управленческих целей и не должен попадать в бухгалтерскую отчетность, рассмотрите регистры — это исключит риски, связанные с планом счетов. Если же данные должны контролироваться бухгалтерией и выводиться в ОСВ, забалансовый счет — правильный выбор.

Частые вопросы