Как ввести корректировочный счет-фактуру от поставщика в 1С

Корректировочный счет-фактура (КСФ) от поставщика появляется, когда после отгрузки меняется цена или количество товаров, работ или услуг: поставщик дал ретро-скидку, обнаружилась недопоставка, пересчитали тариф. В 1С:Бухгалтерии 8.3 такой документ не вводится «с нуля» — он создается на основании документа «Корректировка поступления», который, в свою очередь, привязывается к исходному поступлению.

Главная логика работы: сначала вы фиксируете факт изменения стоимости документом «Корректировка поступления», затем на его основании регистрируете полученный от поставщика корректировочный счет-фактуру. Программа сама пересчитает НДС, сформирует проводки и заполнит книгу покупок или книгу продаж — в зависимости от того, уменьшилась или увеличилась стоимость.

Ниже разобран полный порядок действий для типовой 1С:Бухгалтерии 8.3 (ред. 3.0), отличия сценариев уменьшения и увеличения стоимости, работа с прошлыми периодами и типичные ошибки, из-за которых НДС отражается некорректно.

Когда поставщик выставляет корректировочный счет-фактуру

Корректировочный счет-фактура оформляется, когда после отгрузки изменилась цена или количество, о чем стороны договорились документально: дополнительным соглашением, уведомлением, актом. Типовые ситуации: ретроспективная скидка за объем закупок, расхождение фактического количества с накладной, возврат части товара (в некоторых сценариях), пересчет стоимости услуг по итогам периода.

Важно отличать КСФ от исправительного счета-фактуры. Исправительный выставляется, когда в исходном документе допущена техническая ошибка — неверный адрес, ИНН, номер, опечатка в наименовании. Корректировочный — когда изменились экономические показатели сделки: цена или количество. В 1С это разные операции: исправление вводится через механизм «Исправление счета-фактуры», а корректировка — через «Корректировку поступления». Смешение этих сценариев — одна из самых частых причин ошибок в отчетности по НДС.

Подготовка: что проверить перед вводом корректировки

Перед тем как вводить документ, убедитесь, что исходное поступление проведено в базе и по нему зарегистрирован счет-фактура поставщика. Если первичный счет-фактура не введен, корректировочный отразится некорректно: программе не с чем будет сопоставлять изменения. Откройте исходный документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» и проверьте наличие заполненных полей «Номер счета-фактуры» и «Дата» либо ссылку на зарегистрированный документ «Счет-фактура полученный».

Второй шаг — проверьте период исходного поступления. Если поступление относится к закрытому периоду (прошлый квартал или год), корректировка затронет регламентные операции прошлых периодов: при уменьшении стоимости может потребоваться уточненная декларация по НДС, а при увеличении — отражение вычета в текущем периоде. Также убедитесь, что у вас есть основание корректировки — соглашение об изменении цены или акт расхождений, поскольку номер и дату КСФ вы будете вводить из бумажного или электронного документа поставщика.

Создание документа «Корректировка поступления»

Самый надежный способ — создать корректировку на основании исходного документа. Откройте журнал «Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)», найдите нужное поступление, нажмите кнопку «Создать на основании» и выберите пункт «Корректировка поступления». Программа откроет новый документ с уже заполненными полями: контрагент, договор, ссылка на документ-основание.

В шапке документа в поле «Вид операции» выберите подходящий вариант. Для стандартной корректировки по согласованию сторон используется «Корректировка по согласованию сторон». Если расхождение выявлено при приемке (поставщик отгрузил меньше, чем указано в накладной), выбирается «Исправление в первичных документах» — но это другой сценарий, и счет-фактура в этом случае будет исправительным, а не корректировочным.

Далее укажите, где отражать корректировку: «Во всех разделах учета» — если нужно изменить и бухгалтерский, и налоговый учет, и НДС. Это стандартный выбор. Варианты «Только в учете НДС» или «Только в печатной форме» применяются в особых случаях, например когда бухгалтерские суммы уже скорректированы другим документом.

Заполнение табличной части

На вкладке «Товары» (или «Услуги») табличная часть заполняется автоматически данными из исходного поступления — это строки «до изменения». Ваша задача — отредактировать колонки, которые изменились: «Количество», «Цена» или «Сумма». Строка «после изменения» формируется автоматически по введенным значениям. Не удаляйте строки, которые не изменились, — они должны присутствовать и в части «до», и в части «после» с одинаковыми значениями.

Если поставщик уменьшил количество (недопоставка), укажите фактическое количество. Если изменилась цена — введите новую цену, сумма и НДС пересчитаются автоматически. Проверьте итоговую разницу внизу документа: она должна совпадать с итогом корректировочного счета-фактуры поставщика до копейки.

Регистрация корректировочного счета-фактуры

После заполнения табличной части в нижней части документа «Корректировка поступления» найдите блок «Счет-фактура». Введите номер и дату корректировочного счета-фактуры, полученного от поставщика, и нажмите кнопку «Зарегистрировать». Программа создаст документ «Счет-фактура полученный» с видом «Корректировочный», автоматически привязанный к вашей корректировке.

Если поставщик прислал УКД (универсальный корректировочный документ), в 1С это отражается тем же документом «Корректировка поступления» — достаточно указать в шапке, что документом-основанием является УКД, и ввести его номер и дату. Отдельный счет-фактура при УКД не регистрируется: УКД сам выполняет функции и первичного документа, и счета-фактуры.

Проведите документ. После проведения откройте движения (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки») и убедитесь, что сформировались сторнирующие или доначисляющие проводки по счетам учета товаров (услуг), НДС (19-й счет) и расчетов с поставщиком (60-й счет).

1. 1
   Откройте исходное поступление и нажмите «Создать на основании → Корректировка поступления»
2. 2
   Выберите вид операции «Корректировка по согласованию сторон» и режим отражения «Во всех разделах учета»
3. 3
   Измените в табличной части цену или количество на новые значения, сверьте итоговую разницу с КСФ поставщика
4. 4
   Введите номер и дату корректировочного счета-фактуры в блоке «Счет-фактура» и нажмите «Зарегистрировать»
5. 5
   Проведите документ и проверьте проводки по счетам 19, 60 и счету учета товаров/услуг
6. 6
   Сформируйте книгу покупок (или книгу продаж) за период и убедитесь, что КСФ в ней отражен

Отражение НДС: уменьшение и увеличение стоимости

Направление корректировки определяет, где отразится НДС. Понимание этой механики помогает контролировать программу, а не работать вслепую.

При уменьшении стоимости (скидка, недопоставка) покупатель обязан восстановить излишне принятый к вычету НДС. В 1С корректировочный счет-фактура попадает в книгу продаж отчетного периода на сумму разницы НДС. Если исходное поступление было в прошлом квартале, восстановление отражается в текущем периоде — именно периодом корректировки, уточненная декларация за период поступления при этом не подается.

При увеличении стоимости покупатель получает право на дополнительный вычет НДС. Корректировочный счет-фактура отражается в книге покупок. Вычет можно заявить в течение трех лет с момента составления КСФ, поэтому программа может предложить отразить вычет в текущем периоде — это нормально. Для формирования записей проверьте, что в документе корректировки установлен флажок отражения вычета НДС (обычно «Отразить вычет НДС в книге покупок» устанавливается автоматически при проведении).

Сравнение вариантов

Уменьшение стоимости

НДС с разницы восстанавливается: КСФ попадает в книгу продаж текущего периода. Дебиторская задолженность поставщика увеличивается либо уменьшается кредиторская задолженность перед ним.

Увеличение стоимости

Возникает право на дополнительный вычет: КСФ отражается в книге покупок. Вычет можно заявить в течение трех лет с даты КСФ.

Корректировка аванса

Если меняется стоимость по предоплате, корректировка затрагивает и авансовые счета-фактуры: потребуется восстановление или повторный вычет авансового НДС через документ «Формирование записей книги покупок/продаж».

Корректировка поступления прошлого периода

Если исходное поступление относится к прошлому кварталу или прошлому году, сначала определите, закрыт ли период в учете. При корректировке прошлого года, по которому уже сдана бухгалтерская отчетность, разница отражается в текущем периоде как прибыль или убыток прошлых лет (счет 91). В типовой 1С это происходит автоматически: программа определяет период документа-основания и формирует соответствующие проводки.

По НДС действует правило: при уменьшении стоимости восстановление налога выполняется в периоде получения КСФ, уточненная декларация за период поступления не нужна. При увеличении стоимости вычет заявляется в периоде получения КСФ. После проведения корректировки за прошлый период обязательно перепроведите регламентные операции закрытия месяца за все затронутые месяцы, иначе себестоимость и финансовый результат будут искажены.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документов выполните контрольные проверки. Сформируйте книгу покупок и книгу продаж за период корректировки: при уменьшении стоимости КСФ должен появиться в книге продаж, при увеличении — в книге покупок. Сверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 60.01 по контрагенту: задолженность должна уменьшиться или увеличиться ровно на сумму корректировки с НДС. Проверьте счет 19: остаток по поставщику должен соответствовать непринятому к вычету НДС.

Также полезно сформировать отчет «Анализ НДС к вычету» или проверить декларацию по НДС за период: суммы из корректировочных документов должны попасть в нужные разделы. Если КСФ не отображается в книге — чаще всего не установлен флажок отражения вычета либо документ «Формирование записей книги покупок» не создан (в конфигурациях, где вычеты формируются регламентными документами).

Контрольные точки

Как проверить результат

КСФ в книге покупок или книге продаж

Норма

При увеличении стоимости — запись в книге покупок; при уменьшении — в книге продаж, сумма НДС совпадает с разницей в КСФ

Тревожный признак

Записи нет ни в одной книге или сумма не совпадает с документом поставщика

ОСВ по счету 60 по контрагенту

Норма

Сальдо изменилось ровно на сумму корректировки с НДС

Тревожный признак

Сальдо не изменилось или изменилось на сумму без НДС

Проводки по счету 19

Норма

Сторно (при уменьшении) или доначисление (при увеличении) НДС по поставщику

Тревожный признак

Проводок по 19 счету нет либо НДС завис на счете без движения

Итог документа «Корректировка поступления»

Норма

Разница «до/после» совпадает с итогом бумажного КСФ до копейки

Тревожный признак

Расхождения в копейках из-за ручного округления цен

Частые вопросы

Чем корректировочный счет-фактура отличается от исправительного?

Исправительный оформляется при технических ошибках в исходном документе (неверный ИНН, адрес, номер) и в 1С вводится через механизм исправления счета-фактуры. Корректировочный — при изменении цены или количества по соглашению сторон, и вводится через документ «Корректировка поступления». Правила отражения НДС у них разные: исправление относится к периоду исходного документа, корректировка — к периоду ее получения.

Поставщик прислал УКД. Нужно ли отдельно регистрировать счет-фактуру?

Нет. Универсальный корректировочный документ объединяет первичный документ и корректировочный счет-фактуру. В 1С достаточно ввести «Корректировку поступления», указать номер и дату УКД — программа зарегистрирует его и в учете НДС, и в бухгалтерском учете одновременно.

Корректировка уменьшает стоимость, а товар уже продан. Что делать?

Документ «Корректировка поступления» все равно вводится в обычном порядке — программа скорректирует себестоимость списанных товаров. Если месяц списания уже закрыт, после проведения корректировки перезапустите регламентные операции закрытия месяца за затронутые периоды, чтобы себестоимость пересчиталась.

В каком периоде отражать КСФ, полученный в следующем квартале?

В периоде фактического получения корректировочного счета-фактуры. При уменьшении стоимости НДС восстанавливается в квартале получения КСФ (запись в книге продаж). При увеличении — вычет заявляется в квартале получения, причем право на вычет сохраняется в течение трех лет с даты составления КСФ.

Как ввести корректировку, если поставщик изменил только цену, а количество прежнее?

Порядок тот же: создайте «Корректировку поступления» на основании исходного документа и измените в табличной части только колонку «Цена». Количество оставьте без изменений. Программа сформирует разницу по стоимости и НДС, которая и попадет в корректировочный счет-фактуру.

Почему КСФ не попал в книгу покупок после проведения документа?

Проверьте три момента: зарегистрирован ли счет-фактура (кнопка «Зарегистрировать» в блоке «Счет-фактура»), установлен ли флажок отражения вычета НДС, и не требуется ли в ваших настройках учета документ «Формирование записей книги покупок» за этот период. Также убедитесь, что книга покупок сформирована за правильный период — тот, в котором проведена корректировка.