Как в 1С создать резерв по сомнительным долгам

Резерв по сомнительным долгам в 1С:Бухгалтерии 8.3 формируется автоматически при закрытии месяца — программа анализирует дебиторскую задолженность, сроки ее возникновения и рассчитывает сумму резерва по правилам, заданным в учетной политике. Чтобы механизм заработал корректно, нужно включить формирование резерва в настройках, проверить правильность ведения учета по договорам и контрагентам и убедиться, что регламентная операция закрытия месяца выполняется без ошибок.

Резерв по сомнительным долгам обязателен для бухгалтерского учета: организация должна создавать его по каждой сомнительной задолженности покупателей. В налоговом учете резерв формируется по желанию организации — это право, а не обязанность, и оно должно быть закреплено в учетной политике для целей налогообложения. Правила расчета в бухгалтерском и налоговом учете различаются, поэтому суммы резерва в БУ и НУ обычно не совпадают.

Ниже разобран пошаговый порядок настройки и создания резерва в типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0, способы проверки результата, ограничения автоматического расчета и ситуации, когда требуется ручная корректировка.

Проверьте предварительные условия перед настройкой

Автоматический расчет резерва опирается на данные учета расчетов с контрагентами. Если задолженность учтена некорректно, резерв сформируется с ошибками или не сформируется вовсе. Перед настройкой проверьте несколько моментов.

Во-первых, расчеты с покупателями должны вестись в разрезе договоров и документов расчетов. Если оплаты и отгрузки «висят» общей суммой без привязки к конкретным счетам и накладным, программа не сможет определить срок возникновения задолженности и отнесет ее к наименее старой категории. Во-вторых, в договорах с покупателями должен быть заполнен срок оплаты — именно от него отсчитывается просрочка. В-третьих, убедитесь, что в базе нет необработанных остатков по счетам 62 и 76 с некорректной аналитикой.

Включите формирование резервов в учетной политике

Откройте раздел «Главное» — «Настройки» — «Учетная политика» и выберите нужную организацию. На закладке, отвечающей за расчеты с контрагентами (в типовой конфигурации — закладка «Резервы по сомнительным долгам» или соответствующий блок настроек), установите флажки формирования резервов в бухгалтерском и/или налоговом учете.

Для бухгалтерского учета в типовой конфигурации используется оценка задолженности по срокам просрочки с процентными долями, аналогичными налоговому учету, либо упрощенный вариант — в зависимости от релиза конфигурации. Для налогового учета проценты отчислений жестко определены Налоговым кодексом: задолженность со сроком возникновения свыше 90 календарных дней включается в резерв полностью, от 45 до 90 дней — в размере 50 процентов, до 45 дней — не включается. Кроме того, в НУ действует ограничение: сумма резерва не может превышать 10 процентов выручки отчетного периода.

Запустите расчет резерва при закрытии месяца

Резерв формируется регламентной операцией «Расчет резервов по сомнительным долгам», которая входит в обработку «Закрытие месяца» (раздел «Операции» — «Закрытие месяца»). Операция появляется в списке, только если в учетной политике включено формирование резервов.

Порядок действий стандартный: откройте «Закрытие месяца», выберите период и организацию, выполните последовательно все операции закрытия. Операция по резервам выполняется после расчетов с контрагентами и переоценки валютных средств. Если операция отмечена как пропущенная или неактуальная, нажмите на нее и выберите «Выполнить операцию» вручную.

1. 1
   Проверьте и заполните сроки оплаты в договорах с покупателями
2. 2
   Включите формирование резервов в учетной политике (БУ и при необходимости НУ)
3. 3
   Откройте «Операции — Закрытие месяца» и выберите период
4. 4
   Выполните операцию «Расчет резервов по сомнительным долгам»
5. 5
   Откройте справку-расчет и сверьте суммы резерва с данными по задолженности
6. 6
   При необходимости скорректируйте резерв вручную документом «Операция»

Проверьте проводки и справку-расчет

По результатам операции программа формирует проводки: дебет счета 91.02 «Прочие расходы» и кредит счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» — на сумму начисленного резерва. Если резерв уменьшается (например, долг оплачен или списан), формируется сторнирующая проводка: дебет 63 — кредит 91.01 «Прочие доходы».

Детали расчета смотрите в справке-расчете «Резервы по сомнительным долгам»: она доступна из операции закрытия месяца по кнопке «Справки-расчеты». В справке видно, какая задолженность признана сомнительной, какой процент применен и какая сумма отнесена на резерв в БУ и НУ. Сверьте эти данные с оборотно-сальдовой ведомостью по счету 62 в разрезе контрагентов и сроков долга.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо счета 63

Норма

Равно сумме резерва по справке-расчету

Тревожный признак

Сальдо не совпадает со справкой или отсутствует

Проводки операции

Норма

Дт 91.02 Кт 63 на сумму начисления

Тревожный признак

Проводок нет либо суммы дублируются за прошлые периоды

Справка-расчет

Норма

Задолженность распределена по интервалам просрочки

Тревожный признак

Вся задолженность попала в один интервал — проверьте сроки оплаты в договорах

Учтите ограничения и особенности автоматического расчета

Типовой механизм имеет ограничения, которые важно понимать. Программа оценивает сомнительность задолженности формально — по сроку просрочки относительно срока оплаты в договоре. Она не учитывает факторы вроде банкротства контрагента, обеспечения долга залогом или встречной кредиторской задолженности перед тем же контрагентом, если это не отражено в данных учета.

В налоговом учете программа применяет ограничение в 10 процентов от выручки, но при нестандартных ситуациях (например, резерв, переносимый с прошлого года) результат стоит проверять вручную. Также помните: в НУ резерв создается только по задолженности за товары, работы и услуги — задолженность по выданным авансам, процентам, штрафам в расчет не включается. В бухгалтерском учете подход шире, и организация вправе установить собственную методику оценки в учетной политике, что может потребовать ручных корректировок в программе.

Скорректируйте резерв вручную при необходимости

Если автоматический расчет не отражает реальную оценку сомнительности долга — например, по решению руководства резерв по конкретному контрагенту должен быть больше расчетного, — внесите корректировку документом «Операция» (раздел «Операции» — «Операции, введенные вручную»). Добавьте проводку по дебету 91.02 и кредиту 63 с аналитикой по контрагенту и договору на сумму доначисления.

Учтите, что ручные проводки по счету 63 не отменяют автоматический расчет: при следующем закрытии месяца программа снова выполнит расчет по своему алгоритму и может скорректировать сальдо счета. Поэтому ручные корректировки документируйте (бухгалтерская справка с обоснованием) и контролируйте итоговое сальдо счета 63 после каждого закрытия месяца.

Часто задаваемые вопросы

Почему при закрытии месяца нет операции «Расчет резервов по сомнительным долгам»?

Операция появляется только если в учетной политике организации включено формирование резервов хотя бы в одном из видов учета. Проверьте настройки в разделе «Главное — Учетная политика» и убедитесь, что учетная политика действует на нужный период.

Можно ли создать резерв только в бухгалтерском учете, без налогового?

Да. В учетной политике флажки для БУ и НУ устанавливаются независимо. В бухгалтерском учете резерв обязателен, в налоговом — формируется по решению организации, поэтому вариант «только БУ» является рабочим и распространенным.

Что происходит с резервом, когда долг списывается как безнадежный?

Безнадежная задолженность списывается за счет созданного резерва: дебет 63 — кредит 62 (76). Если резерва не хватает, разница относится на прочие расходы. В 1С списание оформляется документом «Списание задолженности» с указанием источника — резерва по сомнительным долгам.

Включается ли в резерв задолженность по выданным авансам?

В налоговом учете — нет: резерв создается только по долгам за реализованные товары, работы и услуги. В бухгалтерском учете организация вправе включить авансы в оценку, если это предусмотрено ее методикой, но типовой автоматический расчет ориентирован на задолженность покупателей по отгрузке.

Как программа определяет срок просрочки долга?

От даты возникновения задолженности по документу расчетов с учетом срока оплаты, указанного в договоре (или в самом документе реализации). Если срок оплаты не задан, расчет ведется от даты документа, что может исказить распределение по интервалам просрочки.