Как в 1С создать приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО) — документ, которым оформляется любое поступление наличных денег в кассу организации: оплата от покупателя, возврат подотчетных сумм, взнос в уставный капитал, получение наличных с расчетного счета. В программах 1С (Бухгалтерия предприятия 8.3, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) ПКО создается в разделе кассовых документов и при проведении формирует проводку по дебету счета 50 «Касса».

Корректно оформленный ордер важен сразу по двум причинам. Во-первых, он подтверждает факт приема денег и является основанием для выдачи квитанции плательщику. Во-вторых, от вида операции и аналитики документа зависит, какие проводки сформирует программа и как операция отразится в отчетности, книге учета доходов и расходов и кассовой книге.

Ниже разобран порядок создания ПКО в 1С:Бухгалтерии 8.3 — самой распространенной конфигурации. В УТ и КА логика аналогична, отличается только расположение разделов и состав полей.

Где находится документ и какие права нужны

В 1С:Бухгалтерии 8.3 приходный кассовый ордер находится в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». В этом журнале хранятся и приходные, и расходные ордера. Отдельного пункта «ПКО» в меню нет — нужный документ создается кнопкой «Поступление» (в некоторых релизах — «Создать» → «Поступление наличных»).

В «1С:Управление торговлей» и «Комплексной автоматизации» путь другой: раздел «Казначейство» → «Приходные кассовые ордера» или «Финансы» → «Приходные кассовые ордера» в зависимости от версии. Там документ представлен отдельным списком.

Для работы с кассовыми документами пользователю нужны права кассира, бухгалтера или полные права. Если кнопка создания недоступна или документ не проводится с ошибкой прав, обратитесь к администратору системы — самостоятельно расширять права через конфигуратор без понимания модели ролей не стоит.

Выбор вида операции: от чего зависят проводки

Первое и главное поле документа — «Вид операции». Именно оно определяет, какой счет встанет в кредит проводки и какие поля станут доступны для заполнения. Ошибка в виде операции — самая частая причина неверных проводок по кассе.

Основные виды операций и типовые проводки:

Если нужного вида операции нет, используйте «Прочее поступление» и вручную укажите корреспондирующий счет. Но сначала проверьте список еще раз: например, возврат займа от сотрудника и возврат подотчетных сумм — разные операции с разными счетами (73.01 и 71), и путать их нельзя.

Маршрут решения

Как выбрать вид операции

Покупатель расплатился наличными по счету или актуОплата от покупателя, счет расчетов 62

Сотрудник вернул остаток аванса после командировки или закупкиВозврат от подотчетного лица, счет 71

Деньги сняты с расчетного счета по чековой книжкеПолучение наличных в банке, счет 51

Ситуация нестандартная и вид неочевиденСогласуйте счет с главным бухгалтером до проведения документа

Пошаговое заполнение документа

Последовательность действий для типового ПКО «Оплата от покупателя»:

1. Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы», нажмите «Поступление».
2. Выберите вид операции — «Оплата от покупателя».
3. Проверьте дату: она должна совпадать с фактической датой приема денег.
4. Укажите организацию и кассу, если касс заведено несколько.
5. Выберите контрагента-плательщика из справочника. Если его нет — создайте карточку с ИНН и наименованием.
6. Заполните договор и документ расчетов (счет, реализацию), чтобы программа корректно закрыла задолженность.
7. Введите сумму. Поле «Сумма прописью» заполнится автоматически.
8. В поле «Принято от» укажите ФИО и реквизиты плательщика так, как они должны выглядеть в печатной форме.
9. В поле «Основание» впишите содержание операции: «Оплата по договору №… от …», «Возврат подотчетных сумм» и т.п.
10. Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть».

1. 1
   Откройте журнал «Кассовые документы» и нажмите «Поступление»
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий экономическому смыслу платежа
3. 3
   Заполните дату, контрагента или подотчетное лицо, сумму
4. 4
   Проверьте поля «Принято от» и «Основание» — они попадут в печатную форму
5. 5
   Проведите документ и откройте проводки кнопкой «Дт/Кт»
6. 6
   Распечатайте ПКО и оторвите квитанцию для плательщика

После проведения обязательно откройте проводки (кнопка с надписью «Дт/Кт» в командной панели документа) и убедитесь, что счет кредита соответствует сути операции. Исправить проведенный документ можно в любой момент, но если он уже попал в закрытый период или в сданную отчетность, потребуется корректировка с особым порядком.

Создание ПКО на основании другого документа

Быстрее и надежнее создавать ордер на основании: откройте документ реализации, счет на оплату или авансовый отчет и нажмите «Создать на основании» → «Приходный кассовый ордер». Программа подставит контрагента, договор, сумму и основание автоматически, а взаиморасчеты закроются без ручного выбора документа расчетов.

Печать формы КО-1 и квитанции

Унифицированная форма ПКО — КО-1. В 1С она выводится кнопкой «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Форма состоит из двух частей: сам ордер остается в организации и подшивается в кассовые документы дня, а отрывная квитанция выдается лицу, внесшему деньги.

Квитанцию должен подписать главный бухгалтер (или уполномоченное лицо) и кассир, на ней ставится печать организации — при её наличии. Проверьте перед печатью, что в карточке организации заполнены данные руководителя и главного бухгалтера: программа подтягивает подписи из этих сведений, и пустые строки в форме — следствие незаполненных реквизитов, а не ошибка документа.

Если в печатной форме пустые поля «Главный бухгалтер» или «Руководитель», откройте карточку организации и проверьте раздел с ответственными лицами на дату документа — подписи берутся именно оттуда с учетом периода действия.

Проверка результата: кассовая книга и отчеты

После проведения ПКО операция должна отразиться в кассовой книге. Откройте «Банк и касса» → «Кассовая книга», сформируйте отчет за дату документа и убедитесь, что поступление присутствует с правильной суммой и номером. Если кассовая книга за день уже сформирована и подписана, изменения в документах этого дня потребуют её перевыпуска.

Дополнительно сверьте остаток по кассе через оборотно-сальдовую ведомость по счету 50 («Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»). Отрицательный остаток на конец дня — признак ошибки: либо расходный документ проведен раньше приходного, либо сумма ПКО занижена, либо деньги фактически не поступали.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Дт 50 и корректный счет кредита по виду операции

Тревожный признак

Счет кредита не соответствует сути платежа

Кассовая книга за дату документа

Норма

ПКО присутствует с верным номером и суммой

Тревожный признак

Документа нет или сумма отличается

Остаток по счету 50 на конец дня

Норма

Нулевой или положительный, совпадает с фактом в кассе

Тревожный признак

Отрицательный остаток или расхождение с фактом

Печатная форма КО-1

Норма

Заполнены подписи, сумма прописью, основание

Тревожный признак

Пустые подписи или неверные данные плательщика

Типичные ошибки и как их исправить

Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за невнимательности при заполнении. Разберите ситуацию до исправления: иногда достаточно перепровести документ, иногда нужно корректировать взаиморасчеты.

Если ошибку нашли в том же месяце, откройте документ, исправьте данные и перепроведите. Если период закрыт, а отчетность сдана, внесение правок требует согласования с главным бухгалтером: в ряде случаев корректнее оформить сторнирующую операцию текущей датой, чем распроводить закрытый период.

Особенности в других конфигурациях и при эквайринге

В «1С:Управление торговлей» и «1С:Рознице» значительная часть ПКО создается автоматически: при закрытии кассовой смены программа формирует документы поступления розничной выручки. Вручную такие ордера создавать не нужно — иначе выручка задвоится. Проверяйте, какие документы уже сформированы по итогам смены, прежде чем вносить поступление руками.

Отдельный случай — эквайринг. Оплата картой через терминал не оформляется ПКО: деньги проходят по счету 57 «Переводы в пути» и зачисляются на расчетный счет. Смешение наличной и безналичной выручки в одном кассовом документе — ошибка, которая искажает и кассу, и банк.

Частые вопросы

Можно ли создать ПКО задним числом?

Технически программа позволяет поставить любую дату, но дата ордера должна совпадать с фактическим днем приема наличных. Оформление документа задним числом искажает кассовую книгу и может быть расценено как нарушение кассовой дисциплины. Если деньги приняты раньше, а документ не создан, корректное решение согласуйте с главным бухгалтером.

Что делать, если ПКО не проводится?

Чаще всего не заполнено обязательное поле — программа подчеркивает его красным и выводит сообщение внизу окна. Заполните выделенные поля и повторите проведение. Если сообщение касается прав доступа или даты запрета редактирования, обратитесь к администратору: снятие запрета даты требует понимания последствий для закрытых периодов.

Как оформить поступление наличных от физического лица без договора?

Создайте контрагента в справочнике с типом «Физическое лицо» и укажите ФИО. Вид операции подберите по сути платежа: если это разовая оплата, допустимо использовать «Оплата от покупателя» с ручным заполнением основания. Для розничных продаж без выделения покупателя используйте операцию «Розничная выручка».

Нужно ли пробивать кассовый чек, если оформлен ПКО?

Это разные документы с разным назначением. ПКО оформляет поступление денег в кассу организации, а кассовый чек (ККТ) фиксирует расчет с покупателем. При розничной продаже с применением онлайн-кассы чек обязателен, а ПКО может создаваться по итогам смены на общую сумму выручки. Порядок зависит от модели торговли и применения ККТ.

Как исправить ошибочно проведенный ПКО?

В открытом периоде откройте документ, исправьте данные и перепроведите — старые проводки заменятся новыми. Если документ создан ошибочно полностью, пометьте его на удаление: помеченный документ не формирует проводок и не попадает в кассовую книгу. Окончательное удаление выполняется через «Администрирование» → «Удаление помеченных объектов».

Отличается ли ПКО для ИП на упрощенке?

Состав полей документа одинаков, отличается учетное окружение: у ИП на УСН поступление от покупателя формирует запись в книге учета доходов и расходов. Поэтому особенно важно правильно выбрать вид операции и дату — от них зависит, в каком периоде доход попадет в налоговую базу.