Как посмотреть акт сверки в 1С Предприятие

Акт сверки взаиморасчётов — один из самых востребованных документов в работе бухгалтера: он нужен при подтверждении задолженности покупателя, согласовании расчётов с поставщиком и подготовке к инвентаризации расчётов. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) акт сверки можно посмотреть двумя способами: через документ «Акт сверки взаиморасчётов» и через отчёт по взаиморасчётам.

Выбор способа зависит от задачи. Если акт уже создавался и утверждался сторонами — ищите сохранённый документ в журнале. Если нужно быстро проверить состояние расчётов или сформировать акт впервые — удобнее воспользоваться отчётом, который строится по данным учёта за произвольный период.

Ниже разобраны оба пути с точным расположением команд в меню, настройками периода и контрагента, способами печати и выгрузки, а также типичными ситуациями, когда акт не формируется или показывает неожиданные суммы.

Где в 1С хранятся акты сверки

В типовой «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» журнал актов сверки доступен сразу из двух разделов: «Покупки» → «Акты сверки взаиморасчётов» и «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов». Это один и тот же журнал — документы в нём общие, различие только в точке входа. В конфигурациях «Управление торговлей» и ERP журнал обычно находится в разделе «Казначейство» или «Продажи / Закупки» в зависимости от версии.

Если нужного пункта нет в меню, воспользуйтесь командой «Все функции» (в тонком клиенте: кнопка с круглой стрелкой или меню «Ещё» → «Все функции») и найдите документ «Акт сверки взаиморасчётов» в ветке «Документы». Отсутствие пункта в стандартном меню чаще всего означает, что интерфейс настроен администратором или у пользователя ограничены права.

В журнале видны все ранее созданные акты с датой, номером, контрагентом и суммой по документу. Для поиска нужного акта используйте отбор по контрагенту, организации или периоду — это быстрее, чем пролистывать список вручную.

Как открыть уже созданный акт сверки

Откройте журнал «Акты сверки взаиморасчётов» и установите отбор: нажмите «Ещё» → «Настроить список» или используйте быстрый отбор по полю поиска. Укажите контрагента и, при необходимости, организацию, если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам.

Двойной щелчок по строке открывает документ. Внутри видны шапка с периодом сверки, табличная часть с расшифровкой по документам расчётов (накладным, счетам, платёжным поручениям) и итоговое сальдо. Чтобы посмотреть печатную форму, нажмите кнопку «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов» — откроется предварительный просмотр привычного бумажного акта.

Если акт создавался давно и в базе много документов, удобно искать через глобальный поиск: нажмите Ctrl+F в журнале и введите часть наименования контрагента или номер документа.

Как сформировать новый акт сверки

Если акт ещё не создавался, в журнале нажмите кнопку «Создать». В открывшейся форме заполните обязательные поля: организацию, контрагента, период сверки и договор (если расчёты ведутся в разрезе договоров и нужен акт по конкретному). Валюта по умолчанию — рубли; для расчётов в валюте выберите соответствующий договор.

После заполнения шапки нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным учёта». Программа подберёт все документы расчётов за указанный период: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Табличную часть можно развернуть по договорам или оставить сводно — переключатель зависит от версии конфигурации.

1. 1
   Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки взаиморасчётов»
2. 2
   Нажмите «Создать» и укажите организацию, контрагента и период сверки
3. 3
   Нажмите «Заполнить» → «По данным учёта» и проверьте табличную часть
4. 4
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов»
5. 5
   Сверьте итоговое сальдо с отчётом по расчётам с контрагентом

Перед печатью проверьте итоговое сальдо в шапке документа: оно должно совпадать с остатком по счетам расчётов (60, 62, 76) по этому контрагенту в оборотно-сальдовой ведомости за тот же период. Расхождение — сигнал, что период выбран неверно, есть непроведённые документы или расчёты ведутся по нескольким договорам.

Просмотр актов через отчёты по взаиморасчётам

Альтернатива документу — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» или специализированные отчёты «Задолженность покупателей», «Задолженность поставщикам», «Анализ расчётов с контрагентами». Они находятся в разделе «Отчёты» или «Руководителю». Отчёт не заменяет подписанный акт, но позволяет быстро посмотреть состояние расчётов без создания документа.

В отчёте установите период, отбор по контрагенту и счета расчётов (60.01, 60.02, 62.01, 62.02). Разверните данные по субконто «Контрагенты» и «Договоры» — так видно, по какому договору висит долг или аванс. Это удобно перед формированием акта: вы заранее видите, какие суммы в него попадут.

Сравнение вариантов

Документ «Акт сверки»

Подходит для официальной сверки с контрагентом, печати и подписания. Требует заполнения и проведения, хранится в базе.

Отчёты по расчётам

Подходят для оперативной внутренней проверки задолженности. Не формируют печатный акт для контрагента, но строятся мгновенно за любой период.

Печать, подпись и выгрузка акта

Печатная форма открывается кнопкой «Печать» в документе. В типовых конфигурациях доступны варианты: акт сверки с расшифровкой по документам и краткая форма. В печатной форме автоматически выводятся реквизиты организации и контрагента, период, таблица оборотов и строка для подписей сторон.

Для отправки контрагенту используйте кнопку «Сохранить» в предварительном просмотре — акт выгружается в PDF или Excel. Если в базе настроен обмен электронными документами (ЭДО), акт можно отправить напрямую через сервис 1С-ЭДО кнопкой «Отправить» в форме документа — контрагент получит его в своей системе и сможет подписать электронно.

Обратите внимание на поле «С представителем контрагента согласовано» или аналогичный статус в документе: оно информационное и помогает отслеживать, какие акты уже подтверждены второй стороной.

Перед отправкой акта контрагенту сохраните его в PDF и приложите к письму вместе с расшифровкой по документам. Чаще всего вопросы возникают не к итоговой сумме, а к конкретным строкам — расшифровка снимает большинство уточнений сразу.

Типичные проблемы и их решение

Самая частая ситуация — акт формируется пустым или без части документов. Причины: неверно указан период, выбран не тот договор, либо расчётные документы не проведены. Проверьте, что в шапке акта указана та же организация и тот же договор, что и в первичных документах.

Вторая типичная проблема — сальдо в акте не совпадает с данными контрагента. Это нормальная ситуация: у второй стороны могут быть неотражённые платежи или накладные в пути. Для поиска разницы сравнивайте акт построчно с расшифровкой контрагента, начиная с крупных сумм.

Если кнопка «Заполнить» недоступна или документ не проводится, проверьте права пользователя и дату запрета изменения данных (раздел «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Даты запрета изменения данных»). Акт за закрытый период может блокироваться настройками.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговое сальдо в акте

Норма

Совпадает с остатком по счетам 60/62/76 по контрагенту в ОСВ за тот же период

Тревожный признак

Сальдо отличается — проверьте период, договор и непроведённые документы

Табличная часть акта

Норма

Все реализации и оплаты за период присутствуют с верными номерами и датами

Тревожный признак

Строки отсутствуют или продублированы

Печатная форма

Норма

Заполнены реквизиты обеих сторон, период, есть строки для подписей

Тревожный признак

Пустые поля реквизитов или неверная организация

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Самостоятельная работа с актами сверки безопасна: документ не меняет учётные данные, и ошибку всегда можно исправить перезаполнением. Однако есть ситуации, где лучше привлечь специалиста по 1С или главного бухгалтера.

К ним относятся: расхождения в расчётах, которые не удаётся найти построчной сверкой; необходимость изменить типовую печатную форму (добавить колонки, логотип, дополнительные подписи); сверка в валюте с переоценкой; сверка по данным нескольких организаций в одной базе.

Также не рекомендуется редактировать табличную часть акта вручную без необходимости: ручные правки расходятся с данными учёта и затрудняют последующие сверки. Если строка в акте неверна, правильнее исправить первичный документ и перезаполнить акт.

Частые вопросы

Можно ли посмотреть акт сверки за прошлый год?

Да, документы хранятся в базе без ограничения по сроку. Откройте журнал актов и установите отбор по нужному периоду. Учтите, что если период закрыт датой запрета редактирования, акт можно будет посмотреть и распечатать, но не изменить.

Почему акт сверки формируется пустым?

Чаще всего причина в неверном периоде, неподходящем договоре или непроведённых расчётных документах. Проверьте, что реализации и оплаты по этому контрагенту проведены и относятся к указанной организации и договору.

Чем документ «Акт сверки» отличается от отчёта по расчётам?

Документ — это официальная форма для подписания обеими сторонами, она хранится в базе и имеет печатный вид с реквизитами. Отчёт — внутренний инструмент анализа задолженности, который не предназначен для передачи контрагенту.

Как выгрузить акт сверки в Excel или PDF?

Откройте печатную форму кнопкой «Печать», затем в окне предварительного просмотра нажмите «Сохранить» и выберите формат PDF или Excel. Файл можно отправить контрагенту по электронной почте.

Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?

В типовой Бухгалтерии документ создаётся по одному контрагенту. Для массовой сверки используйте обработку группового создания актов, если она есть в вашей конфигурации, либо отчёт «Анализ расчётов с контрагентами» с отбором по списку контрагентов.

Что делать, если контрагент прислал акт с другими суммами?

Сформируйте свой акт за тот же период и сравните документы построчно. Расхождения обычно вызваны неотражёнными платежами, накладными в пути или разницей в датах признания операций. Зафиксируйте найденные разницы в акте с расхождениями.