Учет и Финансы · 10 мин
Как в 1С сформировать табель учета рабочего времени
Пошаговая инструкция: как сформировать табель учета рабочего времени в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, проверить данные, исправить ошибки и распечатать форму Т-13.
Табель учета рабочего времени — обязательный документ, на основании которого начисляется зарплата, подтверждаются расходы на оплату труда и ведется кадровый учет. В программах 1С табель формируется автоматически на основе графиков работы сотрудников и зарегистрированных отклонений: отпусков, больничных, командировок, прогулов. Задача пользователя — корректно вести первичные документы и уметь проверять результат перед подписанием и передачей в архив.
Порядок действий зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) табель — полноценный инструмент кадровика с детализацией по видам времени. В 1С:Бухгалтерии табель обычно формируется как отчет на основе данных о начислениях и кадровых документах. Ниже разобраны оба сценария, а также типовые ошибки, из-за которых табель «не сходится» с реальностью.
Что нужно подготовить перед формированием табеля
Автоматический табель корректен ровно настолько, насколько корректны исходные данные. Программа не знает, что сотрудник болел, пока не введен документ «Больничный лист», и считает его отсутствие неявкой или прогулом. Поэтому формирование табеля начинается не с кнопки «Сформировать», а с проверки первички.
Минимальный перечень подготовки: актуальные графики работы сотрудников (установлены при приеме на работу или кадровым переводом), введенные документы отклонений (отпуска, больничные, командировки, отгулы, без сохранения), заполненный производственный календарь на нужный период. Если календарь не обновлен, праздничные и предпраздничные дни могут посчитаться неверно.
Прием на работу или кадровый перевод содержит ссылку на график
Отпуска, больничные, командировки оформлены, а не отмечены вручную
Праздники и переносы выходных соответствуют официальному календарю
После увольнения сотрудник не должен тянуть неявки в табель
Как сформировать табель в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом табель доступен в двух видах: как регистрируемый документ «Табель учета рабочего времени» (для ручного или полуавтоматического ведения) и как отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)» (для печати унифицированной формы). В большинстве организаций, где зарплата считается по графикам и отклонениям, достаточно отчета.
- 1Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты, справки» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)»
- 2Укажите период (месяц или его половину), организацию и при необходимости подразделение
- 3Нажмите «Сформировать» и проверьте заполнение по сотрудникам
- 4Сверьте итоговые дни и часы с данными документов отклонений
- 5Распечатайте или сохраните форму кнопкой «Печать» / «Сохранить»
Если в компании принят сплошной метод учета времени (фиксируются все явки и неявки), используется документ «Табель» в разделе «Зарплата» → «Учет времени» → «Табели». Документ заполняется автоматически по кнопке «Заполнить», после чего кадровик вручную корректирует отдельные дни. Учтите: проведенный документ «Табель» имеет приоритет над графиком при расчете зарплаты, поэтому ошибка в нем напрямую исказит начисления.
Как сформировать табель в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 нет полноценного механизма учета отклонений, как в ЗУП, поэтому табель строится по данным кадровых документов и начислений. Типовой путь: раздел «Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате» → «Табель учета рабочего времени» (в некоторых релизах отчет находится в «Кадры» → «Кадровые отчеты»). Укажите период и организацию, нажмите «Сформировать».
Ограничение бухгалтерской конфигурации: отпуска и больничные в табель попадают только из соответствующих документов, а сложные виды времени (сверхурочные, работа в выходные, суммированный учет) отражаются упрощенно или не отражаются вовсе. Если в организации есть сменные графики, суммированный учет или много отклонений, корректнее вести табель в 1С:ЗУП, а в бухгалтерию передавать сводные данные.
Где формировать табель
Полный учет отклонений, графиков, сверхурочных; подходит при любом режиме работы. Ограничение — требуется отдельная конфигурация.
Достаточно для небольшой компании с пятидневкой и редкими отклонениями. Ограничение — слабая поддержка сменных графиков и суммированного учета.
Когда учет ведется сплошным методом по фактическим явкам. Ограничение — высокий риск ручных ошибок, влияющих на зарплату.
Как проверить табель перед подписанием
Подписанный табель — основание для начисления зарплаты и документ, который запрашивают при трудовых спорах и проверках. Ошибка в нем означает либо переплату сотруднику, либо недоплату, что уже является нарушением трудового законодательства. Поэтому перед печатью табель сверяют с первичными документами.
Практический порядок сверки: сначала проверьте, что все сотрудники подразделения присутствуют в табеле (никто не потерян и нет уволенных). Затем выборочно сверьте дни отпусков и больничных с приказами и листками нетрудоспособности. В конце сопоставьте итоговое количество отработанных дней и часов с нормой по производственному календарю для каждого графика.
Как проверить результат
Все работающие в периоде присутствуют, уволенные обрезаны датой увольнения
Лишние строки с неявками после увольнения или отсутствует принятый сотрудник
Коды В, Б, К совпадают с датами приказов и больничных
В дни отпуска стоят явки или неявки без кода
Совпадают с нормой графика за вычетом отклонений
Часы сильно отличаются от нормы без документированных причин
Отмечены как выходные (код В) по календарю
Праздник стоит рабочим днем при пятидневке
Ручные корректировки и документы отклонений
Главное правило: отклонение должно быть введено документом, а не дорисовано в табеле. Отпуск оформляется документом «Отпуск», болезнь — «Больничный лист», командировка — «Командировка», работа в выходной — «Работа сверхурочно» или «Работа в выходные и праздники». Только в этом случае данные попадут и в табель, и в расчет зарплаты, и в отчетность.
Если отчетный табель показывает неявку (код НН) там, где сотрудник был в отпуске, — не исправляйте печатную форму. Найдите, почему документ не учтен: отпуск не проведен, введен на другой период, оформлен после формирования табеля или сотрудник числится в другом подразделении. Исправьте первичный документ и сформируйте табель заново.
Типовые ошибки при формировании табеля
Отдельная группа ошибок связана с половинами месяца. Унифицированная форма Т-13 предполагает разбивку на первую и вторую половины месяца; если формировать табель за произвольный период (например, с 10-го по 25-е), форма заполнится некорректно. Формируйте отчет ровно за месяц — программа сама разобьет его на половины.
Печать, подписание и хранение
Сформированный табель выводится на печать кнопкой «Печать» в форме отчета. Форма Т-13 подписывается руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы. Организация вправе использовать самостоятельно разработанную форму табеля, закрепленную в учетной политике, — в этом случае макет дорабатывается в конфигурации или подключается как внешняя печатная форма.
Хранятся табели в составе кадровых документов; сроки хранения установлены архивным законодательством и зависят от условий труда (для вредных и опасных условий срок существенно дольше). Электронный табель допустим, если обеспечена возможность его воспроизведения на бумаге и подтверждения подлинности.
Частые вопросы
Почему в табеле у сотрудника стоят неявки (НН), хотя он работал?
Чаще всего у сотрудника не назначен график работы или график не заполнен на этот период. Проверьте кадровый документ приема на работу и заполнение графика в справочнике «Графики работы сотрудников». После исправления сформируйте табель заново.
Можно ли сформировать табель за половину месяца для аванса?
Да, в настройках отчета укажите период с 1-го по 15-е число. Но для официального подписания и архива формируйте табель за полный месяц — унифицированная форма Т-13 рассчитана на месяц с разбивкой по половинам.
Как отразить в табеле работу в выходной день?
Введите документ «Работа в выходные и праздники» (в ЗУП — раздел «Зарплата» или «Кадры» в зависимости от настроек). Табель покажет код РВ с указанием часов, а оплата будет начислена автоматически при расчете зарплаты. Вручную в печатной форме это отражать не нужно.
Что делать, если табель уже подписан, а ошибка нашлась позже?
Исправьте первичный документ (отпуск, больничный, график), сформируйте табель заново и подпишите исправленную версию с актуальной датой. Если зарплата по ошибочным данным уже выплачена, потребуется перерасчет в текущем периоде и, возможно, корректировка отчетности.
Обязательно ли использовать форму Т-13?
Нет, унифицированные формы необязательны. Организация может утвердить собственную форму табеля в учетной политике. Однако Т-13 удобна тем, что уже реализована в 1С и знакома проверяющим.
Почему сверхурочные часы не попадают в табель?
Сверхурочная работа регистрируется отдельным документом («Работа сверхурочно» в ЗУП). Без документа программа считает время строго по графику. Введите документ с указанием сотрудника, даты и часов — табель отразит их кодом С.
Что важно запомнить
Табель в 1С формируется автоматически из графиков работы и документов отклонений: в ЗУП — через отчет «Табель учета рабочего времени (Т-13)», в Бухгалтерии — через отчеты по зарплате. Все отклонения вводите документами, а не вручную; перед подписанием сверяйте табель с первичкой и производственным календарем.