Учет и Финансы · 12 мин
Как в 1С сделать акт сверки по одному договору
Пошаговая инструкция: как сформировать акт сверки взаиморасчетов в 1С по одному договору, настроить отбор, проверить данные и исправить расхождения.
Акт сверки взаиморасчетов по конкретному договору требуется, когда с контрагентом заключено несколько договоров, а подтвердить задолженность нужно только по одному из них: например, по поставке отдельно от аренды или по займу отдельно от товарных отношений. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) такая возможность предусмотрена — достаточно правильно заполнить отбор в документе сверки.
Принцип одинаков во всех конфигурациях: создается документ «Акт сверки взаиморасчетов» (в Бухгалтерии — «Акт сверки расчетов с контрагентом»), в котором указывается контрагент, период и договор. Программа собирает обороты по счетам расчетов только в разрезе выбранного договора и формирует печатную форму. Ниже разобран порядок действий, нюансы настройки и типичные проблемы.
Важно понимать ограничение: отбор по договору работает корректно только если в учете расчеты с контрагентом действительно ведутся в разрезе договоров, а документы (реализации, поступления, оплаты) содержат заполненное поле «Договор». Если договор в документах не указан или указан неверно, акт соберет неполные данные.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях
Расположение документа зависит от конфигурации, но логика поиска одна: акт сверки относится к разделу расчетов с контрагентами. В 1С:Бухгалтерии 3.0 документ называется «Акт сверки расчетов с контрагентом» и находится в разделе «Покупки» или «Продажи» — подраздел «Расчеты с контрагентами». Также его можно найти через общий список документов: «Операции» → «Акты сверки расчетов».
В Управлении торговлей 11 и Комплексной автоматизации документ называется «Сверка взаиморасчетов» и расположен в разделе «Казначейство» (или «Финансы») → «Сверки взаиморасчетов». В ERP путь аналогичный: «Казначейство» → «Сверки взаиморасчетов». Во всех этих конфигурациях сверка оформляется отдельным документом, который сохраняется в базе и может быть перепроверен позже.
Если документ не находится через меню, воспользуйтесь функцией «Все функции» (в режиме тонкого клиента: главное меню → «Все функции») и найдите документ по слову «сверка». Отсутствие документа в интерфейсе может означать ограничение прав — тогда доступ нужно запросить у администратора.
Подготовка: что проверить до формирования акта
Качество акта сверки полностью зависит от состояния учета. Перед формированием убедитесь, что все документы за сверяемый период проведены: непроведенные реализации и оплаты не попадут в акт. Удобный способ проверки — отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (60, 62, 66, 76) с отбором по контрагенту и договору.
Второй ключевой момент — заполненность договора в документах. Если часть документов проведена без договора или с другим договором того же контрагента, акт по одному договору покажет искаженную картину. Проверить это можно отчетом «Обороты между субконто» или «Анализ субконто» с группировкой по договорам: пустое значение договора в отчете — тревожный признак.
Также сверьте остаток на начало периода с данными прошлого подписанного акта, если сверка проводится не впервые. Расхождение начального сальдо означает, что после прошлой сверки были проведены или изменены документы задним числом.
Формирование акта сверки по одному договору в 1С:Бухгалтерии 3.0
Откройте раздел «Покупки» (или «Продажи») → «Акты сверки расчетов» и создайте новый документ. Заполните шапку: организацию, контрагента и период сверки. Именно здесь выполняется ключевая настройка — в поле «Договор» выберите нужный договор из списка договоров контрагента. Если поле «Договор» оставить пустым, акт соберется по всем договорам сразу.
На закладке со счетами учета (обычно она называется «Счета учета расчетов» или заполняется автоматически) оставьте стандартный набор счетов: 60, 62, 66, 67, 76. Если по данному договору расчеты идут только по одному счету, лишние можно убрать — акт станет компактнее, но на результат это не влияет, так как оборотов по другим счетам в разрезе договора просто нет.
Нажмите кнопку «Заполнить» — табличная часть заполнится документами: реализациями, поступлениями, платежными поручениями, возвратами. Каждая строка содержит дату, документ, дебет и кредит. После заполнения проверьте сальдо на начало и конец периода, затем выведите печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт сверки расчетов».
Формирование сверки по договору в УТ 11, КА и ERP
В Управлении торговлей 11, Комплексной автоматизации и ERP документ называется «Сверка взаиморасчетов». Создайте его в разделе «Казначейство» → «Сверки взаиморасчетов». В шапке укажите организацию, контрагента и период. Отбор по договору здесь работает через настройку детализации расчетов: в документе есть поле, определяющее уровень детализации — по договорам, по заказам, по накладным.
Чтобы сверить только один договор, выберите детализацию «По договорам» и в табличной части отбора оставьте (или добавьте) только нужный договор. Если в настройках соглашения с контрагентом расчеты ведутся по заказам или накладным, детализацию можно расширить — тогда в акт попадут конкретные документы-основания, что удобно для разбора расхождений.
После нажатия «Заполнить по данным учета» программа соберет обороты. Дополнительно доступна кнопка заполнения по данным контрагента — табличную часть партнера можно ввести вручную или загрузить из файла, чтобы в печатной форме отображались обе колонки: «по данным организации» и «по данным контрагента» с автоматическим выявлением расхождений.
Как проверить правильность сформированного акта
Первый контроль — сальдо на начало периода. Оно должно совпадать с конечным сальдо предыдущего подписанного акта по этому же договору. Если предыдущей сверки не было, сверьте начальное сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счету расчетов с отбором по договору на дату начала периода.
Второй контроль — полнота табличной части. Сравните количество и суммы документов в акте с отчетом «Обороты между субконто» (контрагент + договор) за тот же период. Каждая реализация и каждая оплата по договору должны присутствовать в акте ровно один раз.
Третий контроль — конечное сальдо. Оно должно сойтись с сальдо по счету на конец периода в разрезе договора. Если акт сошелся с учетом, но не сходится с данными контрагента, расхождение ищется построчно: чаще всего это непроведенная у партнера отгрузка конца периода, оплата в пути или возврат, оформленный у одной из сторон с другим договором.
Как проверить результат
Совпадает с конечным сальдо прошлого акта или с ОСВ по договору
Отличается — были изменения документов задним числом
Все реализации и оплаты по договору присутствуют по одному разу
Есть пропуски или дубли документов
Сходится с сальдо по счету в разрезе договора
Разница — ищите документ без договора или с чужим договором
Контрагент подтверждает итоговую сумму
Расхождение — построчный разбор по обеим колонкам
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — формирование акта без указания договора, когда пользователь ожидает данные по одному договору, а получает сводную сверку по всем. Обратная ситуация: договор указан, но часть документов проведена с «основным» договором контрагента, а не с нужным, и акт получается неполным. Лечится это исправлением договора в первичных документах с последующим перезаполнением акта.
Вторая группа проблем — расчеты в разных валютах или через взаимозачеты. Взаимозачет задолженности (документ «Взаимозачет задолженности» / «Корректировка долга») может переносить долг между договорами, из-за чего сальдо по одному договору меняется без отгрузок и оплат. Такие операции обязательно должны попасть в акт строками, иначе контрагент не поймет происхождение суммы.
Ограничение типовых решений: акт сверки — это отражение данных учета, а не инструмент их исправления. Если учет ведется некорректно (например, авансы не закрываются актами и «висят» на 62.02), акт честно покажет эту картину, и подписывать его в таком виде контрагент может отказаться. Сначала выполните регламентную операцию зачета авансов или закройте месяц, затем формируйте акт заново.
Что делать, если акт не сходится: маршрут решения
Начните с локализации расхождения: сравните акт с оборотно-сальдовой ведомостью по счету в разрезе договора. Если акт не сходится с ОСВ — проблема внутри вашей базы (непроведенные документы, ручные операции). Если с ОСВ акт сходится, а с данными контрагента нет — расхождение на стороне партнера или в «переходящих» операциях на границе периода.
Для разбора используйте построчное сравнение: в УТ/ERP для этого есть штатная колонка «по данным контрагента», в Бухгалтерии удобно выгрузить акт в Excel и сверить с актом партнера формулами. Каждое расхождение классифицируйте: документ есть у нас, нет у них; есть у них, нет у нас; сумма отличается; дата отличается. От классификации зависит действие — от запроса скана документа до исправления учета.
Как выбрать действие
Когда расхождения устранены, акт перезаполняется и выводится на печать в двух экземплярах. Подписанный контрагентом экземпляр хранится как подтверждение задолженности — он может понадобиться для претензионной работы, аудита или продления срока исковой давности.
Что важно запомнить
Акт по одному договору формируется стандартным документом сверки с заполненным полем «Договор». Результат зависит от корректного указания договора во всех первичных документах. Контролируйте сальдо на начало и конец периода через ОСВ по счету с отбором по договору, а расхождения разбирайте построчно.
Частые вопросы
Можно ли сформировать акт сверки по договору, если в документах договор не заполнен?
Формально можно, но акт будет пустым или неполным: программа отбирает обороты именно по значению договора в субконто. Сначала заполните договор в первичных документах (это можно сделать групповой обработкой изменения реквизитов), затем формируйте акт заново.
Почему в акт попадают документы по другим договорам этого контрагента?
Чаще всего поле «Договор» в акте не заполнено — тогда сверка идет по всем договорам. Реже причина в том, что задолженность была перенесена между договорами документом взаимозачета или корректировки долга, и такие операции отражаются в разрезе обоих договоров.
Как показать в акте данные контрагента и расхождения?
В УТ 11, КА и ERP в документе «Сверка взаиморасчетов» есть табличная часть «по данным контрагента» — заполните ее вручную или загрузите из файла, и печатная форма покажет обе колонки с расхождениями. В Бухгалтерии 3.0 такой колонки в типовой форме нет — расхождения фиксируют в произвольной форме или внешней печатной формой.
Нужно ли закрывать месяц перед формированием акта сверки?
Строго обязательного требования нет, но рекомендуется: при закрытии месяца выполняется зачет авансов, и сальдо по счетам 60 и 62 приобретает корректный вид. Акт, сформированный до зачета авансов, покажет одновременно дебиторку и кредиторку по одному договору, что затруднит сверку с контрагентом.
Можно ли сформировать акт сверки за несколько лет по одному договору?
Да, период в документе задается произвольно, в том числе на несколько лет. Практическое ограничение — объем табличной части: при большом числе документов акт получается громоздким, и контрагенту сложнее его проверять. Обычно сверку делают за квартал, полугодие или год.
Что делать, если контрагент не подписывает акт из-за копеечного расхождения?
Найдите документ-источник разницы построчным сравнением — чаще всего это округление валютных сумм, расхождение в копейках НДС или разная дата оплаты. Копеечную разницу можно урегулировать корректировкой долга после согласования с руководством, но только в текущем открытом периоде.