Как в 1С оформить взнос наличных на расчетный счет

Взнос наличных денег с кассы организации на расчетный счет — стандартная хозяйственная операция, которая в 1С оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (в некоторых конфигурациях — «Выдача наличных») с видом операции «Взнос наличными в банк». Ошибок при этом немного, но неверный выбор вида операции приводит к неправильным проводкам и расхождениям между кассой и банком.

Ниже разобран порядок действий в типовых конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8», а также особенности для «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:ERP». Порядок одинаков и для инкассации, и для самостоятельной сдачи денег через банкомат или кассу банка.

Какой документ использовать и где его найти

В «1С:Бухгалтерия 8.3» взнос наличных на расчетный счет отражается документом «Расходный кассовый ордер». Он находится в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». При создании нового документа в поле «Вид операции» нужно выбрать значение «Взнос наличными в банк» — от этого выбора зависит набор реквизитов и формируемые проводки.

В «1С:Управление нашей фирмой» аналогичный документ называется «Расход из кассы» (раздел «Деньги»), а в «1С:ERP» и «Комплексной автоматизации» — «Расходный кассовый ордер» с операцией «Сдача наличных в банк». Логика везде одинаковая: деньги уходят из кассы и зачисляются на банковский счет организации.

Важно не путать эту операцию с «Прочим расходом» или «Выдачей подотчетному лицу». Если выбрать неверный вид операции, программа сформирует проводки по другим счетам, и в учете возникнет расхождение: касса уменьшится, а деньги на расчетный счет не попадут.

Пошаговое оформление в 1С:Бухгалтерия 8.3

Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите кнопку «Создать» → «Расходный кассовый ордер». Заполните документ в следующем порядке.

1. 1
   Создайте документ «Расходный кассовый ордер» в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы».
2. 2
   В поле «Вид операции» выберите «Взнос наличными в банк».
3. 3
   Укажите дату, организацию и кассу, из которой сдаются деньги.
4. 4
   В поле «Банковский счет» выберите расчетный счет организации, на который вносятся деньги.
5. 5
   Введите сумму взноса — она не должна превышать остаток по кассе.
6. 6
   Заполните поле «Выдать» (ФИО сотрудника, сдавшего деньги) и назначение платежа, например «Взнос наличных на расчетный счет».
7. 7
   Проведите документ и распечатайте РКО при необходимости.

После выбора вида операции «Взнос наличными в банк» документ упрощается: исчезают поля контрагента и договора, появляется поле «Банковский счет». Именно по выбранному счету программа сформирует дебетовую часть проводки.

Поле «Выдать» заполняется ФИО сотрудника, который физически сдал деньги в банк, — это требование к оформлению кассовых документов. В поле «Основание» обычно указывают «Сдача наличных в банк» или реквизиты объявления на взнос наличными (форма 0402001), если она оформлялась в банке.

Проводки и счет 57 «Переводы в пути»

При проведении РКО с операцией «Взнос наличными в банк» формируется проводка: Дт 51 «Расчетные счета» — Кт 50.01 «Касса организации» на сумму взноса. Это корректно, если деньги зачисляются на счет в тот же день.

Если деньги сдаются через инкассацию или банкомат вечером, а зачисление происходит на следующий рабочий день, правильнее использовать счет 57. В этом случае оформляются два документа: РКО с проводкой Дт 57 — Кт 50 (деньги выданы из кассы), а затем поступление на расчетный счет с проводкой Дт 51 — Кт 57 (деньги зачислены банком). В некоторых настройках учетной политики 1С применение счета 57 включается автоматически для соответствующих операций.

Проверьте настройки учетной политики вашей организации: если там предусмотрено использование счета 57 для инкассации, придерживайтесь этого порядка, иначе на конец дня возникнет необоснованное завышение остатка на счете 51.

Особенности для ИП и сдачи выручки

Для индивидуального предпринимателя взнос личных наличных средств на расчетный счет оформляется иначе: это не расход из кассы, а поступление денег в банк. В «1С:Бухгалтерии» используется документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Взнос наличными» или «Прочее поступление» — в зависимости от того, сдавались ли деньги через кассу ИП или напрямую.

Если речь идет о сдаче торговой выручки, сначала выручка должна быть оприходована в кассу: документом «Приходный кассовый ордер» с операцией «Розничная выручка» или отчетом о розничных продажах. Только после этого оформляется РКО на взнос в банк. Пропуск первого шага приводит к отрицательному остатку по кассе.

Проверка результата по банковской выписке

После зачисления денег банком загрузите выписку в 1С (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Если РКО был оформлен напрямую на счет 51, при загрузке выписки программа может создать дублирующее поступление — следите за этим. Правильная настройка: либо взнос отражается только РКО, а в выписке соответствующая строка помечается как уже учтенная, либо используется схема со счетом 57.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50

Норма

Остаток кассы уменьшился на сумму взноса, минуса нет

Тревожный признак

Отрицательный остаток по кассе — взнос больше фактических денег

ОСВ по счету 51

Норма

Оборот по дебету содержит сумму взноса

Тревожный признак

Суммы нет — РКО не проведен или выбран неверный банковский счет

Карточка счета 57

Норма

После выписки остаток по операции закрыт в ноль

Тревожный признак

Зависшая сумма — выписка не загружена или поступление не оформлено

Сверьте сумму в выписке с суммой РКО и с квитанцией банка (объявлением на взнос наличными). Если суммы расходятся, сначала ищите ошибку в первичных документах, а не правьте проведенный РКО задним числом без оснований.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная ситуация — работа с несколькими кассами (основная касса и операционные кассы). Если деньги сначала передаются из операционной кассы в основную, оформляется внутреннее перемещение (РКО + ПКО между кассами), и только потом взнос в банк из основной кассы. Пропуск промежуточного шага ломает аналитику по кассам.

Если взносы наличными происходят регулярно, удобно копировать предыдущий РКО и менять только дату и сумму — так меньше риск ошибиться в реквизитах. Также полезно раз в месяц сверять кассовую книгу с объявлениями на взнос наличными: расхождения проще найти сразу, чем при закрытии периода.

Частые вопросы

Можно ли оформить взнос наличных через документ «Поступление на расчетный счет»?

Можно, если деньги не проходили через кассу в 1С (например, ИП вносит личные средства). Но если наличные уже оприходованы в кассе, корректнее использовать РКО с операцией «Взнос наличными в банк», иначе остаток по кассе не уменьшится.

Что делать, если при загрузке выписки сумма взноса задвоилась?

Найдите строку выписки, соответствующую взносу, и проверьте, не создала ли программа новое поступление на расчетный счет. Если РКО уже сформировал проводку Дт 51 — Кт 50, лишний документ из выписки нужно удалить или пометить на удаление, оставив только одно отражение операции.

Обязательно ли распечатывать расходный кассовый ордер?

РКО относится к первичным кассовым документам, и его оформление (в бумажном или электронном виде с подписью) регулируется порядком ведения кассовых операций. На практике организации распечатывают РКО и прикладывают к нему квитанцию банка о приеме наличных.

Как оформить взнос, если деньги сдавал инкассатор?

Оформите РКО с проводкой через счет 57 «Переводы в пути» в день передачи денег инкассатору, а после получения выписки — поступление на расчетный счет с проводкой Дт 51 — Кт 57. Так остатки по кассе и банку будут корректны на каждую дату.

Почему после проведения РКО касса ушла в минус?

Значит, сумма взноса превысила фактический остаток наличных в кассе. Проверьте, все ли приходные операции (выручка, возвраты подотчетных сумм) внесены в программу до даты взноса, и исправьте сумму РКО до фактически сданной.

Нужен ли кассовый чек при сдаче наличных в банк?

Сдача наличных на собственный расчетный счет организации не является расчетом с покупателем, поэтому кассовый чек ККТ на эту операцию не пробивается. Достаточно РКО и банковского документа о приеме денег.